Histria Inicio na Grcia - arch / archeon - Marilena Leite Paes Origem Latina archivum Ramiz Galvo

Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991

Decreto 4.073 de 25 de Janeiro de 2002

Arquivologia
O Conarq (Conselho Nacional de Arquivo) O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

CONARQ www.conarq.arquivonacional.org.br

Arquivologia
O Conarq (Conselho Nacional de Arquivo) tem como competncias:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria;

CONARQ www.conarq.arquivonacional.org.br

Arquivologia
O Conarq (Conselho Nacional de Arquivo) tem como competncias:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria;

CONARQ www.conarq.arquivonacional.org.br

Arquivologia
O Conarq (Conselho Nacional de Arquivo) tem como competncias:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria;

CONARQ www.conarq.arquivonacional.org.br

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VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados;

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XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica.
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SINAR Sistema Nacional de Arquivos

Tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao, e ao acesso aos documentos de arquivo. Funciona de acordo com as orientaes do CONARQ.

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Compete aos integrantes do SINAR: promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; colaborar na elaboraode cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao.

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O que Arquivo?
Mvel destinado a guarda de documentos.

Prdio ou uma de suas partes, onde so guardados os conjuntos arquivsticos.

Unidade Administrativa cuja funo a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas arquivsticas.

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O que Arquivo?
Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada caracterizada pela natureza orgnica de sua acumulao e conservado, por essas pessoas ou seus sucessores, para fins de prova ou informao. Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991 Lei dos Arquivos Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

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Razes da importncia do Arquivo
centro informativo de maior importncia

Contm matria prima para trabalho de pesquisa histrica

Reconstituio e preservao da memria

Fonte rica de informao

Apoiar a administrao

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Organizao dos Arquivos
Levantamento de dados, Levantamento documental (diagnstico);

Anlise da coleta de dados

Planejamento;

Implantao e acompanhamento.

 Organizao dos Arquivos

- Levantamento de dados, Levantamento documental (diagnstico)

BASE

- TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (TTD) Prazo de Guarda Destinao Avaliao = Analise

- PLANO/CDIGO DE CLASSIFICAO Classificao Ordenao Arquivamento

RESOLUO CONARQ 14

Tabela de Temporalidade

Plano de Classificao
Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido.

Determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para guarda e eliminao.

Classificao dos Arquivos

Critrios
Entidade mantenedora Natureza Extenso da atuao Acesso a documentao Administrao Utilizao

Entidade Mantenedora
ARQUIVOS PBLICOS
Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituies governamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes especficas administrativas, judicirias ou legislativas.

ARQUIVOS PRIVADOS
Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no governamentais , famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas e que possuam uma relao orgnica perceptvel do processo de acumulao.

Classificao dos Arquivos

Natureza
Arquivos especiais: So aqueles que tm sob a sua guarda documentos de formas fsicas diversas como: discos, CDs, fitas, microfilmes, slides entre outros. Arquivos especializados: So aqueles que tem sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo cientifico, independente da forma fsica apresentada, por exemplo arquivos mdicos, justia, engenharia, entre outros.

EXTENSO
ARQUIVOS SETORIAIS
So aqueles que funcionam junto aos criadores do documento.

ARQUIVOS GERAIS
So aqueles que se destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura da Instituio.

ACESSO
Acesso - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, que podero variar em funo de clusulas restritivas.

Franqueado - Consulta livre. Documentao pblica.

Restrito - Documento de consulta limitada.

 Utilizao (Teoria das Trs Idades) Estgios de

evoluo dos Arquivos

- Arquivo corrente primeira idade, setorial, em curso, em tramite,

em movimentao, em circulao.

- Arquivo intermedirio segunda idade, temporrio, purgatrio,

limbo, pr arquivo.

- Arquivo permanente terceira idade, guarda definitiva de

documentos, documentos inalienveis e imprescritveis.

ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos em curso ou de uso freqente. Tambm denominado de Arquivos em movimento.

ARQUIVO INTERMEDIRIO
Conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes, e que aguardam sua destinao final.

ARQUIVO PERMANENTE
Conjunto de documentos que so preservados, respeitada a destinao estabelecida, em decorrncia do seu valor probatrio ou informativo.

Transferncia

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIRIO

Recolhimento
ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO INTERMEDIRIO ARQUIVO PERMANENTE

Tabela de temporalidade

Determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para guarda e eliminao.

