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PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACION, ORGANIZACION, DIRECCION Y CONTROL

INT. PATRICIA VARGAS CHANG

PROCESO ADMINISTRATIVO
Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las operaciones de planificacin y control. El proceso administrativo es una serie de actividades independientes utilizadas por la administracin de una organizacin para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Funciones administrativas generales El buen gerente desempea con habilidad estas cuatro funciones administrativas

PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeacin Organizacin Direccin Control

Qu es lo que se quiere hacer? Cmo se va a hacer? Qu se va a hacer? Verificar que se haga Cmo se ha hecho?

Planificacin - Metas - Objetivos - Estrategias - Planes


.

Organizacin - Estructura - Administracin de recursos humanos

Direccin - Motivacin - Liderazgo - Comunicacin - Comportamiento Individual y de grupo

Control - Normas - Medidas - Comparaciones - Accin

PLANEACION
Planificacin - Metas - Objetivos - Estrategias - Planes

PLANEACIN

En general, la planeacin supone definir objetivos organizacionales y proponer medios para lograrlos. Los gerentes planean por tres razones:

1.- Fijar un rumbo general con la mira puesta en el futuro de la organizacin (mayores utilidades, participacin de mercado ms amplia y responsabilidad social)

2.- Identificar y asignar los recursos que necesita la organizacin para alcanzar sus metas
3.- Decidir qu actividades son necesarias a fin de lograrlas

El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organizacin Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemtica. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificacin.
Circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.

Los planes preparados por la alta direccin, que cargan con la responsabilidad de la organizacin entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez aos.

Planes estratgicos y operativos


Planes estratgicos tienen aplicacin en toda la organizacin, que establecen los planes generales de la empresa y buscan posicionar a la organizacin en trminos de su entorno. Planes operativos que especifican los detalles de cmo sern logrados los planes generales

Se han identificado tres diferencias entre los planes estratgicos y los operativos.
Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 ao) y Largo Plazo (Ms all de 5 aos) Especificidad: Especficos (claramente definidos), Direccional (flexibles, establecen guas generales). Frecuencia de uso: Uso nico (son generados para una situacin nica), Permanente (planes continuos para actividades repetidas)

ORGANIZACION
Organizacin - Estructura - Administracin de recursos humanos

ORGANIZACION
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organizacin. Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos

ORGANIZACION
Luego que los gerentes han elaborado sus planes, deben traducir en realidades estas ideas abstractas.

En este esfuerzo, resulta esencial una organizacin slida.


La organizacin es el proceso de creacin de una estructura de relaciones que permita que los empleados realicen y cumplan los planes de la gerencia y cumplan las metas de sta.

Mediante una organizacin eficaz, los gerentes coordinan mejor los recursos humanos, materiales y de informacin.

El xito de una organizacin depende en gran medida de la habilidad gerencial para utilizar con eficiencia y eficacia esos recursos.

DIRECCION
Direccin - Motivacin - Liderazgo - Comunicacin - Comportamiento Individual y de grupo

DIRECCION
Una vez que la gerencia ha elaborado los planes, creado una estructura y contratado al personal idneo, alguien debe dirigir la organizacin. La direccin supone hacer que los dems realicen las tareas necesarias para lograr los objetivos de la organizacin. No puede haber direccin si no concluido la planeacin y la organizacin; tambin es un elemento crucial de estas funciones.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.
GERENTE
JEFE DE SERVICIO

PERSONAL

CONTROL
Control - Normas - Medidas - Comparaciones - Accin

CONTROL
El proceso mediante el cual una persona, un grupo o una organizacin vigila el desempeo y emprende acciones correctivas es el control.

Esta es la funcin de control y consta de tres elementos primordiales:


1. Establecer las normas de desempeo.

2. Medir los resultados presentes del desempeo y compararlos con las normas de desempeo.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas

Todos los gerentes deben participar en la funcin de control, aun cuando sus unidades estn desempendose como se proyect. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qu actividades se han realizado y haber comparado el desempeo real con la norma deseada

Un sistema de control transmite mensajes a los gerentes de que las cosas no marchan de acuerdo con lo planeado y la necesidad de que se adopten medidas correctivas.
El control es importante, por que es el enclace final en la cadena funcional de las actividades de administracin. Es la nica forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se estn cumpliendo o no y por qu s o por qu no.

