PROCESO DE IMPLEMENTACIN ISO 9001:2000

CONTENIDO

PRIMERA ETAPA

Elaboracin del Plan de Objetivos y Metas Documentacin e implementacin del Sistema de Gestin.
Revisin y certificacin del Sistema de Gestin.
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SEGUNDA ETAPA

TERCERA ETAPA

PRIMERA ETAPA
Elaboracin de la Estrategia de la Organizacin Elaboracin del Organigrama y Manual de Funciones de la organizacin Elaboracin del Mapa de Procesos

ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIN
Visin. Misin. Valores. Poltica de Gestin (Calidad). Objetivos estratgicos.

VISIN DE LA ORGANIZACIN

Debe contener los siguientes aspectos:

Futuro

deseado. El alcance geogrfico. En que momento. Ventaja a aprovechar para lograr dicha visin.

VISIN DE LA ORGANIZACIN
Se trata de la imagen de lo que deseamos que sea nuestra organizacin en el futuro, de forma realista y atractiva: pensar el futuro en presente, de modo que sepamos hacia dnde queremos llevar nuestra organizacin, cmo queremos que nos vean nuestros clientes y la sociedad en general.

MISIN DE LA ORGANIZACIN

Debe contener los siguientes aspectos

Compromiso

con los clientes. Alta calidad de productos y servicios. Mejoramiento continuo. Ventajas y diferencias con los competidores que permitan atraer y mantener clientes.

MISIN DE LA ORGANIZACIN
Consiste en cmo conseguiremos llegar a dar esa imagen que deseamos para el futuro. Es decir, qu camino se debe realizar para llegar a la visin que se plantea de la organizacin.

VALORES DE LA ORGANIZACIN
Son el conjunto de caractersticas y cualidades que buscamos en la personas que trabajan con nosotros, y que nos facilitarn llegar a la visin y seguir la misin que hayamos definido.

POLTICA DE GESTIN (CALIDAD)

Debe contener lo siguiente (Requisito 5.3 ISO 9001:2000)

Definir

el negocio. Compromiso de cumplir requisitos y mejorar continuamente los procesos. Da el marco de referencia para los objetivos estratgicos.

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ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIN
Debe reflejar la manera actual de trabajar. Debe incluir al Representante de la Direccin. Debe estar en funcin de la organizacin y no de personas. Debe ser aprobado por la Gerencia General

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ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIN
GERENCIA GENERAL
GESTIN DE CALIDAD

CONTROL DE CALIDAD

LOGISTICA

PRODUCCION

VENTAS

ADMINISTRACION

COMPRAS

ACONDICIONADO

PUBLICIDAD

RECURSOS HUMANOS

ALMACENES

PULIDO

MARKETING

CONTABILIDAD

TRANSPORTES

ACABADOS

COBRANZAS

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MANUAL DE FUNCIONES.
Explica de manera resumida las funciones de cada una de las posiciones del organigrama. Incluye objetivos, responsabilidades y atribuciones de las posiciones. Debe ser aprobado por la Gerencia General.

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MAPA DE PROCESOS
Refleja todos los Procesos que se realizan dentro de la organizacin y la interrelacin entre ellos. En una primera etapa es un documento preliminar. Debe incluir los aspectos estratgicos, mejora continua y gestin de recursos (humanos e infraestructura)

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MAPA DE PROCESOS
No intentar diagramarlo en una sola hoja. En nivel de detalle depender del alcance del Sistema de Gestin. Debe ser aprobado por la Gerencia General.

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MAPA DE PROCESOS
GESTIN DE LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO
RECURSOS NECESARIOS

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

INFORMACIN PARA LA DIRECCION

QU EJAS Y S UGERE NCIAS

GESTIN DE RECURSOS

GESTIN DE LA MEJORA CONTINUA

RECURSOS NECESARIOS Y AMBIENTE DE TRABAJO NO CONFORMIDADES E INDICADORES

CLIENTES

PEDIDOS

GESTIN DE PRODUCTOS

PRODUCTOS SOLICITADOS

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CLIE NTES

MAPA DE PROCESOS
CLIENTES
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE CLIENTES Y PARTES INTERESADAS ESTABLECIMIENTO DE LA VISION Y MISION DEL NEGOCIO

