Programa de Capacitacin Interna

Gestin de Abastecimiento

Mayo del 2010

POLTICA DE COMPRAS Una cuestin clave para el xito de los proyectos y servicios es contar a tiempo con el equipamiento y los materiales estratgicos que brinden la autonoma necesaria, para no comprometer los plazos. Nuestra poltica de compras se enmarca en nuestros objetivos institucionales: Cero Accidentes, Cero Incidentes Ambientales, Cero Defectos, Cero Faltas de tica y Cero Prdidas, en un proceso de mejora constante y de excelencia en la gestin. MISION Contribuir a la mejora del rendimiento econmico de los proyectos y servicios, suministrando anticipadamente los componentes crticos, asegurando la calidad, a un costo conveniente y en cumplimiento estricto de los procedimientos vigentes.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS Garantizar la transparencia y el debido proceso en cada gestin Proceso de mejora contina en la capacidad de negociacin Garantizar la calidad de los Materiales y Servicios Optimizar los Recursos Humanos Planificar, programar, seguir y evaluar la gestin Mejorar continuamente en la relacin con el Cliente Interno y los proveedores.

Organizacin Abastecimiento y Logstica

GERENTE Javier Salicr

Gestin de Compras: Circuito y Aprobaciones

AREA LIMA, Y OBRAS Juan C Pupuche Jaime Ramrez. Veronica Villanueva SUPERVISOR TECNICO Tito Godoy INSTRUMENTOS Genaro Moscol Paola Mendoza

COORD. DE COMPRAS David Woodman

COORD. DE EQUIPOS Armando Delgado

COORD. SERV. GRALES Julio Aranbar

ALMACEN LIMA Hctor Eche Cesar Fuentes

OBRA CALIDDA Manuel Rueda

OBRA SIEMENS Segundo Gutierrez OBRA BARRICK Juan Mostacero

ALMACENES TALARA LOTE X M. Daz E. Benitez

RESPONSABLES

AREA TALARA Anita Montero Luis Moran Sonia Mauricio

Dependencia DIRECTA de GERENCIA ABA

Dependencia JERARQUICA obras /Servicio y FUNCIONAL de ABA

Gestin de Compras: Circuito y Aprobaciones

Desde la deteccin de la necesidad de una provisin de materiales o de la contratacin de un servicio, hasta la satisfaccin de esta necesidad, se pasa por las siguientes fases donde intervienen tanto el usuario final, como el lder de servicio, el Gerente de Area, Compras, Proveedor, Transporte, Almacn, Control de Calidad, etc.

Gestin de Compras: Circuito y Aprobaciones

Fase 1: Desde la Deteccin de la Necesidad hasta el Ingreso a Compras
Verificacin de Existencia en Almacenes Planificacin Codificacin y datos complementarios Aprobacin Formulario Nota de Pedido Lder Usuario Emergencia Administ. Emisin en SAP Aprobacin SAP

Planning/ Lder

GAN

COMPRAS.

-------------- SOLPED ---------------

2 Das prom.

5 Das prom.

3 Das prom.

10 Das prom.

Entre 3 y 20 das

Tiempos aproximados en Skanska para esta Fase

Gestin de Compras: Generacin de SOLPED

El inicio de una gestin de compras comienza con la recepcin de una SOLPED aprobada en SAP segn lo indicado en PE.AB.01. Si la SOLPED no contiene los datos mnimos requeridos para el inicio de la gestin la misma debe ser rechazada.
Para reactivar la compra se deber emitir una nueva SOLPED con su correspondiente aprobacin

Gestin de Compras: SOLPED datos mnimos que debe contener.

Nro de Catlogo del material (cuando corresponda) PE.AB.05 Catlogo de Materiales. Descripcin detallada y cantidad del material o servicio indicando, si corresponde, la marca o alternativa recomendada. El tipo de embalaje que requiere el suministro. Los requisitos para ensayos e inspecciones, pudiendo incluirse eventualmente criterios de aceptacin/rechazo. Medidas a tener en cuenta sobre productos o servicios con aspectos ambientales o de seguridad, identificados por el rea Ingeniera, CSMA o el Cliente referidos al tipo de sustancia, modo de transporte, almacenamiento, conservacin, manipuleo y disposicin final de los residuos (envolturas, recipientes, sobrantes).

