CIERRE CONTABLE

Pasos a seguir para un Cierre al 100%

PRESENTACIN

En cumplimento de la presentacin a la DNCP de los Estados Financieros y Presupuestarios, ao a ao las Instituciones Pblicas (GL, GR y GN) transmiten a travs del Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF su Informacin Contable para la Preparacin de la Cuenta General de la Repblica.

PRESENTACIN
Como Pliego SLO integra la informacin registrada como Unidad Ejecutora.

Como Ejecutora permite realizar TODOS los REGISTROS de Informacin Contable, levantar Observaciones y Llenar los Formatos de Cierre.

I. CONSIDERACIONES GENERALES:

I.I Mdulo Administrativo I.II Mdulo Contable

I.I MDULO ADMINISTRATIVO

Registros en Estado APROBADO al 100%, Para ello ingresar a men Reportes=>SIAF=>Formatos Siaf.

I.I MDULO ADMINISTRATIVO

No deben existir MODIFICACIONES al Registro SIAF en estado diferente de APROBADO. Se verifica en men Registro=> Modificacin => (De registro SIAF, De RUC, De Tipo de Anulacin, De Contratos, De Secuencia TO).

I.I MDULO ADMINISTRATIVO

Se debe consignar la FECHA que entrega los Documentos Emitidos (ya sean Cheques Girados o Cartas Ordenes), de tal manera que sincere las Cuentas de Orden. Este registro se hace en el Men Registro=>Documentos Emitidos.

I.II MDULO CONTABLE

Contabilizacin al 100% de los Registros Administrativos, se verifica en el Men Registro=>Contabiliza=>Registros Administrativos.

I.II MDULO CONTABLE

Contabilizacin al 100% de los Documentos Entregados (Cuentas de Orden) en relacin a los Cheques girados y Cartas Ordenes entregadas. Se verifica en Registro=>Contabiliza=>documentos Entregados.

I.II MDULO CONTABLE

Cruzar que los Saldos de la Cuenta 8501 cuadre exactamente con el EP-1 (Total Ingresos-RO) y la Cuenta 8601 cuadre exactamente EP-1 (Total Gastos).

LUEGO DE HABER MAYORIZADO FINANCIERAMENTE HASTA DICIEMBRE

LUEGO DE HABER MAYORIZADO PRESUPUESTALME NTE HASTA MES CIERRE

II. PASOS PARA INICIAR CIERRE

II.I Mayorizar hasta el Mes Cierre, Detectar y Levantar las Inconsistencias. II.II Notas Contables de Traslado. II.IIINotas Contables de Cierre.

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

Validar Contabilizacin

Mayorizar Cuentas, Validar Saldos

Pre Cierre

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

Validar Contabilizacin

(1)Detecta los Registros NO Contabilizados. (2)Detecta los Registros que NO ha Contabilizado la Fecha de Entrega (Cheques y Carta Orden). (3)Detecta Posibles errores de Cuadre por problemas de Data.

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

Cmo LEVANTAR Contabilizacin? Observaciones Contable de y validacin Contabilizar de los

(1) Ingresar al Mdulo Expedientes que FALTAN.

(2) Ingresar a Contabilizar Documentos Entregados y Contabilizar TODOS los Cheques y Cartas Ordenes Entregadas. (3) Descontabilizar y Contabilizar Nuevamente el expediente, o volver a grabar la Nota Contable.

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

Mayorizar Cuentas, Validar Saldos

4. Valida que la Estimacin, Desvalorizacin, Depreciacin, y Amortizacin no Sean Mayor al Saldo de la Cuenta del Activo.

(1) Valida que las Cuentas Inactivas no Tengan Saldo.

(2) Valida que las cuentas tengan Saldo solo a nivel Detalle.

(3) Valida que las cuentas no tengan saldo contra su naturaleza.

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

Cmo LEVANTAR Observaciones de Mayorizacin y Validar Saldos?
(1) Verificar el Men Consultas=>Plan Contable que la Cuenta este INACTIVA, si corresponde a un mes abierto descontabilizar y volver a contabilizar a la Cuenta Correspondiente. (2) Verificar el Men Consultas=>Plan Contable el Nuevo detalle de la Cuenta Contable, si corresponde a un mes abierto descontabilizar y volver a contabilizar a la Cuenta Correspondiente. (3) Verificar el Men Consultas=>Plan Contable la naturaleza de la Cuenta respectiva, si corresponde a un mes abierto descontabilizar y volver a contabilizar a la Cuenta Correspondiente. (4) Se recomiendo ingresar al Men Reportes=>Libros Auxiliares=> Auxiliar Estndar y Analizar los asientos que descuadran las Cuentas.