GESTIN ESTRATEGICA

VISION Y MISION DEL NEGOCIO

ELABORACION Y REVISION DE POLITICA DE CALIDAD Y OBJETIVOS DE CALIDAD

ACUERDOS DE LA REVISION

REVISION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

POLITICA DE CALIDAD Y OBJETIVOS ESTRATGICOS

PLAN DE OBJETIVOS Y METAS. RESPONSABILIDADES Y JERARQUIAS DENTRO DE LOS PROCESOS

PLAN DE OBJETIVOS Y METAS

DISEO DE ESTRATEGIAS, OBJETIVOS Y METAS

PLAN DE OBJETIVOS Y METAS

DISEO Y PLANIFICACION DE PROCESOS DE GESTION

PLAN DE OBJETIVOS Y METAS

ESTABLECIMIENTO DE LAS RESPONSABILIDADES Y JERARQUIAS

MAPA DE PROCESOS

MANUAL DE ORGANIZACION, FUNCIONES Y PERFILES

COMUNICACION DE LOS OBJETIVOS Y LAS RESPONSABILIDADES

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MAPA DE PROCESOS
GESTION DE LOS PRODUCTOS
REQUERIMIENTOS ESPECIFICACIONES

CLIENTES

BASES O PEDIDOS

COMERCIALIZACION
REQUERIMIENTOS DE LOS CLIENTES

DISEO

PLANIFICACION
ORDEN DE PRODUCCION

ESPECIFICACIONES NECESIDADES

NECESIDADES

ORDEN DE PRODUCCION

IMPORTACIONES
INSUMOS ADQUIRIDOS

COMPRAS LOCALES

ORDEN DE PRODUCCION

ORDEN DE PRODUCCION

ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMA

INSUMOS PARA LA PRODUCCION

INSUMOS ADQUIRIDOS

PRODUCCION
PRODUCTOS TERMINADOS

PRODUCTOS SOLICITADOS

ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS TERMINADOS

PRODUCTOS TERMINADOS

DESPACHO

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PROCESOS CLAVE
Son aquellos Procesos que inciden en mayor grado en la consecucin de los objetivos. Se determinan por consenso de los participantes de cada proceso. Es muy importante la participacin de la Gerencia General

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RESPONSABLES DE PROCESOS
Consiste en asignar un responsable a cada Proceso determinado. La asignacin es a la posicin del Organigrama y no a la Persona. Debe ser difundido a todo el personal de la organizacin.

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OBJETIVOS ESPECFICOS.
En coordinacin con cada responsable de Proceso se establecen los objetivos especficos para dicho Proceso. Se realiza entre el Gerente General y el Responsable del Proceso. Debe ser difundido entre el personal del Proceso.

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OBJETIVOS ESPECFICOS.
Se debe asignar el respectivo objetivo al rea correspondiente. Se pueden establecer mas objetivos dentro de cada rea, llegando inclusive a los objetivos personales.

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PLAN DE OBJETIVOS Y METAS

Documento que resume los

Objetivos

Estratgicos de la organizacin Procesos Claves Objetivos Especficos Indicador utilizado Metas que se desean alcanzar y Responsables.

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PLAN DE OBJETIVOS Y METAS

Puede incluir adems el periodo para alcanzar la meta. Es Revisado y Aprobado por la Gerencia General. Es difundido entre todos los Responsables. Debe ser revisado al menos cada 3 meses.

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PLAN DE OBJETIVOS Y METAS

OBJETIVO ESTRATGICO
1. AUMENTAR EL NIVEL

PROCESO

OBJETIVO ESPECIFICO

INDICADOR

META
Aumentar 50% Reducir a 0

RESPONSABLE
Gerente de Marketing y Ventas Gerente de Produccin

Proceso de comercializacin y Lograr ganar la mayor cantidad % de licitaciones ganadas planificacin. de licitaciones Proceso de produccin. Cumplimiento de planes de Das de retrazo en la produccin culminacin del plan de produccin Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a Das de retrazo en la entrega tiempo de pedidos Planeamiento estratgico. Cumplimiento de metas Cantidad de metas 2. INCREMENTAR DE trazadas alcanzadas por periodo MANERA SOSTENIDA EL Proceso de comercializacin y Aumentar la cartera de clientes Cantidad de clientes nuevos VOLUMEN DE VENTAS planificacin. y posibles clientes. por ao Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a Das de retrazo en la entrega tiempo de pedidos Procesos de adquisicin y Mantener la capacidad de Cumplimiento de Plan de 3. DISMINUIR LA mantenimiento de produccin al mximo Mantenimiento INCIDENCIA DE infraestructura. PRODUCTOS NO Proceso de almacenamiento. Mantener el stock de Control de stocks fsico CONFORMES EN LA productos actualizados ORGANIZACIN Proceso de produccin. Fabricacin sin reproceso % de reproceso (5%)

