Curso de Planejamento

Professor Alcenir Oliveira

Diretor Presidente doInstituto Cristão
de Treinamento de Liderança, Atlanta, 2007

Alcenir Oliveira, MSA/M.Div

Mestre em Teologia (Divinity) – M.Div
Johnson C. Smith Seminary, Atlanta, EUA
Mestre em Administração - MSA
Universidade de Brasília, UnB
Bacharel em Administração de Empresas e
Bacharel em Administracao Pública
Universidade de Brasília, UnB
Curso de Planejamento

Conceitos básicos
 Conceito de Planejamento

O que é planejar?

• Preparar-se para ações que visam realizar

algum proposito.

• Estabelecer um conjunto de procedimentos

para alcancar objetivos: realizar um sonho ou
intervir em um problema.
 Planejamento
Traçar uma rota em
direção ao nosso sonho,
aquilo que consideramos
desejável
Tomada antecipada de
decisão em relação a
um problema

Planejamento implica em pensar o futuro para construir no presente

Características do
Planejamento

Conteúdo Processo Interação

Relações entre as pessoas

Idéias e Procedimento
informações para fazer o O que é
trazidas planejamento Acordos e
importante para
pelas Negociação
a boa relação
pessoas
 No planejamento procura-se
responder às seguintes perguntas:
Onde estamos? Onde queremos chegar?
O que queremos realizar?
O questionamento detalhado envolve:
O que? – O objetivo a alcançar;
Como? – Estratégia ou curso de ação;
Quando? – Curto, médio e longo prazo;
Com o quê? – Recursos;
Por quem? – Pessoas a serem
envolvidas;
A resposta a essas perguntas identifica o sonho ou
problema do grupo e define seus objetivos, missão e
metas a serem alcancados.
 Planejamento Estratégico

Onde estamos? Onde queremos chegar Para que existimos? O que

pretendemos
realizar?

Objetivo
Análise Organizacional Visão: Missão: geral:
Interna Novo ambiente,
Oportunidades Nosso papel, Ações,
Análise Organizacional Novo status,
e Procedimentos,
Externa Novas posses,
Ameaças Estratégias
Nova pessoa,
Nova morada.
 Definicao mais ampla:
A identificação do sonho ou problema por meio de uma análise
da situação (onde estamos?) é a condição para definição dos
objetivos, da missão e metas do grupo.

Os objetivos refletem as intenções e os resultados esperados

com o trabalho do grupo (onde queremos chegar?).

A missão reflete a razão de ser do grupo (para que existimos) e

as metas estabelecem quantitativamente os resultados
esperados do seu trabalho em um determinado tempo (o que
vamos realizar?). Elas devem ser específicas, viáveis e
mensuráveis.
 Perspectiva organizacional:

Planejamento é a função administrativa que

define objetivos e decide sobre recursos e
tarefas necessários para alcançá-los
adequadamente.

O planejador define os objetivos, prevê ações

presentes e futuras, e estabelece uma
seqüência lógica de eventos e uso de recursos
no espaço e no tempo para atingir os
resultados previstos.
O planejamento é visto como guia:
1. Para assegurar a obtenção e reunião de
recursos, baseando-se em um esquema de
aplicação;
2. Para que possa viabilizar o trabalho dos
membros da organização em face aos
objetivos delineados;

3. Para que o alcance dos objetivos seja

monitorado e avaliado em relação certos
padrões;
Outras definições:
OBJETIVOS: São resultados específicos
(amplos ou restritos) ou metas que se
deseja atingir;
PLANO: É a colocação ordenada daquilo que
é necessário para atingir os objetivos.
CONTEÚDO DO PLANO: Identificação de recursos
necessários, definição das fontes de
disponibilidades de recursos, as tarefas a
executar, as ações a empreender, o tempo a ser
gasto nas operações; definição de como as ações
devem ser empreendidas; definição de como as
ações serão compatibilizadas com uma estrutura
de operações direcionadas aos fins desejados.
Note:

