EL PROCESO DE PLANIFICACIN Y CONTROL DE UTILIDADES (PCU)

Universidad Catlica San Pablo

PROGRAMA PCU
Los elementos ms importantes del programa PCU son la funcin de planificar y controlar. El programa PCU est relacionado con: La administracin por objetivos (APO): punto de vista administrativo que enfatiza la funcin de planificar. Los sistemas del control administrativo (SCA): punto de vista de la administracin que pone el nfasis en la funcin de controlar.

PROCESO DE PCU
1. 2. 3. 4. 5. Variables externas Objetivos generales Metas especficas Estrategias Instrucciones de la administracin ejecutiva para la planificacin 6. Planes de proyectos 7. Plan estratgico de utilidades 8. Plan tctico de utilidades 9. Estructuracin de planes de utilidades 10. Informes de desempeo 11. Seguimiento

Panorama general del proceso de PCU

PARTES DE UN PROGRAMA DE PCU

A) El plan sustantivo B) El plan financiero C) Los presupuestos variables de gastos D) Los datos complementarios E) Los informes de desempeo F) Seguimiento, accin correctiva e informes de replanificacin

Esquema de las partes de un programa caracterstico de PCU (para un ao dado)

Identificacin y evaluacin de las variables externas

- Las variables pertinentes se refieren a aquellas que tienen un impacto directo sobre la empresa. - Incluye la identificacin de las variables que no son controlables. - Est relacionado a la evaluacin de la actual fortaleza y debilidad de la empresa.

Identificacin y evaluacin de las variables externas.

A) Identificar. Planificacin de cmo trabajar con variables controlables y no controlables. B) Evaluar los efectos de las variables externas.

Variables pertinentes: impacto directo con la administracin Involucra a todos los gerentes ejecutivos - staff. Analizar y evaluar profundamente.

PLAN SUSTANTIVO
Es la parte narrativa del plan

La medicin del desempeo es parte de un largo proceso de planeamiento

Misin Indicadores de Desempeo Quienes somos,que hacemos y para quienes

Objetivos

Como sabemos que llegamos

Que esperamos lograr, donde queremos ir

Cmo podemos llegar

Estrategias

Objetivos Generales
- Deben expresar la misin, la visin y el carcter

tico de la empresa. - Su propsito es crear le identidad, la continuidad del objeto y la definicin de la empresa. - La declaracin de objetivos generales debe contener: Definir el objeto de la compaa. Aclarar el carcter filosfico de la compaa. Crear un clima organizacional. Establecer una gua para los gerentes en la toma de decisiones.

Metas Especficas
-Su propsito es definir con mayor claridad la declaracin de objetivos generales. -Se mueve hacia la informacin planificacin. ms especfica de

-Suministra metas tanto narrativas como cuantitativas que son precisas y susceptibles de medicin.
- Estn relacionada con la empresa como una sola unidad y con las principales reas de responsabilidad. - Son una base para la medicin del desempeo.

Estrategias
-Son los impulsos, las vas y las tcticas fundamentales que se usarn para cumplir los objetivos y las metas planificadas.

-Se centran sobre el como. Delinean un plan de accin para la empresa.

-Deben estar ligadas a las reas crticas que influyen en el xito a largo plazo de la empresa. - Pueden ser de corto o de largo plazo.

Esquema del Proceso de Planificacin Estratgica MISION VISION

ANALISIS EXTERNO CONTEXTO Factores Institucionales Marco Legal Econmicos Tecnolgicos Marco Presupuestario
PROGRAMAS, PLANES, PROYECTOS, METAS

Amenazas /Oportunidades

Fortalezas y debilidades

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

ANALISIS INTERNO:

ESTRATEGIAS, AREAS CLAVES DE DESEMPEO E,E,E,C

Estructura Organizacion al Procesos Funciones Recursos Humanos, tecnolgicos

INDICADORES
DESEMPEO ESPERADO

METAS DEL INDICADOR

MISION VISION
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
ESTRATEGIAS
METAS o LINEAS DE ACCION
PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES

RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO

PROPOSITOS
FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION

FUNDAMENTALES

MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS COMO

ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO

PLAN ESTRATEGICO

CONCRECION DE LOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS

PRESUPUESTO
INDICADORES
MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS

Conceptos
Visin Misin: Productos-Usuarios Objetivos Estratgicos Metas Indicadores

VISIN
Valores y principios de la organizacin que orientan y dan el marco para el accionar de su propsito, imagen objetivo.

SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA DESTACADA EN LA COMUNIDAD Instituto de Normalizacin Previsional

VISIN DE GLORIA

Somos una corporacin de capitales peruanos con un portafolio diversificado de negocios, con presencia y proyeccin internacional. Aspiramos satisfacer las necesidades de nuestros clientes y consumidores, con servicios y productos de la ms alta calidad y ser siempre su primera opcin.

VISIN DE INCALPACA

Ser los lideres en el mbito mundial en la comercializacin de productos textiles que tengan el mayor valor agregado posible y fabricados principalmente con fibras peruanas

Visin de alicorp
Sorprendemos a los mercados con nuestro crecimiento agresivo e innovacin. Transformamos categoras comunes en experiencias extraordinarias. Nuestro objetivo es estar entre las 250 empresas ms grandes de Latinoamrica

MISIN
Declaracin fundamental que le da el carcter constitutivo a la organizacin y a su accin, establece su mandato

Fija los los propsitos, fines y lmites de la organizacin

Seala la direccin de las acciones a seguir

MISIN DE GLORIA

Mantener el liderazgo en cada uno de los mercados en que participamos a travs de la produccin y comercializacin de bienes con marcas que garanticen un valor agregado para nuestros clientes y consumidores. Los procesos y acciones de todas las empresas de la Corporacin se desarrollarn en un entorno que motive y desarrolle a sus colaboradores, mantenga el respeto y la armona en las comunidades en que opera y asegure el mximo retorno de la inversin para sus accionistas.

MISIN DE INCALPACA

Somos una empresa textil que fabrica y comercializa productos elaborados principalmente con fibras nobles peruanas como: Alpaca, Vicua, Llama y Guanaco, a mercados selectos en el mbito mundial. Con creatividad, compromiso, tecnologa y trabajo en equipo satisfacemos las demandas y expectativas de nuestros clientes, con productos de alto valor agregado, respetando el medio ambiente

MISIN CEMENTOS LIMA Satisfacer a nuestros clientes

suministrando productos y servicios de alta calidad y precios competitivos, protegiendo nuestros derechos empresariales dentro del marco legal y creando valor para nuestros accionistas, nuestros trabajadores y la sociedad en general. VISIN CEMENTOS LIMA Ser siempre una organizacin LDER en el mercado nacional y alcanzar una posicin competitiva a nivel mundial.

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION:

PARA QU EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

CULES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA? CULES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?

PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.

CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Son logros que la organizacin persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misin y orientaciones de las polticas ministeriales

La definicin de los objetivos permitir seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la organizacin y aprovechar las ventajas.
Los objetivos estratgicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:

Qu debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para

tener un accionar coherente con la misin?

Estrategias

Son las directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para alcanzar las metas de la organizacin las Estrategias proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de accin propuestos

Constituyen un medio para establecer el PROPSITO ORGANIZACIONAL en trminos de:

Establecimiento de las metas Los Programas y planes de accin Las prioridades en la asignacin de recursos

Estrategias
La definicin de las estrategias debe permitir:

Establecer un patrn de decisiones que sea coherente, unificador e integrador para la institucin Identificar cuales son las ventajas sostenibles a largo plazo en las reas clave de los productos y servicios que son brindados. Por ejemplo: servicios brindados en todo el pas, procesos productivos con tecnologa de alto estndar -Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la organizacin desarrollar

ESTRATEGIA DE GLORIA

Gloria tiene como objetivo seguir fortaleciendo su presencia en el mercado local de lcteos y derivados y su posicin competitiva mediante una estrategia genrica de Multimarcas, a la vez de diversificar el mix de productos para reducir la dependencia al negocio lcteo.

METAS

CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AO (U OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO Y PRODUCTO IDENTIFICADO

CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES ACTIVIDADES QUE SE QUIERE ALCANZAR TIENEN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

DE UN

TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

Ejemplos de Metas ambiguas y adecuadas

Metas ambiguas

Mejoremos el sistema de tramitacin de Quejas Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las escuelas Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la regin Lograremos que nuestros usuarios estn completamente satisfechos con nuestros servicios

Metas adecuadas

Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa Salud para todos Reducir a 30 minutos el trmite de iniciacin de actividades comerciales Aumentar el nmero de visitas a las bibliotecas locales en un 20% antes del 31 de Diciembre de 2006

Instrucciones de la administracin ejecutiva para la planificacin

-Se centra en la comunicacin del plan sustantivo a los niveles medios y bajos de la administracin. -Tambin llamadas declaracin de las premisas de planificacin o declaracin de las directrices de planificacin.

