AUDITORIA DE INGRESOS

OBJETIVO
Consolidar el movimiento diario de ventas, ingresos y cuentas por cobrar generado a partir de la venta departamental, lo cual implica la respectiva revisin de los procesos de facturacin de alimentos y bebidas, habitaciones, telfonos, lavandera y dems centros de facturacin. En trminos generales, la auditora de ingresos tiene como objetivo bsico la recopilacin de informacin, revisin y registro de las ventas, ingresos y cuentas por cobrar, derivadas de la operacin.

La auditora de ingresos, consiste bsicamente en la rutina de revisin de la informacin que procede de los centros de facturacin y tesorera. Por lo tanto el encargado de la recopilacin de informacin, revisin y registro de la venta e ingresos en la organizacin contable para hoteles, se denomina auditor de ingresos.

Principios generales para la revisin y registro

Los siguientes principios conforman la base para la aplicacin de los mtodos de revisin y proceso de registro, los cuales deben tenerse en cuenta:

Conocer de cada informacin suministrada, su procedencia y soporte. Conocer cmo se aplican los cruces de informacin para comprobar la veracidad de las transacciones. Conocer el tratamiento contable de los respectivos movimientos para efectuar el registro correcto. Conocer los mtodos prcticos de chequeo de informacin sobre la cual descansa la correspondiente revisin

Informacin necesaria para el proceso de registro de ventas, ingresos y cuentas por cobrar
Para llevar a cabo el proceso de revisin, procesamiento y registro de ventas, ingresos y cuentas por cobrar es necesario hacer la recopilacin de la informacin proveniente de los centros de facturacin y de tesorera. El auditor de ingresos recibe la informacin generada en cada uno de los centros de facturacin y consolidada por auditora nocturna, la cual se esquematiza de la siguiente manera:
a.

Informacin necesaria para el registro de Ventas

b.

Registro venta de habitaciones:

Zeus Movimiento cuenta husped Venta habitacin y cargos automticos Listado de dbitos a cuenta husped

Innsist -

Informe Ventas y estadsticas Listado de huspedes y sus acompaantes por habitacin Habitaciones segn estado o Room status

Revisin de totales Hoja de Auditoria (Ruta Innsist) Revisin de tarifas Listado de cargos a cuenta husped Listado de huspedes y sus acompaantes por habitacin Habitaciones segn estado o Room status Informe de Gerencia ( Ruta Innsist)

2.

Registro venta de alimentos y bebidas:

Informe de ventas Alimentos y bebidas ( Zeus / Innsist) Planilla de cajero Ambiente ( Zeus / Innsist) Movimiento cuenta Husped ( Zeus ) Hoja de Auditoria ( Ruta Innsist ) Listado de dbitos o cargos a la cuenta husped ( Zeus / Innsist) Listado de tiquetes con descuentos (Ruta - Zeus / Ruta - Inssist) Listado de tiquetes con Reversiones (Ruta - Zeus / Ruta Inssist)

3.

Registro venta de telfono y fax: Movimiento cuenta Husped Hoja de Auditoria Listado de dbitos o cargos a la cuenta husped (Zeus / Innsist) Listado de llamadas por tipo de extensin (Zeus / Inssist)

4.

Registro venta de lavandera: Movimiento cuenta Husped Hoja de Auditoria Listado de dbitos o cargos a la cuenta husped (Zeus / Innsist) Planilla de caja (Zeus Innsist)

5.

Registro venta de Recreacin: Movimiento cuenta Husped Hoja de Auditoria Listado de dbitos o cargos a la cuenta husped (Zeus / Innsist) Planilla de caja

6.

Registro venta de Fotocopias y otros servicios: Movimiento cuenta Husped Hoja de Auditoria Listado de dbitos o cargos a la cuenta husped (Zeus / Innsist)

7.

Otros ingresos:
Listado e Ajustes realizados

b. Informacin necesaria para el registro de ingresos.

1.