II.I MAYORIZAR, LEVANTAR INCONSISTENCIAS

Pre Cierre

Realiza las Funciones de los dos botones previos de Validar Contabilizacin y Mayorizacin de Cuentas, Validar Saldos.

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

Al Cierre del ejercicio, Contabilidad debe realizar los Traslados necesarios segn la naturaleza de sus operaciones y los Saldos de sus Cuentas. En el SIAF, debe utilizar: Cdigo: 120000 Regularizacin Patrimonial

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(1)120000 002 Traslado del Saldo ACREEDOR de la Cuenta Hacienda Nacional Adicional a la Hacienda Nacional.

120000 003 Traslado del Saldo DEUDOR de la Cuenta Hacienda Nacional Adicional a la Hacienda Nacional

Se traslada el Saldo del AO ANTERIOR (2009) . Para ello podemos ver el Balance Comprobacin del Ao Anterior El Asiento de Apertura del Ao Actual Balance de Comprobacin Ao Actual.

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(2)120000 007 Traspasos y Remesas RECIBIDAS (Acreedor) a Hacienda Nacional Adicional.

120000 008 Traspasos y Remesas ENTREGADAS (Deudor) a Hacienda Nacional Adicional.

Se traslada el Saldo Recibido en el AO ACTUAL (2010) . Para ello podemos ver el Balance Comprobacin.

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(3)120000 006 Traslado a Resultado de Operacin

Consiste en ir Saldando los Ingresos y Gastos de Operacin, Para ello utiliza la Cuenta PUENTE 6101.

Debe ir cuadrando con el RESULTADO del EF-2

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(3)120000 005 Traslado EL Resultado de Operacin al Resultado del Ejercicio

Se utiliza para saldar la Cuenta PUENTE 6101.

Debe ir cuadrando con el RESULTADO del EF-2

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(3)120000 005 Traslado a Resultado del Ejercicio

Traslada Otros Ingresos y Gastos de la Institucin (Financieros), Para ello utiliza la Cuenta PUENTE 6101.

Debe ir cuadrando con el RESULTADO del EF-2

II.II NOTAS CONTABLES DE TRASLADO

(3)120000 005 Traslado a Resultado ACUMULADOS

El Resultado del Ejercicio deber incorporarse al Resultado ANUAL, a la Cuenta del Balance General

II.III NOTAS CONTABLES DE CIERRE

Al Cierre del ejercicio, Contabilidad debe Saldar (dejar en cero) todas las Cuentas Contables: Patrimoniales, De Orden y Presupuestarias. En el SIAF, debe utilizar: Cdigo: 130000 Asientos de Cierre

III. LLENADO DE FORMATOS

III.I LLenado de Estados Financieros (Validaciones). III.II LLenado de Anexos Financieros (Validaciones).

III.I LLENADO DE EEFF

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto EF3

Son los datos que llegan con la Versin automticamente del Ao anterior 2009.

Copiar lo montos de las Notas de Traslado. Cuadrar columna a columna y fila a fila con el Balance General.

III.I LLENADO DE EEFF

Estado de Flujos de Efectivo EF4

Se ha creado una nueva columna para reclasificar los Saldos recibidos con la Versin a fin de regularizar posibles errores en el formato.

III.II LLENADO DE ANEXOS FINANCIEROS

Anexos Financieros (De AF1 hasta AF6)
Valida con Apertura el

Valida con el HT1 - Constructivo

El Saldo NETO o TOTAL valida con el Rubro correspondiente en el EF-1

III.II LLENADO DE ANEXOS FINANCIEROS

Anexos Financieros AF-7

El Total FINAL debe cuadrar con la Cuenta Hacienda Nacional Adicional del Balance General EF1. Para llenar rpidamente este formato se recomienda cruzar o tomar los datos del EF3.

III.II LLENADO DE ANEXOS FINANCIEROS

Anexos Financieros AF-8 , AF - 8, AF-12 y AF-13

Son Formatos Automticos , slo si se tienen Saldo en las cuentas Contables respectivas, mostrar el Reportes.

III.II LLENADO DE ANEXOS FINANCIEROS

Anexos Financieros AF-9

A pesar de NO tener validaciones en el Sistema, la DNCP hace cruce de cuentas para El El Neto Neto Girado Pagado se este se Formato. toma toma con el con lado el Debe lado de Haber la cuenta de la 2105. cuenta (Libro 2105. Anlisis (Libro Cuenta Anlisis Registro) Cuenta Registro)

Recomendaciones
* Se recomienda,