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Juan F. Martnez
Agenda
Principios de la comunicacin Comunicacin Organizacional Comunicacin verbal Comunicacin corporal Comunicacin escrita
Principios de la comunicacin
Qu es COMUNICACIN
COMUNICACIN proviene del latn communis que significa comn En el castellano el radical comn es compartido por los trminos comunicacin y comunidad
Definicin
Trato, correspondencia entre dos o ms personas. Transmisin de seales mediante un cdigo comn al emisor y al receptor.
Definicin
Proceso de transmitir ideas, informacin, emociones, sentimientos y actitudes con el fin de provocar alguna reaccin en quien recibe el mensaje. La comunicacin es un proceso transaccional. (R. Verderber)
Modelo
Mensaje Idea
Idea + e
Comunicador
Idea
Codificador
Mensaje
Decodificador
Idea + e
Respuesta +e +e Respuesta
Respuesta Respuesta
Reflexin " El resultado de la comunicacin esta dado por lo que el receptor entendi y no por lo que el emisor intento comunicar"
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Proceso de comunicacin
Elementos
Comunicador
La persona con ideas, intenciones, informacin y que tiene por objetivo el comunicarse .
Codificacin/Decodificacin
Es un proceso que convierte las ideas del comunicador en un conjunto sistemtico de smbolos o idioma que expresa el objetivo que este persigue.
Mensaje
Es el resultado del proceso de codificacin.
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Elementos (cont.)
Medio de comunicacin
Modo de transferir el mensaje del comunicador al receptor. Ejemplos: entrevistas personales, por telfono, en reuniones, por fax, memos, carteles, tele-conferencias, entre otros.
Receptor
Es la persona que recibe y decodifica el mensaje.
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Elementos (cont.)
Retroinformacin
Es la respuesta al mensaje por parte del receptor.
Error o Ruido
Se puede definir como cualquier factor que distorsiona la intencin que persegua el mensaje y puede producirse en todos los elementos de la comunicacin.
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Comunicacin Organizacional
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Definiciones
Conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organizacin, y entre sta y su medio.
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Importancia
La importancia de la comunicacin organizacional radica en que sta se encuentra presente en toda actividad empresarial. Adems, es el proceso que involucra permanentemente a todos los empleados. Las funciones de planificacin, organizacin y control slo cobran cuerpo mediante la comunicacin organizacional.
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Clases
Comunicacin Interna
actividades efectuadas por cualquier organizacin para la creacin y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros.
Comunicacin Externa
conjunto de mensajes emitidos por cualquier organizacin hacia sus diferentes pblicos externos.
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Comunicacin Descendente
Fluye desde los niveles ms altos de una organizacin hasta los ms bajos Va del superior al subordinado Tipos
instrucciones de trabajo explicacin razonada del trabajo informacin sobre procedimientos y prcticas organizacionales Retro-comunicacin al subordinado respecto a la ejecucin Informacin de carcter ideolgico para iniciar la nocin de una misin por cumplir.
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Comunicacin Ascendente
Fluye desde los niveles ms bajos de la organizacin hasta los ms altos. Incluye buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos de presentacin de quejas.
Por otro lado, la gente tiende a compartir solamente las buenas noticias con sus supervisores y a eliminar las malas noticias, porque:
Quieren parecer competentes. Desconfan de su jefe. Temen a que el jefe castigue al mensajero. Creen que ayudan a sus jefes si lo protegen de sus problemas.
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Comunicacin Horizontal
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Comunicacin Diagonal
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Formal
Mensajes oficiales que genera una organizacin. Informal
Carecen del respaldo organizacional para su transmisin. Los llamamos chismes o rumores.
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Comunicacin Interpersonal
Comunicacin Verbal Comunicacin No Verbal Comunicacin Escrita
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Comunicacin Verbal
Implica el debate cara a cara, conversaciones telefnicas, presentaciones y discursos formales, entre otros.
Toda situacin donde el mensaje se transmite de forma oral. Esta influenciado por nuestras habilidades interpersonales.
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Singular vs Dual
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Comunicacin No Verbal
Es la parte del mensaje que se transmite a travs de gestos, expresiones y movimientos corporales. El significado varia de cultura a cultura. Ejemplos: inclinarse ligeramente hacia el frente, hacer contacto visual directo, fruncir la frente, etc.
