ADMINISTRACION ORGANIZACION

Dr. Jos Lus Hurtado

ADMINISTRACION ORGANIZACION

Proveer de todo lo necesario y til para la accin: autoridad, funciones y recursos. Se basa en la divisin del trabajo, integrar las partes con el todo para obtener resultados, arreglo de las funciones para alcanzar objetivos. Organon: instrumento.

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Organizar significa proveer la accin de todo lo til y necesario para la realizacin de actividades, sea ese material, capital, herramientas, procedimientos, personal, etc. Implica procesos de divisin del trabajo, integracin de partes en un todo, estructuracin y ordenamiento de esas partes, con un objetivo.

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Se fundamenta en la Coordinacin. Estructura: especifica objetivos, funciones y tareas. Sistematiza: Cmo va a funcionar. Instala: dota de medios. Propsito: Relacionar grupos con una serie de actividades con los medios necesarios para la ejecucin de lo planificado

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Principios de la organizacin: Agrupacin de actividades en base a la divisin del trabajo. Fomentar el espritu de cuerpo. Lneas claras de autoridad. Unidad de mando. Numero de dependientes limitado

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Equilibrio entre descentralizacin y centralizacin Autoridad responsabilidad. Orden material y social Un solo programa y una sola direccin

ADMINISTRACION ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION

1. 2. 3. 4. 5. 6.

La estructura organizativa. La estructura de autoridad. La definicin de funciones. Recursos humanos asignados. Recursos materiales y economicos. Manuales administrativos.

1.- Estructura organizativa

Debe existir una estructura explicita de funciones, siendo esta la tarea de la funcin administrativa de la organizacin. Cada cargo debe tener su objetivo claro. Departamentalizacin.- Seccin definida de una institucin, con una autoridad y tareas especificas.

1.- Estructura organizativa

Departamentalizacin por numero. Departamentalizacin por tiempo. DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCION. Departamentalizacin por producto. Departamentalizacin por cliente o usuario. Departamentalizacin por proceso o equipo

2.- Estructura de autoridad

El sistema de autoridad se visualiza en las cartas o graficas de organizacin (organigramas) REPRESENTACION GRAFICA DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN. Estructura Funciones Relaciones estructurales. Comunicaciones. Vas de supervisin. Niveles de autoridad.
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2.- Estructura de autoridad

El sistema de autoridad se visualiza en las cartas o graficas de organizacin (organigramas) Organizacin lineal o militar Organizacin funcional o de Taylor. Organizacin lineal o staff

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Estructuras Monofuncionales.
Se caracteriza por la concentracin de la autoridad en una persona grupo de personas que son, en la mayora de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se observa grficamente esta clase de estructura

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Estructura Lineal .Monofuncionales.

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Estructura funcional o jerrquica.

Tambin conocida como departamentalizacin funcional, es la mas difundida y utilizada ya que representa a la organizacin estructural. Esta estructura, se poda llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como pblicas, se fundamenta en los principios de la teora clsica; un ejemplo grfico de este tipo de estructura es el siguiente:

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Estructura jerrquica.

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Estructura Lineal, de staff descentralizada.

Este modelo es una evolucin y una variacin del modelo jerrquico y funcional, entre sus caractersticas se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autnomas en base a lneas de productos y/o territorios, quedando las decisiones estratgicas a los altos niveles y las decisiones tcticas a las divisiones autnomas, se incrementan los rganos de asesora para los altos niveles.

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1. pice estratgico
El pice estratgico est constituido por aquel que ostenta el cargo ms alto, ayudado por un grupo de personas incluyendo comisiones o juntas, cuya misin es velar por la totalidad del funcionamiento de la organizacin. Se ocupa de que la organizacin cumpla efectivamente su misin

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2. Ncleo de operaciones
Los trabajadores que realizan el trabajo sustantivo de la organizacin constituyen el ncleo de operaciones. Estos son los encargados de llevar a cabo directamente la produccin de bienes o de servicios para la cual existe la organizacin. Constituyen la razn de ser de sta.