Classificao dos Arquivos

Administrao
Centralizado - Unio da documentao e das atividades de controle do arquivo (recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio) em um s local. Descentralizado - Separao da documentao e das atividades de controle do arquivo. A descentralizao obedece basicamente a dois critrios: centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos arquivos; e, descentralizao das atividades de controle e dos arquivos. A descentralizao se aplica somente na idade corrente de arquivo. Nas idades intermediria e permanente os arquivos devem ser mantidos centralizados. Importante: A escolha da centralizao ou descentralizao do arquivo est diretamente ligada a atividades e volume de documentos da instituio.

Documento

Registro de uma

informao independentemente da natureza do Suporte que a contm. Aquele que, produzido ou recebido por uma Instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de Prova ou de Informao.

Classificao dos Documentos

- Gnero Forma fsica / suporte - Espcie Aspecto formal - Tipo Espcie + caracterizao - Natureza do Assunto grau de sigilo

GENERO DE DOCUMENTOS
Designao dos documentos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes.
Textuais Manuscritos Datilografados Impressos Cartogrficos Mapas Plantas Iconogrficos Fotografias Desenhos Gravuras

Filmogrficos Filmes Fitas videogrficas

GENERO DE DOCUMENTOS
Designao dos documentos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes.
Microgrficos Rolo Microficha Jaqueta

Informticos Disco Flexvel Disco Rgido Disco ptico

Sonoros Discos Fitas audiomagneticas

ESPCIE DE DOCUMENTO

Requerimento Ata

Relatrio

Ofcio Designao dos documentos segundo seu aspecto formal.

Carta

Edital

Certido
Decreto

Despacho

ESPCIE DE DOCUMENTO
Atos Normativos Expedidos por autoridades administrativas com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medidas provisrias, estatuto, regimento interno, resoluo, portaria, instruo, ordem de servio, deciso, despacho, acrdo, despacho, lei. Atos de Assentamento So os figurados por registro, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao.

Atos Enunciativos So os opinativos, que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma soluo. Ex.: Parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio.

ESPCIE DE DOCUMENTO
Atos Comprobatrios So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.: Translado, Certido, Atestado, Cpia autenticada ou idntica.

Atos de Ajustes So representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual ou Municipal parte. Ex.: Tratado, Convenio, Contrato, Termos (transao, ajuste etc.).

Atos de Correspondncia Objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Ex.: Aviso, Oficio, Carta, Memorando, Mensagem, Edital, Intimao, Exposio de Motivos, Notificao, Telegrama, telex, Telefax, Alvar, Circular. A correspondncia pode ser oficial, particular, interna e externa.

ESPCIE DE DOCUMENTO
Correspondncia Oficial

Envelope dirigido a uma instituio ou qualquer de suas unidades ou subunidades, contendo ou no o nome do servidor.
Envelope dirigido aos titulares dos cargos, mesmo quando,em segundo plano, conste um nome que no seja o do real ou atual ocupante do cargo.

Documentao
Tipos de Documentos
Documento pblico: So aqueles produzidos e recebidos pelos rgos do poder pblico, constituindo-se em patrimnio da Nao, tendo em vista o direito dos seus cidados ao acesso a informao neles contidas. Documento legal: aquele que para fora de lei se obrigado a emitir ou guardar.
Documento original: aquele que d incio a um processo, seja ele primeira, segunda via, ou qualquer modalidade de cpia.

Documentao
Tipos de Documentos
Documento oficial: todo e qualquer documento arquivado ou em trnsito nos rgos dos Poderes Executivo, Legislativo, e Judicirio, inclusive nos de administrao indireta, da Unio, Estado, Distrito Federal, Territrios e Municpios. So aqueles que possuem valor legal, podendo produzir efeitos de ordem jurdica, na comprovao de um fato. Podem emanar do poder pblico, ou de instituies privadas.
Documento histrico: toda fonte informativa, onde o historiador pode recolher dados de interesse para o conhecimento do passado humano.

Documentao
Tipos de Documentos
Documento comercial: todo aquele relacionado ao ato comercial.
Documento Particular: todo e qualquer documento arquivado ou em trnsito em estabelecimento particular, independentemente de suas origens. todo aquele que no foi criado ou determinado por lei, portanto no se obrigado a emitir ou guardar.

