Tcnicas para un buen diseo de planillas

Ventajas de un buen diseo

Leer los datos Entender el sitio de la hoja Usar la informacin de la hoja Actualizar la hoja Ubicar rpidamente las partes importantes

Preguntas de anlisis
Propsito: Para qu es? Qu preguntas contesta? Datos: Qu datos son utilizados y de donde provienen?

Clculos: Como se hace eso? (Qu partes son calculadas y qu frmulas son usadas para hacer los clculos?) Cambios: Permitir esta hoja agregar o cambiar los datos ms tarde? Es eso importante para esta hoja en particular? Ser eso fcil de hacer?

Informacin de Documentacin
Nombres & fechas - creacin y revisin Propsito de la hoja Fuente de los datos Frmulas usadas Qu celdas estn vinculadas con que otras? Reglas de formateo Condicional Cualquier explicacin especial sobre el porqu dispuso la hoja de esta manera.

Mtodos de documentacin
Externo: Usted podra anotarlo en una libreta o en fichas. Pero entonces tiene que recordar bien donde lo puso! Tendra un nuevo usuario acceso a su anotaciones? Interno: Tener sus notas dentro de la misma hoja de clculo prevendr que las pueda perder. Que mtodo elige, depender de cunto tiempo hace que se escribieron dichas notas y con qu frecuencia necesita referirse a las mismas.
Notas en una hoja separada del libro de trabajo Notas en reas en blanco de la hoja Notas en los Comentarios adjuntos a las celdas.

Planificar
1. Establecer las Metas 2. Identificar Ingresos (Valores y frmulas) 3. Identifica Egresos 4. Esquema del Diseo
A. Entrar Datos. Facilite el ingreso de los datos. Es ms fcil entrar los datos con precisin cuando la hoja utiliza el mismo orden en el que se entran los datos originales. B. Usando la Hoja Que tamao de papel o de pantalla va a usar? Es fcil de leer la hoja? Es fcil de encontrar la informacin ms importante? Puede ver el usuario los rtulos de las filas y de las columnas que tengan registros largos? C. Cambiando la Hoja ms Adelante; Se agregarn nuevos registros? Se va a necesitar agregar filas o columnas? Las Frmulas deben disearse con cuidado, para asegurar que funcionarn bien despus que se agreguen nuevos datos. D. Imprimir

Ser necesario imprimir la hoja de clculo?

Consideraciones de formato Qu resultados se mostraran? Orientacin de la pgina Configuracin de impresin Impresin de ttulos Encabezados y pie de pgina

Conjeturas de Prueba
A. Nmeros fciles Probar la hoja de clculo con cifras fciles de calcular, para poder comprobar que el resultado es el correcto. B. Nmeros Conocidos Pruebe su hoja con datos reales de los que conozca el resultado.

C. Nmero Especiales Pruebe datos en casos especiales, como valores de cero, celdas en blanco, nmeros de valor muy pequeo y nmeros muy grandes. Tienen las columnas un ancho suficiente para poder mostrar los nmeros ms pequeos y los ms grandes que espera ver? Maneja bien su hoja estos casos especiales, o se enloquece? Si aparece un mensaje de error, este explica que hay que hacer?

Qu datos deberan incluirse en filas y cules en columnas?

Los datos que vayan a ser ms abundantes se dispongan en filas en lugar de en columna Tomar en consideracin diseo de la pgina (vertical/horizontal) Podra resultar conveniente utilizar una planilla larga verticalmente y as usar las teclas Re Pg y Av Pg para desplazarse por la pantalla Las hojas anchas y poco profundas pueden resultar molestas de gestionar si debe desplazarse continuamente para encontrar la informacin adecuada y tratar saltos de columna extraos al imprimir

Ejemplo

Ejemplo