Sistemas y Polticas del Departamento de Compras

Introduccin

Las organizaciones son ampliamente heterogneas y diversas, de las cuales sus objetivos, caractersticas son diferentes. Esta situacin da lugar a diversas gestiones que incurre un adecuado aprovisionamiento, en donde los administradores o empresarios, deben delegar responsabilidades en aquella persona que tengo un alto conocimiento de acuerdo a su estructura. Adems emplear el mejor sistema y basado en polticas que les permita alcanzar objetivos empresariales en conjunto.

Qu es un Sistema de Compras?
El sistema genera automticamente una solicitud de compra de material completo. Segn el sistema de gestin diseado, la persona encargada recibir el aviso de peticiones pendientes, accediendo a toda la informacin sobre la misma y aprobando aquellas que considere convenientes.

Sistema Centralizado
Se

le atribuyen a un slo departamento facultades para realizar todas las compras. Se refiere este concepto al control central en las oficinas generales, aunque exista diversas sucursales en distintos lugares.

Ventajas del Sistema Centralizado

Mayor control sobre el volumen de compras. Asignacin de menor personal de compras Procedimientos uniformes y mejor controlados. Resulta ms sencillo estandarizar los artculos comprados. Se elimina toda duplicacin de ndole administrativa. Se puede negociar es base al volumen (descuentos) Se permite cierta especializacin y experiencia en las decisiones concernientes a compras

Desventajas en el Sistema Centralizado

En situaciones urgentes, no siempre se puede atender rpidamente los requerimientos. El personal de Compras esta lejos del punto donde van a utilizarse los artculos. Lentitud al trasladar materiales del almacn general a otras sucursales. Faltantes o averas en la transferencia de materiales del almacn general a otras sucursales.

Sistema Descentralizado

Los

gerentes de cada departamento realizan sus compras. Existen varios grupos independientes de compras que informan a sus jefes de las plantas o sucursales individuales.

Ventajas del Sistema Descentralizado

El usuario conoce las necesidades mejor que nadie, manteniendo responsabilidad y autoridad ante los problemas. Se realizan las compras con mayor rapidez, en situaciones urgentes. Se puede formar personal mas experimentado y especializado en el manejo de informacin de proveedores. Es mas flexible al momento en dar solucin ante cualquier eventualidad.

Desventajas en el Sistema Descentralizado

No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales. Los descuentos son menores. Se utiliza mas personal de compras. En ocasiones, el comprador de cierta sucursal no quiere entregar o transferir materiales que se podran escasear, por temor a necesitarlo a futuro.

Sistema Mixto
Opera en empresas generalmente grande y con varias sucursales, a las que por su giro realizan de manera descentralizada sus compras, ya que no afectan mayormente la calidad, el precio o las condiciones de pago, y si les favorece en la continuidad, volmenes y condiciones de entrega.

Sistema Mixto
Sin embargo las compras de maquinaria, equipo, inmuebles e inversiones que la alta gerencia considera incluir un mayor aporte de capital, en donde deben de ser aprobadas por el comit de compras, llevndose a cabo de manera centralizada.

Especializacin del Departamento de Compras

1.- COMPRA Y NEGOCIACION. Localizar proveedores potenciales Anlisis de cada proveedor potencial Seleccin y acuerdos con los proveedores

Especializacin del Departamento de Compras

2.- SEGUIMIENTO Y TRAMITACION. Vigilar el cumplimiento del contrato por parte del proveedor en cuanto a la entrega oportuna y calidad del producto.

Especializacin del Departamento de Compras

3.- ADMINISTRACION. Preparacin , entrega y archivo de documentacin. Preparacin de reportes

Especializacin del Departamento de Compras

4.- INVESTIGACION CONCERNIENTE A COMPRAS Trabajo en proyectos especiales concernientes a la recopilacin y anlisis de informacin para la toma de decisiones.

Flujo de Informacin Interna hacia el departamento de compras

1.- Planeacin 2.- Pronsticos de ventas 3.- Presupuestos y control financiero 4.- Contabilidad 5.- Departamento legal 6.- Ingeniera 7.- Produccin y control de la produccin 8.- Control de inventarios 9.- Calidad y recepcin de materiales 10.- Desarrollo de nuevos productos

Flujo de Informacin Externa hacia el departamento de compras

1.- Condiciones generales del mercado 2.- Fuentes de abastecimiento 3.- Capacidad de los proveedores 4.- Precios, descuentos, impuestos de importacin 5.- Disponibilidad de transportes y tarifas 6.- Informacin referente a nuevos productos

Polticas de Compras
Es el arte con que se conduce un asunto o se emplean los medios para alcanzar un fin determinado. Para el buen funcionamiento del Depto. de Compras, este debe establecer sus polticas respecto al sistema de compras que empleara la empresa, ya que afectara toda una serie de poltica internas relativas a la lnea de autoridad, procedimiento y relaciones interdepartamentales, y definir el alcance y responsabilidad del depto. de Compras.

Caractersticas

Reflejan los objetivos y planeacin de la empresa( Identifican la meta alcanzar) Deben ser flexibles ante cualquier situacin a presentar Deben estar por escrito, para no exista olvido en alguna de ellas. Deben de ser discretas y trabajarse en funcin de las obligaciones. Deben de ser sencillas y claras, para eliminar alguna confusion.

Objetivos
Establecer

criterios en la toma de decisiones. Son una herramienta administrativa Delimitan la responsabilidad de compras Deben darse a conocer a todo el Personal de Compras Deben revisarse y actualizarse peridicamente

Ejemplo de Polticas

No se puede hacer una Compra si no se tienen seleccionada 5 cotizaciones. Queda prohibido que los empleados acepten obsequios o gratificaciones. Todas las adquisiciones de materia prima, mercancas o suministros varios ser gestionada por el Depto. de Compras. Las requisiciones debern describir claramente las especificaciones y la fecha en que se necesiten. Todas las compras y adquisiciones de maquinaria mayores a $xxx.00 debern ser aprobadas por el Comit de Compras.

Concluyendo

El sistema de Compras bebe estar estructurado para buscar satisfacer las necesidades primordiales que requiere la organizacin dando soluciones de gestin empresarial, basado en el concepto de una solucin completa que permita a las empresas unificar las diferentes reas de productividad de la misma. En la actualidad, la implantacin de Polticas en la gestin, sirve de soporte para la realizacin de una administracin eficiente, ya que las empresas buscan maximizar sus beneficios, minimizando sus costos e incrementando utilidad, necesario para alcanzar los objetivos deseados.