Documentao
Natureza do Assunto
Ordinrio ou Ostensivos: Contm assuntos que cuja divulgao no prejudica a administrao.
Sigilosos: A informao em poder dos rgos e entidades, observado o seu teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada no grau ultrassecreto, secreto ou reservado.

Documentao
Natureza do Assunto
Lei 12.527 de 18 de Novembro de 2011- Esta Lei dispe sobre os procedimentos a serem observados pela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, com o fim de garantir o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio Federal. Decreto 7.724 de 16 de Maio de 2012 - Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispe sobre o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio. Decreto 7.845 de 14 de Novembro de 2012 - Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurana e tratamento de informao classificada em qualquer grau de sigilo, e dispe sobre o Ncleo de Segurana e Credenciamento.

Documentao
Natureza do Assunto - Classificao
Para a classificao da informao em grau de sigilo, dever ser observado o interesse pblico da informao e utilizado o critrio menos restritivo possvel, considerados: I - a gravidade do risco ou dano segurana da sociedade e do Estado; e

II - o prazo mximo de classificao em grau de sigilo ou o evento que defina seu termo final.

Documentao
So consideradas imprescindveis segurana da sociedade ou do Estado e, portanto, passveis de classificao as informaes cuja divulgao ou acesso irrestrito possam: I - pr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do territrio nacional; II - prejudicar ou pr em risco a conduo de negociaes ou as relaes internacionais do Pas, ou as que tenham sido fornecidas em carter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; III - pr em risco a vida, a segurana ou a sade da populao; IV - oferecer elevado risco estabilidade financeira, econmica ou monetria do Pas; V - prejudicar ou causar risco a planos ou operaes estratgicos das Foras Armadas; VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico nacional; VII - pr em risco a segurana de instituies ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou VIII - comprometer atividades de inteligncia, bem como de investigao ou fiscalizao em andamento, relacionadas com a preveno ou represso de infraes.

Documentao
Os prazos mximos de classificao so os seguintes: I - grau ultrassecreto: vinte e cinco anos; II - grau secreto: quinze anos; e III - grau reservado: cinco anos. Poder ser estabelecida como termo final de restrio de acesso a ocorrncia de determinado evento, observados os prazos mximos de classificao. As informaes que puderem colocar em risco a segurana do Presidente da Repblica, Vice-Presidente e seus cnjuges e filhos sero classificadas no grau reservado e ficaro sob sigilo at o trmino do mandato em exerccio ou do ltimo mandato, em caso de reeleio.

Documentao
A classificao do sigilo de informaes no mbito da administrao pblica federal de competncia: I - No grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades: a) Presidente da Repblica; b) Vice-Presidente da Repblica; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e e) Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior; II - No grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares de autarquias, fundaes ou empresas pblicas e sociedades de economia mista; e III -No grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exeram funes de direo, comando ou chefia, nvel DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direo e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade, observado o disposto nesta Lei.

Documentao
A deciso que classificar a informao em qualquer grau de sigilo dever ser formalizada no Termo de Classificao de Informao - TCI, conforme modelo contido no Anexo, e conter o seguinte:
I - cdigo de indexao de documento; II - grau de sigilo; III - categoria na qual se enquadra a informao; IV - tipo de documento; V - data da produo do documento; VI - indicao de dispositivo legal que fundamenta a classificao; VII - razes da classificao, observados os critrios estabelecidos no art. 27; VIII - indicao do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, observados os limites previstos no art. 28; IX - data da classificao; e X - identificao da autoridade que classificou a informao.

Documentao
Na hiptese de documento que contenha informaes classificadas em diferentes graus de sigilo, ser atribudo ao documento tratamento do grau de sigilo mais elevado, ficando assegurado o acesso s partes no classificadas por meio de certido, extrato ou cpia, com ocultao da parte sob sigilo.
Os rgos e entidades podero constituir Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos - CPADS, com as seguintes atribuies: I - opinar sobre a informao produzida no mbito de sua atuao para fins de classificao em qualquer grau de sigilo; II - assessorar a autoridade classificadora ou a autoridade hierarquicamente superior quanto desclassificao, reclassificao ou reavaliao de informao classificada em qualquer grau de sigilo; III - propor o destino final das informaes desclassificadas, indicando os documentos para guarda permanente, observado o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e IV - subsidiar a elaborao do rol anual de informaes desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado na Internet.

