Solucin de Excepciones

Los pedidos que no cumplan los requisitos descritos, son

excepciones -y deben ser resueltos en el momento de la revisin, por la persona encargada. Los errores, pueden ser los siguientes:

-El cliente no tiene crdito, -El precio no es el autorizado, -No hay existencias en inventarios y el pedido no

puede ser entregado al cliente en la fecha solicitada, -La forma de pedido est incompleta o es ilegible. Autorizacin de Pedidos

Si la verificacin no tiene excepciones, el pedido

es autorizado.

Preparacin y Distribucin de Informacin Administrativa Un sistema de pedido, genera la siguiente informacin: - Papeles de Trabajo Referentes al Pedido, - Reportes de Anlisis Administrativo, - Reportes de Anlisis de Ventas.

 Papeles de Trabajo Referentes al Pedido Son documentos necesarios para notificar al cliente y a los grupos internos, que un pedido ha sido aceptado. Los papeles de trabajo siguen el siguiente orden:
DOCUMENTO Orden de Envo Confirmacin de Venta Orden de Envo de Productos Especiales HACIA: Facturacin, Envos, Ciclo de Conversin, Proyeccin Cliente, agentes de venta Ciclo de Conversin, Planeacin de la Produccin.

 Reportes de Anlisis Administrativo En un sistema sencillo, los reportes de

anlisis pueden existir solamente al aadir observaciones en la forma de pedido. En sistemas sofisticados, los siguientes reportes pueden incluirse:
REPORTE Excepciones PROPSITO Lista todas las excepciones encontradas en el crdito, precio, existencias, cdigos y condiciones. Lista todos los pedidos autorizados, no enviados todava. Lista todos los pedidos registrados en un periodo determinado.

Pedido Abiertos

Registro de Pedidos

 Reportes de Anlisis de Ventas Estos reportes permiten que

la administracin conozca datos que pueden serle de utilidad para incrementar la efectividad de los esfuerzos de venta; por ejemplo, localizacin de clientes, rotacin de productos, o actividad en diferentes zonas.

Funciones de Soporte a la Funcin de Pedido

La Funcin de Pedido usualmente es

soportada por funciones orientadas al servicio a clientes o al mantenimiento de datos:

Funciones de Servicio Informacin No Usual InformacinUsual Mantenimiento de datos Mantenimiento de Precios Mantenimiento de datos de Clientes

Funciones de Mantenimiento de Datos

-Mantenimiento de Precios - establece precios para todos los productos. -Mantenimiento de Datos de Clientes - asigna crditos especiales para cada cliente, de acuerdo a su historial comercial con la compaa. Estas actividades pueden desempearse mucho ms rpido a travs de un computador: -Mantenimiento de Precios: al capturar un nuevo precio, se asigna automticamente a todas las listas y catlogos. -Mantenimiento de Datos de Clientes: de acuerdo a la formalidad de pago de cada cliente, y tomando en consideracin los productos que adquiere y a la cantidad que solicita normalmente, se establecen crditos automticos.

Mantenimiento de Precios y de Datos de Clientes

Los archivos de precios y de datos de clientes, se emplean como soporte a la Funcin de Pedido. Los archivos de clientes incluyen: nombre, direccin, telfonos, crditos otorgados, instrucciones estndar de

envo. A veces, es necesario incluir los productos que el cliente est autorizado a comprar con el crdito asignado a su compaa.

1. Dada una revisin a la compaa X; en un bote de basura Usted encuentra accidentalmente la siguiente forma de pedido. Diga, en primer lugar, los errores de diseo de la forma. En segundo lugar, diga en qu paso del proceso de pedido, se perdi este pedido.

Durango 112 Roma, 06700 Mxico D.F.

Forma de Pedido 08 / 12 / Clave Cantidad 500 Total Subtotal

Artculo Artculo

Entrega 08 / 12 /

INTERFASES DE LA FUNCIN DE PEDIDO

El procedimiento completo de la Funcin de Pedido ha sido analizado con detenimiento. Ahora, se otorgarn los conocimientos necesarios para entender cmo la Funcin de Pedido interfiere con otras funciones del Ciclo de Ingresos:

Ciclo de conversacin

Pedido

Crdito y cobranza

Envo

Facturacin

Interfaces con el Procedimiento de Crdito y Cobranza

En la Funcin de Pedido, se deben tener en

cuenta las necesidades de informacin que requiere el departamento de crdito y cobranza para efectivamente llevar a cabo sus propias responsabilidades. Informacin referente a:

-Direccin exacta del cliente,

-Clave del cliente,

-Datos descriptivos especiales.