O trabalho não planejado

gera uma organização
casual, aleatória, sem
rumo, tendente ao caos.
Três perspectivas do planejamento:
Planejamento conservador: Busca a
sobrevivência - visa a estabilidade e
manutenção da situação existente;
Planejamento otimizante: Visa a adaptação e
inovação. Busca melhores resultados pela
otimização dos uso de recursos ou a
maximização do desempenho;
Planejamento adaptativo: Esta voltado para as
contingências e o futuro, visando harmonizar
interesses, neutralizar perigos e aproveitar
oportunidades.
Passos ou etapas do planejamento:

Primeiro passo: definição de objetivos para

a organização;

Segundo passo: os objetivos são

estabelecidos para cada departamento ou
divisão;
Terceiro Passo: os programas são
estabelecidos, após a definição dos objetivos
setoriais.
Definição de objetivos e desenvolvimento de
programas devem considerar dois aspectos
interrelacionados:

• a viabilidade;

• a aceitação pelos lideres (pastores,

gerentes, diretores) e por aqueles que
estarão envolvidos na execução.
BENEFÍCIOS DO PLANEJAMENTO

• A organização enfrenta uma variedade de

variáveis, de forças, de agentes que podem
afetá-la negativamente ou positivamente.

É necessária a existência de um mecanismo de

orientação das ações para tirar proveito do que
é positivo e eliminar o que é negativo. Esse
mecanismo é chamado planejamento.
O beneficio da flexibilidade:

Foco e flexibilidade:
Foco: é a convergência de esforços rumo a
metas.
É conhecer o que se faz melhor, ter consciência
das necessidades da clientela e saber
satisfazê-lo.

Flexibilidade: é a facilidade de sofrer adaptações

e ajustes à medida que o processo o exija.
Fatores positivos do planejamento:

Senso de direção => o planejamento é orientado

para resultados;
Priorização/cronologia => o planejamento é
orientado para prioridades;
Racionalidade => uso racional de recursos => o
planejamento é orientado para vantagens;
Proatividade => antecipa os problemas, vê e
aproveita as oportunidades => o planejamento
é orientado para mudanças.
Melhoria da coordenação:
Funcionamento sistêmico: Os
programas e metas de cada unidade da
organização são orientados pelo planejamento
para simultaneamente produzir os resultados
previstos.
Melhoria do controle:
Feedback - É orientador para a medição e
avaliação de desempenho, bem como a ação
corretiva baseada nas metas previstas.
Melhoria do controle:

Evita o estrangulamento do sistema: A

definição das ações específicas para
se chegar a certos resultados
possibilita que se tenha um padrão
mínimo de desempenho para se
obter o resultado.
Isso permite um controle do fluxo de
atividades exigidas.
Melhoria da administração do tempo:
Tolerancia zero
O planejamento melhora a
administração do tempo. A
multiplicidade de tarefas e as
demandas que recaem sobre o líder,
o pastor ou o administrador exigem a
existência de um mecanismo que
delineie as ações prioritárias globais,
para as quais não existe tolerância
de atraso porque comprometem os
resultados.
 OS SEIS PASSOS DO PROCESSO
DE PLANEJAMENTO
• Definição dos objetivos: Para onde se quer ir?
• Definição da situação atual: Onde se está agora?

• Definição das premissas em relação ao futuro: O que se

tem pela frente?
• Definição das alternativas de ação: Quais os caminhos
possíveis?

• Definição da melhor alternativa: Qual o melhor caminho?

• Definição de como implementar o plano escolhido e

avaliar os resultados: Como iremos percorrer o caminho
escolhido?
TIPOS DE PLANEJAMENTO
Quanto à duração
• O planejamento pode ser:
- De curto prazo;
- De médio prazo; e
- De longo prazo;
Quanto à abrangência
• O planejamento pode:
- Envolver toda a organização,
- Envolver um departamento ou divisão, ou
- Envolver simplesmente uma tarefa;
TIPOS DE PLANEJAMENTO

Quanto aos níveis organizacionais

• O planejamento pode ser:
- Estratégico;
- Tático; e
- Operacional;
PROCESSO ADMINISTRATIVO

Processo Administrativo
é o conjunto de funções que
promovem o funcionamento de uma
organização.