DE SATISFACCION DE LOS CLIENTES

Reducir a 0

Gerente de Marketing y Ventas

100% de metas cumplidas por Gerencia General ao Aumentar 20% Gerente de Marketing y Ventas Reducir a 0 Retrazo injustificado mximo 15 das Mnimo 6 controles de veces al ao Reducir al 2% Gerente de Marketing y Ventas Gerente de Produccin

Gerente de Logstica Gerente de Produccin Gerencia General Representante de la Direccin

Establecimiento y Impulsar una cultura de mejora Nmero de auditorias internas Mnimo 2 4. PROMOVER LA realizadas por ao continua dentro de la FORMACION INTEGRAL comunicacin de responsabilidades y objetivos. organizacin EN EL PERSONAL DE LA ORGANIZACIN Cantidad de no conformidades encontradas por auditoria interna Cantidad de charlas de mejora continua realizadas por ao

Gerencia General Representante de la Direccin Representante de la Direccin

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RESUMEN IMPLEMENTACIN.
Determinar VISON, MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOS, POLITICA DE CALIDAD Disear el MAPA DE PROCESOS
VISION de la Empresa MISION de la Empresa POLTICA DE CALIDAD Objetivos 1. Objetivo A 2. Objetivo B 3. Objetivo C 4. Objetivo D
Gerente General Secretaria Comercio Exterior
Importaciones Exportaciones Marketing Gestin de la Calidad

Establecer ORGANIGRAMA, MANUAL DE FUNCIONES

Establecer los PROCESOS CLAVE que inciden en cada OBJETIVO ESTRATGICO

Administracin Finanzas Contabilidad Cobranzas Sistemas Recursos Humanos

Logstica Almacenes Compras locales Despachos

Produccin Armado de kits Armado de medidores Afericin Acabados

Comercializacin Ventas nacionales Licitaciones

MANUAL DE CALIDAD

MOF Y PERFILES

Establecer OBJETIVOS ESPECIFICOS para cada PROCESO CLAVE

Establecer RESPONSABLES del procesos de acuerdo al ORGANIGRAMA

Asignar OBJETIVOS ESPECIFICOS a cada rea de la ORGANIZACIN

OBJETIVO ESTRATGICO

PROCESO

OBJETIVO ESPECIFICO

INDICADOR

META
Aumentar 50% Reducir a 0

RESPONSABLE
Gerente de Marketing y Ventas Gerente de Produccin

1. AUMENTAR EL NIVEL Proceso de comercializacin y Lograr ganar la mayor cantidad % de licitaciones ganadas de licitaciones DE SATISFACCION DE planificacin. Proceso de produccin. Cumplimiento de planes de Das de retrazo en la LOS CLIENTES produccin culminacin del plan de Proceso de despacho. 2. INCREMENTAR DE Planeamiento estratgico. Realizar todas las entregas a tiempo Cumplimiento de metas

produccin Das de retrazo en la entrega Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas de pedidos Cantidad de metas 100% de metas cumplidas por Gerencia General Gerente de Marketing y Ventas

trazadas alcanzadas por periodo ao MANERA SOSTENIDA EL Proceso de comercializacin y Aumentar la cartera de clientes Cantidad de clientes nuevos Aumentar 20% VOLUMEN DE VENTAS planificacin. y posibles clientes. por ao Proceso de despacho. 3. DISMINUIR LA Procesos de adquisicin y mantenimiento de infraestructura. Proceso de almacenamiento. Proceso de produccin. Realizar todas las entregas a tiempo Mantener la capacidad de produccin al mximo Mantener el stock de productos actualizados Fabricacin sin reproceso

INCIDENCIA DE PRODUCTOS NO CONFORMES EN LA ORGANIZACIN

4. PROMOVER LA

Das de retrazo en la entrega Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas de pedidos Cumplimiento de Plan de Retrazo injustificado mximo Gerente de Produccin Mantenimiento 15 das Control de stocks fsico % de reproceso (5%) Mnimo 6 controles de veces Gerente de Logstica al ao Reducir al 2% Gerente de Produccin Gerencia General Representante de la Direccin

FORMACION INTEGRAL EN EL PERSONAL DE LA ORGANIZACIN

Establecimiento y Impulsar una cultura de mejora Nmero de auditorias internas Mnimo 2 realizadas por ao comunicacin de continua dentro de la responsabilidades y objetivos. organizacin Cantidad de no conformidades encontradas por auditoria interna Cantidad de charlas de mejora continua realizadas por ao

Gerencia General Representante de la Direccin Representante de la Direccin

PLAN DE OBJETIVOS Y METAS

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SEGUNDA ETAPA
Documentacin del Sistema de Gestin. Implementacin de la documentacin. Revisin de la documentacin.

