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Formacin de Microsoft Office Excel 2007

Crear un grfico

Crear un grfico bsico

Aqu se ve un grfico bsico de Excel, que puede crear en unos 10 segundos.

Despus de crear un grfico, puede agregarle nuevos elementos como ttulos o un nuevo diseo fcilmente. En esta leccin descubrir cmo crear un grfico bsico y aprender la forma en la que el texto y los nmeros se convierten en el contenido de un grfico. As como algunas otras curiosidades.

Crear un grfico
Se muestra una hoja de clculo que indica el nmero de cajas de t Northwind Traders que vendi cada uno de los tres vendedores en tres meses.

Desea crear un grfico que muestre la comparacin del rendimiento entre los vendedores mensualmente durante el primer trimestre del ao.

Crear un grfico
La imagen muestra los pasos del proceso de creacin del grfico.

Seleccione los datos que desee representar, incluidos los ttulos de las columnas (Enero, Febrero, Marzo) y las etiquetas de las filas (los nombres de los vendedores). Haga clic en la ficha Insertar y, en el grupo Grficos, haga clic en el botn Columna.

Crear un grfico
La imagen muestra los pasos del proceso de creacin del grfico.

Ver muchos tipos de grficos entre los que elegir. Haga clic en Columna agrupada, el primer grfico de columnas de la lista Columna en 2D. Eso es. Ha creado un grfico en 10 segundos aproximadamente.

Crear un grfico
Si desea cambiar de tipo de grfico despus de haberlo creado, haga clic en su interior.

En la ficha Diseo en Herramientas de grficos, en el grupo Tipo , haga clic en Cambiar tipo de grfico. Despus seleccione el tipo de grfico que desee.

Aspecto de los datos de la hoja de clculo en el grfico

Aqu est el aspecto del nuevo grfico de columnas.

Enseguida se ve que Gil (representado por la columna central de cada mes) vendi ms t en enero y febrero, pero Bermejo le super en marzo.

Aspecto de los datos de la hoja de clculo en el grfico

Los datos de cada vendedor aparecen en tres columnas independientes, una por cada mes.

El alto de cada grfico es proporcional al valor de la celda que representa. Por tanto, el grfico muestra inmediatamente la comparacin de todos los vendedores, mes a mes.

Aspecto de los datos de la hoja de clculo en el grfico

En el grfico, las filas de datos de cada vendedor tienen un color distinto.

La leyenda del grfico, creada a partir de los ttulos de las filas de la hoja de clculo (los nombres de los vendedores), indica con qu color se representan los datos de cada vendedor. Por ejemplo, los datos de Bermejo son los de color azul ms oscuro y ocupan la primera columna de la izquierda para cada mes.

Aspecto de los datos de la hoja de clculo en el grfico

Ahora, los ttulos de las columnas de la hoja de clculo (Enero, Febrero y Marzo) estn en la parte inferior del grfico.

A la izquierda, Excel ha creado una escala de nmeros que permite interpretar el alto de las columnas ms fcilmente.

Herramientas de grficos: aparecen y desaparecen

Antes de seguir trabajando con el grfico, debe conocer las Herramientas de grficos.

Despus de insertar el grfico en la hoja de clculo, aparecen las Herramientas de grficos en la cinta de opciones con tres fichas: Diseo, Distribucin y Formato. En estas fichas encontrar los comandos necesarios para trabajar con grficos.

Herramientas de grficos: aparecen y desaparecen

Cuando termine de trabajar con el grfico, haga clic fuera de l. Las Herramientas de grficos Para recuperarlos, desaparecen. haga clic dentro del grfico y vuelven a aparecer las fichas.
Por lo tanto, no se preocupe si no ve todos los comandos necesarios siempre. Empiece por insertar un grfico (mediante el grupo Grficos de la ficha Insertar) o hacer clic en un grfico existente. Dispondr de los comandos necesarios.

Cambiar la vista del grfico

Con los datos puede hacer algo ms que crear un grfico.

Puede hacer que el grfico compare los datos de otra forma haciendo clic en un botn para cambiar de vista. La imagen muestra dos vistas distintas de los mismos datos de la hoja de clculo.

Cambiar la vista del grfico

El grfico de la izquierda es el que cre primero y que compara los vendedores.

Excel agrup los datos segn las columnas de la hoja de clculo y compar las filas de la hoja de clculo para mostrar las diferencias entre los distintos vendedores.

Cambiar la vista del grfico

Sin embargo, otra forma de ver los datos es comparar las ventas de cada vendedor, mes a mes.