Registro ventas de contado y tarjetas de crdito Planilla de ingresos caja de recepcin (Z / I ) Planillas de caja ambientes (Z / I ) Listado de facturas (Z / I ) Facturas de Venta Registro de cancelacin cuenta husped Los documentos utilizados en el proceso de auditoria nocturna Movimiento cuenta husped

2.

3.

Registro de cuentas por cobrar Planilla de ingresos caja de recepcin (Z / I ) Crditos a la cuenta husped empresas (Z / I ) Recibos de Caja Facturas de venta

4.

Registro depsitos Planilla de depsitos recibidos

Comprobante depsitos

c. Informacin para el registro de cuentas por cobrar

1.

Registro de cuenta husped Movimiento cuenta husped Informe de ventas Listado de dbitos o cargos a la cuenta husped ( Zeus / Innsist) Trasunto cuenta husped (Z / I )

La auditora de ingresos se basa en los cruces de informacin recibida de los diferentes ambientes y centros de facturacin, para cuya labor el sistema es una herramienta fundamental. Por esta razn el proceso se va a sustentar nicamente con la existencia de un sistema para la auditora nocturna, si no existe, la auditora de ingresos se convierte en un proceso de registro contable dejando a un lado el objetivo fundamental de la revisin.

La auditora de ingresos se desarrolla a travs de los siguientes procesos:

Registro de ventas, ingresos y cuentas por cobrar Proceso de conciliacin cierre de mes

REVISIN

DE

VENTAS,

INGRESOS

CUENTAS

POR

COBRAR

Despus de recopilada la informacin, el auditor de ingresos tiene la responsabilidad de comprobar la veracidad de las transacciones efectuadas haciendo el cruce de informacin para lo cual desarrolla las siguientes actividades: Verificacin de la venta de habitaciones: Es necesario hacer los siguientes cruces :

Informacion Global Zeus Movimiento cuenta Husped Informe de ventas y estadsticas Innsist

Soportes

Listado cargos a la cuenta husped Venta habitacin y cargos Automticos

Revisin de Totales
Hoja de Auditoria Informe de Ventas y estadsticas Revisin de tarifas Listado de cargos a cuenta husped

Verificacin de la ocupacin: Este procedimiento es muy importante y sirve para verificar el nmero de habitaciones ocupadas y cobradas en la noche inmediatamente anterior. Es necesario disponer de la siguiente informacin:

Estado de habitaciones o Room status (Zeus / Inssist) Listado de huspedes Check in (Zeus / Innsist)

Listado de Huspedes Check out (Zeus / Innsist)

Partiendo de la informacin consignada en los anteriores documentos, se realizan las siguientes verificaciones: Habitaciones ocupadas del da anterior, tomadas del estado de habitaciones del hotel o room status debe ser iguala: Habitaciones ocupadas del da, las cuales se toman del estado de habitaciones del hotel o room status ms ( +) Salidas del da sin incluir habitaciones complimentaries y house use menos (-) Entradas del da, sin incluir habitaciones complimentaries y house use.

Verificacin de la venta de alimentos y bebidas Los valores registrados como venta de alimentos y bebidas en cada una de las planillas de cajero ambiente de los diferentes centros de facturacin, deben estar soportados por los cheque cuentas, facturas de venta y vales, as como de sus respectivas comandas. El auditor de ingresos debe hacer chequeos selectivos de precios e ingresos con las respectivas cartas. Con respecto a la facturacin de eventos debe cruzar la facturacin con el informe de eventos, con el fin de determinar que el registro estuvo acorde con lo pactado con el cliente. Informacin Global Soportes

Informe de ventas Alimentos y bebidas (Zeus / Inssist) Movimiento cuenta Husped

Planilla de cajero Ambiente (Z / I ) Planilla por formas de pago Listado de dbitos o cargos a la cuenta husped (Zeus / Innsist ) Listado de tiquetes con descuentos (Z / I) Listado de tiquetes con Reversiones (Z / I)

Hoja de Auditoria
Informe d ventas Excel

Verificacin de la venta de Lavandera: Los valores registrados como venta otros en las planillas de cajero ambiente, deben estar soportados por los vales, as como de sus respectivas Listas de lavandera. El auditor de ingresos debe hacer chequeos selectivos de precios y verificarlos .