La fecha cierta de necesidad de entrega (el perodo en el caso de alquileres, servicios o subcontrato), y el lugar de entrega o prestacin del servicio.
El costo previsto actualizado segn presupuesto vigente. La clase I, II o III, del Producto a comprar o Servicio a contratar. Toda otra informacin que el emisor considere necesaria a los efectos de tener en cuenta en el proceso de compra de productos o de servicio para especificarla en forma inequvoca. Los proveedores sugeridos por la Gerencia de rea o Proyecto. Cuenta contable y elemento de imputacin (PEP, Operacin Grafo, Centro de Costos)

Gestin de Compras: Circuito y Aprobaciones

Fase 2: Desde la Recepcin en Compras hasta la emisin de la O.C
Revisin SOLPED y distribucin al comprador Anlisis Ofertas, Comparativa, Evaluacin y emisin OC

Pedido Cotizacin

Envo de Ofertas

Aprobacin OC

COMPRAS

Coord. de ABA

Comprador

Proveedores Comprador Coord Compras, GAN, Gte Aba, Gte O&M, CM 2 Das prom. 3 Das prom. 3 Das prom.

Proveedor

1 Da prom.

2 Das prom.

Entre 5 y 15 das

Tiempos aproximados en Skanska para esta Fase

Gestin de Compras: Circuito y Aprobaciones

Fase 3: Desde recepcin de la OC por el proveedor hasta la llegada a Obra
Fabricacin, embalaje, transporte a almacn Control de Calidad, recepcin y despacho Control de Calidad, recepcin y despacho

Proveedor

Almacn SK

Transporte

Paol Servicio

Usuario SK para uso o instalacin

Cliente

5 Das prom.

3 Das prom.

1 a 45 Das

2 Da prom.

Entre 5 y 45 das

Tiempos aproximados para esta Fase

Gestin de Compras:
EMISION Y APROBACION DE: Nota de Pedido SOLPED Orden de Compra Ingreso Paol Salida Paol INTERVIENEN: Usuario Lder Administrativo GAN Almacenero TIEMPO PROMEDIO: Entre 3 y 20 das

Tiempos y Responsabilidades
EMISION Y APROBACION DE: Oferta Fabricacin Gua Remisin Doc. Tcnica INTERVIENEN: rea Comercial Despacho Calidad TIEMPO PROMEDIO: 5 das (Salvo provisiones especiales)

EMISION Y APROBACION DE: Pedido de Cotizacin Evaluacin Proveedor Anlisis de Ofertas Comparativa Orden de Compra Recepcin Almacn Control de Calidad Despacho, Transporte
INTERVIENEN: Coord. Compras Gerente de ABA Almacenero TIEMPO PROMEDIO: Entre 5 y 15 das

SERVICIO

ABASTECIMIENTO

PROVEEDOR

Certificacin de Servicios
La Certificacin de Servicios la realiza el usuario responsable de la supervisin del servicio o subcontrato y la aprueba el Lder de Servicio y el GAN. Luego el responsable designado ingresa esta certificacin al SAP. Se debe considerar siempre: No certificar Precios sino cantidades. Certificar en la misma unidad de medida que la OC. Verificar la existencia de la doc.necesaria en cada caso. (Check List segn procedimientos)

Recepcin de Materiales y administracin de Almacenes, Bodegas y/ Paoles Aplica el Procedimiento PE.AB.05 RECEPCION, ALMACENAMIENTO, DESPACHO Y DEVOLUCIN DE PRODUCTOS COMPRADOS PARA OBRAS Y SERVICIOS.

Procedimiento PE.AB.05: Organizacin

Skanska tiene 3 tipos de almacenes o paoles: 1) Almacn de Trnsito en Chorrillos. 2) Almacenes de Stock (Repuestos) en Obras y Servicios 1) Paoles o Bodegas en Obras y Sercivios para materiales no stock.

Planificacin de la demanda y definicin de stocks.