Para crear esta vista del grfico, haga clic en la opcin Cambiar entre filas y columnas del grupo Datos de la ficha Diseo. En el grfico de la derecha, los datos estn agrupados por filas y se comparan las columnas de la hoja de clculo. Por tanto, ahora el grfico indica algo diferente: muestra los resultados obtenidos por vendedor, mes a mes.

Agregar ttulos a los grficos

Se recomienda agregar ttulos descriptivos para que los usuarios no tengan que adivinar de qu trata el grfico.

Puede asignar un ttulo al grfico y tambin a sus ejes, que miden y describen los datos del grfico. Este grfico tiene dos ejes. A la izquierda est el eje vertical, que es la escala de nmeros mediante la cual puede interpretar el alto de las columnas. En la parte inferior, los meses del ao estn en el eje horizontal.

Agregar ttulos a los grficos

Para agregar ttulos al grfico rpidamente, haga clic en el grfico para seleccionarlo y, despus, vaya al grupo Diseos de grficode la ficha Diseo.

Haga clic en el botn Ms para ver todos los diseos. Cada opcin muestra los distintos diseos que cambian la disposicin de los elementos del grfico.

Agregar ttulos a los grficos

La imagen muestra el diseo 9, que agrega marcadores de posicin para el ttulo de un grfico y los ttulos de los ejes. Los ttulos se escriben directamente en el grfico.
El ttulo de este grfico es T Northwind Traders, el nombre del producto. El ttulo del eje vertical de la izquierda es Cajas vendidas. El ttulo del eje horizontal de la parte inferior es Ventas del primer trimestre.

Sugerencias para la prctica

1. Crear un grfico. 2. Buscar los datos del grfico de distintas formas. 3. Actualizar los datos del grfico. 4. Agregar ttulos. 5. Cambiar los diseos del grfico. 6. Cambiar el tipo de grfico.

Prctica en lnea (requiere Excel 2007)

Prueba 1, pregunta 1
Ha creado un grfico. Ahora, necesita comparar los datos de otra forma. Para ello, debe crear un segundo grfico. (Elija una respuesta.)

1. Verdadero. 2. Falso.

Prueba 1, pregunta 1: Respuesta

Falso.

Puede obtener rpidamente otra vista de los datos de la hoja de clculo mediante el botn Cambiar entre filas y columnas de la ficha Diseo.

Prueba 1, pregunta 2
Crea un grfico y, poco despus, ya no ve las Herramientas de grficos. Qu hace para recuperarlas? (Elija una respuesta.)

1. Crear otro grfico. 2. Hacer clic en la ficha Insertar. 3. Hacer clic dentro del grfico.

Prueba 1, pregunta 2: Respuesta

Haga clic dentro del grfico.

Las Herramientas de grficos estarn disponibles con tres fichas: Diseo, Distribucin y Formato.

Prueba 1, pregunta 3
No se puede cambiar el tipo del grfico despus de haber creado uno. (Elija una respuesta.)

1. Verdadero. 2. Falso.

Leccin 2
Personalizar el grfico

Personalizar el grfico
Despus de crear un grfico, puede personalizarlo para darle un diseo ms profesional.

Por ejemplo, puede aplicar al grfico un conjunto distinto completo de colores seleccionando un nuevo estilo de grfico. Tambin puede aplicar formato a los ttulos del grfico para que pasen de normales a decorativos. Asimismo, existen varias opciones de formato que se pueden aplicar a columnas individuales para que destaquen.

Cambiar la apariencia del grfico

Al principio, cuando cree el grfico, ste aparece en color estndar. Mediante el uso de un estilo de grfico, puede aplicar distintos colores a un grfico en cuestin de segundos.
En primer lugar, haga clic en el grfico. Despus, en la ficha Diseo en el grupo Estilos de diseo, haga clic en el botn Ms para ver todas las opciones. Despus haga clic en el estilo que desee.

Cambiar la apariencia del grfico

Al principio, cuando cree el grfico, ste aparece en color estndar. Mediante el uso de un estilo de grfico, puede aplicar distintos colores a un grfico en cuestin de segundos.
Algunos de los estilos slo cambian el color de las columnas. Otros cambian el color y agregan un borde alrededor de las columnas, mientras que algunos estilos agregan color al rea de trazado (el rea limitada por los ejes del grfico) y otros agregan color al rea del grfico (todo el grfico).

Cambiar la apariencia del grfico

Si no ve lo que desea en el grupo Estilos de diseo , puede obtener otras opciones de color seleccionando un tema distinto.

