EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN EJECUCIN Este proceso conlleva a poner en prctica un conjunto de actividades y prestar atencin a su realizacin, seguimiento

y control. Ezequiel Ander Egg seala que ejecutar consiste poner en obra una cosa; en llevar algo a la prctica. La ejecucin como su nombre lo indica, es realizar hacer o ejecutar lo que se ha establecido en la planificacin sobre la base de los resultados obtenidos en la investigacin, no es mucho lo que se puede decir sobre este punto: se trata de hacer, y el saber hacer es una aptitud que se logra haciendo.

Es necesario sealar que esta etapa es la ms difcil, ya que est sometida a urgencias, presiones y demandas de toda clase. En realidad influyen en ella variables externas difciles de prever y controlar en muchos casos.

MONITOREO O SEGUIMIENTO El seguimiento y la evaluacin tienen propsitos comunes y son los siguientes: 1. Tienen como finalidad ayudar directamente a la gestin de un proyecto.

2. Posibilitan elevar la calidad y el impacto de las actividades del proyecto.

3. Estn estrechamente vinculados con la concepcin de desarrollo que orienta la poltica de accin del proyecto. 4. Permiten acumular y sistematizar experiencias. 5. No son mecanismos de control y supervisin, ni mucho menos instrumentos que da pie a sanciones y descalificacin al personal tcnico-profesional del proyecto.

DIFERENCIAS ENTRE MONITOREO Y EVALUACIN

SEGUIMIENTO EVALUACIN a. Examina que actividades se a. Analiza cmo va cambiando la han realizado, cmo se han realidad de Intervencin; es decir, realizado, qu problemas cmo se cumplen las metas estn frenando o programadas. distorsionando las actividades. b. Tiene un carcter ms permanente en el tiempo. b. Tiene un carcter ms intermitente

c. Es realizado desde el punto de c. Es realizada desde el punto de vista de los tcnicos del vista de los beneficiarios. proyecto. d. Analiza bsicamente los avances alcanzados en la ejecucin de un programa o proyecto. d. Analiza bsicamente la pertinencia, eficiencia, eficacia e impacto de todas las actividades ejecutadas en relacin a los objetivos propuestos, valorando los efectos sobre la poblacin atendida.

DEFINICIN DE LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE MONITOREO Se le puede definir al monitoreo como el proceso que nos permite recoger y analizar informacin para utilizarlo en el mejoramiento y del trabajo; asimismo, es el instrumento que sirve para identificar las fortalezas y debilidades necesarias para la toma de decisiones a tiempo. Es la herramienta bsica que cubre una amplia variedad de tcnicas y mtodos. En resumen, constituye una serie de observaciones peridicas y de carcter crtico en torno al comportamiento del proyecto en relacin a los objetivos, resultados, actividades y metas previstas.

Qu se busca con el monitoreo?

Verificar el cumplimiento de la planificacin del proyecto.
Corregir de acuerdo a las circunstancias las actividades del proyecto sin que altere el sistema de planificacin. Estimular un mayor rigor o precisin, los objetivos, supuestos y actividades. Evidenciar la necesidad de contar con recursos materiales, econmicos y humanos para el funcionamiento del proyecto.

Permitir sealar los aspectos o acciones fundamentales del proyecto social para los alcances cualitativos superiores.
En sntesis busca superar las deficiencias, mejorar tcnicas, las metodologas usadas, as como la capacidad de gestin y de impacto del proyecto.

Quin necesita un sistema de monitoreo y para qu?

Quin est involucrado en el diseo del sistema de monitoreo Qu informacin se necesita y cul ser la fuente Cmo se recoge analiza y presenta la informacin El grado de exactitud requerida de la informacin Cundo y con qu precisin debe hacerse la recoleccin y el anlisis de la informacin.

Se necesita para: Suministrar un cuadro permanente del progreso. Mantener stndares altos. Garantizar la eficiencia del uso de los recursos

Planear el trabajo.
Identificar y solucionar los problemas en las primeras etapas.