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3. Lnea intermedia o mandos medios

A medida que crece la organizacin, se van introduciendo directores (jefes, encargados etc.) de nivel intermedio, ubicados jerrquicamente entre el director, el gerente general o el propietario y los trabajadores. Estos directores constituyen la llamada lnea intermedia. Tambin se le conoce como mandos medios.

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4. Tecnoestructura
Constituida por todas las oficinas o departamento que se crean para controlar al resto de la organizacin. Tambin se incluye a los encargados de disear y estandarizar los procedimientos y los resultados del ncleo de operaciones, pero no participan directamente del trabajo esencial de la organizacin.

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4. Tecnoestructura

Es tpica de esta parte de las organizaciones, las oficinas de planificacin, de control, de finanzas, de recursos humanos, etc.

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5. Unidades de apoyo o staff de apoyo

Esta constituido por unidades especializadas en brindar servicios al resto de la organizacin y se diferencia del ncleo de operaciones, en que sus funciones no son la razn de ser de la organizacin sino que, constituyen un servicio que se le brinda para que esta pueda funcionar correctamente.

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5. Unidades de apoyo o staff de apoyo

En l se encuentran las encargadas de vigilancia, de limpieza, de reparaciones, servicios pblicos, de alimentacin, correo, etc.

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 Si se renen las cinco partes, se tiene la organizacin completa. No todas las organizaciones precisan de la totalidad de estas partes. Depende de su simplicidad o complejidad; por ello, se presentan, segn el caso, unas partes y otras no.

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3. Definicin de funciones y obligaciones

Definirse claramente lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo. La clula de la vida social o econmica de la institucin, recibe el nombre de PUESTO.

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MANUAL DE FUNCIONES DEFINICION

Documento de referencia en el marco de la administracin del personal , que describe los objetivos y funciones principales de los puestos o cargos de la estructura orgnica de la institucin.

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Contenidos
Titulo del cargo. Objetivos del cargo Funciones principales Dependencia Ejerce autoridad sobre Requisitos para el puesto o cargo: educacin, experiencia, conocimientos adicionales.

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4.- Recursos Humanos asignado

Sin recursos humanos no se pueden alcanzar los objetivos. Es necesario tener una poltica de recursos humanos, ahora talento humano.

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4.- Recursos Humanos asignado

nico elemento dinmico dentro del proceso administrativo por tanto es el determinante en logro de los objetivos. La administracin del personal se refiere al trato y organizacin de los individuo para que logre el mximo desarrollo posible de sus habilidades. Se debe conocer el proceso de administracin de personal y de las relaciones humanas.

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4.- Recursos Humanos asignado

Asuntos administrativos a considerar: Obtencin del personal: captacin de postulantes, especificacin de cargos, seleccin. Conservacin de personal: Promocin, movilidad interna, asistencia, feriados, horarios, disciplina, salud, bienestar, participacin, comunicacin, seguridad, incentivos. Desarrollo del personal: Actualizacin, entrenamiento, perfeccionamiento. Alejamiento del personal: retiro, entrevista final, informe confidencial
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5.- Recursos Materiales y Econmicos

Fuentes de financiamiento: TGN Venta de servicios. Cooperacin Internacional. Fondos del municipio PRESUPUESTO.- Recursos econmicos para la ejecucin de las actividades Estudio monetario anticipado de las probables entradas y gastos correspondientes a una institucin y que se formula por un periodo o tiempo dado
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5.- Recursos Materiales y Econmicos

PRESUPUESTO.1. Formulacin: Programacin, presentacin. 2. Revisin y aprobacin. 3. Ejecucin. 4. Contabilidad y control. 5. Evaluacin. Partidas presupuestarias, objeto de gasto: Partida 100, servicios personales. Partida 120 Servicios no permanentes. Partida 300 Materiales y suministros.
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5.- Recursos Materiales y Econmicos Planta Fsica

