Club de Mantenimiento

Curso

Administracin de Inventarios de Mantenimiento

Ing. Claudio Christensen

SIM INGENIERIA S.R.L Servicios en Ingeniera de Mantenimiento

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Oruro 2006

Administracin de Materiales
Una correcta administracin de los materiales permite evitar la superpoblacin de stock y por consecuencia el capital inmovilizado. Las recomendaciones que daremos en esta Presentacin facilitar el control del inventario, evitando la duplicacin de tems y la falta de ellos, asegurando la disponibilidad necesaria de repuestos e insumos. 2

Recordatorio
La incertidumbre en el abastecimiento de materiales incrementa el stock

Una buena programacin del mantenimiento facilita la programacin del abastecimiento

Una buena relacin con los

proveedores reduce el stock
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Definicin de Inventario
Econmico
Inventario es dinero inmovilizado Es un gasto en conservacin de los materiales Genera costos de edificios y de personal Produce prdidas por deterioro y extravos
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Tcnico
Inventario es el conjunto de elementos variados con que debe contar una industria para poder prestar su servicio. Son insumos, repuestos, materia prima, etc.

Costo del Inventario

Costo del Inventario

Costo del inventario Mantenimiento Deterioro Inversin inmovilizada
$

Costos de la No Existencia Lucro cesante Costo de reposicin urgente

Costo del Inventario

Costo de la No Existencia
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Cantidad en stock

Costos de Inversin
En este caso nos estamos refiriendo al costo en que se incurre al mantener inmovilizado en inventario el capital correspondiente, en vez de invertirlo. Por tanto este costo suele estar entre un 4% y un 7%.

Costos de Almacenamiento
El mantenimiento de inventarios, implica la necesidad de disponer de almacenes, con su personal correspondiente, equipo de manejo de materiales, alquiler de espacio para almacenaje... El porcentaje suele estar entre el 5% y el 10%.
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Riesgo de Obsolescencia
Los cambios o el progreso tecnolgico pueden dar lugar a que un artculo mantenido en inventario quede obsoleto. El porcentaje se calcula entre el 1% y el 5% en funcin de la tecnologa en uso.

Riesgo de deterioro, robos o desperfectos

El mantenimiento durante un cierto tiempo de un artculo en inventario lleva consigo la prdida de parte de estos artculos como consecuencia de las condiciones ambientales no apropiadas, roturas accidentales, prdidas, robos, etc. En este caso el porcentaje, se estima entre un 1% y 10 %.
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Seguros, impuestos...
Otros costos que varan con el nivel de stock, tales como son las plizas de seguros, impuestos que los graven ... Entre el 1% y el 5%.

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Costos Totales

Costos de Inversin Costos de Almacenamiento Riesgo de Obsolescencia Riesgo de deterioro Seguros, impuestos... Total de los costos 4% 5% 1% 1% 1% 12% 7% 10% 5% 10% 5% 37%

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Incremento del Capital Inmovilizado

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Incremento del Capital

El capital inmovilizado en los almacenes tiene la propiedad de incrementarse continuamente por varios motivos. La identificacin de esos motivos nos permite tomar acciones correctivas para disminuirlo a niveles aceptables Tomando todos los recaudos el inventario igualmente es creciente.
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Grfico de Variacin del Capital

Capital

Tiempo

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Origen del Capital del Inventario

Repuestos nuevos Repuestos de equipos obsoletos dados de baja Repuestos obsoletos por deterioro Repuestos obsoletos por tecnologa Repuestos mal comprados Repuestos de baja calidad Repuestos mal codificados que no son solicitados Repuestos usados, en malas condiciones
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Repuestos fuera de uso por reformas de equipos Variacin del nivel de stock o menor rotacin Existencia desconocida por el usuario Dificultad para su ubicacin en el almacn No registrados en el sistema de inventario Incremento de los Tiempos de Reposicin Cambio del N de parte

Crecimiento
Repuestos nuevos Repuestos de equipos obsoletos dados de baja

Origen del Capital

Almacn

Variacin del nivel de stock o menor rotacin Mantenimiento Existencia desconocida por el Repuestos obsoletos usuario por tecnologa Dificultad para su ubicacin en Repuestos fuera de uso el almacn por reformas de equipos No registrados en el sistema de inventario Cambio del N de parte Repuestos obsoletos por Compras deterioro Repuestos mal comprados Repuestos mal codificados que Repuestos de baja calidad no son solicitados Incremento de los Tiempos Repuestos usados, en malas condiciones de Reposicin
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Repuestos Nuevos

Causa
Ampliacin de las instalaciones Requerimientos de mantenimiento Incremento del los consumos

Acciones
Fijar niveles de stock al darlo de alta Analizar el origen del incremento de los consumos

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Repuestos de equipos obsoletos dados de baja

