GENERALIDADES DE LAS COMPRAS

Dentro de un enfoque empresarial

Introduccin
La definicin de compras como una profesin dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial. En la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes.

Concepto
Comprar proviene del latn compare, cotejar, y se traduce como adquirir algo por dinero. La operacin que propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, que son necesarios para alcanzar los objetivos que la misma administracin de la misma ha definido. (Segn Michele Calimeri) Compra: Operacin que se realiza para satisfacer una determinada necesidad en un momento oportuno del producto o materia prima, por lo tanto, obtiene gran importancia al mantener el funcionamiento de la empresa.

Implica un proceso donde se incluye:

Al obtener bienes y servicios se deben contemplar los puntos siguientes puntos: Justificacin de la necesidad Evaluacin de cualidades Cantidad necesaria Calidad percibida Precio adecuado a la tendencia tiempo de entrega oportuno tipos de financiamiento.

Importancia Econmica:
En la actualidad la Administracin de Compras debe considerarse una funcin vital para el xito de la empresa y hacer una buena utilizacin de sus recursos monetarios, es decir, la eficiencia en sus operaciones. Eso se logra a travs de obtener ahorros, buena calidad de materiales o servicios, compras Justo a Tiempo, buenos precios, concertacin de acuerdos con sus proveedores, etc.

Objetivos de Compras
Manejar y Controlar el Flujo de dinero. Servir eficazmente en la obtencin de materias primas y artculos indispensables para la fabricacin y comercializacin. Mantener la continuidad de abastecimiento Realizar una inversin mnima en la existencia de materiales. Evitar desperdicios de materia prima Mantener posicin competitiva a la empresa en lo que refiere a costos de materiales.

Clasificacin de las compras

Bienes Materias primas o materiales. Pueden ser de procedencia agrcola, minera o de otras industrias, por medio de las cuales tendrn su primer grado de transformacin. Mercancas Productos terminados que se destinan a la venta de quienes lo necesitan. Pueden ser: Alta Duracin(Acero, Remaches, Herramientas, etc.) Alta en Perecedero (Lcteos, Hortalizas, etc.) Suministros varios Bienes o servicios que se proveen en forma peridica o continua a una empresa, a fin de que pueda realizar adecuadamente sus actividades (por ejemplo: tinta, jabn, papelera, energa elctrica, gas, diesel, telfono, agua entre otros).

Clasificacin de las compras

Servicios Profesionales: en diferentes reas este puede incluir: Conocimiento, Asesora, habilidades, etc. Financieros: (Bancos, Seguros) Transporte: (Terrestre, areos y martimos)

Otros tipos de compra pueden ser: Compras anticipadas De emergencia De elementos especiales (no son de rutina)

Principios bsicos de las compras

Las compras deben sujetarse a las necesidades particulares bsicas de la empresa.
Las compras debern hacerse basndose en un examen minucioso de las caractersticas de las mercancas o materias primas. Hay que ser consistente en la cantidad y en el tiempo a utilizar los materiales

Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones ms ventajosas
El comprador ha de ser capaz de pronosticar la evolucin futura del mercado.

Factores que afectan a la hora de Comprar

Situacin econmica del pas La demanda Produccin El empleo La inversin Motivacin

La Competitividad ante la Compra

La aparicin de nuevos competidores , se tiene la ventaja de aprender del vecino, observando las deficiencias y mejorarlas, para volverse especialistas en saber comprar.

Muchos competidores analizan nuestras debilidades para dejarnos fuera, obligndonos a mejorar la calidad de los productos.

Anlisis Michael Porter de las cinco fuerzas

Compras: es un centro de Utilidades

Se debe procurar en la industria ser el lder en costos, ir dos pasos adelante que nuestros competidores. Lograr supervivencia de mi empresa, lo cual me permite manejar precios y as manipularlos. Las compras deben soportar todos los obstculos que el mercado imponga.

Saber comprar para saber Vender

Cul debe ser el enfoque mercadolgico hacia Compras?