Haga clic en la ficha Diseo de pgina y, a continuacin, en Colores en el grupo Temas. Al colocar el puntero sobre una combinacin de colores, los colores se muestran en una vista previa temporal del grfico. Haga clic en la que desee aplicar al grfico.

Cambiar la apariencia del grfico

Importante A diferencia de los estilos de grfico, los colores de un tema se aplican al resto de los elementos que pueda agregar a la hoja de clculo.
Por ejemplo, una tabla o un estilo de celda, como un encabezado, adoptar los colores del tema aplicado al grfico.

Aplicar formato a los ttulos

Tambin es fcil hacer que resalten ms los ttulos del grfico o de los ejes.

En la ficha Formato en el grupo Estilos de WordArt, existen muchas formas de trabajar con los ttulos. La imagen muestra que se ha agregado una de las opciones del grupo, un relleno de texto, para cambiar el color.

Aplicar formato a los ttulos

Para usar un relleno de texto, primero haga clic en el rea de un ttulo con el fin de seleccionarla.

Despus haga clic en la flecha del cuadro Relleno de texto en el grupo Estilos de WordArt . Coloque el puntero sobre cualquiera de los colores para ver los cambios en el ttulo. Cuando vea el color que desee, seleccinelo. El cuadro Relleno de texto tambin incluye opciones para aplicar un degradado o una textura a un ttulo.

Aplicar formato a los ttulos

Para efectuar cambios en las fuentes, como ampliarlas, reducirlas o cambiar su tipo, haga clic en Inicio y, a continuacin, vaya al grupo Fuente.

O bien, puede efectuar los mismos cambios de formato mediante la Minibarra de herramientas. La barra de herramientas aparece de forma atenuada despus de seleccionar el texto del ttulo. Site el puntero sobre ella y dejar de estar atenuada. Despus puede seleccionar una opcin de formato.

Aplicar formato a columnas individuales

An puede hacer ms cosas con el formato de las columnas del grfico.

En la imagen se ha agregado un efecto de sombra a cada una de las columnas (detrs de cada columna hay una sombra con desplazamiento diagonal).

Aplicar formato a columnas individuales

En esta imagen se muestra cmo agregar un efecto de sombra a las columnas.

1. Haga clic en una de las columnas de Bermejo. De esta forma se seleccionan sus tres columnas (lo que se denomina serie). 2. En la ficha Formato en el grupo Estilos de forma, haga clic en la flecha de Efectos de formas.

Aplicar formato a columnas individuales

En esta imagen se muestra cmo agregar un efecto de sombra a las columnas.

3. Site el puntero sobre Sombra y, a continuacin, sobre los distintos estilos de sombra de la lista. 4. A medida que coloque el puntero sobre cada estilo, obtendr una vista previa de las sombras. Cuando vea una que le guste, seleccinela.

Aplicar formato a columnas individuales

El grupo Estilos de forma proporciona muchas otras opciones increbles de formato entre las que elegir.

Por ejemplo, Efectos de formas proporciona algo ms que simples sombras. Puede aplicar efectos de biselado y bordes suaves a las columnas, e incluso hacer que resplandezcan. Tambin puede hacer clic en Relleno de forma para agregar un degradado o una textura a las columnas, O bien, haga clic en Contorno de forma con el fin de agregar un contorno a las columnas.

Agregar el grfico a una presentacin de PowerPoint

Cuando el grfico tenga el aspecto que desee y est listo para su presentacin, puede agregarlo fcilmente a una presentacin de Microsoft Office PowerPoint. As es como funciona.

1. Copie el grfico en Excel. 2. Abra PowerPoint 2007. 3. En la diapositiva en la que desee que se abra el grfico, pguelo.

Agregar el grfico a una presentacin de PowerPoint

Cuando el grfico tenga el aspecto que desee y est listo para su presentacin, puede agregarlo fcilmente a una presentacin de Microsoft Office PowerPoint. As es como funciona.
4. En la esquina inferior derecha del grfico, aparece el botn Opciones de pegado . Haga clic en l. Ahora ya est preparado para presentar el grfico.

Sugerencias para la prctica

1. Cambiar el aspecto del grfico. 2. Probar una combinacin de colores mediante un tema. 3. Aplicar formato al ttulo del grfico. 4. Aplicar formato a una columna. 5. Aplicar formato a otras reas del grfico. 6. Agregar el grfico a una presentacin de PowerPoint. 7. Ejercicios adicionales: dibuje un grfico circular y gurdelo como plantilla.

Prctica en lnea (requiere Excel 2007)