Identificar oportunidades.
Mirar al proceso de desarrollo. Suministrar una evaluaciones. base de informacin para futuras

Ayudar a que el personal del proyecto sienta que su trabajo tiene un propsito definido.

Responsabilidad ante las contrapartes:

Cada contraparte necesita:
Conocer las formas de trabajo de la organizacin y contrapartes como organizaciones: cmo toman las decisiones, los procedimientos involucrados, etc. Saber cules son los objetivos del organismo y otras contrapartes cuando se involucran en el trabajo. Saber que contrapartes trabajan en conformidad para lograr los objetivos. La oportunidad de discutir las relaciones entre las contrapartes socios y de resolver cualquier problema de la relacin que afecte el trabajo.

Cul es la finalidad y los objetivos del sistema de monitoreo?

Generalmente, un sistema de monitoreo proporciona informacin al director, personal y las contrapartes del proyecto. Es importante definir el propsito a largo plazo y los objetivos especficos del sistema de monitoreo.

Cmo saber cul es la informacin que la gente necesita?

Generalmente es difcil para las personas saber la informacin que necesitan, cuando no ha tenido una experiencia previa de un sistema de monitoreo efectivo. Pueden ser necesarios talleres y sesiones de capacitacin para aprender a identificar las necesidades en lo que a informacin respecta.

EL USO DE INFORMACIN
-Mtodos de planeacin -Retroalimentacin y discusin de resultados

-Uso de los resultados en el aprendizaje institucional

-Como base para evaluacin o anlisis MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE MONITOREO: RECURSOS, CAPACITACIN, APOYO Y SUPERVISIN -Costo del diseo QUIN ESTA COMPROMETIDO EN EL MONITOREO -Participacin en el Monitoreo: Principios y mtodos. -Compromiso de personas desde fuera del programa

ETAPAS DEL SISTEMA DE MONITOREO

Primera etapa. Se inicia con la revisin del sistema de planificacin del proyecto. Segunda etapa. La determinacin de necesidades y flujo de informacin. MATRIZ DE REQUERIMIENTO
Demandas Informacin Modalidad de informacin Fecha/ Periodo Finalidad Uso Proveedor

Tercera etapa. Recopilacin de la informacin.

Cuarta etapa. El anlisis de la informacin. Quinta Etapa. Presentacin del informe. MATRIZ DE ORGANIZACIN DEL SISTEMA DE MONITOREO
Cdigo Indicador Fuente Verfi Instru. Recojo Informac. Universo Muestra Frecuencia Recojo Informac. Respon

Se aplica a cada nivel de objetivos)

Objetivo General Cdigo N Munic.

Municipios Demunas

Ficha de Registro

Todos los Munic.

Semestral

Equipo

Objetivos Especficos

Resultados

Actividades

TIPOS DE MONITOREO -Gestin / Administracin:

-Finanzas
-De programas o de proceso -De impacto

Modelos de presentacin - Datos referidos a la identificacin del proyecto - Ttulo: Ao, Institucin, rea - Introduccin

- Verificacin de Objetivos
- El anlisis del proyecto de la documentacin - El anlisis del estado de los logros - Verificacin de coincidencias y discrepancias - Anlisis de las causas, coincidencias y discrepancias entre objetivos y logros. - El Proyecto Social y el estado de ejecucin - Conclusiones y recomendaciones

EVALUACIN Ezequiel Ander Egg. Define a la evaluacin como a Comparacin que resulta de confrontar lo que se ha hecho con lo que se quera hacer (Objetivos y metas propuestas). Mario Espinoza Vergara, seala que evaluar es comparar en un instante determinado lo que se ha alcanzado mediante una accin con lo que se debiera haber alcanzado de acuerdo a una programacin previa

CARACTERSTICAS - Es una investigacin social aplicada

- Este proceso est orientado a identificar, obtener y preparar la informacin.

