Tema: 02

Las Organizaciones.

Sistemas Clasificacin de los Sistemas.

La Empresa Como Organizacin. Sistema Abierto. Elementos del Sistema. Proceso Administrativo.

Mag. Francisco Blondet Medrano

Existe una organizacin cuando:

Haya personas capaces de comunicarse. Estn dispuestas a actuar conjuntamente. Cuando desean obtener un objetivo comn.

En que se Caracterizan las Organizaciones.

1. 2. 3. 4. 5. 6. En su complejidad a una mayor divisin del trabajo corresponde una mayor complejidad. Anonimato lo importante es el trabajo las tareas, obligaciones sea la actividad realizada no quien la realiza. Rutinas procedimientos canales de comunicacin. Estructuras personalizadas no oficiales las caractersticas de los grupos informales. Tendencias a la especializacin y proliferacin de funciones generacin de competencias profesionales o tcnicas. Tamao dado por el numero de participantes o dependencias.

 Las organizaciones son una de las mas complejas y notables instituciones sociales que el hombre a construido y no hay dos iguales.

Las Tres Etapas de la Organizacin en el Transcurso del Siglo XX

Industria Clsica
Periodo 1900 - 1950

Industria Neoclasica
1950 - 1990

Era de la informacin
Post.1990

Estructura organizacional predominante

Funcional Burocrtica Rgida, Centralizada Piramidal e inflexible nfasis en los rganos

Teora X Centrada en los valores y en las tradiciones del pasado. nfasis en el mantenimiento del status quo valora la experiencia. Esttico previsible ,pocos cambios, graduales .escasos desafos ambientales Como factores materiales (fsicos) de produccin y estticos, sujetos a rgidas normas y reglamentos de control Relaciones Industriales

Matricial hace nfasis en la departamentalizacion por productos o servicios o unidades estratgicas

Transicin centrada en el presente, en lo actual. nfasis en la adaptacin al ambiente.

Fluida y flexible, totalmente descentralizada mantiene redes de equipos interfuncionales

Teora Y Centrada en el destino futuro. nfasis en el cambio y la innovacin Valora el conocimiento y la creatividad. Cambiable imprevisible y turbulento. Cambios grandes e intensos. Como seres Humanos Preactivos, dotados de inteligencia y habilidades que deben ser desarrolladas. Administracin de Personas

Cultura Organizacional

Ambiente Organizacional

Intensificacin de los cambios mas rapidez en estos Como recursos organizacionales que deben ser administrados.

Modo de tratar a las Personas

Denominacin

Administracin de recursos humanos

Las organizaciones como sistemas sociales

El hombre depende de las organizaciones para todo empezando por nacer, aprender, trabajar, ganar un salario, curar sus males, obtener todos los productos y servicios que necesita.

Un organismo social se parece a un organismo individual en mucho:

1. En el crecimiento. 2. En la forma de hacerse mas complejos a medida que crece. 3. En el hecho de que al hacerse mas complejo sus componentes necesitan mayor interdependencia. 4. Ambos estn en un proceso continuo de reciclaje de material, energa o informacin.

Enfoque de katz y kahn teora de sistemas

Importacin - Transformacin -Exportacin de energa.

Los sistemas son ciclos de eventos: tienen carcter cclico.

Entropa: proceso por el cual todas las formas organizadas tienden al agotamiento, la desorganizacin, la desintegracin y finalmente la muerte. La informacin: como insumo transformacin de los materiales que contienen energa los cuales se transforman en accin y en trabajo. Estado de equilibrio y homeostasis dinmica: intercambio de energa con el ambiente salida y entrada de flujo constante. Diferenciacin. Multiplicacin de cargos, funciones, papeles que dan en una especializacin. Equifinalidad: distintos caminos nos llevan a u mismo fin. Limites o fronteras: son las barreras entre el sistema y el ambiente.