Informe de ventas Alimentos y bebidas (Zeus / Inssist) Movimiento cuenta Husped

Soportes

Planilla de cajero Ambiente (Z / I ) Planilla por formas de pago

Hoja de Auditoria
Informe d ventas Excel

Listado de dbitos o cargos a la cuenta husped (Zeus / Innsist )

Listado de tiquetes con descuentos (Z / I) Listado de tiquetes con Reversiones (Z / I)

Verificacin de la venta de telfonos y fax.

Informacin Global
Movimiento cuenta Husped Hoja de Auditoria Informe d ventas Excel Verificacin de la venta de recreacin Movimiento cuenta Husped Hoja de Auditoria Informe d ventas Excel

Soportes
Listado de dbitos o cargos a la cuenta husped (Zeus / Innsist ) Listado de llamadas por tipo de extensin

Listado de dbitos o cargos a la cuenta husped (Zeus / Innsist ) Planillas de caja

Movimiento cuenta Husped Hoja de Auditoria Informe d ventas Excel

Listado de dbitos o cargos a la cuenta husped (Zeus / Innsist ) Informe de Eventos

b. Revisin de ingresos
Ventas de contado y tarjetas de crdito: Esta labor se desarrolla mediante informacin:

la ejecucin de los siguientes cruces de

Los tipos de pagos registrados en el informe de ventas Alimentos y bebidas ( Z / I )de cada uno de los centros de facturacin, deben ser iguales a los valores registrados en el resumen ingresos de la planilla de cajero ambiente o informe de formas de pago y a su vez estos valores deben ser iguales a los reportados por el auditor en el informe de ventas elaborado en Excel.

Cancelacin de cuenta husped - depsitos y recaudo de cartera: La verificacin de estos procesos se desarrollan mediante los siguientes cruces:
La sumatoria de los valores registrados en el resumen de la planilla de ingresos cuenta husped de todos los cajeros de recepcin, en su columna total cuenta husped deben ser iguales al valor de los crditos registrados en el trasunto cuenta husped ( Z / I )

La sumatoria de cada uno de los medios de pago registrados en el resumen de la planilla de ingresos caja de recepcin de todos los cajeros de recepcin, en cada una de sus filas deben ser iguales al valor registrado en el resumen del listado planilla de ingresos caja de recepcin consolidado.

La sumatoria de los valores recibidos en efectivo , cheque, tarjetas de crdito, crdito empresas y aplicacin de depsitos del resumen del planilla caja de recepcin ( Z / I ) , debe ser igual al valor registrado en la fila efectivo , cheque, tarjetas de crdito, crdito de empresas y aplicacin depsitos de los crditos del da consignados en el movimiento de cuenta husped o revisin de totales

La sumatoria de los valores registrados en las filas cuenta husped efectivo y cuenta husped tarjeta del movimiento general de ingresos, consignado en el informe de ventas de Excel, debe ser igual a la sumatoria de las filas efectivo y tarjetas de crdito de los crditos del da registrados en el movimiento de cuenta husped o revisin de totales

La sumatoria de los depsitos recibidos relacionados en la planilla de depsitos recibidos, debe ser igual al valor registrado en la misma planilla ingresos caja de recepcin en la columna otros ingresos.