El Lder de Servicio o quien el designe, define y actualiza los stocks cclicos, facilitado al responsable de bodega/paol un reporte indicando lo siguiente:

Descripcin del articulo, Cdigo, Cantidad a consumir / Perodo de tiempo, Centro de Costo
El responsable de almacn y/o bodega elabora las SOLPED considerando las cantidades y los plazos de entrega para garantizar el aprovisionamiento adecuado del usuario y mantener un stock de emergencia para enfrentar imprevistos (Picos de consumo, demora en los plazos de entrega, etc.)

Para el caso de stocks crticos previamente establecidos, la reposicin del stock ser en forma inmediata, el responsable de almacn realizar la Solicitud de Pedido correspondiente con la aprobacin del usuario.
El responsable del Almacn/Bodega es el responsable de la administracin de stocks. Los usuarios deben emitir sus solicitudes de pedido (Solped) o Notas de Pedido de acuerdo a sus consumos peridicos de materiales, consumibles, EPP, para el caso de repuestos deben remitir la informacin de sus consumos para que el almacn emita las respectivas Solped de Stock.

Recepcin de Materiales y Equipos.

El Responsable de Almacn/Bodega tiene a su cargo la recepcin, verificacin, acopio, custodia y despacho de todos los materiales y/o equipos del Servicio. Tanto aquellos que son propiedad de Skanska como los entregados por el Cliente para su utilizacin en el Servicio. Debe controlar los movimientos, ingresos, salidas y saldos (stock) mediante un sistema informatizado. Verifica que los materiales y/o equipos recibidos incluyan toda la documentacin solicitada en la OC (por ejemplo: certificados de calibracin, certificados de calidad, garantas, manuales, etc.) y estn debidamente sealizados segn el procedimiento PE.AB.01 Verifica que los datos contenidos en la Gua de Remisin del Proveedor o de Skanska (en caso de transferencia) coincidan tanto con el material y/o equipo entregado como con lo indicado en la Orden de Compra. Para esto debe realizar una inspeccin visual y conteo fsico de los materiales. Una vez recibido el material y/o equipo sella la GR del Proveedor o de Skanska con el sello Recibido a Revisar. Posteriormente realiza una revisin mas exhaustiva y de ser conforme sella la GR, con el sello Recibido Conforme. En todos los casos se genera el archivo Guas de Remisin del Proveedor el cual debe estar archivado con la Orden de Compra y ordenado por proveedor.

Si la recepcin no es conforme confecciona una Nota por Suministro Irregular de Materiales, indicando las irregularidades y se la enva al responsable de activacin y seguimiento.

Almacenamiento, Embalaje y Custodia de Materiales y Equipos.

Almacenamiento, la asignacin del lugar zona se har en funcin de las caractersticas y tipo de material, debern estar debidamente identificados con su Bincard (Fo.PE.AB.04.02), rotulados y sealizados .. Se debe verificar que el embalaje de los materiales y/o equipos sea el indicado para cada suministro, (de acuerdo a las condiciones contractuales de la orden de compra), y exigencias del cliente. Para aquellos productos que se centralice su distribucin en Almacn Lima, el personal de dicho almacn se encargara de realizar el proceso de embalaje Si existen en custodia equipos que requieren mantenimiento peridico debe solicitar al responsable del rea de equipos de Sede o Servicio instrucciones para realizar estos mantenimientos. Estas instrucciones deben estar adosadas al equipo en forma visible. El responsable de Almacn y/o Bodega debe identificar los Bienes de Uso que reciba para acopio o custodia con su Nmero de Activo y/o NL (en el caso de los equipos tarifados). Esta informacin puede obtenerla del responsable de Administracin o del responsable de Equipos del servicio o proyecto.

Despacho de Materiales y Equipos

Almacen de Transito Chorrillos despacha los materiales y/o equipos a su destino final teniendo en consideracin las fechas de entrega requeridas, optimizando la utilizacin de los medios de transporte de que dispone y verificando que se cumpla con el procedimiento PE.AB.01, especialmente en lo referido a Seguros de Transporte. Siempre se debe emitir una Gua de Remisin.
En el caso de que no disponga de transporte, debe notificar inmediatamente al usuario solicitante para que proceda a retirar el material y/o equipo.