 Interfaces con el Ciclo de Conversin La Funcin de Pedido tiene relacin con el Ciclo de Conversin, en las siguientes reas: A.- Control de inventarios, B.- Planeacin de la produccin, C.- Ingeniera, D.- Proyeccin.

A. Control de Inventarios Catlogos de Inventarios: El personal de toda compaa que emplee catlogos, debe estar altamente familiarizado con los precios, descripciones, opciones, tamaos, caractersticas y claves de todos los productos. Existencias: Cada vez que un cliente hace un pedido, se tienen que verificar existencias para ver si es posible enviar de inmediato. Esto se hace a travs de un sistema kardex de productos o a travs de un sistema computarizado que indica cuntas unidades disponibles se tienen de cada producto. El siguiente es un ejemplo de cmo se maneja un kardex:
Lpices Dixon 2H - clave 132 Caja con 12 Lpices
MAXIMO MNIMO PEDIDO

300

50

200

REFERENCIA
Fecha

ENTRADAS

SALIDAS 200

RESERVADOS
Cantidad

Cliente Cantidad

Lote Cantidad Totales Pedido

SALDO 100 80 80 280 280 230

05-ene ant. 05-may 541 05-ago 541 05-sep A4 06-abr 77 06-ago 77

9877 20 200 F11 5581 50 270 220

20

50

Tarjeta de Inventarios

B. Planeacin de la Produccin

Cuando las empresas trabajan sobre pedido, la Funcin de Pedido tiene mucha mayor complejidad, pues tiene que relacionarse con las funciones ms delicadas del Ciclo de Conversin -mismas que comienzan desde la planeacin de la produccin
C. Ingeniera Todos los pedidos de productos especiales que se tienen que disear antes de ser fabricados, requieren de un flujo de, informacin constante entr los departamentos encargados de pedidos e ingeniera. Ingeniera reporta a la Funcin de Pedidos, datos como: precio, caractersticas, calidad obtenible y fecha de entrega estimada.

D. Proyecciones
Los pedidos son empleados por el departamento encargado de la planeacin estratgica para, de acuerdo a los resultados de venta, crear campaas mercadolgicas y proyectar el crecimiento futuro.

 Interfaces con el Procedimiento de Envos La Funcin de Pedido crea papeles de trabajo, que

enva a la funcin de envos. Estos papeles se emplean para recoger productos del inventario.

Interfaces con el Procedimiento de Facturacin Si el departamento encargado de la facturacin tiene

acceso a todos los pedidos autorizados y enviados, entonces la compaa elimina la posibilidad de no facturar y cobrar todos los productos entregados a clientes.

OBJETIVOS ADMINISTRATIVOS
Tcnicas de Control para Aceptar Solamente Pedidos Autorizados Autorizacin de Pedidos: Para evitar prdidas o incurrir en riesgos innecesarios de negocios, solamente se deben aceptar pedidos de clientes autorizados. El proceso de autorizacin debe incluir: -Estabilidad y condicin financiera, - Reputacin en la industria, -Restricciones legales, -Polticas internas relativas al tipo de transacciones permitidas para tratar con ciertos clientes, - Cuentas por cobrar actuales. Clientes Autorizados: Para agilizar las transacciones comerciales, se debe contar con una lista de clientes autorizados (manual o en computadora) que otorgue la siguiente informacin: -Cdigo de autorizacin, C. , -Lmite de crdito, -Pedido mximo (en dinero y en productos), -Das promedio en que paga facturas.

Tcnicas de Control para Procesar Pedidos en Forma Efectiva, Controlada y a Tiempo

Manejo de las Formas de Pedido:

La Funcin de Pedido enva al sistema, solamente los pedidos autorizados. Una vez que esto sucede, el rpido procesamiento de pedidos y la evasin de errores deben ser asegurados para as, excrementar costos administrativos.
El obstculo principal para procesar rpidamente los pedidos -aunque su naturaleza sea tan elemental-, es la elegibilidad de las formas. Manejo de Informacin: Otro obstculo que se encuentra en la Funcin de Pedido es el manejo de informacin. Aqu, el estado de los pedidos es reportado a los clientes en el momento que ellos lo solicitan.

El precio, el crdito otorgado (por clientes y por productos), las existencias, la fecha de entrega, la produccin especial y la correcta atencin de llamadas telefnicas y de correspondencia, son factores que deben ser dominados por el personal encargado.