PREPARACIN Y EVALUACIN DE LOS PLANES DE PROYECTOS

- Los planes de proyectos comprenden horizontes variables de tiempo pues cada proyecto tiene una particular dimensin de tiempo. - A los proyectos aprobados debe asignrseles tiempos en los planes estratgico y tctico de utilidades.

EL PLAN FINANCIERO
Es la traduccin en trminos financieros de los objetivos, metas y estrategias para periodos especficos de tiempo.

EL PLAN FINANCIERO

Desarrollo y aprobacin de los planes estratgico y tctico de utilidades

-Plan estratgico conjuntamente. y tctico se desarrollan

-Una vez concluido el proceso participativo de aprobacin para cada rea de responsabilidad, se combinan los distintos planes con los planes estratgico y tctico de utilidades de la empresa. - Una vez completados ambos planes globales se someten a un minucioso anlisis y evaluacin.

Implantacin de los Planes de

Utilidades
- Los planes, estrategias y las polticas que se desarrollan a travs de la participacin establecen la base para una comunicacin efectiva.

- Despus de los planes de utilidades, debe programarse una serie de plticas sobre el plan de utilidades, con el objeto de desarrollar la conciencia hacia las utilidades, la orientacin hacia el desempeo y la aplicacin de los planes para alcanzar los objetivos.

USO DE INFORMES PERIDICOS DE DESEMPEO

-Los informes de desempeo son informes elaborados por el departamento de contabilidad que se basan en las responsabilidades asignadas, constituyen el soporte de la actividad de seguimiento.
- Sirven para: comparar el desempeo real con el planificado, muestran cada diferencia como variacin favorable o desfavorable del desempeo.

Reportes de desempeo
Cantidad Variacin Presupuestada Realizada Ingresos 25,000 Costos 20,000 Renta neta 5,000 F = Favorable D = Desfavorable 19,000 15,000 4,000 6,000 D 5,000 F 1,000 D Cantidad

Presupuesto Esttico
Un presupuesto esttico muestra los resultados esperados de un centro de responsabilidad para un solo nivel de actividad. Una vez que el presupuesto ha sido determinado, ya no se modifica aunque cambie la actividad. El presupuesto esttico se usa en muchas compaas de servicios y en algunas funciones administrativas de compaas manufactureras, como compras, ingeniera y contabilidad. Una desventaja de los presupuestos estticos es que no se ajustan a los cambios en los niveles de actividad

Presupuesto Esttico: Colter Manufacturing Company

Presupuestos Flexibles
-El desempeo real debe compararse con metas realistas o estndares de desempeo, para lo cual se utilizan presupuestos flexibles, que son aplicados exclusivamente a los gastos permitiendo calcular cifras para distintos volmenes de produccin o tasas de actividad en cada rea de responsabilidad.
- Los gastos han de clasificarse en: gastos fijos, gastos variables, gastos semivariables.

Presupuesto Flexible
Al construir un presupuesto flexible se identifican inicialmente los niveles de actividad relevantes. Otras bases de actividad como las horas mquina o las horas de mano de obra directa puede utilizarse para medir el volumen de actividad

En segundo lugar, se identifican los componentes fijos y variables de los costos que van a ser presupuestados
Por ltimo, se prepara el presupuesto para cada nivel de actividad multiplicando el costo variable de una unidad por el nivel de actividad y sumndole a continuacin el costo fijo mensual

Presupuesto Flexible: Colter Manufacturing Company

Presupuestos Estticos y Flexibles

IMPLANTACIN DEL SEGUIMIENTO

-Parte del control eficaz.

-Los informes de desempeo constituyen el soporte de la actividad de seguimiento.

-El desempeo = los resultados -El seguimiento = las causas -

- Se debe determinar la efectividad de las acciones correctivas y proporcionar una base para mejorar los futuros procedimientos de planificacin y control.

RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL PCU

Responsabilidades de lnea:
-Plan de decisiones operacionales -Implementacin -Control

Responsabilidad de asesora: -Disear y mejorar el sistema. -Supervisar y coordinar el funcionamiento del sistema. -Proporcionar asistencia tcnica experta, anlisis y asesoramiento a los gerentes de lnea. -Desarrollar y distribuir los informes de desempeo.