Documentao
O documento ultrassecreto considerado DC (Documento Controlado) desde sua classificao ou reclassificao.

Paralelo entre Arquivo e Biblioteca

Arquivo Biblioteca

Funcional Cultural Produz Compra/Permuta Organicidade Classificao predetermina nico exemplar/nmero limitado de cpias Vrios exemplares/colees

 Mtodos de Classificao

Classificar (Criar elementos para agrupar)

- Ordenao

Alfabtico - Nome Numrico - Nmero Geogrfico - Local / Procedncia Ideogrfico - Tema / Assunto

Sobrenome

Metodo Direto

CLASSIFICAO ALFABTICA

Vantagens

Desvantagens

>>> Simplicidade >>> Familiaridade da Ordenao >>> Elasticidade >>> Baixo Custo >>> Facilidade na Localizao

>>> Freqentes erros de homonmia >>> Facilidade do Arquivamento errneo

 Classificao Alfabtica
Nome de pessoas fsicas - considerar ultimo sobrenome: Marques, Luis Carlos Filho, Junior, Neto e Sobrinho - so considerados parte integrante do sobrenome: Carlos Filho, Jorge / Socorro Neta, Maria do. Sobrenomes com So, Santo e Santa: Santo Cristo, Paulo / So Anjos, Jose. Ttulos como Ministro, Presidente, Doutor - no so considerados na alfabetao: Varela, Drauzio (Doutor).

Sobrenomes compostos de adjetivo ou substantivo ou ligados por hfen - no separar: Villa-Lobos, Heitor / ndio do Brasil, Paulo. Artigos e preposies como a, o, de, d, da, do, e, um, uma - no so considerados: Alcntara, Paulo de / Almeida, Lucia d. Iniciais abreviadas - tem preferncia na classificao: Vasconcelos, J / Vasconcelos, Joo. Nomes japoneses, chineses e rabes - so registrados como se apresentam: Chian Chin / Li Yutang. Nomes espanhis - registrados pelo penltimo sobrenome que corresponde ao nome da famlia: Chaves de Melo, Felipe / Arco Y Molinero, Angel del.

 Classificao Alfabtica
Nomes estrangeiros - so considerados pelo ultimo sobrenome (exceto espanhis, japoneses, chineses e rabes): McCartney, Paul / Bush, George.

Partculas dos nomes estrangeiros - podem ou no ser considerados (o mais comum consider-las parte integrante do sobrenome quando em letra maiscula): Du Pont, Charles / De Penedo, Esteban.

Ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias, nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso - devem aparecer no final entre parnteses: Congresso de Odontologia (1). Nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais - devem permanecer como se apresentam, no considerando artigos e preposies (admite-se coloc-los entre parnteses): Fundao Getulio Vargas / Library of Congress (The). Nmeros que fazem parte dos nomes das empresas - devem ser escritos por extenso: 3 (Trs) M do Brasil. Correspondncia recebida por uma unidade de uma empresa - deve ser arquivado pelo nome da empresa e depois pela unidade: Telemar - Gerencia de Finanas / Telemar - Gerncia de Atendimento.

Documentao
Mtodo Variedex
Este mtodo uma variante do alfabtico. Consiste na introduo de cores para auxiliar e facilitar o arquivamento. Mtodo padronizado. A cor adotada para a segunda letra do nome destacado. Considerando o padro: LETRAS CORES A, B, C, D e abreviaes ouro E, F, G, H, e abreviaes rosa I, J, K, L, M, N e abreviaes verde O, P, Q e abreviaes azul R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaes palha (Paes, M, 1986: 59)

Documentao
O arquivamento ficar:

SEIXAS, Joo - Cor Rosa

SOUZA, Julio - Cor Azul

Sistema Direto

So Paulo... Bahia... Brasil

CLASSIFICAO GEOGRFICA

Aconselhvel para ordenar de documentos de acordo com a diviso geogrfica (paises, estados, cidades e municpios).

Princpio idntico ao Mtodo Alfabtico. Os nomes so ordenados alfabeticamente

>>> Nome do Estado / Cidade / Correspondente (quem enviou o documento) Rio de Janeiro Rio de Janeiro Pedro Luiz / So Paulo Campinas Maria Imaculada >>> Nome da Cidade / Estado / Correspondente Belm PA Luiz Carlos / Diadema SP Francisco Balbino >>> Pas / Capital / Correspondente Brasil Braslia- Joo Luiz / Chile Santiago - Jose

Necessita de fichrio auxiliar.