La sumatoria de los depsitos recibidos relacionados en la planilla de ingresos caja de recepcin en otros ingresos debe ser igual a la sumatoria de los valores registrados en las filas depsito efectivo y depsito tarjeta del movimiento de ingresos correspondiente al informe de ventas de Excel.

c- Revisin generacin de cartera: Se realiza mediante los siguientes cruces: La sumatoria de los valores registrados en la planilla de ingresos caja de recepcin de todos los cajeros, en la fila crdito empresas o CXC debe ser igual al valor reportado en la fila fila crdito empresas o CXC del planilla caja de recepcin consolidado El valor reportado en la fila crdito empresas o CXC de la planilla de ingresos caja recepcin, debe ser igual al monto reportado en la fila crdito empresas o CXC del movimiento cuenta husped o revisin de totales. El valor reportado en la fila crdito empresas o CXC la planilla de caja recepcin debe ser igual al monto reportado en el total de la planilla crditos a la cuenta husped consolidado por empresa o abonos a la cuenta husped consolidado CXC.

PROCESO DE REGISTRO DE VENTAS INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

El proceso de registro de ventas, ingresos y cuentas por cobrar es una labor puramente contable y consiste en la generacin de una interface entre los mdulos de POS y FRONT al software contable actual. Las cuentas contables afectadas dependen de los parmetros dados a la aplicacin. Recordemos que al momento de definir cargos o transacciones desde le mdulo de Parmetros, podemos indicar que cuentas contables afecta. ZEUS
1.

Generar el movimiento contable desde el mdulo de POS y FRONT en formato resumido, si existe alguna inconsistencia se emitir un reporte informando el tipo de inconsistencia para hacer el respectivo ajuste. Creacin de terceros, el sistema mostrara los que estn pendientes por crear en contabilidad arrastrando la informacin existente, verificar que este completa Nit, cedula o pasaporte, razn social en caso de empresa o nombre del husped, direccin, telfono, y tipo de documento, en caso contrario completarla a su vez evitar la duplicidad de terceros en contabilidad. Una vez hecho, se coloca el visto bueno frente a cada tercero para hacer la respectiva validacin.

2.

3. El ultimo paso desde los mdulos de POS y FRONT es exportar la informacin al modulo de contabilidad. 4. Validacin de informacin en contabilidad.

INNSIST 1. Mediante el proceso cambio de fecha en la auditoria nocturna el sistema valida, a travs de la hoja de auditoria Ingresos, la informacin consolidada derivada de las ventas e ingresos de la operacin para ser exportada a Excel

2.

A travs de un reporte con Query se genera al detalle la contabilizacin de las formas de pago del da igualmente para ser exportada a Excel.

3. Una vez consolidada toda la informacin anteriormente descrita se arma la estructura en la Plantilla de Exportacin de Datos a SQL de Zeus.

Plantilla de Exportacin de Datos a SQL de Zeus. Cuenta con cuatro hojas denominadas Diseo Document_temp, Diseo Transac_Temp, Document_Temp, y Transac_Temp donde las dos ultimas hacen referencia al encabezado y detalle, respectivamente, de la nota contable que se generara una vez sean exportados los datos a contabilidad; la informacin que se debe tener en cuenta para el correcto registro bajo esta herramienta es la siguiente:

Document : Ao y mes, fuente, documento o tercero, fecha numero de registros y total de los dbitos y crditos. Transac : Ao y mes, fuente, documento, fecha del registro, cuenta contable a la cual vamos a hacer la respectiva contabilizacin, tercero y de acuerdo a la naturaleza de cada cuenta debemos registrar los datos propios de cada una.

Posteriormente debemos remitirnos al Diseo Document y Diseo Transac para definir el numero de registros que se van a contabilizar por da y generar las hojas de datos destino respectivamente.
.

Para exportar los datos a contabilidad por medio de las herramientas Zeus_Excel nos conectamos a contabilidad definimos en parmetros generales las hojas a exportar .

Validacin de la interface en contabilidad tanto para Zeus como para Innsist.

Para registrar los movimientos de otra aplicacin en contabilidad: Aplicacin: Seleccione la respectiva aplicacin desde la cual va a generar los movimientos en contabilidad. POS , FRONT y en caso de la plantilla se identifica como Excel

Generar Consecutivo: Seleccinela (deje la marca o chulo). Serie: Fecha Fuente Digite la serie en la que se van a registrar los movimientos. Cada hotel tiene asignado una que lo identificara . Digite la fecha inicial y final en el cual se van a generar los movimientos. Digite la fuente para POS y FRONT

Opciones de Impresin:.

