GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS

CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES Y CLASIFICACION

1. Introduccin 1.1. QU ENTENDEMOS POR EVENTO?

Buscar una definicin de evento puede resultar una tarea ciertamente infructuosa, por la variada naturaleza de las actividades que dentro este concepto se recogen:

Celebraciones sociales (bodas, ccteles, bautizos,). Actos culturales y deportivos (presentaciones de libros, estrenos de pelculas, declaraciones de bienes de inters cultural, campeonatos provinciales,). Convenciones, actos protocolarios, seminarios y congresos, ferias y exposiciones, Actos empresariales (inauguraciones, visitas a plantas, conferencias pblicas, firmas de convenios,) Etc.

 No obstante, s es posible enumerar una serie de caractersticas, comunes a todas estas actividades, que nos pueden acercar a la definicin que perseguimos.

De esta forma, un evento es:

Un hecho, una actividad (econmica, social, deportiva y/o cultural). Un intercambio (social, tcnico, profesional y/o cientfico). Una herramienta de marketing y comunicacin. Obviamente, esta tercera caracterstica viene dada por la anterior.

1. Introduccin Observemos, a continuacin, cmo se manifiestan estos tres puntos en dos eventos muy diferentes:
UNA CENA DE EMPRESA UN CONGRESO CIENTFICO La reunin, en una sede concreta, de expertos e interesados en determinada rea cientfica para tratar determinados temas, debatir y buscar nuevas lneas de trabajo. Los asistentes, ponentes y/o pblico, comparten e intercambian puntos de vista sobre el tema en que se centra el congreso.

Actividad

La celebracin de una cena de empresa en un hotel. Se renen todos los empleados de la empresa para cenar.

Intercambio

Empleados y jefes charlan y se conocen ms all de las Funciones especficas que tienen dentro de cada departamento.

Marketing y Comunicacin

La empresa comunica aspectos financieros, busca ganarse a los empleados por el lado humano, premia trabajos que considera ejemplos a seguir, etc.

Promotores, patrocinadores e incluso la propia ciudad sede del congreso aprovechan la celebracin del mismo para darse a conocer dentro de los crculos sociales y econmicos en los que la organizacin del congreso pudiera tener repercusin.

1.2. TIPOLOGA DE EVENTOS

Como hemos visto, bajo el concepto de evento se recoge una gran diversidad de actividades que es necesario organizar en una tipologa. Para ello, realizaremos una primera clasificacin diferenciando entre: eventos de carcter no turstico y eventos de carcter turstico.

TIPOLOGA DE EVENTOS
Eventos no tursticos: Actos de sociedad Actos de empresa Actos de familia Eventos tursticos Feria Jornadas tcnicas Congresos y convenciones

1.2.1. Eventos no tursticos

Consideramos eventos no tursticos a aqullos que son organizados por clientes residentes en la misma comunidad donde se ubica la sede y que, por tanto, no incurren de manera general (a no ser que tengan invitados) en alquiler de habitaciones, transporte, etc., siendo el evento en s la nica fuente de negocio. stos suelen ser de un da de duracin y pueden tener motivaciones sociales o de negocios.

1.2.1. Eventos no tursticos

Actos de sociedad: bodas, ccteles, cenas benficas, festejos deportivos, etc. Actos de empresa: bodas de oro empresariales, inauguraciones, convenciones, juntas generales, formacin, presentaciones de productos, etc. Actos de familia: bodas, bautizos, cumpleaos, comuniones, aniversarios, etc.

TURISMO DE REUNIONES Y NEGOCIOS

Turismo de Reuniones: Es aquel que genera un conjunto de actividades tursticas como consecuencia de la organizacin de encuentros de un destino a elegir y cuyos motivos giran entorno a temas profesionales

Turismo de Negocios:
Incluye viajes individuales, ferias y exposiciones. El Turismo de Reuniones y Negocios es el que genera mayor ingreso por turista en comparacin con otros sectores de la industria, con la consecucin de Beneficios para la ciudad elegida o destino ya que constituye en gran medida a la rentabilidad del patrimonio cultural y artstico. Debido a la gran competencia a la q stos se ven sometidos, se ven obligados a mejorar su calidad en infraestructuras (acceso de carreteras) y equipamientos de recintos congresales (museos, en Universidades, Palacios de Congresos, salas de hotel,...) El segmento de congresos y convenciones tiene ante s un brillante futuro pero debe tener en cuenta los retos y desafos por parte de los de diferentes destinos competidores.

Puntos Fuertes del Turismo de Negocios

Es un estmulo para la promocin del destino. El asistente a estas reuniones puede convertirse en un gran promotor de la ciudad e incluso repetir la visita. El beneficio econmico que genera, repercute en los distintos subsectores como gastronoma, ldico, transporte, alojamiento, ocio,...Se puede afirmar que tiene un efecto multiplicador sobre la economa del lugar. Contribuye a des-estacionalizar la oferta de los destinos de sol y playa

Eventos tursticos
LAS FERIAS El origen de las ferias atiende a la necesidad de intercambio comercial. Son muchos los tipos de ferias existentes en funcin de los criterios considerados. No obstante, se puede establecer bsicamente los siguientes:

CRITERIO: VENTA Y ENTREGA O NO DE LOS BIENES EXPUESTOS

TIPO DE FERIA CARACTERSTICA Feria de mercancas (feria mercado) CARACTERSTICA Feria de mercancas (feria mercado) Se permite la venta y entrega al comprador de bienes expuestos. No se permite la venta y entrega de las muestras expuestas durante la feria. Hoy en da representa la tendencia general.

Feria de muestras

CRITERIO: CADENCIA DE CELEBRACIN

TIPO DE FERIA Peridicas CARACTERSTICA Peridicas Son las autnticas ferias.

Ocasionales

Son las exposiciones.

CRITERIO: GRADO DE ESPECIALIZACIN

TIPO DE FERIA CARACTERSTICA Ferias genricas CARACTERSTICA

Comprenden generalmente una multiplicidad de bienes y servicios, producidos por empresas de diversos sectores y dirigidos a usuarios integrados en distintas reas de actividad econmica.
Ferias especializadas Se exponen Se exponen bienes de un nico sector.

CRITERIO: TIPO DE VISITANTES

TIPO DE FERIA CARACTERSTICA Ferias de pblico genrico CARACTERSTICA Ferias de pblico genrico El objetivo bsico es la informacin y la promocin.

Ferias profesionales

Su finalidad ltima es la materializacin de contactos especializados.

CRITERIO: ORIGEN DE EXPOSITORES Y VISITANTES TIPO DE FERIA

Ferias locales Ferias provinciales Ferias regionales Ferias nacionales Ferias internacionales

Jornadas tcnicas
Con este ttulo se engloban una serie de actos como los cursos, seminarios, simposios, jornadas y reuniones empresariales, etc. Se trata de reuniones cuyas caractersticas hacen que no encajen en la definicin de ferias o congresos, pero son tambin objeto de una compleja organizacin.

Jornadas tcnicas
Por lo general, son reuniones de carcter formativo, aunque tambin comprenden reuniones empresariales, en las que a menudo la finalidad es tratar asuntos de gran inters para la actividad de la empresa.

Jornadas tcnicas
Normalmente, la organizacin de estas actividades corre a cargo de las propias entidades convocantes, como son las universidades, asociaciones, empresas, etc. No obstante, cuando la magnitud del acto lo requiere, su organizacin se encarga a un profesional, especialmente en lo que respecta a la gestin del transporte y del alojamiento de aquellos asistentes que residen fuera del lugar donde se celebra el acto.