Arquivamento Indireto

CLASSIFICAO NUMRICA

Cada documento recebe um nmero.

1...
10... 100000...

Documentao
Classificao Numrica
Vantagens Fcil localizao de arquivamento errneo Expanso ilimitada Certo grau de segredo, pois as pastas recebem nmeros Desvantagens

Sistema indireto de arquivamento Necessidade de manter arquivo auxiliar Dificuldade no descarte de documentos

Documentao
Mtodo Numrico Cronolgico
Quando o numero do documento estiver associado a data.

Mtodo Numrico Digito - Terminal

Os documentos so ordenados numericamente porem a leitura apresenta peculiaridade que caracteriza o mtodo.

Documentao
Mtodo Numrico Digito - Terminal
Os documentos so ordenados numericamente porem a leitura apresenta peculiaridade que caracteriza o mtodo. No nmero 105.213 temos os seguintes grupos: 10.52.13
A leitura e o arquivamente so feitos sempre da direita para a esquerda. O grupo 13 de primrio, o grupo 52 de secundrio e o grupo 10 de tercirio. Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados (0) zero a sua esquerda, para sua complementao. Ex.: 5.213 - 00.52.13 Na sequncia numrica : 105.213 5.213 205.210 O arquivamento ficar: 20.52.10 00.52.13 10.52.13

CLASSIFICAO ALFA-NUMRICA

Zn - Zz 48
Aa.- Am 1

Pa - Pm 31 Combinao entre os Mtodos Alfabtico e Numrico

An - Az 2

Bn - Bz 4

Ba - Bm 3

Documentao
Classificao Alfa-numrica
Vantagens Simplicidade Exatido Arquivamento fcil Boa visibilidade Desvantagens Morosidade na consulta pela procura da chave de classificao Limitado

Documentao
Mtodo Ideogrfico
Quando o documento principal da recuperao da informao for o assunto. A ordenao dos assuntos dever seguir a modalidade alfabtica (dicionrio ou enciclopdico) ou numrica (Dewey, Duplex, Unitermo).

Documentao
Ideogrfico Alfabtico Dicionrio Ex: Admisso Contabilidade Fatura Nota Fiscal Recursos Humanos Treinamento Ideogrfico Alfabtico Enciclopdico Ex: Contabilidade Fatura Nota Fiscal Recursos Humanos Admisso Treinamento

Documentao
Ideogrfico Numrico Unitermo = Indexao Coordenada Utiliza a palavra chave como referncia

Hipertenso 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 20 11 222 113 54 95 126 217 18 89 150 111 282 123 94 125 186 87 138 249 171 193 214 175 216 269

Documentao
Duplex
A documentao dividida em classes, conforme os assuntos. Partindo sempre do gnero para a espcie e desta para mincia. 034 Contabilidade 034.1 033.1.1 034.1.2 Decimal Divide o conhecimento humano em 10 classes sendo 1 de generalidades. Parte da classe geral para a mais especfica. 034 Contabilidade 034.1 034.11 034.111

Criado por Merwil Dewey (Bibliotecrio)

1 Publicao 1876

CLASSIFICAO DECIMAL

CDD

Parte do Geral para o Especfico

CLASSIFICAO DECIMAL

Classes ou Categorias

000 Obras Gerais 100 Filosofia 200 Religio 300 Cincias Sociais 400 Lingstica 500 Cincias Puras 600 Cincias Aplicadas 700 Arte e Recreao 800 Literatura 900 Historia

Cada classe se subdivide de dez em dez em outras nove reas especficas.

CLASSIFICAO DECIMAL

Diviso de Classe ou Subcategoria

Ex: Classe 300 - Cincias Sociais

310 Estatsticas 320 Cincia Poltica 330 Economia, Organizao Econmica 340 Direito 350 Administrao Pblica 360 Servio Social : Associaes e Instituies 370 Educao 380 Comrcio, Comunicaes 390 Usos e Costumes

CLASSIFICAO DECIMAL

Seo de Diviso ou Alnea

Ex: Classe 330 - Economia

331 Capital. Trabalho e Trabalhadores 332 Bancos. Moeda. Crditos. Juros 333 Propriedade Territorial 334 Cooperativismo 335 Socialismo e Comunismo 336 Finanas. Impostos 337 Direitos Alfandegrios. Tarifas Protecionistas Comrcio Livre 338 Produo Condies Econmicas 339 Distribuio e Consumos de Riqueza. Pauperismo