- Proporciona la informacin a los interesados. - El propsito de la evaluacin de informacin va lograr un juicio de valor. esta

- Se evala con la finalidad de tomar decisiones. - La evaluacin se da para solucionar problemas y necesidades sociales y aportar recomendaciones.

OBJETIVOS - Medir el grado de idoneidad, efectividad y eficiencia de un proyecto. - Facilitar el proceso de toma de decisiones como: - Continuar o discontinuar el proyecto que se est evaluando. - Mejorar su prctica o procedimientos. - Aadir o desechar tcnicas en relacin con las que se estn empleando. - Modificar la estrategia del desarrollo

- Establecer proyectos semejantes en realidades similares.

REQUISITOS PARA UNA ADECUADA EVALUACIN

Se requiere: - Objetivos claros y cuantificables

- Indicadores claves que puede mostrar el progreso hacia el logro de los objetivos.
- Informacin sobre los advertir los cambios. indicadores para

TIPOS DE EVALUACIN
1. Segn la procedencia de los evaluadores. - Evaluacin externa.

- Evaluacin interna.
- Evaluacin conjunta o mixta. - Autoevaluacin

2. Segn el Momento en que se evala

- Evaluacin ex-ante o inicial, se realiza antes de la ejecucin del proyecto.

- Evaluacin durante la ejecucin, se le llama tambin evaluacin continua, de gestin o de monitoreo; se trata de una evaluacin durante la ejecucin del proyecto.
- Evaluacin ex-post, denominada tambin evaluacin de resultados, de impacto o post decisin.

- Fin del Proyecto, concluida la revisin inmediatamente se efecta la evaluacin para ver los resultados finales. - Evaluacin ex-post propiamente dicha. Se realiza cuando el proyecto ha logrado su plena maduracin. En la evaluacin ex-post o de impacto se tiene que tener en cuenta: - El diseo descriptivo. Se conoce tambin con el nombre de investigacin de los resultados. Consiste en requerir informacin descriptiva sobre el grado de resultados de los objetivos del proyecto social. - Diseo experimental o investigacin de impacto peto. Se trata de estudiar si la modificacin de la realidad es resultado de la intervencin del proyecto social o de los factores externos, para lo cual se tiene que hacer una investigacin experimental. Para esta investigacin se requiere de los siguientes elementos:

Grupo experimental A

Grupo experimental B

PRINCIPALES ASPECTOS A EVALUARSE EN UN PROYECTO SOCIAL

En el proceso de evaluacin comprende los siguientes aspectos: El diagnstico La etapa de planificacin (diseo del proyecto) La estructura administrativa La participacin de los actores sociales La ejecucin del proyecto Medicin de los principales efectos del proyecto

Principales factores del xito o fracaso

METODOLOGA DE LA EVALUACIN
Es un conjunto de procedimientos lgicos que permiten llegar a la confirmacin o demostracin de la verdad, si los objetivos del proyecto se han alcanzado o no.
Todo proceso metodolgico debe conducir hacia la evaluacin del impacto de los objetivos o metas trazadas. Comprende la siguiente estructura bsica. - Un marco previo de referencia. Significa tener una visin de la evaluacin del diagnstico y la formulacin del proyecto. - Hay que tener claro los objetivos que se persiguen con la evaluacin. Esto responde a las interrogantes para qu y qu se va a evaluar?

 Las variables a ser evaluadas van a ser los aspectos que se desean medir a travs de los indicadores deducidos. Toda evaluacin requiere del diseo y ubicacin de sus propios indicadores. Hay que precisar la unidad de anlisis y el universo a evaluar. Definir el modelo de evaluacin. Hay que determinar la periodicidad o los corte de evaluacin. No se puede evaluar a cada momento, hay que fijar los periodos y la temporalidad en que se va a evaluar. Algunos autores recomiendan aplicar los siguientes cortes evaluativos.