Reporte Resumido:

Permite imprimir el reporte slo con los valores reportados de la aplicacin.

Reporte Detallado:
Estilo Profesional:

Permite la impresin de clientes, proveedores, centros de costo, etc.,

Le permite imprimir el reporte dividido y sombreado entre lneas.

Terminado el proceso de interface generamos un movimiento por fuente comprobante que nos resumir los movimientos contabilizados durante el da derivados de las ventas e ingresos de la operacin, este reporte nos servir para revisar con el informe de Excel elaborado por el auditor nocturno y revisado durante el proceso de auditoria de ingresos a fin de constatar la correcta contabilizacin de la venta e ingreso del da.
El proceso de interface debe hacerse a diario a mas tardar a las 11:00 am y de esta manera dar paso al proceso de consignaciones por parte de tesorera ya que a las 3:00 pm debe estar completo el ciclo para poder generar flujo de caja.

Retencin en la fuente: Es un sistema de recaudo anticipado del impuesto de renta que estamos obligados a causar a diario por cada una de las facturas generadas a cartera, siempre y cuando el cliente tanga la calidad de agente retenedor.

Para facilitar esta contabilizacin se puede hacer a travs de la Plantilla de Exportacin de Datos a SQL de Zeus. Con el mismo procedimiento explicado anteriormente y con los atributos propios de cada cuenta.

Conciliacin con tesorera

Con la verificacin y registro de los ingresos efectuada hasta ahora, se tiene certeza de que los valores causados estn correctos, pero no se conoce si los dineros fueron depositados de la misma forma en que se relacionaron en las planillas de ingresos.
Para certificar que los dineros que fueron reportados por los cajeros fueron los que llegaron a tesorera y depositados correctamente en las entidades financieras, se debe efectuar la conciliacin entre el informe de tesorera y el informe de ventas elaborado por el auditor nocturno en su comprobante diario de ingresos cruzando cada una de las formas de pago (efectivo, cheques, moneda extranjera y tarjetas de crdito) recibidas por tesorera contra los valores reportados en las planillas de cajeros.

La metodologa para la verificacin es la siguiente: Cruce de los ingresos reportados en las planillas de cajeros, contra los valores enviados a tesorera:

Se toman cada una de las planillas de cajero y frente al nombre de cada uno de ellos que aparece en el informe de tesorera, en la columna ingresos segn auditora se van registrando los valores reportados en las planillas, comparando cada uno de stos con los entregados efectivamente a tesorera, definiendo de esta manera si existi algn sobrante o faltante. De esta manera se est garantizando que los valores que report el cajero en sus planillas, llegaron fsicamente a tesorera.

Si es una diferencia crdito nos indica que se gener un mayor valor enviado por los cajeros de los diferentes centros de facturacin, en cuyo caso ste debe figurar en el total de la columna sobrante del informe de tesorera y debe hacerse el registro contable como un ingreso no operacional en la cuenta de de excedentes, incrementando el valor dbito de la caja.

Si es una diferencia dbito nos indica: Que hubo un menor valor enviado por los cajeros de los diferentes centros de facturacin, cuyo valor debe corresponder al total de la columna faltante del informe de tesorera y debe definirse la responsabilidad y efectuar el registro contable.

Cruce del movimiento diario de tarjetas de crdito: Esta verificacin se realiza a travs de las siguientes etapas: 1- Cruce de captado ( valor recibido en tarjetas de crdito) : Para este cruce se suman los valores recibidos de cada una de las tarjetas de crdito de la planilla de ingresos caja de recepcin en su resumen final y el informe de ventas alimentos y bebidas, los cuales deben ser iguales al valor registrado en cada una de las tarjetas de crdito en la columna captado del informe de tesorera.