Enfoque de Tavistock sistema socio tcnico

Sistema tcnico o de tareas: tecnologa variables tecnolgicas. Sistema gerencial o administrativo: polticas procedimiento y reglas sistema de recompensas y castigos. Sistema social o humano cultura organizacional valores y normas. Tanto la organizacin como sus miembros estn involucrados en un proceso de adaptacin mutua auque se busca un equilibrio entre los individuos y la empresa. Puesto que las empresas son unidades sociales que persiguen objetivos especficos su razn de ser es servir a estos objetivos.

1.- (Sistema de Organizacin Administrativa). El Sistema de Organizacin Administrativa en el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologas, que a partir del marco jurdico administrativo del sector pblico, del Plan Estratgico Institucional. y del Programa de Operaciones. Anual, regulan el proceso de estructuracin organizacional de las entidades pblicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales. 2.- (Objetivos del Sistema de Organizacin Administrativa). El objetivo general del Sistema de Organizacin Administrativa, es optimizar la estructura organizacional del aparato estatal, reorientndolo para prestar un mejor servicio a los usuarios, de forma que acompae eficazmente los cambios que se producen en el plano econmico, poltico, social y tecnolgico.

Los objetivos especficos son:

Lograr la satisfaccin de las necesidades de los usuarios de los servicios pblicos. Evitar la duplicacin y dispersin de funciones. Determinar el mbito de competencia y autoridad de las reas y unidades organizacionales. Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la comunicacin, la coordinacin y el logro de los objetivos. Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de productividad y eficiencia econmica.

(Principios del Sistema de Organizacin Administrativa).

Los principios en los que se sustentan las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa son: a. Estructuracin tcnica.-La estructura organizacional de cada entidad se definir en funcin a su Plan Estratgico y Programa de Operaciones Anual, aplicndose criterios y metodologas tcnicas de organizacin administrativa. b. Flexibilidad.- La estructura organizacional de la entidad se adecuar a los cambios internos y del entorno. c. Formalizacin..- Las regulaciones en materia de organizacin administrativa debern estar establecidas por escrito. d. Servicio a los usuarios.-La estructura organizacional de la entidad estar orientada a facilitar la satisfaccin de las necesidades de servicios pblicos de los usuarios, a travs de su prestacin en forma gil, eficiente y con equidad social.

Algunas Diferencias entre Eficiencia y Eficacia EFICIENCIA

nfasis en los medios
Hacer correctamente las cosas Resolver los problemas Salvaguardar los recursos Cumplir tareas y Obligaciones Capacitar a los subordinados Conservar las maquinas Asistir a los templos Rezar

EFICACIA
nfasis en los resultados y fines
Hacer las cosas correctas Lograr objetivos Utilizar los recursos de manera optima. Obtener resultados y agregar valor Proporcionar eficacia a los subordinados Maquinas disponibles Practicar los valores Religiosos Ganar el cielo

Jugar ftbol con arte

Ganar el campeonato

(Interrelacin con otros sistemas).

En base a los procesos y funciones determinados por cada uno de los Sistemas de Administracin y Control Gubernamentales, el Sistema de Organizacin, administrativa establece la estructura organizacional necesaria para el funcionamiento de los mismos. El Sistema de Organizacin Administrativa interacta en mayor grado con los siguientes Sistemas.

a. El Sistema de Programacin de Operaciones considerando el Plan Estratgico

Institucional, la misin y los objetivos institucionales, establece los objetivos de gestin, las operaciones y recursos de la entidad, en base a los cuales se identifican las necesidades de organizacin. El Sistema de Organizacin Administrativa a su vez, prev y establece la estructura organizacional para la elaboracin y ejecucin del Programa de Operaciones Anual. b. El Sistema de Administracin de Personal, define, en relacin con el Sistema de Organizacin Administrativa, las normas y procesos de programacin de puestos, contratacin y asignacin de funciones del personal necesario para desarrollar las funciones de las unidades organizacionales. El Sistema de Organizacin Administrativa a su vez, conforma las reas y unidades, establece medios e instancias de comunicacin y coordinacin interna y externa y procesos que sirven de base para la programacin de puestos, la contratacin y asignacin de funciones.

c. El Sistema de Control Gubernamental, establece disposiciones y normas bsicas de control

interno relativas al Sistema de Organizacin Administrativa, y ejerce el control sobre el funcionamiento del mismo. El Sistema de Organizacin Administrativa establece a su vez, los manuales y reglamento especfico de la entidad, que sirven de base para el control gubernamental.

