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Seccin 4 Gastos Generales

Curso CIO Control

Seccin 4 - Gastos Generales

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Introduccin
El mdulo de Gastos Generales de C.I.O. sirve para controlar la ejecucin de todos los gastos y servicios que no caben en los otros mdulos de ejecucin (como Subcontratos y Almacn) de C.I.O.
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Aqu, tpicamente se van a manejar gastos como celadura, aseo, caja menor, papelera, y otros gastos administrativos.
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La informacin que se guarda es muy parecida a un subcontrato, pero para cada gasto general no hay un proveedor o subcontratista predefinido, y no se controlan detalladamente las cantidades ejecutadas. Como el nivel de control presupuestal es menor al de un subcontrato o pedido, no debe utilizar el mdulo de Gastos Generales para actividades de gran incidencia en el valor del proyecto.
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Accediendo a Gastos Generales

Se accede al mdulo de Gastos Generales por la opcin correspondiente del men principal.
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Los Gastos se controlan por presupuesto, entonces C.I.O. muestra de una vez el listado de proyectos y sus presupuestos. Escoja un presupuesto del listado.

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Accediendo a Gastos Generales

Ahora C.I.O. muestra una ventana donde podemos definir exactamente cuales Gastos queremos consultar.
Ms... En el primer campo, podemos escoger un captulo en particular del presupuesto, o con la opcin por defecto de Presupuesto Completo, ver los gastos correspondientes a todo el presupuesto.

El segundo campo hace referencia a la tabla de Categoras de Gastos Generales (ver siguiente pgina). Se puede combinar el uso de los dos campos libremente, por ejemplo seleccionar un captulo y una categora para ver los gastos del captulo de costos indirectos relacionados con administracin.
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Categoras de Gastos Generales

Tambin, se puede crear un listado de conceptos o categoras de gastos, y asignar cada gasto a una de estas categoras. Esto permite tener vistas y reportes de los gastos por conceptos independientemente de la estructura del presupuesto.
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El manejo de las Categoras de Gastos Ms... Generales esta descrito en detalle en la seccin de Tablas Bsicas de este curso.
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Accediendo a Gastos Generales

La primera vez que entramos, vemos nicamente un listado vaco. Posteriormente, se podr ver el listado de los gastos que estamos controlando en nuestro presupuesto.

Ms... Primero debemos crear los gastos generales que queremos manejar. Miremos la informacin que se maneja aqu en Gastos Generales.

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Estructura de Informacin
Descripcin del gasto o servicio Cdigo nico del gasto adentro del presupuesto

Categora a la cual pertenece (opcional)

Item del presupuesto donde se carga los costos de ejecucin

Estado de ejecucin del gasto

Clase de gasto o servicio

Valor del gasto o servicio Curso CIO Control

Indicador del IVA descontable para producir informes de IVA Seccin 4 - Gastos Generales
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Creando Gastos Generales

Como en todas partes en C.I.O., existen dos formas bsicas para crear la informacin de ejecucin.
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La primera es trayendo la informacin desde el presupuesto. Se puede traer cualquier combinacin de trabajos desde un presupuesto.
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La segunda es manualmente, cuando no tenemos una actividad correspondiente al trabajo en el presupuesto.

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Creando Gastos Generales

Siempre debe tratar utilizar el primer metodo, trayendo informacin automticamente desde el presupuesto. Existen varias razones : Rpidez - solo tiene que arrastrar los trabajos desde el presupuesto.
Ms... un enlace directo entre el trabajo Control - C.I.O. genera presupuestado y el trabajo en ejecucin, comparandolos detalladamente, an antes de iniciar su ejecucin, permitiendo un control previo. Ms...manual Retroalimentacin del presupuesto - utilizando el metodo puede implicar fallas en el proceso de presupuestar. Ms... Cualquier actividad creada por el metodo manual genera un sobrecosto frente al presupuesto original. Ms...

