Funciones

lgicas Asientos contables comunes Formas y documentos importantes Bases usuales de datos Enlaces con otros ciclos Objetivos

Determinaci n del Costo de Vta..

Otorgamiento de crdito

Toma de pedidos Entrega o embargue de mercanca y /o prestacin de servicio

Ajuste a facturas y/o n/c

Funcione s Tpicas
Ingreso del efectivo

Facturacin

Cobranzas Cuentas por cobrar

Contabilizacin de garantas

Asientos Contables

Ventas Costo de Ventas Ingreso de caja Devoluciones y rebajas sobre ventas Descuentos por pronto pago Provisiones para cuentas de cobro dudoso Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables Gastos de comisiones Creacin de pasivos por el impuesto a las ventas Provisin para gastos por ventanilla

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Pedidos de clientes

rdenes de venta y embarque

Conocimiento de embarque

Facturas de venta

N/C por devoluciones y rebajas sobre ventas

Avisos de remesas de clientes

Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes

BASES USUALES DE DATOS

Bases de referencia
Listas y/o archivos maestros de clientes y de crditos

Bases dinmicas
Archivos de rdenes de clientes pendientes de surtir

Catlogos de productos y listados o archivos de precios

Auxiliares de clientes

Estadsticas de ventas

Diarios de ventas

Ingresos de caja -ciclo de tesorera

ENLACES CON OTROS CICLOS

Concentracin de actividadesciclo informe financiero Embarques de productos-ciclo de produccin

OBJETIVOS

Autorizacin

Procesamiento y Clasificacin

Verificacin y evaluacin

Salvaguardar fsica

Cumplimiento de polticas y criterios establecidos por la administracin

Asegura el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones de una empresa

Verifica y evala pardicamente los saldos que se informan, la integridad de los sistemas de procesamiento

Control de acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de procesos

Objetivos de autorizacin
2. Autorizacin clientes 3. Cuentas y ajustes a los ingresos, costo de ventas gastos de venta y cuentas de clientes

1. Clientes deben autorizarse Polticas adecuadas establecidas por la administracin

4. Procedimientos del proceso de ciclos de ingresos

OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIN DE TRANSACCIONES

5. Aprobacin de pedidos de clientes

6. Solicitud o pedido aprobado

7. Pedido autorizado de embarque

8. Embarques efectuados y servicios prestados facturados

9. Facturacin correcta

10. Control del efectivo

11. Facturas clasificadas, concentradas

12. Costos de mercancas , servicios vendidos as como gastos relativos de las ventas clasificados

13. Efectivo recibido

14. Ajustes de ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes clasificados

15. Facturas, cobros y ajustes exactos y correctamente aplicados

16. Asientos contables para facturacin, costos de ventas, efectivo recibido y ajustes mercancas y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes

17. Contable del ciclo de ingresos resumido y clasificacin de transacciones

18. Informacin de impuestos originados de actividades de ingresos

OBJETIVOS DE VERIFICACIN Y EVALUACIN

19. Verificacin y evaluacin de cuentas por cobrar y transacciones relativas

20. Acceso al efectivo recibido deber permitirse de acuerdo a controles establecidos por gerencia

OBJETIVOS DE SALVAGUARDIA FISICA

Adquisicin De bienes y servicios

CICLO DE COMPRAS
Clasificar, resumir e informes lo que se adquirir y lo que se pag

Pago de adquisiciones anteriores

Inventario s

Activos Fijos
CICLO DE COMPRAS

Servicios externos

Suministro so abastecimi entos

1.
Funciones lgicas

2.
Asientos contables comunes

3.
Formas y documentos importantes

4.
Bases usuales de datos

5.
Enlaces con otros ciclos

6.
Objetivos

FUNCIONES TPICAS

Seleccin de proveedores

Preparacin de solicitudes de compra

Funcin especfica de compras

Recepcin de mercancas y suministros Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados

Desembolso de efectivo

ASIENTOS CONTABLES COMUNES

Compras

Desembolso de efectivo

Pagos anticipados

Acumulaciones de pasivos

Ajustes de compras

Requisicio nes de compra

Pliza cheque

Ordenes de compra y contratos

Recibos de servicios

FORMAS Y DOCUEMNTO S IMPORTANTE S

Document os de recepcin de mercanca s

Solicitude s de cheques Notas de cargo y de crdito

Facturas de proveedor es

BASES USUALES DE DATOS Archivos de proveedores Archivos de cuentas por pagar

Pedidos a proveedores pendientes de surtir

ENLACE CON OTROS CICLOS

Desembolsos de efectivo Ciclo de tesorera
Recepcin de bienes, mercancas y servicios Ciclo de produccin