Aspectos administrativos a considerar: 1. Objetivos 2. Flujo gramas 3. Seguridad 4. Empleamiento 5. Distribucin 6. Superficie 7. Envolventes 8. Puertas y ventanas. 9. Instalaciones 10. Aseo y saneamiento
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5.- Recursos Materiales y Econmicos Maquinarias y equipos

Elementos que ayudan a los individuos a alcanzar con mayor eficiencia objetivos determinados. Aspectos administrativos a considerar: Dotacin Especificacin Operacin: instructivo y mantenimiento Estandarizacin Depreciacin. Amortizacin/ obsolescencia y renovacin.

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5.- Recursos Materiales y Econmicos Insumos Artculos que se consumen con el primer uso, insumos que duran un tiempo indeterminado que no son inventariables. Aspectos administrativos a considerar: Especificaciones Catalogo Compra Recepcin Manutencin del Stock Obsolescencia Pedidos Informacin
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6.- Manuales administrativos

Instrumento que contiene en forma escrita y ordenada la informacin sobre historia, reglamentaciones, derechos y obligaciones, atribuciones, organizacin poltica y procedimientos de la entidad, as como instrucciones, convenios que se consideran necesarios para el mejor desempeo de las labores.

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6.- Manuales administrativos

Deben estar escritos, facilitan el aprendizaje, dan seguridad, simplifica el trabajo, facilitan el control, ayudan a la seleccin del personal.

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Mecanismos de coordinacin
Existe un total de cinco mecanismos de este tipo por medio de los cuales las organizaciones establecen su trabajo que consiste en la adaptacin mutua, la supervisin directa, la normalizacin de los procesos, la normalizacin de los resultados y la normalizacin de las habilidades del trabajador

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1. Adaptacin Mutua
La coordinacin del trabajo se consigue mediante la comunicacin informal entre los mismos trabajadores. Ellos se ponen de acuerdo en la forma de realizar las tareas encomendadas. Por tratarse de un sistema tan simple, se utiliza, tanto en las operaciones ms sencillas, como en las ms complicadas.

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2. Supervisin Directa
Consigue la coordinacin, al responsabilizar a una persona del trabajo de los dems. Esta persona encargada, da instrucciones y controla el trabajo de los dems. Estos son los casos tpicos de jefaturas o encargados de grupos de trabajo, directores, gerentes, etc.

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3. Normalizacin de los procesos de trabajo

Se da cuando el contenido del proceso queda especificado; es decir, programado. Los procesos industriales, necesariamente recurren a este mecanismo mediante descripciones exactas de las labores de cada quin. Tambin ocurre en las grandes empresas de servicios, en donde se especifican detalladamente las labores de los trabajadores

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3. Normalizacin de los procesos de trabajo

Generalmente, son los funcionarios de la tecnoestructura los que realizan esta labor. Muchas veces tratan de detallar en manuales, los procesos de trabajo de todos los que participan en el ncleo de operaciones, incluyendo a los profesionales, lo cual es muchas veces, fuente de conflictos entre profesionales de diferentes disciplinas (ciencias mdicas y administradores o profesores y pedagogos, etc.

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4. Normalizacin de los resultados

Se da cuando se detallan los resultados. En este caso se especifican los productos o servicios deseados con sus descripciones, sin que importe la forma en que los trabajadores lo hagan. Tambin se logra al especificarse rendimientos esperados y se da libertad de lograrlos a su manera
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5. Normalizacin de las habilidades (conocimientos) del trabajador

Se produce cuando ha quedado especificado el tipo de preparacin requerida para la realizacin del trabajo. Es frecuente que los individuos reciban una preparacin especial, previa a su vinculacin con la organizacin.

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5. Normalizacin de las habilidades (conocimientos) del trabajador

Esta preparacin les proporcionar los conocimientos y las habilidades necesarias para llevar a cabo su trabajo de manera coordinada con sus colegas y con otros profesionales o tcnicos, pues en las escuelas o universidades se les prepar para ello.

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