Causa
Se ha dado de baja el equipo por obsolescencia

Acciones
Ligar repuestos a equipos en el CMMS Aviso previo de mantenimiento a almacenes por obsolescencia

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Repuestos obsoletos por deterioro

Causa

Acciones

Los repuestos se Mayor cuidado de han deteriorado por los repuestos el tiempo, Aplicar FIFO manipuleo, agentes Registrar fecha de climticos, etc. vencimiento Registrar nmero de lote
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Repuestos obsoletos por tecnologa

Causa
La tecnologa del repuesto ha cambiado y fue reemplazado

Acciones
Mantenimiento debe informar con tiempo al almacn sobre estos cambios Identificarlo como alternativo

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Repuestos mal comprados

Causa

Acciones

Errores de Ejecutar garanta especificaciones en Mejorar la compra especificaciones para futuras compras

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Repuestos de baja calidad

Causa

Acciones

Compras ha Compra debe adquirido repuestos comprar con las de marcas no especificaciones de reconocidas. Mantenimiento Mala calidad de los Control de calidad repuestos

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Repuestos mal codificados que no son solicitados

Causa
Error al codificar el repuesto Error de inclusin en un grupo o familia

Acciones
Recodificar los repuestos Aplicar mtodos de codificacin que eviten estos errores

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Repuestos usados, en malas condiciones

Causa

Acciones

Repuestos usados Dar de baja y no reparados a Reparar segn condicin de nuevo especificaciones Los repuestos usados y reparados deben tener las mismas caractersticas de los nuevos.
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Repuestos fuera de uso por reformas de equipos

Causa
Reparacin de partes con variacin de parmetros Reingeniera a consecuencia de Mantenimiento Proactivo
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Acciones
Registrar las variantes en el listado de repuestos perteneciente a ese equipo Informar a almacenes sobre los cambios Ajustar los niveles de stock

Variacin del nivel de stock o menor rotacin

Causa
Mejoras en los mantenimientos Cambios en la operacin de los equipos

Acciones
Control peridico de los consumos, rotacin y niveles de stock

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Existencia desconocida por el usuario

Causa
El usuario desconoce la existencia de ese repuestos

Acciones
Informe a mantenimiento de repuestos sin rotacin o rotacin muy baja

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Dificultad para su ubicacin en el almacn

Causa
El repuesto est perdido dentro del almacn o alguna de sus dependencias

Acciones
Control peridico del almacn Inventario permanente

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No registrados en el sistema de inventario

Causa
Repuestos que no han sido registrados en el inventario Repuestos cuya existencia figura en cero pero an existen algunos en stock
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Acciones
Control peridico de repuestos en el almacn

Incremento de los Tiempos de Reposicin

Causa
Ha variado el TR por parte del proveedor Nuevo proveedor con precios menores pero mayor TR
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Acciones
Analizar proveedores con mejor TR Analizar la ventaja econmica de mejor precio y mayor TR Alianzas estratgicas con los proveedores

Cambio del N de parte

Causa
El fabricante ha realizado cambios de diseo y vari el N de parte del repuesto

Acciones
Identificar como repuesto alternativo Aplicar FIFO para consumir primero los repuestos de diseo anterior

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Relaciones entre sectores

Mantenimiento Almacn Compras
Almacn Compras Mantenimiento

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Mantenimiento

Almacn

Almacn debe prestar un servicio a Mantenimiento Debe asegurar 3% de Stock Out Mantenimiento debe programar los consumos

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Almacn

Compras

Compras debe comprar lo que solicita Almacenes Compras debe comprar con las especificaciones de Mantenimiento

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Compras

Mantenimiento

Compras debe bajar los TR, asegurar calidad y precio acorde

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Consignas del Almacenero

Nadie me pide comprar, las compras las decido yo Nadie tiene derecho a incrementar el capital inmovilizado de mi almacn

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Catlogo
Contar con un adecuado catlogo permite identificar fcilmente cualquier elemento, incluso materiales nuevos Una prctica recomendable es la catalogacin por series Un catlogo bien diseado evita la duplicacin de tems
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Modo de identificacin de los materiales

Segn la especialidad cada persona identifica un tem de diferentes maneras

Especialidad Cdigo Descripcin N de Parte Geometra Ejecutor X X

Almacenero
Planificador Comprador Fabricante
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X
X

X
X X X

Tipos de stock
En Stock No Stock Especiales

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En stock
Bajo control permanente por el sistema. Tiene determinados los niveles de stock. Claramente definido su cdigo, descripcin, equipo o conjunto al que pertenece o forma parte. Ejemplo: elementos crticos, elementos de consumo constante.
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No stock
No es controlado por el sistema. No tiene determinados los niveles de stock. Claramente definido su cdigo, descripcin, equipo o conjunto al que pertenece o forma parte. Se solicita a necesidad. Ejemplo: filtros de aire acondicionado.
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Especiales
No es controlado por el sistema. No tiene determinados los niveles de stock. Su cdigo es provisorio, se elimina cuando se completa el consumo. No interesa conservar su descripcin, equipo o conjunto al que pertenece. Se solicita a necesidad. Ejemplo: arena, cemento, etc.
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Rotacin
Capacidad de un almacn de mover un articulo (reponer), en unidad de tiempo. Generalmente se mide por valor econmico. Un almacn tendr una rotacin de 4 unidades anuales, cuando el valor econmico de los productos almacenados, se ha movido 4 veces.