Funções do Processo Administrativo:

Planejamento,
Organização,
Direção, e
Controle
 O NASCIMENTO DE UMA
ORGANIZAÇÃO

Planejamento
A organização começa com o Planejamento:
nesta fase, sonhos, oportunidades ou
problemas deixam de ser idéias apenas e
passam a ser cursos de ação a serem
implementados.
 O NASCIMENTO DE UMA
ORGANIZAÇÃO

Organização
Quando o planejamento se completa, dá-se
início à estruturação: um local, uma estrutura
física, a definição das posições e as rotinas
que as pessoas vão desempenhar.
 O NASCIMENTO DE UMA
ORGANIZACAO

Direção
Quando a estrutura esta completa, a organização
promove a colocacao das pessoas nos seus
devidos lugares.
A partir desse momento a organização entra em
funcionamento.
Diz-se que este é o momento em que ela adquire
vida.
 O NASCIMENTO DE UMA
ORGANIZACAO

Direcao
Nesta fase, as atividades das pessoas passam a
ser dirigidas para o alcance dos resultados que
devem produzir.

É neste momento que requer-se habilidades de

liderança e de comando para se perceber
quais são os fatores que motivam as pessoas a
realizar as atividades de maneira eficiente, de
acordo com padrões exigidos.
 O NASCIMENTO DE UMA
ORGANIZAÇÃO

Há uma barganha entre a organização e seus

membros. Esta tem seus objetivos a alcançar,
as pessoas também.

Assim, quanto mais esta promover o bem-estar

das pessoas, mais as pessoas vão contribuir
para o alcance de seus resultados.
 O NASCIMENTO DE UMA
ORGANIZAÇÃO
Controle
Através desta fase vai acompanhar os
resultados, e o desenvolvimento dos
processos, a integração entre
pessoas/habilidades com equipamentos,
condições de trabalho e tecnologia.
 O NASCIMENTO DE UMA
ORGANIZAÇÃO
O conjunto de informações obtidas do
funcionamento (direção), comparadas com o
que é previsto no planejamento, e é viabilizado
pela estrutura. E isto é chamado de “output”.

O “output” vai possibilitar a implementação de

um “feedback” ou retroalimentação.
 O NASCIMENTO DE UMA
ORGANIZAÇÃO

O “feedback” ou retroalimentação é o ato de

promover correções de desvios de
funcionamento do processo, revisão de rotinas,
de insumos, técnicas, tecnologias, controle de
qualidade e habilidades.

O controle permite saber se os objetivos

estratégicos da organização estão sendo
alcançados.
 NÍVEIS DE ORGANIZACIONAIS

A Hierarquia Organizacional divide-se em 3

níveis:
Estratégico
Tático
Operacional

O planejamento se classifica de acordo com

esses níveis.
NÍVEIS DE ORGANIZACIONAIS

Identifique esses 3 níveis em uma igreja:

Estratégico,
Tático, e
Operacional.
 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Conceitos e definições

O planejamento estratégico compreende o

mapeamento ambiental e a avaliação de forças
e fraquezas e:
– Envolve toda a organização
– É de longo prazo
– Focaliza o futuro e o seu destino
 CARACTERÍSTICAS DO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Relacionado com a adaptação ao ambiente
mutável:
– Incerteza: decisões refletem orientação externa,
focaliza forças e pressões do ambiente;

É orientado para o futuro e o destino:

– Longo prazo: voltado para os problemas do futuro e
não os de hoje;
 CARACTERÍSTICAS DO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Está relacionado com a adaptação ao ambiente
mutável:
– Incerteza: decisões refletem orientação externa,
focaliza forças e pressões do ambiente;

É orientado para o futuro e o destino:

– Longo prazo: voltado para os problemas do futuro e
não os de hoje;
 CARACTERíSTICAS DO
PLANEJAMENTO ESTRATíGICO

• É compreensivo:
– Envolve o todo, capacidades e potencialidades
para obter o efeito sinergístico;

É de construção de consenso – ação global e

molar:
– A diversidade de interesse dos participantes é
alinhada em direção a um futuro que atenda a
todos;
 CARACTERISTICAS DO
PLANEJAMENTO ESTRATEGICO
• É uma forma de aprendizagem organizacional.
– É um processo tentativo de aprender a se ajustar a
um ambiente complexo, competitivo e mutável.