METODOS DE CONTROL

EVALUACION
Evaluacin es la comparacin de los objetivos con los resultados y la descripcin de cmo dichos objetivos fueron alcanzados Una evaluacin nos indica qu est funcionando y qu no lo est, qu debemos mantener y qu debemos cambiar. Las evaluaciones constituyen una herramienta para tomar decisiones, pero ellas por s solas no toman decisiones ni hacen los cambios.

La evaluacin no es una actividad aislada que se lleva a cabo despus de iniciar un programa. El proceso de evaluacin comienza en la planeacin. La clave del xito de la evaluacin radica en la seleccin apropiada de objetivos y resultados. La correcta aplicacin de esos objetivos asegura que los resultados se logren adecuada y eficientemente. Un objetivo debe poder
Ser medido, para que se pueda monitorear y evaluar Ser Especfico para evitar interpretaciones diferentes Indicar el tiempo preciso Ser Adecuado para los problemas, metas y estrategias Ser sobre todo realista y viable de acuerdo a las caractersticas y contexto del establecimiento de salud.

El Modelo de Evaluacin
La teora de causa y efecto es una premisa bsica en la evaluacin. Con fines de elaborar el Plan de Evaluacin se sigue la lgica de Programacin del Plan Operativo, sin embargo, en el momento de ejecutar la evaluacin se comienza a evaluar cuando el proyecto est en marcha, por lo general, se inicia con la evaluacin de las actividades (monitoreo) tanto administrativas como de los procesos en los que se desarrollan, y al final del POI se evalan los efectos y el impacto del Plan. En este libro se comienza a elaborar el Plan de evaluacin desde los objetivos hasta las actividades con la finalidad de ir construyendo las matrices del Plan de Evaluacin.

El tipo de evaluacin depende de la fase del Plan Operativo

Qu se va a evaluar?

Para qu evaluar?
Para proveer informacin. Esto significa que la evaluacin no se realiza al azar sino en forma sistemtica. Debe ser un proceso permanente constituido por pasos que se toman en forma lgica y secuencial. Para permitir emitir juicios. Es decir es una actividad analtica. Su propsito es juzgar si los esfuerzos desplegados han tenido o estn teniendo xito. Para tomar decisiones. Una vez que se tiene idea de cmo va el programa, se debe decidir qu hacer para maximizar su xito o superar sus limitaciones. La evaluacin, para que tenga valor, debe ser un instrumento para la toma de decisiones, y no simplemente un instrumento acadmico.

MONITOREO
El Monitoreo es un proceso de control gerencial destinado a observar sistemticamente un conjunto de procesos de la gestin, con el fin de hacer los ajustes necesarios en las actividades y estrategias con el prposito de cumplir de manera ptima los objetivos de la gestin, expresados en el Plan Operativo, con un manejo adecuado de los recursos humanos, tecnolgicos y financieros.

El Monitoreo con Enfoque Estratgico


Ser un instrumento de informacin para poder implementar una direccin estratgica del establecimiento de salud y ser el generador de las informaciones ms prximas al gerente del establecimiento de salud. Proveer informacin para los procesos de evaluacin de la gestin.

Contribuir a crear una unidad en la gestin.


Ser un instrumento de coordinacin, no solamente a nivel del establecimiento sino que afecta tambin a la integracin de lo econmico, lo tcnico y lo social. Incorporar tres escenarios de observacin: El contexto, los clientes y los procesos de gestin.

Que obtenemos con el Monitoreo

Pasos para disear un plan de Monitoreo


Identificar las actividades a monitorear sistemticamente en funcin de los objetivos del Plan Operativo y las necesidades de la gestin del establecimiento. Establecer la meta o indicador estndar de rendimiento para realizar un seguimiento de las actividades es necesario determinar indicadores estndar a fin de evaluar el grado de cumplimiento.