La Empresa.
Empresa. Unidad de control y decisin que utiliza diferentes insumos para producir bienes o servicios. Las empresas, segn su propiedad, pueden ser privadas o pblicas; en el primer caso pertenecen a un empresario o conjunto de empresarios, mientras que en el segundo la propiedad es del Estado, ya sea a nivel nacional, regional o municipal.

Las empresas son, por lo tanto, unidades de decisin que efectan elecciones econmicas. De la existencia de mltiples empresas, de muy variadas caractersticas, depende la abundante oferta de bienes y servicios que caracteriza a las economas modernas. Cada una de ellas aprovecha una circunstancia particular, un deseo especfico de los consumidores o una aptitud especial para producir mercancas que stos demandan.

El estudio del funcionamiento de la empresa, la llamada teora de la firma que desarrollaron los neoclsicos, result de suma importancia para el desarrollo de la microeconoma. En la misma se analiza a la empresa como una entidad abstracta que, conociendo la demanda y los costos existentes, trata de maximizar sus beneficios en un mercado competitivo. Se trata obviamente de un modelo abstracto, no de la descripcin de la realidad con todos sus matices, que -sin embargo- ha resultado de gran utilidad para hacer predicciones acerca del comportamiento de los mercados y de las firmas que en ellos participan.

Empresario.
Abstractamente considerado, el empresario es el factor que organiza el proceso de produccin. Aunque sta, en la prctica, es llevada a cabo por un conjunto organizado de especialistas -la gerencia- el empresario sigue siendo el factor decisivo en la creacin y desarrollo de las empresas: Es l quien invierte el capital necesario para la creacin y funcionamiento de las mismas y quien asume, por lo tanto, los riesgos inherentes a la participacin en el mercado. Igualmente es el empresario quien, en ltima instancia, asume las decisiones ms importantes en cuanto a la marcha de la firma y quien carga con las prdidas en el caso de que la empresa fracase. La existencia de sociedades colectivas de diverso tipo diluye a veces estas responsabilidades pero, en todo caso, siempre hay un individuo o grupo reducido de individuos que asume la tarea de coordinacin central arriba enunciada.

 Es sabido que existen distintas empresas, variadas formas organizacionales, distintivas entidades dentro de todo contexto y comunidad. Empresario considera que su organizacin empresa es nica, lo que es absolutamente cierto, pero no siempre llegan a identificar como es que ese carcter nico e irrepetible guarda algunas diferencias y semejanzas sistemticas con otras organizaciones. Y lo que sera ms importante an, llegar a averiguar dentro de algn sector de la economa en particular, y dentro de ste sector, cul es el arreglo organizacional que ante ciertas caractersticas es la ms efectiva y eficiente en el tiempo (Eric Gaynor Butterfield: Michigan State University, East Lansing, Michigan - Organizational Behavior; 1973).

Recursos /Informacin/Energa

Procesamiento

Resultados

Recursos materiales

Maquinas y Equipos Materia Prima Tecnologa, Procesos Energa Elctrica Combustibles

EMPRESA
Varios Subsistemas Cada uno de los Cuales se especializa en Procesos de Recursos Informacin Energa Especficos

Productos y Servicios Residuos Desechos Basura Investigacin y Desarrollo Compras

Recursos Humanos

Personas y servicios Empleados Admitidos

Personas Empleados despedidos

Recursos Financieros

Capital Inversiones de Tercs. Emprstitos Financiaciones Crditos Cuentas por Cobrar.

