Comunicacin, Personas y Empresa

El

80% de los problemas en la empresa tienen un origen en fallos de comunicacin. Su importancia radica en que :
Realizar

las tareas slo es posible mediante actos de comunicacin. Es el vehculo de intercambio entre la empresa y su ambiente.

Comunicacin, Personas y Empresa

1. 2. 3. 4. 5.

Las Org.se componen de individuos y grupos, la comunicacin permite su relacin (su eficacia depender, en parte, del nivel de comunicacin). Los objetivos de la Org.deben ser conocidos por todos sus miembros para que puedan ser cumplidos. Funciones distintas exige delimitar y dar a conocer cada una. Coordinar actividades entre sus miembros exige procesos de comunicacin. La continuidad en el tiempo requiere la transmisin de los elementos que mantienen la identidad a travs de un proceso de comunicacin. Todas las personas deben conocer: sus obligaciones y forma de llevarlas a cabo; comprender porqu han de hacerlo, cmo han de hacerlo y cul es el nivel de desempeo que se espera.

El Proceso de Comunicacin
EMISOR Marco de referencia (Sistema de ideas y valores) Actitud (postura hacia..) Rol o posicin (status en relacin a ...) Entorno sociocultural (conocimientos, capacidad comunicativa) MENSAJE Cdigo (o lenguaje) CANAL Entrevista personal RECEPTOR Marco de referencia (sistema de ideas y valores) Actitud Rol o posicin (status en relacin a ...) Entorno sociocultural.

Contenido (o mensaje) Tratamiento (o forma)

Reunin en grupo Conversacin

Carta/Informe (escrito)

FEED-BACK

Comunicacin interpersonal:
El significado de los mensajes no se transmite nicamente a travs de elementos verbales, sino tambin mediante otros no verbales. La comunicacin no verbal agrupa todos aquellos elementos de un mensaje que no son palabras.Tres aspectos que influyen en el significado de los mensajes: La expresin facial. Fenmenos paralingusticos relacionados con la voz humana Factores ambientales, el territorio, elementos fsicos del lugar de trabajo, vestido.

Barreras que impiden la buena comunicacin y distorsionan el mensaje:

Perceptivas, esquema mental diferente; formacin y experiencia

Emocionales, ej; estado anmico.

Semnticas, cada pas, profesin o empresa; lenguaje. Transmisin serie; distorsin cuanto ms intermediarios. El nmero 7 (+,-,2) registros de memoria rpida pero voltil, no conviene agrupar ms conceptos, la mente no los considera. Ruidos,nos llegan 40.000 impulsos por segundo. Escuchamos la mitad de lo que omos, entendemos la mitad de lo que escuchamos, y recordamos la mitad de lo que entendemos.

Redes de comunicacin en las Organizaciones

Son los flujos de informacin que ocurren entre sujetos que son a la vez emisores y receptores. Su composicin como grupo y sus funciones dentro de la red. TIPOS:

Centralizadas: toda la informacin es canalizada hacia una persona, quien resuelve y comunica al grupo de decisiones. Descentralizadas: (todos con todos): toda la informacin disponible se transmite a todos los miembros del grupo.

Redes de comunicacin
CENTRALIZADA
Es ms fcil que emerja un lder debido a la disponibilidad de informacin y consiguiente posibilidad de coordinar las Actividades del grupo. Los que ocupan posiciones centrales estn ms satisfechos que los que ocupan lugares perifricos. Cuando la complejidad de la tarea es relativamente simple, la red centralizada es la ms eficiente.

DESCENTRALIZADA
Los grupos establecen una organizacin de trabajo de todos con todos, en la que todos los miembros reciben la informacin disponible. Los grupos de trabajo tienen una moral ms alta y las personas se sienten ms satisfechas. Cuando la tarea es compleja, las redes descentralizadas son ms eficientes en cuanto a Tiempo y precisin. Adems son menos vulnerables ante la saturacin de informacin.

Direccin de los flujos de comunicacin

La organizacin jerrquica de las empresas determinan los principales canales de comunicacin, as como la direccin de la informacin. COMUNICACIN VERTICAL DESCENDENTE: Entre un mando y sus subordinados (Instrucciones; Procedimientos; Normas; Objetivos...) - Objetivos: * Coordinar * Garantizar la informacin de las personas * Motivar ms a travs de que entiendan mejor su trabajo. - Medios: Oral; Escrita; boletines; rumores

Direccin de los flujos de comunicacin

COMUNICACIN VERTICAL ASCENDENTE: funciones: Conocer la respuesta a comunicaciones (retroalimentacin) Nuevas iniciativas. Canal formal de participacin. Reduce tensiones y presiones. INFORMACIN: De la persona sobre s misma: desempeo; problemas. De la persona sobre otras y sus problemas. Sobre las prcticas y polticas de empresa. Sobre qu hace y cmo hacerlo.