CLASSIFICAO DECIMAL

Subdiviso de Seo

Ex: Classe 910 - Geografia

910.2 Guias 910.3 Dicionrios Geogrficos 910.4 Viagens por mar, terra e ar 910.41 Viagens ao Redor do Mundo 910.45 Viagens por Mar 910.8 Colees de relatos sobre viagens

CLASSIFICAO DECIMAL

Vantagens do Mtodo

Desvantagens do Mtodo

Uso para Advogados, Mdicos e Engenheiros

Necessidade de Especializada.

Equipe

Necessidade de Dicionrio de Classificao.

Pouca Flexibilidade.

Uso exagerado de cifras para a consulta.

O CDU (Classificao Decimal Universal ou de Bruxelas) e uma das adaptaes do CDD. O CDU que mais subdividido, permite registrar tempo, lugar, forma, e idioma.

Arranjo dos Arquivos

Fundo Arquivstico - A principal unidade de arranjo estrutural / funcional nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. Srie - Designao dada s divises de um fundo arquivstico, que refletem a natureza de sua composio, seja ela estrutural, funcional ou por espcie documental. As sries podem ser divididas em subsries.

ARRANJO NOS ARQUIVOS PERMANENTES

Unidade de Arquivamento - O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos so denominados pastas, maos ou pacotilhas.
Item Documental - A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.

Arranjo dos Arquivos

Fundo Arquivstico
A principal unidade de arranjo estrutural / funcional nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. Documentos reunidos, independentes da sua forma e suporte, reunidos orgnica e automaticamente, sendo utilizados por uma fsica ou jurdica no decorrer das suas funes e atividades. Organicidade: Qualidade segundo a qual os arquivos refletem sua estrutura, funes e atividades da entidade acumuladora em suas relaes internas e externas.
Provenincia: A instituio ou pessoa que produziu, acumulou e/ou manteve e utilizou documentos no decurso de suas atividades pblicas ou privadas.

Arranjo dos Arquivos

Fundo Arquivstico
Unicidade O princpio da unicidade est ligado qualidade pela qual os documentos de arquivo conservam carter nico em funo de seu contexto de origem, a despeito de forma, espcie ou tipo. Respeito aos fundos - Princpio bsico da arquivologia criado pelo historiador francs Natalis de Wailly, segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no devem ser misturados aos de outras entidades produtoras. Pertinncia Todo o arquivo disponibiliza informao que pode ser recuperada segundo a pertinncia da estrutura da organizao. Territorialidade - Derivao do Princpio da Provenincia, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em servios de arquivo do territrio em que foram produzidos, exceto os documentos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de e operaes militares.

DOSSI Unidade de Arquivamento formada por documentos diversos pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.

PROCESSO Termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de documentos reunidos com capa especial e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou jurdica.

Conceituao
Processo
Termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de documentos reunidos com capa especial e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou jurdica. Anexao - Juntada de processos em carter definitivo, na qual prevalece para equivalncia o numero do processo mais antigo. Apensao - Juntada de processos, em carter temporrio, feito com objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia.

Autuao - Ao pela qual um documento recebido no protocolo passa a constituir um processo.

Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais processos para a formao de um novo processo.

Desentranhamento - Estabelecer procedimentos para a retirada de documentos de um processo ou protocolado.

Conceituao
Protocolo
-

Controla a tramitao de documentos.

Denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, classifica, distribuio e movimentao de documentos em curso. Denominao atribuda ao prprio nmero de registro do documento. Livro de registro de documentos recebidos ou expedidos.

Conceituao
Atividades do Setor de Protocolo

Receber Classificar Registrar Movimentar (distribuir e redistribuir)

Conceituao
Arranjo
Processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao estrutural ou funcional dos documentos em fundos arquivsticos, na ordenao de sries dentro dos fundos e, se necessrio, de subsries e itns documentais dentro das sries.

Classificao
Organizao da qual a instituio gestora visa a dispor os documentos e um arquivo, podendo haver restrio ou no quanto ao acesso e uso dependendo das normas e da legislao vigente. Definio das entradas e referncias cruzadas necessrias para o documento. O instrumento para a classificao o Plano ou Cdigo de Classificao.