Al trmino de la investigacin previa al proyecto.

Al finalizar el proceso de formulacin, la fase de implementacin, durante la ejecucin y trmino del proyecto.

PERIODICIDAD DE LOS CORTES EVALUATIVOS

MARCO DE REFERENCIA PARA LA EVALUACIN

El diagnstico del problema Resulta fcil de comprender que el primer nivel de garanta de xito de un proyecto radica en la eficiencia y correccin con que se analiza la situacin problema que se pretende modificar con su ejecucin. La formulacin del proyecto

La formulacin de un proyecto es aquella en que se combinan factores humanos, tcnicos y financieros para la obtencin de ciertos objetivos y metas.

MODELO DE EVALUACIN Modelo experimental propiamente dicho Utiliza un grupo experimental y otro de control. El primero est constituido por sujetos beneficiarios del proyecto y el segundo por personas que, teniendo las mismas caractersticas que el grupo beneficiario o experimental, no participan de los efectos del proyecto. Se aplican mediciones a ambos antes que comience la ejecucin y despus que finalice. Se calculan las diferencias entre ambos grupo y se califica el grado de xito.

FORMULA BASES DEL MODELO EXPERIMENTAL

GRUPO Experimental Control

ANTES a c

DESPUS b d

MODELO EXPERIMENTAL SIMPLIFICADO

Resulta de eliminar la medicin antes de la ejecucin del proyecto y solo realizar la medicin del grupo experimental del grupo de control despus finalizado. SU FORMULA EMPLEADA GRUPO Experimental Control ANTES A c DESPUS b d

ESQUEMA OPERATIVO DEL MODELO EXPERIMENTAL GRUPO Grupo Experimental GE ANTES DESPUS
d1
R1 GE R1 GE

DA

DB

Grupo de control GC

d2

R1 GE

R1 GE

MODELO CUASI EXPERIMENTAL: No cumplen los estrictos requisitos que el modelo experimental, pero son ms prcticos. Entre los ms utilizados tenemos: Diseos de series temporales Consiste en la aplicacin de una serie de mediciones peridicas antes y despus de la ejecucin del proyecto. GRUPO ANTES DESPUS

M1

M2 M3

M4

M5

M6

M Corresponde a una medicin y el nmero adjunto representa el lugar que ocupa cada medicin en el proceso.

EJEMPLO DE SERIES TEMPORALES

Aqu existen simultneamente representados tres casos de mediciones con el modelo de series temporales. En los casos A y B se puede notar que la ejecucin del proyecto (periodo M3-M4) no produce ninguna alteracin en las pautas de comportamiento de grupo evaluado, ya que continua con la misma tendencia en los periodos M4-M5-M6 que la que tenan en los periodos M1-M2 y M2-M3. En cambio en el ejemplo C se puede atribuir al proyecto una modificacin en el grupo que comienza en M3 y culmina en M4. En este caso el proyecto ha sido exitoso, ha introducido un cambio o ha producido un impacto en el grupo beneficiario del proyecto.

Grupo de control no equivalente: Consiste en utilizar como controles personas o grupos intactos, que tengan caractersticas, semejantes, los que en este caso reciben caso reciben el nombre de grupos de comparacin, que no son elegidos al azar, como en el diseo experimental, sino por convivencia.

En esta figura M corresponde a una medicin y el nmero adjunto representa el lugar que ocupa cada medicin en el proceso.
MODELOS SIMPLES EVALUACIN O NO EXPERIMENTALES DE

El modelo Antes-Despues, Unicamente despus y el modelo Unicamente despus con grupo de comparacin.