Direccin de los flujos de comunicacin

COMUNICACIN HORIZONTAL: Intercambio lateral entre miembros de distintos grupos o unidades. TIPOS: Entre compaeros de un mismo grupo de trabajo: hace posible la coordinacin y la solucin de problemas. Entre miembros de distintas unidades (lateral y diagonal): permite:

Coordinacin de actividades. Solucin de problemas. Reduccin de conflictos entre ellos. Alto riesgo de conflicto pero, Los mensajes son ms profesionalizados.

Entre Linea y Staff:

Modos y medios de comunicacin

En la empresa se emplean diferentes modos de comunicarse, y a su vez para cada modo es posible emplear distintos medios.
El medio empleado en la comunicacin depender de la naturaleza del mensaje que se quiera transmitir, del grado de precisin que queremos asegurar y del sentido (ascendente/descendente) de la comunicacin. Los mensajes sern transmitidos con mayores garantas de xito si se emplean conjuntamente distintos mtodos.

Modos y medios de comunicacin

Modos de Comunicacin Escrita Medios de Comunicacin Impresos Oficiales Informes Noticias por carta Organigrama y Tabln de anuncios Manual de puestos Buzn de sugerencias Encuestas de actitudes Reuniones representantes Reuniones departamentales Interdepartamentales Grupos de proyecto Diapositivas/Pelculas/TV/Radio/ /Transparencias... Correo electrnico Direccin Desc. X X X X X X Direccin Ascend. X X Direccin Horizontal X

X X X

Oral

X X X X

X X X X X

Audiovisual

Electrnica

No verbal

Presente en cualquier va de comunicacin hablada.

Gestin de la Comunicacin Interna

Su principal funcin es apoyar estructuralmente al proyecto empresarial. De esta funcin estructural se desgranan los siguientes objetivos: La Implicacin de las personas: conocimiento mnimo de la empresa y de su sentido de accin, la comunicacin interna favorecer la implicacin del personal. La armona de las acciones de la empresa: coherencia en el plan de accin, que la informacin circule por todos los niveles y vuelva arriba para su reformulacin. El cambio de actitudes: vehculo sobre el que se asienta la asimilacin de modificaciones y la C.I. La herramienta para la gestin del cambio cultural. La mejora de la productividad: a dos niveles Transmisin de informacin operativa Sensibilizar respecto a objetivos de rentabilidad, crculos de calidad.

Toma de decisiones en grupo

Cundo usar el grupo para tomar una decisin resolver un problema?. Factores a tener en cuenta: Caractersticas del problema a resolver: Grado de incertidumbre Grado de complejidad Conflictos: intereses entre subgrupos de difcil satisfaccin. Caractersticas del grupo: Que posean los conocimientos requeridos para tomar decisiones. Que posean habilidad y tiempo para trabajar en grupo. Resultados deseados: Alta calidad. Necesidad de aceptacin (por los responsables de la implantacin) Desarrollo de los miembros del grupo: transmitir conocimientos.

Toma de decisiones en grupo (Ventajas e Inconvenientes)

VENTAJAS: Informacin ms completa: mayor nmero de elementos en el proceso de decisin (varias personas) Diversidad de puntos de vista: ms enfoques, alternativas, creatividad.. Mayor aceptacin de la solucin: por la mayora.

INCONVENIENTES: Empleo de mayor cantidad de tiempo en la toma de decisiones (un grupo tarda ms en ponerse de acuerdo). Riesgo de dominio y control por individuos o subgrupos: presiones, negociaciones,.. Presiones de conformismo: presiones psicolgicas para evitar disentir por parte de algn individuo (y as sentirse aceptados y considerados como un elemento positivo)

Estilo de toma de decisiones

(una vez decidida la utilizacin del grupo, se decide el estilo en la toma de decisiones)

Estilo Autocrtico: el lder toma la decisin de forma autnoma sin contar con el grupo para nada, o utilizando la informacin aportada por este. Estilo Consultivo: el lder toma la decisin, pero escucha la opinin de los miembros (pide ideas y sugerencias). Estilo Participativo: todo el grupo interviene en la decisin (el lder es un miembro ms del grupo).

Ventajas e Inconvenientes de cada estilo de decisin

Estilo Autocrtico Ventajas
-Ahorro

Inconvenientes
-Requiere

de tiempo -Se mantiene el control

poseer conocimientos y experiencia. -Riesgo de no aceptac.

-Posible

Participativo

-Alto

grado de aceptacin. -Enriquece (intercambio de opiniones...) y motiva

prdida de

control - Requiere tiempo para informar y decidir. -Diferencia de intereses. -Requiere tiempo para informar.

Consultivo

-Se mantiene el control -Alto grado de aceptacin y apoyo del grupo. - El equipo siente poder influir en la decisin.