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DOCUMENTACIN.

Comprende los siguientes documentos:

Manual

de Calidad. Procedimientos Obligatorios (6). Procedimientos adicionales. Instrucciones. Registros (formatos).

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MANUAL DE CALIDAD
Requisito: Mapa de Procesos. Consiste en el desarrollo del Mapa de Procesos guardando relacin con la Norma ISO 9001. Debe ser aprobado por el Gerente General.

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PROCEDIMIENTO
Documento que contiene la descripcin de la ejecucin de algn Proceso. Incluye a los responsables de las actividades. Quin hace qu.

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PROCEDIMIENTO

Identificacin:
Nombre

descriptivo Nmero de cdigo. Fecha de emisin. Nmero de revisin.

Contiene el cargo de:

Elaborado Revisado Aprobado
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PROCEDIMIENTO

Contiene:
Objetivo:

El resultado esperado del Proceso que se esta documentado Alcance: En qu rea o proceso se aplica. Definiciones: De trminos que sean usados dentro del Procedimiento. Referencias: Algn documento adicional necesario para su entendimiento

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PROCEDIMIENTO

Desarrollo: Descripcin del Proceso. Puede hacerse en prosa o usando diagramas de flujo. Registros: Los registros generados durante el Procedimiento.

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PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
Control de Documentos. Control de Registros. Manejo de Productos No Conformes. Auditorias Internas. Manejo de las Acciones Correctivas. Manejo de las Acciones Preventivas.

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PROCEDIMIENTOS ADICIONALES.

Norma ISO 9001:2000 (4.2.1):

La documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir: d) los documentos requeridos por la organizacin para la planificacin, operacin y control eficaz de sus procesos...

Incluir todo Procedimiento que sea necesario o cuya ausencia podra ocasionar un error.
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INSTRUCCIONES
Documentos cuyos contenidos estn dirigidos a la descripcin de tareas especificas mencionadas en los Procedimientos. Deben ser realizados por las personas involucradas en las tareas.

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INSTRUCCIONES

Identificacin:
Nombre

descriptivo Nmero de cdigo. Fecha de emisin. Nmero de revisin.

Contiene el cargo de:

Elaborado Revisado

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REGISTROS (FORMATOS)
Documentos destinados a conservar la evidencia del cumplimiento de los Procedimientos. Deben estar orientados a la recoleccin de datos de los Procesos. Cuanto menos sean mejor.

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DOCUMENTACIN

ACTIVIDAD 1

ACTIVIDAD 7

ENTRADAS
SALIDAS

PROCESO

SALIDAS

ENTRADAS

ACTIVIDAD 2

ACTIVIDAD 3

ACTIVIDAD 5

ACTIVIDAD 4

ACTIVIDAD 6

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IMPLEMENTACIN
La documentacin debe ser difundida entre las personas involucradas en ella. El cumplimiento de lo documentado es obligatorio. Se realizan las correcciones necesarias durante esta etapa. La documentacin es acorde al Plan de Objetivos y Metas.

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TERCERA ETAPA
Revisin y Certificacin del Sistema de Gestin Implementado. Etapas:

Seleccin

Certificador Auditoria Interna Pre-auditoria Auditoria de Certificacin.

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AUDITORIA INTERNA
Realizada despus del Curso respectivo. Realizada por personal de la organizacin. Primera evaluacin formal del Sistema.

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PRE-AUDITORIA DE CERTIFICACIN.
Auditoria llevada a cabo por el Certificador a fin de hacer una evaluacin preliminar del Sistema de Gestin establecido. Permite enfrentar al personal con el Auditor Externo. Es opcional pero recomendable.

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AUDITORIA DE CERTIFICACIN.
Acontecimiento final de la Implementacin. Toma 2 das aproximadamente. Es comn que sea realizada por mas de un auditor.

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FIN MUCHAS GRACIAS.

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