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Trayendo informacin desde un Presupuesto 1

Oprimiendo el botn de Escoger del Presupuesto, entramos en el proceso de traer informacin directamente desde el presupuesto.
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Aqu vemos la ventana de asignaciones la cual se puede ir abriendo segn sea necesario para encontrar la informacin que se quiere traer. Nos ubicamos bien sea en el captulo, el subcaptulo o el tem escogido y oprimimos la opcin Mostrar. El programa pasa automticamente a la hoja de Detalles.
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Trayendo informacin desde un Presupuesto 2

Ahora podemos ver los detalles de los tems en la parte sealada del presupuesto. C.I.O. muestra las cantidades totales y cuales trabajos han sido asignados hasta el momento.
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Desde la tabla arrastramos la informacin que se necesita traer del presupuesto y la arrojamos en la tabla de gastos generales.
Ms... C.I.O. indica en la parte superior que parte del presupuesto se est asignando.

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Trayendo informacin desde un Presupuesto 3

C.I.O. detecta que tipos de trabajo estn incluidos en los tems elegidos del presupuesto, y ofrece la posibilidad de asignar cualquier combinacin de trabajos. Por ejemplo, si quiere pagar nicamente la mano de obra como gasto general, debe escoger el botn correspondiente. Antes de terminar la asignacin aparece esta pantalla donde determinamos la cantidad a asignar. Se puede asignar un porcentaje de las cantidades o una cantidad especfica. Si se ha asignado una cantidad determinada en un proceso anterior aqu se puede asignar la cantidad faltante.
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Trayendo informacin desde un Presupuesto 4

C.I.O. termina el proceso creando un gasto general para cada uno de los tems dentro de la parte del presupuesto escogida. Los trabajos llegan con su respectivo cdigo, descripcin, unidad y valor terico que es el valor del presupuesto.
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Ahora podemos editar las actividades, ajustando cantidades o valores unitarios o asignando los diferentes gastos a las categorias, etc.

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Creando Gastos manualmente - 1

Podemos observar la manera de adicionar trabajos que no se presupuestaron, agregandolos manualmente. Hay dos formas de crear actividades manualmente.
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Con el botn Crear, entramos en la ficha detallada de los Gastos Generales en modo de crear. En este caso debe escoger el tem del presupuesto donde quiere cargar el costo de la actividad.
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Alternativamente se puede utilizar el Explorador de Proyectos para seleccionar una actividad del presupuesto.

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Creando Gastos manualmente - 2

En este segundo caso, se debe escoger un item del presupuesto, y arrastrarlo hacia el listado de gastos generales.
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Despues de soltarlo, C.I.O. abre la ficha detallada de gastos generales en modo de Crear, pero esta vez llena automticamente los campos de Captulo, Subcaptulo, etc.
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Recuerde que actividades creadas en esta forma generan sobre costos en el control presupuestal.
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Creando Gastos manualmente - 3

Ahora tenemos una ficha de edicin como cualquier otra en C.I.O. Debe llenar todos los campos necesarios. Siempre debe asignar el trabajo por lo menos al nivel del item del presupuesto.
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Confirmar

Descartar

Finalmente debe confirmar o descartar el trabajo.

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Consultando Gastos Generales

El listado de gastos ya muestra toda la informacin bsica acerca de cada gasto. Las columnas con ttulo en azul son editables directamente con un doble-click del mouse, o la tecla Enter del teclado. Ver el detalle de cualquier gasto con un doble-click.
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Modificando y Borrando Gastos

Para editar un gasto, oprima el boton Modificar. C.I.O. abre la ficha detallada del gasto en modo Modificando. Haga los cambios necesarios y confirme o descarte el trabajo.
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Para borrar un gasto, oprima el boton Borrar. Otra vez C.I.O. abre la ficha detallada, y pregunta si realmente quiere borrar la ficha. Si acepta borrar, se borrar completamente del sistema - no hay Undo, Deshacer o similar despus.
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Si borra una actividad que fue asignada directamente desde el presupuesto, C.I.O. libera nuevamente el trabajo para que se puede asignarlo nuevamente desde el presupuesto.

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