EVALUACIN ANTES DESPUS

Consiste en medir la situacin-problema que origina el proyecto antes de que ste se ponga en ejecucin y volver a medir la misma situacin una vez que el proyecto ha finalizado totalmente su ejecucin y al trmino de cada una de sus fases intermedias. El modelo de evaluacin Antes Despus, responde a la siguiente imagen:
Medicin proyecto ANTES Medicin DURANTE medicin proyecto DESPUS del

ejecucin del proyecto

NR2
R1 R2F

EVALUACIN NICAMENTE DESPUS Consiste en medir la situacin al finalizar la ejecucin del proyecto.

EVALUACIN DESPUS CON GRUPO DE COMPARACIN Este modelo consiste en medir la situacin existente al trmino de la ejecucin de un proyecto dentro del grupo beneficiario y medir paralelamente la situacin existente dentro de un grupo lo ms semejante posible al grupo beneficiario. El grupo beneficiario recibe el nombre de grupo experimental y el grupo de control, el de grupo de comparacin.
MODELO NICAMENTE DESPUS CON GRUPO DE COMPARACIN

PROCESO DE MEDICIN Definicin de indicador

Es la unidad que sirve para medir el grado de obtencin de una meta. Es conveniente recordar que una o varias metas son definidas para alcanzar una objetivo. RELACIN INDICADORES META OBJETIVOS
MIDE un objeto
MIDE UNA META Indicador Indicador Indicador

SISTEMA DE MEDICIN DE OBJETIVOS Y METAS De acuerdo con S. Stevens entendemos por medicin La asignacin de nmeros, segn reglas, a objetos o sucesos. La asignacin de nmeros se realiza en base a la propiedad que se desea medir. En este sentido estricto, lo que se mide no son las propiedades en si de los objetos o sucesos, sino los indicadores de estas propiedades, como expresin manifiesta y observable de la propiedad. Los indicadores ayudan a medir las metas, stas a su vez se convierte en elementos de la valoracin total del objetivo.

Caso prctico del sistema de medicin, de metas y objetivos de un proyecto de generacin de ingresos para las madres adolescentes.
Primer paso, identificacin de los indicadores, metas y objetivos del proyecto.
Indicadores Metas (variables objetivos

1. Doce sesiones de estudio con el 1 Realizacin de un equipo tcnico responsable del estudio tcnico de proyecto. factibilidad. 2. Cinco tcnicas elaboradas para la comprobacin de la factibilidad y estrategias a utilizar en el proyecto
1 Publicar 6 manuales de capacitacin en gestin empresarial y desempeo de roles. 2. Elaboracin de 6 manuales de capacitacin en gestin empresarias y desempeo de roles

Desarrollar estrategias de sobrevivencia para el sostenimiento del binomio madre nio.

Indicadores
1. 2. Sesenta sesiones de capacitacin. Cincuenta madres adolescentes capacitadas.

Metas (variables
3. Capacitaciones a 50 madres adolescentes en accin empresarial.

objetivos

1. Cincuenta madres laboran en las unidades de servicios y produccin.

4. Integrar a 25 madres en las unidades de produccin.

Segundo paso, se precisa el nivel de doce sesiones de estudio con el equipo tcnico responsable del proyecto.
Indicador uno. Realizacin de doce sesiones de estudio con el equipo tcnico responsable del proyecto.

Indicador dos. Elaboracin de cinco tcnicas comprobacin de la factibilidad y estrategias a utilizar.

para

la

INDICADOR I Intervalos 11-12 9-10 7-8 5-6 3-1 F Frecuencia 6 5 4 3 2 INDICADOR II Categora 5 F Frecuencia 5 % 100 Nivel de confiabilidad Elevado % 100 75 50 25 00 Nivel de confiabilidad Elevado Aceptable Regular Bajo Deficiente