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Complementa la comunicacin oral o escrita. Sustituye el lenguaje verbal Contradice el lenguaje verbal Regula el flujo de la conversacin
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Comunicacin Escrita
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El proceso de redaccin
La elaboracin de cualquier comunicado escrito implica la participacin del redactor en un proceso dual que pone en funcin dos actividades interrelacionadas:
El proceso de desarrollar nuestra habilidad discursiva El proceso de componer un comunicado especfico
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Situacin - Por qu escribo el comunicado? Hay algn obstaculo que me impida o dificulte esa tarea? Asunto - Qu mensaje quiero transmitirle al lector? Cul es el punto o los puntos principales que debo recordar?
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Lector - Quin es? Cuntos y cun diferentes son? Qu esperan o qu desean? cul es la relacin que mantengo con esa persona? Cmo puedo usar el escrito para establecer o mejorar la relacin con el lector?
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Propsito - Qu quiero lograr con el comunicado escrito? Qu accin o qu respuesta debe provocar para demostrar que ha sido efectivo? Qu espero que haga el lector?
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Fallas en la comunicacin
El mensaje que enva el emisor no siempre llega al receptor.
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Barreras en la comunicacin
Factores Fsicos
Ruido Calor o fro Distancia entre las personas No mirar cara a cara Necesidades del momento (sueo, hambre, etc.)
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Factores Biolgicos
Defectos (habla o audicin) Estado de salud crtico
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Factores Sociales
Idioma (semntica) Estatus o posicin Valores y actitudes Prejuicios Percepciones muchas maneras de ver lo mismo.
Expectativas comunicar lo que creemos que se quiere escuchar No escuchar - no poder interpretar el mensaje
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Otros Factores
Generalizar (siempre, nadie, nunca) Pensar que sabemos lo que el otro piensa, siente o quiere Mensajes incompletos Acusacin continua Amenazas Discutir muchas ideas a la vez Tiempo se enfatiza la urgencia
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Falta de Atencin Expresin Facial Voz Postura Movimientos Corporales Apariencia Personal
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Mejorando la Comunicacin
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Buena Redaccin
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2.
3. 4. 5.
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Planificar y organizar las ideas Preparar un bosquejo Evite estructuras montonas Buscar ser breves y claros. Ajustar la escritura al estilo de la audiencia Evitar el argot y los caprichos (slang and fad words: O.K., terrific, tremendous)
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Buena Redaccin
7.
8.
9.
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Memorandos
Cartas del gerente Correo electrnico
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Principios fundamentales para mantener relaciones interpersonales armoniosas Respeto hacia los dems Confianza en s mismo Confiabilidad y credibilidad Sentido de justicia
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Credibilidad
Acte con sentido tico Respete las normas, reglamentos y polticas de la organizacin Cumpla con las tareas y acciones que prometa Sea organizado Mantenga una comunicacin franca y abierta
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Credibilidad (cont.)
Trate a las dems personas con respeto y sentido de justicia Mantenga a las personas bien informadas y provea informacin confiable Ocpese de estar al da en todo lo relacionado con su especialidad, disciplina o profesin.
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Escuchar
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Escuchar es mucho ms que el mero or o captar los sonidos emitidos por la persona con quien hablamos. Requiere:
prestar atencin comprender el mensaje evaluarlo recordarlo responder de forma adecuada
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En el contexto laboral, el carecer de la destreza para escuchar de modo eficiente es la causa de:
Errores al transmitir mensajes recibidos, ejecutar tareas y efectuar trmites Trabajos que deben volver a realizarse porque no se prest la debida atencin a las instrucciones Prdida de tiempo, materiales, recursos humanos, clientes y dinero Disgustos que afectan las relaciones humanas debido a los errores y a las prdidas
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Receptor activo
Ejercer mejor control sobre los sonidos a los que debemos prestar atencin Asumir una actitud positiva Investigar acerca del emisor y del asunto Adoptar una postura que nos facilite captar el mensaje Dejar que la otra persona termine de hablar para entonces intervenir
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Prestar atencin al lenguaje no verbal Controlar las emociones Evitar el concentrarse a pensar en lo que uno va a decir cuando le corresponda el turno de intervenir Reconocer la labor de quien hace la presentacin Organizar la informacin segn se recibe
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Busqueda de Informacin
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Recursos Informativos
Bibliotecas
revistas, libros, colecciones, etc.
Prensa
Radio
Televisin Internet
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Necesidad de Informacin
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Busqueda de Informacin
1.
2.
3.
4.
5.
Identificar el tema, pregunta de investigacin o problema. Escoger frases o trminos que describen el tema. Determinar la mejor fuente de informacin. Evaluar los resultados y escoger el medio apropiado de informacin Localizar los materiales y sintetizar la informacin.
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Evaluar la Informacin
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