Se emite un Vale de Salida/devolucin, con excepcin del Almacn de Transferencia, que despacha con GR de Skanska. El usuario o el destinatario final devolverlos firmados de conformidad o caso contrario acompaarlo de la debida Nota por Suministro debe Irregular de Materiales.
El usuario completa el Vale de Salida/Devolucin en original y copia y activa la aprobacin del mismo. El responsable del Almacn o Bodega verifica los datos del mismo, consulta el registro de firmas autorizadas y de ser conforme, entrega el material y/o equipo, sella el vale como Entregado, archiva el original como constancia del egreso, Se entrega al usuario receptor una copia. El control de ingresos, salidas y saldo se realiza con una planilla Excel segn formato del procedimiento. En breve se implementara un software de control de stock para bodegas y paoles sin SAP. Para el caso de entrega de EPP en los Almacenes / Bodegas se aplicar el mismo procedimiento utilizado para cualquier otro tipo de material pero en este caso el usuario deber entregar, previo al retiro, el elemento de proteccin personal deteriorado y deber firmar la planilla personal Ficha de Entrega de EPP

Transferencia entre almacenes y devoluciones

Dada la necesidad de abastecer materiales, equipos, EPP, etc. de un Almacn a otro, de un Almacn a una Bodega Paol, se proceder de la siguiente manera: Se realizar la transaccin de transferencia de aquellos elementos solicitados.

Cuando no cuenten con sistema SAP se realizar la transferencia por medio del formulario Transferencia de Costos el cual deber estar aprobado tanto por el emisor como por el receptor. Copia del mismo se debe enviar al responsable de Administracin.
Si se tratar de un activo fijo se deber emitir un Movimiento de Bien de Uso (MBU) el cual deber estar aprobado tanto por el emisor como por el receptor. Copia del mismo se debe enviar al responsable de Administracin. Posteriormente personal de almacn proceder al envo fsico del material y/o equipo transferido, realizndo los procesos de embalaje adecuados. En el caso de que el usuario no requiera la cantidad de material que inicialmente solicit podr devolver dichos materiales al Almacn, Bodega, Paol del cual fue retirado elaborando un Vale Manual con los siguientes datos: Unidad de Negocios, Centro de Costo, Fecha, Nro. De Vale de despacho de origen del producto, Cdigo de material, Cantidad. El Vale Manual deber tener las aprobaciones correspondientes. Personal del Almacn verificar las cantidades y la condicin de los elementos a ser devueltos, posteriormente se efectuar la transaccin correspondiente aplicndola al stock.

Principales Tareas
Parte de Ingreso de Materiales Verificacin de Stock en otros almacenes de Skanska SOLPED de Stock (almacn con SAP)

Informa al Lder de Servicio de daos, faltantes o roturas por mal uso

Prepara los envos de los materiales y/o equipos dados de baja para su venta en Remate. Mantiene los Instrumentos calibrados. Mantiene stocks mnimos necesarios para las tareas que se desarrollen, e informa al Lder de Servicio de las dificultades que se presentan. Devuelve los envases (tubos, cilindros, etc.) y materiales, equipos o herramientas alquilados a terceros, teniendo especial atencin que los mismos no permanezcan inmovilizados mas tiempo del necesario. Dispone de los residuos en un todo de acuerdo con las normas de CSMA de Skanska y del Cliente, con especial atencin en los residuos txicos, contaminantes y fiscalizados. Entrega repuestos contra entrega (anterior o posterior a la reparacin o cambio) del elemento usado. Los acopia en un rea sealizada, y peridicamente reporta a Almacn Lima el stock de repuestos usados almacenado para definir su destino final. Realiza controles peridicos de existencia de materiales a los fines de determinar faltantes, prevenir deterioros, dejando constancia de los mismos.

Registros y Reportes a emitir en Almacn

Enva mensualmente la informacin actualizada de los Instrumentos calibrados a Administracin de Instrumentos indicando las novedades: incorporaciones, bajas, etc. Registro de Rotura, Prdida y/o Extravo de Herramientas y Baja de Equipos con autorizacin del Lder de Servicio Acta de Entrega de Herramientas Autorizacin de descuento por deterioro o prdida (FO.PE.RH.08-01) y el Acta de No Adeudos FO.PE. RH.08-02, y registra las altas y bajas de Herramientas entregadas al personal de la Empresa y de los Subcontratistas.