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ndice de Rotacin
Da una medida de la velocidad de rotacin del inventario En que tiempo un tem, un grupo de tems o la totalidad de los tems son renovados Puede estar basado en unidades o en en monto
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Tiempo de Reposicin
Es el tiempo que media entre la deteccin de la necesidad de un tem hasta el momento de contar con el mismo en su lugar de utilizacin.

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Componentes del Tiempo de Reposicin

Deteccin de la necesidad Generacin de la requisicin Tiempos internos de gestin de compras Tiempos de entrega del proveedor Inspecciones Transporte Disponibilidad para su uso
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Componentes del Tiempo de Reposicin

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Deteccin Requisicin Compras Entrega Inspecciones Transporte Disponibilidad

Componentes del Tiempo de Reposicin

Control peridico de existencias Planificacin de mantenimientos Reserva de materiales

Deteccin

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Componentes del Tiempo de Reposicin

Procedimientos
Requisicin

Deteccin

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Componentes del Tiempo de Reposicin

Procedimientos Alianzas estratgicas O/C abierta

Requisicin
Compras Deteccin

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Componentes del Tiempo de Reposicin

Entrega

Requisicin
Compras

Planificar fabricacin Programar entregas Alianza estratgica

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Componentes del Tiempo de Reposicin

Entrega

Aseguramiento de la calidad Garantas

Inspeccin
Compras

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Componentes del Tiempo de Reposicin

Entrega

Transporte

Inspeccin

Facilitar el transporte Cercana al almacn

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Componentes del Tiempo de Reposicin

Apoyo del Almacn Disponibilidad para despachos Rapidez en la documentacin

Transporte

Inspeccin
Disponibilidad

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Equipo rotable
Son generalmente equipos menores o sub ensambles que al requerir algn tipo de mantenimiento son reemplazados para luego ser repararlos.

Un nico cdigo de material. Varios nmeros de equipos. Ejemplos: magnetos, motores elctricos, sistemas de control, etc.
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Materiales Alternativos
Identifica materiales que pueden sustituir al principal Generalmente son de mayor calidad o prestacin Ayuda a descartar del inventario elementos de poco movimiento u obsoletos
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Compra Local
Se corresponde con elementos de uso general. De fcil adquisicin en comercios de la zona. Por lo general disponible en pequeos centros poblados.

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Compra Centralizada
Repuestos de cierta magnitud. Materiales de uso general o especficos de uso generalizado. Requieren comercios especializados. No estn disponibles en comercios de la zona. Solo se consiguen en grandes centros urbanos o industrializados.
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Compra a nico Proveedor

Repuestos especficos. Disponibles nicamente por medio de un distribuidor, representante o el propio fabricante. Repuestos no disponibles para entrega inmediata. Materiales de elevado costo.
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Perfil del Catalogador

Conocimientos tcnicos de los materiales mas comunes de la compaa Conocimientos y aplicacin de los procedimientos Manejo de herramientas de evaluacin

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Funciones del Catalogador

Actualizar el catlogo y mantenerlo ordenado Codificar cada elemento correctamente Registrar adecuadamente cada transaccin Controlar las existencias

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Procedimientos

De catalogacin De suministro De consumos De transferencias De compras

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Probabilidad de la distribucin Normal

-
-

+ 3 = 99,87% + 2 = 97,72% + 1 = 84,13%

Curva de Gauss

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Reportes del Almacenero

Curva ABC por costos y consumos ndice de rotacin por tem Tendencia del valor del inventario (trimestral)

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Programa
Ejecutar programa de estadsticas Valorizar costos de repuestos para completar stocks Determinar criterios de costos / riesgos Estimar tiempos de reduccin de stock en funcin de estadsticas de consumo Determinar repuestos para la venta
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Tablero de control
Determinar los estados del stock para los cuales interesa actuar Punto para generar un pedido normal Aviso de situacin de riesgo Frecuencia de controles Monto total del inventario Variacin () del monto en perodos Monto de la rotacin Disconformidades de clientes internos
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FIN
claudio.christensen@simingenieria.com.ar www.simingenieria.com.ar www.clubdemantenimiento.com.ar

2006
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