2 Cruce del monto ( valor tarjetas de crdito, detectadas en el banco y registradas por el tesorero despus de descontada la comisin): Para este cruce se verifica el soporte enviado adjunto que se baja directamente del banco y donde me reporta el valor consignado por concepto de tarjetas de crdito en el da con su respectiva comisin y retenciones.

Cruce de los valores consignados:

El auditor de ingresos debe verificar con los soportes de las consignaciones, tanto las fsicas enviadas al banco como la copia del registro contable elaborado por el tesorero, que todos los valores recibidos se hayan consignado en la misma forma. Igualmente corroborar el soporte con el que el registro de las comisiones y retenciones efectuadas por el banco a diario. Revisiones adicionales a cuentas especiales: 1. Cuenta husped : Por su grado de importancia esta cuenta debe contar con un estricto control que empieza con:

Verificacin del saldo reflejado en el listado saldos de folios o trasunto cuenta husped coincida con el saldo contable a la fecha. Revisin y control de los folios abiertos diferentes a habitacin por la opcin de apertura de eventos varios lo que indica que no estn ligados a una habitacin.

Revisin de listado de huspedes en casa donde nos indica fecha de apertura del folio, definir la antigedad del mismo y hacer el respectivo seguimiento de cierre.

Seguimiento de folios con saldos elevados en conjunto con el jefe de Cartera.

Cargos efectuados a Folios cerrados.

2. Depsitos: Teniendo en cuenta la debilidad que tenemos en la obtencin de cedulas desde el momento de la reserva debemos tener especial cuidado en la aplicacin de los mismos al ercero a que corresponde. Revisar constantemente esta cuenta y hacer los ajustes pertinentes.

3. Descuentos: Se debe tener un estricto control en la revisin de los descuentos realizados teniendo en cuenta el funcionario que los autoriza, el monto, el motivo y establecer causas y responsabilidades. 4. Impuestos: Por su relevancia debemos revisar a diario el IVA generado estableciendo la base de clculo, el valor calculado, las exenciones y los no gravados.

5. Control de facturacin : Como procedimiento diario debemos revisar las facturas que se generan teniendo en cuenta el consecutivo completo, teniendo en cuenta que las anuladas deben estar el original y las copias con el respectivo sello e anulado, el motivo y el numero de factura que la remplaza. Nota: como recomendacin se sugiere que la anulacin de las facturas recaiga nicamente en el Auditor de ingresos , esto quiere decir que este funcionario sea el nico autorizado para llevar a cabo este procedimiento previa autorizacin del contralor, salvo casos especficos que puede hacerlo el auditor nocturno o supervisor a cargo justificando posteriormente la razn. 6. Control de ocupacin: Con el reporte fsico de ama de llaves el cual se realiza en horas de la maana el auditor de ingresos debe realizar el cruce para establecer la ocupacin.

Habitaciones ocupadas del da anterior, tomadas del estado de habitaciones debe ser igual a: Habitaciones ocupadas del da (+) Ms: Salidas del da (-) Menos: Entradas del da.

PROCESO DE CONCILIACIN CIERRE DE MES

Durante los primeros cinco das de cada mes, el auditor de ingresos concilia las cuentas de caja general, cuentas por cobrar a particulares y cuentas por cobrar tarjetas de crdito, para lo cual utiliza el siguiente procedimiento: Conciliacin de caja general: Imprime los auxiliares de contabilidad para esta cuenta, verificando que el saldo reportado en stos, sea exactamente igual al valor reportado en la columna saldo en caja del informe de tesorera, lo cual garantiza que la existencia fsica (informe de tesorera) es igual a la contable. Conciliacin cuentas por cobrar tarjetas de crdito: El auditor de ingresos imprime los auxiliares de contabilidad, verificando que el saldo reportado en stos, sea exactamente igual al valor reportado en la columna saldo para cada una de las tarjetas del informe de tesorera, lo cual garantiza que los valores a cobrar por concepto de tarjetas de crdito s corresponden a los registrados contablemente.