Papel del comit ejecutivo con respecto al programa de planificacin y control de utilidades:
- Desarrollar el Plan Sustantivo - Recibir y revisar los planes de utilidades de los centros de responsabilidad ms importantes y hacer recomendaciones apropiadas para su mejoramiento. - Recomendar decisiones sobre las partidas importantes que se incorporan en los planes de utilidades y que puedan lugar a conflictos o a la falta de coordinacin entre las subdivisiones funcionales

Papel del comit ejecutivo con respecto al programa de planificacin y control de utilidades:

- Recomendar cambios para mejorar los procesos

de planificacin y control relacionados con el programa de planificacin y control de utilidades. - Recibir y analizar los informes peridicos de desempeo de las reas de responsabilidad.

Papel del comit ejecutivo con respecto al programa de planificacin y control de utilidades:
- Considerar las distintas alternativas y hacer recomendaciones y tomar decisiones para la accin correctiva. - Hacer las recomendaciones procedentes para que se modifiquen los planes de utilidades, si las condiciones lo justifican. - Hacer recomendaciones para cambios en las polticas y procedimientos del programa de planificacin y control de utilidades, para mayor efectividad.

PLANIFICACIN Y PRONSTICOS
Planificacin, es una actividad esencialmente gerencial que lleva decisiones en cuanto a objetivos, metas y estrategias de la empresa, requiere de la preparacin de planes estratgicos y tcticos de utilidades. Pronsticos, es una actividad que se encomienda a especialistas del staff tcnicamente capacitados, su propsito es predecir un probable resultado.

MANUAL DE PLANIFICACIN Y CONTROL DE UTILIDADES

Es conveniente contar con un manual de planificacin y control de utilidades a fin de intensificar la comunicacin, especificar los procedimientos y permitir una estabilidad razonable en el funcionamiento del sistema. Un manual debe comprender: -Una declaracin de los objetivos del programa CPU. -Los procedimientos que habrn de seguirse en el desarrollo de planes de utilidades

MANUAL DE PLANIFICACIN Y CONTROL DE UTILIDADES

-Un calendario de planificacin y control de utilidades que especifique las fechas de terminacin de cada parte del plan de utilidades y para la presentacin de informes. -Instrucciones para distribucin de las cedulas del plan de utilidades. -Instrucciones y procedimientos relativos a los informes de desempeo.

MANUAL DE PLANIFICACIN Y CONTROL DE UTILIDADES

-Procedimientos para emprender la accin correctiva sobre las variaciones. -Procedimientos de seguimiento y replanificacin.

Manual de polticas de la PCU

Un manual de planificacin y control de utilidades debe comprender lo siguiente: 1. Declaracin de objetivos del PCU 2. Los procedimientos que habrn de seguirse: a. Instrucciones y formatos b. Procedimientos para tomar decisiones: - Ejecutivos operacionales - Ejecutivos de asesora - Comit del presupuesto 3. Un calendario de planificacin y control que especifique fechas de terminacin

Manual de polticas de la PCU

4. Instrucciones para distribucin de cdulas 5. Instrucciones y procedimientos relativos a los informes de desempeo a. Responsabilidad y procedimientos de preparacin de los informes: -Resultados reales -Datos y variaciones presupuestados -Anlisis de las variaciones b. Forma, contenido y procedimientos para los informes de desempeo c. Instrucciones para distribuir los informes de desempeo

Manual de polticas de la PCU

6. Procedimientos para emprender la acciones correctivas sobre las variaciones: a. Variaciones desfavorables b. Variaciones favorables

7. Procedimientos de seguimiento y replanificacin

PRESUPUESTACIN PARTICIPATIVA
La participacin de los gerentes de niveles medios y bajos en el proceso presupuestario permite:
- Reducir la asimetra de la informacin en la organizacin. - Un mayor compromiso.

LOS PRESUPUESTOS Y LA MOTIVACIN

Para mantener al personal motivado hay que lograr la congruencia de metas, es decir, equilibrar las metas individuales de los empleados y las metas de la empresa.

LOS PRESUPUESTOS Y LA MOTIVACIN

Metas individuales: satisfaccin del puesto, las recompensas econmicas, el reconocimiento moral, la satisfaccin profesional y la seguridad.

Metas de la empresa: utilidades, productividad, crecimiento, desarrollo de productos, participacin de mercado, responsabilidad publica y desarrollo de los empleados.