RESTRICCIONES AMBIENTALES
Recursos mercado Pedidos de los Clientes Investigacin de Mercado Informacin del Mercado

Legislacin y Exigencias Legales Mercado de Oferta y demanda Coyuntura Econmica Coyuntura Poltica Cultura y Educacin Condiciones Geogrficas y Climticas Densidad de la Poblacin Estndar de Vida

Incremento del capital Facturacin Cuentas por pagar Ganancias y perdidas Entregas a clientes Promociones y Publicidad Ventas Informacin Para el mercado

RETROALIMENTACION

Sistemas Abiertos.
Hemos definido a los sistemas como un conjunto de partes interrelacionadas. Ahora bien, si examinamos esta definicin por un momento, llegaremos a la conclusin de que es tan general, que casi no existe objeto en toda la creacin que no se encuentre comprendido en ella Hemos hablado de sistema cuando mencionbamos las partculas atmicas (suponiendo que stas sean las partes ms pequeas conocidas) y tambin mencionbamos como sistema el universo total (conocido y por conocerse) y tambin considerbamos como tal la multiplicidad de objetos y relaciones que existen entre estos dos extremos.
Las relaciones a que nos referimos son aquellas que "amarran" al sistema, son los lazos de interaccin a travs de los cuales las partes modifican a otras y son modificadas a su vez, dando esto como resultante la conducta del sistema. Por esta razn, estas

relaciones

 Finalmente V. L. Parsegian, define un sistema abierto como aquel en que:

Sistemas Abiertos
Existe un intercambio de energa y de informacin entre el subsistema (sistema) y su medio o entorno. El intercambio es de tal naturaleza que logra mantener alguna forma de equilibrio continuo (o estado permanente) y Las relaciones con el entorno son tales que admiten cambios y adaptaciones.

El sistema y sus Cuatro Elementos Esenciales

Entradas o Insumos Salidas o resultados

Ambiente

Procesamiento u Operacin Conversin Transformacin

Ambiente

Importacin Retroalimentacin

Exportacin

Las corrientes de entrada

Hemos indicado ya que, para que los sistemas abiertos puedan funcionar, deben importar ciertos recursos del medio. As, por ejemplo, el ser humano, para sobrevivir y funcionar, est importando constantemente un nmero de elementos de su medio:

El aire le entrega el oxgeno necesario para el funcionamiento de su organismo; los alimentos (lquidos y slidos) que son indispensables para mantenerse; etc. etc. Las plantas "importan" la energa solar que llega a sus hojas y as sobreviven; un sistema industrial compra recursos materiales (materias primas), recursos financieros, recursos humanos, equipos, etctera.

 Con el fin de utilizar un trmino que comprenda todos estos insumos, podemos emplear el concepto de "energa". Por lo tanto, los sistemas, a travs de su corriente de entrada, reciben la energa necesaria para su funcionamiento y manutencin.
En general, la energa que importa el sistema del medio tiende a comportarse de acuerdo con la ley de la conservacin, que dice que la cantidad de energa (ya sea sta representada por materias primas, recursos financieros o recursos humanos) que permanece en un sistema es igual a la suma de la energa importada, menos la suma de la energa exportada. Sin embargo, existe la corriente de entrada de una energa particular que no responde a esta ley de la conservacin. Nos referimos a la informacin.

Proceso de conversin
La pregunta que forzosamente debemos hacernos una vez concluido el punto anterior es: Hacia dnde va esa energa? Recordemos que cuando definamos a los sistemas, hablbamos de la presencia en ellos de un propsito o un objetivo. En efecto, todo sistema realiza alguna funcin. El hombre debe reproducirse y debe tambin conducirse de alguna forma de modo de satisfacer sus necesidades; las plantas tienen como misin transformar la energa solar a travs de la fotosntesis. Los sistemas sociales (creados por el hombre) tienen por objeto proveer al hombre de bienes y servicios que lo ayuden en su vida a satisfacer sus necesidades.