• É Proativo.
– Nao espera que os problemas ou oportunidades
batam de frente para entao implementar uma ação
de emergência.
– Monitorando ambiente, capacita-se para conhecer
tendências e possibilidades e planejar
antecipadamente as ações necessárias.
 PLANEJAMENTO TATICO

• Planos concretos a nível departamental.

– São de médio ou curto prazo (de um ano em geral)
– Delineia o que as unidades organizacionais vão
fazer para conseguir os resultados;
– São geralmente para produção, marketing, pessoal,
finanças, contabilidade e outros.
 PLANEJAMENTO TáTICO
• Como visualizar o plano tático de uma igreja?

- A diferença entre igreja e empresa está no fato

de não visar o lucro.
- Neste caso, deve-se definir o que uma igreja
busca alcançar: Visão, missão e planos.

- Departamentos ou ministérios são criados para

ocupar das áreas específicas delineadas no
planejamento estratégico.
 PLANEJAMENTO TÁTICO
• Em uma empresa os planos táticos são:

- Plano de Marketing;
- Plano Financeiro;
- Plano de Produção;
- Plano de Recursos Humanos,
etc
 PLANEJAMENTO TÁTICO
• Em uma empresa os planos táticos são:
- Plano de Marketing: delineamento de métodos,
tecnologias, pessoas e equipamentos.
- Plano Financeiro: captação e aplicação dos
recursos exigidos.
- Plano de Producao: requisitos de venda,
distribuição, serviços e feedback
- Plano de Recursos Humanos: recrutamento,
seleção, treinamento, admissão, demissão,
aposentadoria, etc.
 PLANEJAMENTO OPERACIONAL
• Focaliza o curto prazo
• Cobre cada tarefa ou operação individualmente
• Ocupa-se do “que” e “como” fazer
• Voltado para maximização e otimização dos
resultados
• Trata-se da administração da rotina para
assegurar a execução conforme exigido para
alcançar os objetivos
• Ocupa-se da eficiência (ênfase nos meios) –
ênfase nos fins é papel tático e institucional
 TIPOS PLANEJAMENTO
OPERACIONAL
• Procedimentos
– Seqüência de passos rigorosamente exigidos para
a execução do plano.
– São detalhados e entregues a quem executa;

– São guias de ação específicos, na forma de

fluxogramas;
– Fluxogramas: gráficos de fluxo ou seqüência de
rotinas – procedimentos padronizados;
 TIPOS PLANEJAMENTO
OPERACIONAL
– Fluxograma vertical
• - Operação – circulo (ação de criar)
• - Transporte – pequeno círculo ou seta (levar
para outro lugar);
• - Inspeção – quadrado (verificação – não há
operação)
• - Arquivamento ou armazenamento –
triângulo;
 TIPOS PLANEJAMENTO
OPERACIONAL
• Fluxograma de blocos – seqüência de blocos
com significado próprio de entradas,
operações, processos, saídas, conexões,
decisões, arquivamento dentro do fluxo;

• Fluxograma de verificação – lista de itens

obrigatórios de uma rotina. Roteiro também
chamado “check list”.
 TIPOS PLANEJAMENTO
OPERACIONAL
• Orçamentos
– Planos de aplicação financeira para um
período;
– Colunas de itens e linhas de tempo em
dias, semanas ou meses;
– Podem ser anuais ou relativos a uma
operação.
– “Cash flow”, que é um tipo de orçamento;
 TIPOS PLANEJAMENTO
OPERACIONAL
• Programas:
– Programas;
– Eventos: conferências e treinamento de
curto prazo;
– No caso da igreja: acampamentos, retiros,
encontros de jovens, de casais, etc.
 TIPOS PLANEJAMENTO
OPERACIONAL
• Regras e regulamentos
– Planos relativos a comportamento exigido
das pessoas;
– Como as pessoas devem comportar-se
ante certas situações;
– Definem o que as pessoas devem, não
devem e podem fazer;
– Determina o grau de liberdade;
– São regulamentos de segurança e outros.
THE END