Darle a todos los departamentos de la empresa, en requerimientos de materiales (Cotizando) lo necesario, para su desempeo (Cliente Interno). Darle un buen servicio al cliente, en aspecto de calidad, tiempo, etc. (Cliente Externo). Los compradores deben realizar alianzas estratgicas con sus proveedores

Caractersticas de un buen proveedor

Deben actuar de forma responsable y consciente ante sus compradores. Deben ofrecer bajos precios y con buena calidad. Deben tratar de cumplir lo mas rpidamente con los compromisos adquiridos con los compradores. Capaz de ajustarse rpidamente con los compromisos adquiridos con los compradores. Notifica con anticipacin los cambios latentes en el mercado que pueden afectar las operaciones del comprador.

Errores mas comunes de los negociadores

Juzgar y generalizar el conocimiento de la contraparte Falta de preparacin Falta de cooperacin Exceso de anlisis Temor a correr riesgos No compartir informacin

La decisin de fabricar-comprar-Rentar
Razones para Fabricar en vez de comprar:

1. 2. 3. 4.

Menor costo de produccin. Oportunidad en el abastecimiento Proveedores no adecuados. Asegurar el suministro adecuado (en cantidad o instante de entrega). 5. Utilizar los excedentes de mano de obra e instalaciones 6. Obtener la calidad deseada. 7. Mantener el tamao de la compaa

La decisin de fabricar-comprar-Rentar
Razones para Comprar en vez de fabricar:
1. 2. 3. 4. No saber optimizar costos Mantener el compromiso con el proveedor Carecer de experiencia tcnica o de gestin Porque tenemos una capacidad inadecuada (Infraestructura) 5. Tenemos tcnicos inadecuados 6. El artculo est protegido por una patente o secreto industrial, por lo que no lo podemos fabricar. 7. Evitar utilizar recursos de gestin

La decisin de fabricar-comprar-Rentar
Razones para Rentar en vez de Comprar:
1. Evitar gastos de mantenimiento (Preventivo) 2. No descapitalizarnos al momento de manejar costos 3. Evitar riesgos, en invertir en algo que desconoce en algn procedimiento nuevo. 4. Problemas de Capacitacin.

Opciones para Rentar:

Outsoursing: permitir al empresario lo que mejor puede hacer, ya que
trabaja en poner su experiencia (Subcontratacin), consiste bsicamente en la contratacin externa de recursos anexos y es considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos.
VENTAJAS -No se tiene personal fijo de produccin, ni eventual, con el consiguiente ahorro de sueldos y salarios y las respectivas prestaciones laborales. -Evitar obsolescencia, por la baja rotacin de productos. -Facilidad de control de existencias. -Montos bajos de inventarios, -Disminucin de prdidas por sustraccin indebida. -Daos por manejos. -Disminuye el espacio necesario para almacenar materias primas y materiales -Disminuye el seguro de proteccin y otros riesgos. DESVENTAJAS -Dar a conocer el Know How (saber como) para hacer el producto con buena calidad. -Dar a conocer la frmula del producto nuestro, la cual puede ser copiada por la empresa contratada para el servicio.

Opciones para Rentar:

Leasing: Arrendamiento con proceso de venta (muchas veces incluye mantenimiento, reparacin, etc.; sin en dado caso es un aparato) siempre y cuando se cumpla un contrato a la compaa de leasing (arrendador), lo que le da derecho a usar el bien.
VENTAJAS -No se descapitaliza la empresa pues el bien no se paga de una sola vez. -Las cuotas pagadas mensualmente como renta, se pueden abonar al valor del bien, al finalizar el plazo contratado, si es que se decide comprarlo. -Como los pagos mensuales se registran como gastos, pues el bien no se ha incluido como Activo Fijo, sirve para deducir Impuesto sobre la Renta. -La compra que se hace al final del contrato, hace que el registro financiero de la inversin sea menor porque se compra un bien usado. DESVENTAJAS -Al decidir comprarlo se obtiene un bien usado. No puede ser nuevo, porque entonces sera otro contrato. -Puede que el arrendador estime una cuota que contemple gastos por el hecho de que se corre el riesgo de que al finalizar el plazo, el arrendador no lo compre. O sea que la cuota de alquiler sea alta que la que se tendra si se hace una compra directa.