EXCEPCIONES Y OTRAS CONSIDERACIONES

A continuacin veremos las siguientes excepciones: - Crdito, - Lmite de crdito, - Informacin de mercadotecnia, - Secuencia de crdito y

- Asignacin de precios, - Trminos de crdito, - Otros tipos de pedidos, - Pre facturacin y pos facturacin, - Produccin sobre pedido, - Reportes administrativos.

verificacin de existencias,

 Crdito
Dada una excepcin en la Funcin de Pedidos,

relacionada con crdito, hay tres caminos a seguir: - Rechazar el pedido, -Hacer caso omiso a la excepcin, empleando buen juicio y estando alerta del riesgo en el que se incurre, -Asignar trminos de crdito especiales (COD, anticipos, etc.). En cualquiera de los casos, el pedido se separa y se atiende especialmente. Este tipo de excepciones son responsabilidad del gerente de crdito y slo de acuerdo a sus observaciones, se tienen que solucionar.

Existencias Cuando no se tienen existencias de un producto cuando un cliente lo solicita, se debe hacer lo siguiente -informando siempre al cliente de la accin a tomar: Ajuste de la fecha de envo. Si la existencia actual mas la produccin a punto de ser terminada o a punto de ser recibida de otros proveedores, satisface las necesidades del cliente; entonces se puede aplazar la fecha de envo si el cliente lo autoriza. Substitucin de artculos Si la empresa no tiene los productos solicitados por el cliente, pero tiene artculos equivalentes, los debe ofrecer. Cancelacin de artculos. Si el cliente acepta, los artculos no existentes pueden ser cancelados del pedido; y los restantes pueden ser enviados normalmente. Pedido en espera: Los pedidos pueden ser parcial o totalmente puestos en espera hasta que haya existencias. Un sistema mecnico o computarizado debe estar alerta para que los productos se enven de inmediato al cliente en tanto se tengan existencias. Cancelacin del pedido. Con el objeto de que los clientes nunca cancelen por falta de servicio, sino por las razones anteriores, siempre se deben ofrecer cursos de accin alternativos.

Pre facturacin, Pos facturacin

En trminos generales, la pre facturacin se refiere a las facturas hechas antes del envo de

un pedido. La simplificacin resultante de este sistema, nicamente es funcional cuando las existencias son aseguradas, y cuando las fechas de entrega son cumplidas sin absolutamente ningn contratiempo. En pases con problemas inflacionarios, este sistema no es recomendable, pues para el momento de la entrega, los precios ya habrn cambiado.

 Produccin Sobre Pedido Cuando un cliente hace pedidos que tienen

que ser fabricados especialmente, se crea una interface en donde los departamentos encargados de los pedidos y de la manufactura, intercambian informacin constantemente.

Reportes Administrativos A partir del trabajo realizado en la Funcin de Pedido, se deben generar los siguientes reportes administrativos (analizados en la primera seccin de esta prctica): - Reportes de excepciones, - Pedidos abiertos, - Registro de pedidos. Reporte de Anlisis de Ventas
ANLISIS DEL VENTA DEL PRIMER SEMESTRE DE 1999 PRODUCTOS A-1 A-2 A-3 A-1 A-2 A-3 TERRITORIO 1 2 3 TOTAL 1 2 3 TOTAL VENTAS 90,923 80,322 50,266 221,511 81,766 45,832 90,965 218,562

Reporte de Pedidos en Espera

PRODUCTOS PARA OFICINA TERRANOVA PEDIDOS EN ESPERA CLIENTE PEDIDO ARTICULO CANTIDAD 38765 1565 2PK 30,000 11856 1571 4KJ 500 45873 1595 5NB 642 97562 1611 A1 800 34119 1630 B1 131 97315 1631 K1 975 53214 1640 2PK 1,000

FECHA 08/10/99 08/15/99 08/20/99 08/20/99 08/20/99 08/20/99 08/20/99

 Reporte de Cargos Especiales

Se elabora para facilitar la contabilizacin y pago del transporte e impuestos especiales.

Reporte de Estado de Pedidos

Generalmente se elabora computacionalmente para reportar el estado de los pedidos~, por ejemplo, pedidos enviados, pedidos en espera, pedidos en diseo, envos parciales, substitucin de artculos y otras excepciones.

Informacin de Mercadotecnia

La Funcin de Pedido, provee informacin mercadolgica de gran valor; por lo que el sistema debe disearse de tal forma en que proporcione datos que sirvan para determinar la efectividad de las polticas de precios, productos, sitios de. ventas. publicidad-promocin.

Conclusin
Los pedidos son de vital importancia

para las empresas ya que los pedidos necesitan un orden con el cual las empresas deben lograr para tener un pedido perfecto el cual se ha aceptado entregado y recibido con la fecha y direccin correcta y con esto ganar lo que alas empresas les interesa clientes con responsabilidad respeto y amabilidad.