4
3 2 1

4
3 2 1

75
50 25 00

Aceptable
Regular Bajo Deficiente

Tercero paso, Fijacin del sistema de puntaje en el cumplimiento y realizacin del proyecto.
I = I (Meta A) Para medir este indicador se ha planificado como mximo 12 reuniones al ao, lo que equivaldra al 100% y cada sesin tendran un valor de 8.33%; como solo se ha efectuado 9 reuniones se obtuvo un 75%, lo que significa haber llegado a un nivel de confiabilidad aceptable de 5 puntos reales I = II (Meta A) El puntaje mximo a obtener es de 5 puntos (100%), pero como realmente se ha cumplido con elaborar y aplicar 4 tcnicas, se tendr una calificacin de 4 puntos (75%), lo que alcanza un nivel de confiabilidad aceptable

Cuarto paso, Elaboracin del cuadro de clculo para vaciar la informacin sobre el puntaje obtenido por cada uno de los indicadores de la meta a.
Meta A (1) Indicador 1 Indicador 2 Meta A Puntaje Mximo 6 5 11 Puntaje Real 5 4 9

En el cuadro se advierte que el porcentaje mximo posible para la meta A era de 11 puntos previstos; sin embargo, en la prctica slo se han obtenido 9 puntos, lo que significa haber alcanzado el 81.8% del cumplimiento de dicha meta.

Quinto paso, Construccin del ndice de confiabilidad, el que puede expresarse en categoras cualitativas, tales como elevado, aceptable, regular, bajo, deficiente, que se desprenden o est en correspondencia con el puntaje cuantitativo fijado.

El valor de lo obtenido por la meta A alcanza al 81.8%; por lo tanto, se tiene un coeficiente de confianza para la continuacin del proyecto, en categora aceptable. Con igual criterio y procedimientos se evalan los otros indicadores de las siguientes metas.

Para calcular el grado de obtencin de los de los objetivos se construye n cuadro de calculo de las metas y se procede a realizar la operacin ya conocida.

Metas 1 2 3

Mximo Puntaje 11 18 20

Puntaje Real 09 15 16

4
5 Objetivo

20
18 87

15
18 73

Como se observa en el cumplimiento del objeto se ha llegado a un 73.90%, lo que significa que se tiene un elevado nivel de confiabilidad en el avance o realizacin final del proyecto.

EVALUACIN CUALITATIVA

Es un proceso sistemtico y permanente que comprende la bsqueda y la obtencin de informacin acerca de la calidad del desarrollo, avance de determinadas actividades hacia el logro de objetivos trazados; as mismo de la calidad de los recursos o medios empleados por el proyecto.
En la evaluacin cualitativa se tiene en cuenta las categoras cualitativas, bsicamente de cualidad por ejemplo bueno, malo, aceptable, regular, ventajoso, desventajoso, de buena calidad, de baja calidad, etc.

ESQUEMA EVALUACIN CUALITATIVA

LIMITACIONES

INSTRUMENTOS DE EVALUACIN

Gran parte de una evaluacin se vale de entrevistas y cuestionarios para recolectar informacin a cerca de los beneficiarios del proyecto valuado. Tratando de determinar quienes son, qu es lo que hacen en l y cules son y ha sido sus actitudes y conductas antes y despus de su participacin en el proyecto. Otras veces, los evaluadores recurrirn a registros, documentos, archivos y otros instrumentos bibliogrficos o documentales.

INSTRUMENTOS DE EVALUACIN
El hecho de introducir medidas de correccin en el funcionamiento de un programa, como producto del anlisis evaluativo de su comportamiento, se denomina retroalimentacin.

INFORME DE EVALUACIN
Constituye un documento escrito de sistematizacin del proceso metodolgico recorrido por el proyecto a travs de sus fases. Se puede elaborar informes parciales, como finales.

Un informe debe ser corto y escrito con lenguaje claro y adems de contener la siguiente estructura general.
ESTRUCTURA GENERAL DEL INFORME DE EVALUACIN: Introduccin

Resumen Descriptivo del Proyecto Desarrollado.

Aspecto Metodolgico del proceso de Evaluacin. Resultados Obtenidos

Conclusiones y Recomendaciones
Anexos