Resumen de actividad

Ciclo de informe financiero

OBJETIVOS DE AUTORIZACIN
1. Autorizacin de proveedores 2. Precio y condiciones de los bienes., mercancas y servicios 3. Distribucin de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de proveedores, pagos anticipados y pasivos acumulados 4. Pagos por bienes, mercancas y servicios recibidos

5. Procedimientos de proceso del ciclo de compras

6.Aprobarse ordenes de compra a proveedores de bienes, mercancas o servicios

7. Solo deben aceptarse mercancas y servicios que se hayan solicitado

8. Bienes, mercancas y servicios recibidos, deben informarse

9.Montos adecuados a proveedores por bienes, mercancas y servicios recibidos

10. Pagos por bienes, mercancas y servicios recibidos basados en un pasivo

11. Importes adecuados a proveedores y acreedores

12. Pagos y ajustes a compras

13.Pasivos incurridos, pagos efectuados y ajustes relativos

14. Asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores y acreedores

15. Asientos contables de compras

16. Determinar bases de impuestos derivada de las actividades de compra

17. Saldos registrados de cuentas por pagar y actividades de transacciones relativas. OBJETIVOS DE VERIFICACIN Y EVALUACIN

OBJETIVOS DE SALVAGUARDIA FISICA

18. Registro de compras, recepcin y pagos, as como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso

Reclutamiento y seleccin de personal

Promocin y evaluacin de personal

Contratacin de personal

Desembolso de efectivo

Funciones Tpicas del Ciclo de Nomina o Personal

Llevar las relaciones laborales

Registro, informacin y control de la nomina

Preparar informes de asistencia

Asientos Contables Comunes del Ciclo de Nmina

Pagos de Nmina Anticipos de sueldos y prstamos al personal

Distribucion es de mano de obra

Ajustes de Nomina

Otras prestacione s al personal

Formas y Documento s Importante s Cheques

Solicitud de empleo

Recibos de pagos

Contrato s de trabajo

Autorizacin de pagos especiales

Informes de tiempo

Autorizacin de ajustes de nmina

Tarjetas de reloj

Bases usuales de datos

De acuerdo al uso que se les de pueden clasificarse en : Las bases usuales de datos para nminas podrn se las siguientes

Estn representadas pro archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc.

Bases de referencia

Bases Dinmicas

Archivos maestros de personal conteniendo nombres e informacin de referencia, tipos de retribucin, etc.

Registros de salarios de empleados

Enlaces con otros ciclos

Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera Recepcin de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de produccin Resumen de actividades que se enlazan con el ciclo de informe financiero

Objetivos

De autorizacin

De procesamient o y clasificacin de transacciones

De verificacin y evaluacin

De salvaguard a fsica

Objetivos de verificacin y evaluacin

Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de cuentas nminas y las transacciones relativas.

Objetivos de salvaguarda fsica

El acceso a los registros de personal, nominas, formas, documentos importantes y lugares de proceso deben permitirse nicamente de acuerdo con las polticas

4. Ciclo de Tesorera
Incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimientos de capital La mayor parte de las funciones relacionadas con el ciclo de tesorera pueden efectuarse en la tesorera de la empresa

Incluye funciones
Reconoci miento de las necesidad es de efectivo Distribucin del efectivo disponible las operacione s productivas Devolucin del efectivo a los inversionist as y acreedores

Relaciones con sociedades financieras y de crdito Administracin de seguros Relaciones con accionistas

Operaciones de Inversin y Financiamiento

Administracin del efectivo y las inversiones

Funciones Tpicas
Administracin financiera de planes de beneficio a empleados

Acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos

Administracin y vigilancia de la deuda

Administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios

Custodia fsica del efectivo y los valores

Obtencin y pago de financiamient o

Compra y venta de moneda extranjera

Emisin y retiro de acciones

Cambios en los valores segn libros de inversiones y deuda

Asientos Contables Comunes

Compra y venta de inversiones de valores

Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos en relacin con deudas e inversiones

Acumulacin , cobros y pagos de intereses y dividendos

Plizas de seguros

Formas y Documento s Importantes

Certificados provisionales de acciones

Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados

Acciones emitidas

Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura Ttulos de crdito (cheques , pagars, cartas de crdito, etc.)

Obligaciones , bonos, papel comercial Acciones, bonos y otros dtos. adquiridos (inversiones)

Bases usuales de datos

Estn representadas pro archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc.
Contiene informacin necesaria para procesar transacciones de un ciclo o resultado de un proceso

De acuerdo al uso que se les de pueden clasificarse en :

Bases de referencia
Archivo maestro de los accionistas, Cdula de trabajo de intereses y dividendos, Libros de registro de accionistas y utilidades y cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de prstamos

Bases Dinmicas

Saldos de las cuentas bancarias, Carteras de inversiones y saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores

Enlaces con otros ciclos

Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera

Ciclo de Tesorera
Desembolsos de Efectivo con el ciclo de compras Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos Beneficios al personal (bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nmina)