Entrega al personal los (EPP). Registra en la Planilla Ficha de Entrega de EPP. y registra la entrega y devolucin de herramientas y EPP en el Legajo Personal del trabajador.
Mantiene un Registro de las Firmas autorizadas del personal de la Empresa y de los Subcontratistas para el retiro de materiales, y controla en el Vale de Salida/Devolucin, si las firmas son las correctas. Emite Acta de Entrega de Herramientas a Subcontratistas correspondiente.

Informa al responsable del Almacn Lima las fechas programadas de desafectacin de materiales y/o equipos, a fin de optimizar la utilizacin de los mismos.
Enva mensualmente al Coordinador de Servicios Generales de Sede un informe de almacn. Incluyendo Inventario actualizado al cierre del mes, Entradas y Salidas, destacando aquellos materiales sobrantes o disponibles, as como cualquier otra novedad. As como un inventario mensual de equipos (Bienes de Uso) los cuales debern estar identificados con el Nro. De Activo y NL (si es un equipo tarifado).

Catalogacin: PE.AB.02 Catlogo de Materiales

En todas las SOLPED el solicitante debe indicar el Cdigo asignado al Producto o Servicio existente en la base de datos del Sistema SAP o bien, solicitar su alta. El Sector que requiera un Producto o Servicio y no cuente con el Nmero de Catlogo, recurre al Administrador del Catlogo y solicita el alta detallando en el formato Template para creacin de repuestos o Template para creacin de materiales los datos necesarios para la creacin del cdigo

Circuitos especiales de solicitud de compras

Instrumentos: Las SOLPED de instrumentos y su calibracin debe canalizarse por Administracin de Instrumentos Paola Mendoza Equipos Mayores: Las SOLPED por alquiler o compra de equipos mayores deben canalizarse por Administracin de Equipos Armando Delgado. Hardware, Software y Comunicaciones: Las SOLPED por alquiler o compra de estos equipos debe canalizarse por Sistemas Jorge Preciado. Activos Fijos: Las SOLPED por compra de activos fijos deben ser aprobadas por la Gerencia de O&M, Administracin y el Country Manager.

SAP: Estructura Organizativa Mnima

La utilizacion de SAP requiere de una estructura mnima en RRHH para su implementacin:
1) Un usuario emisor de SOLPED de no stock. 2) Un usuario con atributos de Almacenero: Emite SOLPED de Stock, Recepciona Materiales, y Recepciona Servicios. 3) Un usuario para emisin de Avisos y OT para mantenimiento de equipos propios. 4) Un usuario para certificacin de servicios. 1, 2 Y 3 no pueden ser el mismo usuario.

SAP: Infraestructura Mnima (recursos)

La utilizacion de SAP requiere de una infraestructura mnima en comunicaciones para su implementacin: 1) Acceso a Red Skanska en el servicio y oficinas administrativas. 2) Licencias para uso SAP de todos los usuarios. 3) Acceso exclusivo a computadora e impresora de todos los usuarios SAP. 4) Acceso a correo electrnico de todos los usuarios.

Facturas Conformadas (Excepciones)

Pueden realizarse compras de productos sin emitir la correspondiente Orden de Compra, autorizndola a travs de la firma de la factura, en los nicos casos en que se cumplen las siguientes condiciones en forma simultnea: El monto de la compra es menor o igual a US$ 2,500 + I.G.V. Se trate de productos Standard que no requieren una especificacin ms detallada que la descripcin y/o nmero de parte que se indique en la factura. No se requiere acordar condiciones de compra que deban ser fijadas en una Orden de Compra. No requiere seguimiento. No requiere ingreso en Almacn. Est prohibido fragmentar una compra de monto superior a US$ 2,500 + I.G.V. en distintas facturas de modo tal que se busque forzar la aplicacin del presente procedimiento para compras por montos inferiores a US$ 2,500 + I.G.V.

Las condiciones de compra deben figurar en la Oferta del Proveedor y en la Factura.

Las facturas correspondientes a los siguientes conceptos podrn pagarse a travs del mecanismo de factura conformada independientemente del monto de las mismas: Factura por servicio de telefona fija y/o mvil, Factura por servicio de suministro de energa elctrica y otras similares (gas, agua, etc.), Facturas por servicios municipales (ej: tasas de alumbrado) y otras de similares caractersticas