Corriente de salida
La corriente de salida equivale a la "exportacin" que el sistema hace al medio. Este es el caso del oxgeno en las plantas; de las planchas de acero, en la empresa siderrgica; del transporte en un taxi; etctera. Generalmente no existe una sino varias corrientes de salida. Por ejemplo, hemos sealado que la corriente de salida, o el producto que exporta una planta al medio, es el oxgeno que ella fabrica a partir de la energa solar. Sin embargo, sta es una de sus corrientes de salida (aunque quizs la principal) ya que tambin exporta alimentos, frutos y belleza a travs de sus flores. En general podemos dividir estas corrientes de salida como positivas y negativas para el medio y entorno, entendindose aqu por medio todos aquellos otros sistemas (o supersistemas) que utilizan de una forma u otra la energa que exporta ese sistema (Contexto).

La comunicacin de retroalimentacin
Recordemos nuevamente, que todo sistema tiene algn propsito y la conducta que desarrolla, una vez que dispone de la energa suficiente, prevista por sus corrientes de entrada, tiende a alcanzar ese propsito u objetivo. La pregunta que tenemos en mente es cmo sabe el sistema cundo ha alcanzado su objetivo? o cundo existe diferencia entre la conducta que desarrolla para lograr el objetivo y el objetivo mismo? Cmo s yo que estoy escribiendo aquello que me he propuesto (un objetivo)? Simplemente por la lectura de lo escrito a medida que lo escribo. Esta lectura la comparo con mis ideas y por esta comparacin comprendo si efectivamente estoy diciendo lo que quiero decir o estoy diciendo otra cosa. En este caso, la corriente de salida son los prrafos que voy escribiendo. A travs de la vista observo estos resultados los que, en forma casi automtica son comunicados a mi cerebro, de donde sale la orden de seguir adelante o borrar y corregir ciertas lneas. A esa informacin que llega a travs de mi vista y que muestra el resultado que se est obteniendo con la accin que estoy desarrollando y que llega al cerebro para ser all interpretada es lo que se denomina "comunicacin de retroalimentacin" o, utilizando la palabra en ingls 'feed-back".

El Proceso Administrativo.
La Administracin es un arte cuando interviene los conocimientos empricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la prctica con tcnicas, se denomina Ciencia. Las tcnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, mtodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la funcin de Administracin que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la lnea propuesta por Fayol, los autores Clsicos y neoclsicos adoptan el Proceso Administrativo como ncleo de su teora; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar

Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuacin: Investigacin Planificacin Coordinacin Control Previsin Organizacin Comando Koontz y ODonnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: Planificacin Designacin de Personal Control Organizacin Direccin Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: Planificacin Organizacin Direccin Coordinacin Control

Chiavenato en su libro Fundamentos de Administracin, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.

 Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemtico; se entiende de la siguiente manera:

El Desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuacin:

 Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cclica, pues se encuentran relacionadas en una interaccin dinmica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cclico, dinmico e interactivo, como se muestra en el siguiente grfico:

 Las funciones Administrativas en un enfoque sistmico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificacin, Organizacin, Direccin y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interaccin para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo

 Al considerar la importancia del proceso administrativo en la administracin de recursos humanos le permite a la empresa la interaccin de los diferentes recursos que la integran. No se puede dirigir y controlar sin haber antes definido:
Qu? Se quiere.

Que? Se persigue. Cmo? Se ordena. Cmo? Se relaciona.

Bibliografa de consulta.
Fuentes Consultadas: Administracin de Recursos Humanos. "Idalberto Chiavenato" Edicion 2006 Introduccin a la Teora General de la Administracin Idalberto Chiavenato Quinta Edicin.............Pag. 225 a 231 Administracin James Stoner Edward Freeman Daniel Gilbert JR. Sexta Edicin..............Pag. 11 Administracin una Perspectiva Global Harold Koontz Heinz Weihrich Dcima Edicin............Pg. 21 Administracin de Recursos Humanos conceptos Aplicados LL.L.Byars L.W. Rue.