Qu espera la alta direccin de la funcin de compras?

Estructura estratgica Imagen proactiva Agregar valor Satisfaccin del cliente interno Estructura organizacional

Elementos esenciales de una buena Compra

El beneficio a obtener un diferente dimensiones ante la actitud que tiene el comprador con su proveedor en la negociacin.

La calidad del producto a comprar, preguntando los por menores de los insumos que no esta vendiendo

Elementos esenciales de una buena Compra

El precio es importante a la hora de hacer la compra, ya que puede hacer nfasis que la competencia le hace descuentos bajos, sin descuidar calidad. (Buscando precios racionables) Condicin de entrega en el momento de comprar debe calendarizarse y negociar las condiciones de pago.

Elementos esenciales de una buena Compra

Condiciones de Pago pueden ser: - Contado Riguroso: contra-entrega aceptado de manera legal. - Contado Comercial: al entregar mercadera y pago en 60 das plazo sin intereses. - Con Anticipo: para un tiempo determinado de entregar el producto. - Crdito: crdito rotativos a base de contratos

Las compras nacionales e internacionales

Por su mbito territorial, tambin se pueden clasificar en: Nacionales:
Existen compradores que prefieren hacer sus adquisiciones a proveedores locales y no importa si tienen que pagar un poco ms

Las razones para hacer eso son las siguientes: a) Una fuente local puede, frecuentemente ofrecer un servicio ms confiable que otra que se encuentra a grandes distancias. b) La empresa trata de que la comunidad donde se encuentra operando prospere econmicamente.

Internacionales:

Algunos factores a tomar en cuenta para comprar al extranjero: a) Localizacin del proveedor b) El conocimiento de la capacidad tcnica del proveedor c) Capacidad de produccin y reaccin del proveedor d) Aspectos polticos y laborales del pas donde est el proveedor e) Tipo de cambio de la moneda en que se debe trabajar y la forma de pago f) Idioma y costumbres de cada pas. g) Los convenios y los tratados de libre comercio y produccin.

La negociacin de muchos aspectos es determinante sobre todo en los costos de la importacin. Esos aspectos son medio de transporte, seguros de riesgos de la mercadera, formas de pago, honorarios del arbitraje en caso de siniestros o incumplimientos en la entrega.
Incoterms: international commercial terms, trminos internacionales de comercio) son trminos de tres letras cada uno que reflejan las normas, de aceptacin voluntaria por las dos partes compradora y vendedora, acerca de las condiciones de entrega de las mercancas, productos. Se usan para aclarar los costes de las transacciones comerciales internacionales, delimitando las responsabilidades entre el comprador y el vendedor, y reflejan la prctica actual en el transporte internacional de mercancas.

Relacin directa del Departamento de Compras con otras reas

Almacn:
Mantiene al de Compras con informacin constante sobre las existencias reales de materia primas, mercancas o materiales mediante el control de inventarios, adems es donde se originan las requisiciones para que sea aprovisionada oportunamente a produccin u otra rea de la empresa.

Relacin directa del Departamento de Compras con otras reas

Produccin: Es el principal demandante de todas las compras, sabe lo que se necesita en el tiempo adecuado, ya que transforma la materia prima en artculos competitivos de la empresa.

Relacin directa del Departamento de Compras con otras reas

Trafico: Llamado tambin gerencia de operaciones , manejando la logstica de la empresa, cuando se reciben los materiales que ingresan, verificando la calidad, cantidad de acuerdo a la orden de compras.

Relacin directa del Departamento de Compras con otras reas

Contabilidad: Maneja informes o datos exactos, registrando en forma sinttica las operaciones comerciales, conoce el estado financiero y si esta en la capacidad de endeudarse, y si tiene o no liquidez de dinero la empresa.

Concluyendo
Por lo tanto, al dar una definicin personalizada de compras en trminos de la administracin de empresas, se puede afirmar que comprar supone: El proceso de localizacin y seleccin de proveedores Adquisicin de productos En trminos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algn bien, derecho o mercanca.