Objetivo central de un programa de comportamiento relaciones

Lograr la congruencia entre las metas individuales de los empleados y las metas de la empresa

Metas
Metas Individuales
Satisfaccin con el puesto Recompensas econmicas Reconocimiento moral Satisfaccin profesional Seguridad

Metas de la empresa
Productividad Conocimiento y desarrollo de producto

Participacin en el mercado
Responsabilidad pblica Desarrollo de los empleados

Retroalimentacin (Objetivo Comn)

Mala Implantacin de la PCU

PRODUCE:
Acolchonamiento Descensos en la calidad de producto servicio Ausentismo Falta de iniciativa

Higiene de la motivacin (Herzberg)

Factores de Higiene Poltica y administracin de la compaa Condiciones de trabajo Salario Relaciones con compaeros del mismo nivel Vida personal Relacin con los subordinados Posicin social Seguridad Factores Motivacionales Logro Reconocimiento El Trabajo en si Avance Crecimiento

Conflictos de Comportamiento entre los gerentes de lnea y de asesora

Importante : Hacer la distincin entre:

1)Hacer Cumplir el presupuesto 2)Informar sobre resultados reales comparado con las metas del presupuesto

Variables que moderan el impacto de la participacin presupuestaria

Variables Culturales Nacionalidad, Sistema legislativo, raciales y religiosas Variables Organizacionales Estabilidad del medio ambiente, tecnologa, incertidumbre en las tareas, estructura organizacional

Variables que moderan el impacto de la participacin presupuestaria

Variables Interpersonales Tensin por las tareas, tamao del grupo, satisfaccin intrnseca de la tarea , congruencia entre la tarea y el individuo Variables Individuales Personalidad (ubicacin de control) , (autoritarismo), se percibe que el nfasis se da a la informacin contable

Perspectivas de la planificacin

Uno de los problemas en la planificacin de largo alcance ha sido la confusin acerca de su naturaleza real y la inclinacin a efectuar la planificacin sobre una base informal y muy particular. Otro de los problemas es el no poder distinguir entre planificacin estratgica de largo plazo y los pronsticos. Comnmente, tambin se ve, la planificacin parcial principalmente en lo que respecta a las adiciones de capital

Presupuesto Esttico
Un presupuesto esttico muestra los resultados esperados de un centro de responsabilidad para un solo nivel de actividad. Una vez que el presupuesto ha sido determinado, ya no se modifica aunque cambie la actividad. El presupuesto esttico se usa en muchas compaas de servicios y en algunas funciones administrativas de compaas manufactureras, como compras, ingeniera y contabilidad. Una desventaja de los presupuestos estticos es que no se ajustan a los cambios en los niveles de actividad

Presupuesto Esttico: Colter Manufacturing Company

Presupuesto Flexible
A diferencia de los presupuestos estticos, los presupuestos flexibles muestran los resultados que se esperan de un centro de responsabilidad para varios niveles de actividad.

Se puede pensar en un presupuesto flexible como una serie de presupuestos estticos para diferentes niveles de actividad. Estos presupuestos son especialmente tiles para estimar y controlar los costos y los gastos de operacin de una fbrica.

Presupuesto Flexible
Al construir un presupuesto flexible se identifican inicialmente los niveles de actividad relevantes. Otras bases de actividad como las horas mquina o las horas de mano de obra directa puede utilizarse para medir el volumen de actividad

En segundo lugar, se identifican los componentes fijos y variables de los costos que van a ser presupuestados
Por ltimo, se prepara el presupuesto para cada nivel de actividad multiplicando el costo variable de una unidad por el nivel de actividad y sumndole a continuacin el costo fijo mensual

Presupuesto Flexible: Colter Manufacturing Company

Presupuestos Estticos y Flexibles

Sistemas Computarizados de Presupuesto

Muchas firmas usan sistemas computarizados para elaborar sus presupuestos. Esos sistemas aceleran el proceso y reducen el costo de elaborar un presupuesto. Esto es especialmente vlido cuando es necesario procesar grandes cantidades de datos. Las computadoras tambin son tiles en la elaboracin de presupuestos continuos. Mediante el uso de sistemas computarizados es posible preparar en fechas oportunas reportes en los que se comparan los resultados reales con las cantidades presupuestadas.

Sistemas Computarizados de Presupuesto

Los Gerentes a menudo usan hojas de clculo o modelos de simulacin en computadoras para representar las relaciones entre las operaciones y el presupuesto. Al utilizar modelos de simulacin en computadora es posible evaluar el impacto de diversas alternativas de operacin sobre el presupuesto. Por ejemplo el presupuesto puede ser revisado con el fin de mostrar el impacto correspondiente a un cambio propuesto en las tasas salariales de la mano de obra indirecta. Asimismo se puede determinar el efecto presupuestario de una lnea de productos propuesta

FIN DE LA SESIN