Debido al ingreso y desembolso de efectivo

Objetivos

De autorizacin

De procesamiento y clasificacin de transacciones

De verificacin y evaluacin

De salvaguarda fsica

Objetivos de autorizacin Tratan todo aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin. Las fuentes de inversin y financiamiento

Los importes, momento y condicin de las transacciones de deuda y capital Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital
Los ajustes a las cuentas de inversin en valores, crditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y distribucin contable Los procesos del ciclo de Tesorera

Objetivos de procesamiento

Asegurarse de reconocer, procesar, clasificar, registrar e informar transacciones

Aprueban solicitudes de compra-venta de inversiones que se ajusten a las polticas

Aprueban solicitudes de obtencin o entrega se ajusten a las polticas

Producto de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna

Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna

Objetivos de procesamiento

Gastos financieros de los recursos de capital, entrega recursos a inversionistas y acreedores informan con exactitud y forma oportuna

Las cantidades adeudadas a, por entidades en que se en que se invierte, corredores y otros, distribucin contable calculan con exactitud y registran forma oportuna

Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores se informa con exactitud y forma oportuna

Los PCGA requieren efectuar cambios en las inversiones deben calcularse con exactitud y forma oportuna

Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse , concentrarse e informarse correcta y oportunamente

Objetivos de procesamiento

Recursos obtenidos, productos de estos recursos y entrega de los mismos se aplica correcta y oportunamente.

Preparar asientos contables por las cantidades que se adeudan, o las que se tienen que cobrar, y los ajustes relativos

Compra y venta de inversiones, sus productos y ajustes relativos se aplica correcta y oportunamente

Asientos contables de tesorera deben concentrar y clasificar las transacciones acorde las polticas

Informacin determinar bases de impuestos derivados de actividades tesorera producen correctamente y oportunamente

Objetivos de verificacin y evaluacin

Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de cuentas nminas y las transacciones relativas.

Objetivos de salvaguarda fsica

El acceso al efectivo y valores es acorde las polticas administrativas El acceso a los registros de accionistas, tenedores de deuda, de inversiones lugares, y de procesos es acorde las polticas administrativas

5. Ciclo de Produccin

Almacenan

Procesan

Recursos adquiridos

Convierten

Ciclo de Produccin
Materiales

Mano de obra directa

Artculo terminado

Costos indirectos

FUNCIONES TPICAS
Contabilidad de costos

Control de fabricacin

Administracin de inventarios Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo

ASIENTOS CONTABLES COMUNES

Transferir de inventarios Aplicacin del costo de mano de obra Aplicacin de gastos de fabricacin

Depreciacin y amortizacin de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos

Variaciones

Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquinaria y otros costos diferidos

Retiros o venta de inmuebles, maquinaria y equipo

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Ordenes de produccin Requisicin de materiales

Hojas de costo

Hojas de trabajo aplicacin de gastos de fabricacin

Tarjetas de tiempo

Informe de desperdicios

Informe de produccin

BASES USUALES DE DATOS

Bases de referencia
Informacin utilizada para el proceso de las transacciones.

Bases dinmicas
Informacin resultante del proceso de las transacciones y se ha modificado constantemente.

BASES DE REFERENCIA
Informacin de los elementos del costo Relaciones de materiales

Hojas de ruta e ingeniera del producto

BASES DINAMICAS
Auxiliares de inventarios

Hojas de costo

Listados de valuacin de inventarios

Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo.

Anlisis de otros costos amortizables

ENLACES CON OTROS CICLOS

Ciclo de compras Ciclo de ingresos

Ciclo de Produccin Ciclo de informe financiero

Ciclo de nminas

Autorizacin

Salvaguarda fsica

OBJETIVOS

Procesamient oy clasificacin de transacciones

Verificacin y evaluacin

OBJETIVOS DE AUTORIZACIN
CONTROLES

ESTABLECIDO S POR LA
ADMINISTRACI N

CUMPLIMIENT O DE POLITICAS

OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FSICA

CONTROLES

ACCESO DE ACTIVOS, REGISTROS, FORMAS IMPORTANTES

LUGARES Y
PROCEDIMIENTOS

DE PROCESO

6. CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA

FUNCIONES TPICAS
Preparacin de asientos de diario

Registros en los libros contables

Recoleccin de informacin suplementaria para preparacin de informes

Preparacin de informes

Mantenimiento de los registros contables

FORMAS Y DOCUMENTOS TPICOS

Comprobantes de diario

Estados financieros y otros anexos

INFORMACIN DE SOPORTE
INFORMACIN SOPORTE

4. Registros auxiliares

1. Cdigo de cuentas

3. Libros de contabilidad

2. Presupuestos

ASIENTOS CONTABLES COMUNES

2. Eliminaciones y reclasificaciones , si es aplicable

1. Ajustes por inflacin