Diseo y manejo de sistemas de informacin definir la forma en que estos hechos pueden ser registrados en forma oportuna, continua y confiable.

Identificar las tcnicas de observacin a utilizar en el Monitoreo. Se establecen los instrumentos que permitan obtener informacin para la toma de decisiones que contribuyan al logro de los objetivos del establecimiento, por el cumplimiento adecuado de las actividades. Elaboracin de la matriz del plan de Monitoreo En la matriz se incluyen las actividades, los indicadores estndar, el sistema de informacin gerencial, las tcnicas de informacin, los responsables del Monitoreo y la periodicidad.

SUPERVISION
La supervisin ayuda a obtener los resultados previstos en el Plan Operativo, al descubrir a tiempo los problemas en la ejecucin del plan relacionados con el desempeo del trabajador, analizarlos y elegir las soluciones adecuadas.

SUPERVISION
La supervisin es una herramienta muy til en todas las fases de un Programa, especialmente la de ejecucin

Es muy importante para lograr la eficiencia, eficacia y calidad de los servicios de salud. Es una piedra angular para garantizar una adecuada ejecucin de los planes y programas.

QU ESTILOS DE SUPERVISIN EXISTEN?


Supervisin democrtica (participativa)
Orientada hacia el trabajador, considera que el personal es bueno por naturaleza.
Toma en cuenta la adaptacin de los planes a la realidad local y aprovecha la planificacin y el trabajo en equipo. La supervisin democrtica o participativa motiva al trabajador en la ejecucin correcta de las actividades y permite mejorar su autoconfianza y productividad.

Rescata su experiencia y sugerencias para mejorar los procesos. Por lo que es ms eficaz. La supervisin democrtica consulta, no impone. La supervisin participativa construye, no conquista, est dirigida fundamentalmente a lograr una mejora del desempeo en forma concertada y con la participacin activa del trabajador.

Supervisin autoritaria o vertical


Busca el cumplimiento de las actividades sin importar la participacin del trabajador. El supervisor establece y supervisa los mtodos de trabajo orientados a la consecucin de objetivos y establece procedimientos y directivas para el cumplimiento de una tarea determinada. No toma en cuenta la opinin del trabajador, su percepcin de la tarea, o si esta es posible desarrollarse en el contexto o en el escenario cotidiano del trabajo en el establecimiento de salud.

Este estilo de supervisin puede ser de utilidad y estar justificado en varias circunstancias:
Una tcnica de vacunacin Un esquema de tratamiento El procedimiento de esterilizacin del material quirrgico.

El autoritarismo de la supervisin est dado por la preocupacin en el cumplimiento de la norma, a como d lugar.

QU SUPERVISAR?
Las actividades o tareas ms importantes para el xito del programa, proyecto o servicio de salud
Ejemplo: Ejecucin defectuosa de la inmunizacin para el Sarampin en una poblacin de nios de un albergue

Las actividades o tareas ms difciles de realizar por el trabajador operativo. Es probable que el trabajador requiera apoyo para la realizacin adecuada de estas actividades, el cual lo puede y debe recibir durante la supervisin.

Las actividades o tareas nuevas o recin aprendidas por el personal. Despus de una capacitacin es muy conveniente supervisar el desempeo del trabajador capacitado, para reforzar los logros o corregir los defectos.

Lo que consideran ms importante los trabajadores o los usuarios del servicio. Es bueno que ellos sepan que concedemos importancia a sus preocupaciones o quejas.

CMO SUPERVISAR?
La observacin directa de la ejecucin de las actividades. Permite evaluar el desempeo del trabajador. La entrevista con el trabajador. El dilogo permite captar las opiniones y los conocimientos que el personal tiene sobre las actividades o tareas que forman parte de su trabajo. La entrevista con el usuario. Permite conocer la calidad sentida por los usuarios de los servicios. Puede dar informacin sobre la accesibilidad y la aceptabilidad de los servicios o intervenciones de salud.

La verificacin del abastecimiento y uso adecuado de insumos necesarios para el desarrollo de las actividades.

El anlisis de la informacin estadstica.

GRACIAS

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