Conceituao
Avaliao Processo de anlise de arquivo visando estabelecer prazo de guarda, a destinao final do documento (guarda permanente ou eliminao) de acordo com valores probatrios ou informativos. O instrumento de avaliao/destinao de documentos a TTD Tabela de Temporalidade.

Conceituao
Eliminao / Descarte Destruio de documentos julgados destitudos de valor para guarda permanente. Para registrar o eliminao de documentos necessrio elaborar o Termo de eliminao.

Documentao
Procedimentos Tcnicos e Administrativos
Protocolo Classificao de documentos Controle da movimentao (distribuio e redistribuio) Arquivamento Intermedirio Controle de emprstimo e devoluo dos documentos

Disseminar as informaes do documento

Avaliao do arquivo

Documentao
Operaes de Arquivamento
Inspeo Estudo Classificao Codificao Ordenao

Arquivamento (Guarda de documentos)

Emprstimo e consulta

Conceituao
Paleografia
Estudo dos escritos antigos.

Diplomtica
Estudo da autenticidade dos documentos.

Metro Linear
A unidade de controle da extenso dos arquivos. Base para aferir o espao ocupado pelos documentos nas estantes

Instrumentos de Pesquisa
Meio de disseminao e recuperao da informao utilizada pelos arquivos.
Catlogos Inventrio Repertrio Guias ndices Tabelas de Equivalncia

Instrumentos de Pesquisa
ndice
Lista sistemtica, pormenorizada, dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localizao no texto.

Guia
D orientao ao usurio no conhecimento e utilizao do arquivo. Podem ser primrias, secundrias, subsidiria, especiais, fora.

Instrumentos de Pesquisa
Inventrio Sumrio
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo arquivstico ou de uma de suas divises so identificadas e brevemente descritas.

Inventrio Analtico
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo arquivstico ou uma de suas divises so descritas pormenorizadamente.

Instrumentos de Pesquisa
Repertrio
Instrumento no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos arquivsticos, podendo ser elaborado segundo critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico.

Tabela de Equivalncia
Instrumento que d equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo.

Instrumentos de Pesquisa
Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos permanentes a um ou mais fundos arquivsticos, descritos de forma sumria ou pormenorizada.

CONSERVAO DOS DOCUMENTOS Os agentes que prejudicam o documento Os agentes que prejudiciais ao papel podem ser classificados em : Qumicos, fsicos e biolgicos. a) Qumico tintas de escrever; acidez etc. b) Fsicos luz (solar e artificial); umidade (para guarda de documento desejvel ambiente seco), temperatura (o calor acelera a deteorizao do papel) e outros vrios fatores que danificam: orelha, dobraduras, perfuraes, etc. c) Biolgicos traas (tysanura); baratas; cupins; broca ou anbio; microorganismos (fungosmofo) e o homem (grifando, fazendo sinais, pegando com as mo gordurosas, furtando etc. bom lembrar que melhor conservar do que restaurar Conservao implica em resguardar a integridade fsica do documento, manuteno e higienizao dos acervos e arquivos. Restaurao - implica em interagir no corpo fsico do documento, com tcnicas especiais de restaurao.

Desinfestao O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos. Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos. Limpeza a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p.

Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

Restaurao Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por qualquer mtodo. A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios so os mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor. Tecido Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. Silking Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo. Laminao Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo. O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal. Laminao manual Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. Encapsulao Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.

Poltica de Documentao nas Empresas Solues

Microfilmagem
Lei 5433 de 1968: Dispe sobre a microfilmagem de documentos e da outras providncias. Decreto 1799 de 1996: Regulamenta a Lei 5433 de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.

Poltica de Documentao nas Empresas Solues

Microfilmagem
Sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico. Este processo reduz o volume dos arquivos, proporcionando acesso eficiente e rpido aos documentos a um baixo custo.
Realizar back-up de segurana Confiabilidade / Durabilidade Norma ISO Reproduzvel FORMA

Filme (Rolo)

Microficha

Jaqueta

Poltica de Documentao nas Empresas Solues

Digitalizao
Tecnologia que utiliza o scaner, visando converter documentos convencionais (papel) em imagens eletrnicas, codificadas, e que so apropriadas para armazenamento magntico ou tico.

Medida Provisria 2.200-2, de 24 de Agosto de 2001 Fica instituda a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica, das aplicaes de suporte e das aplicaes habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realizao de transaes eletrnicas seguras. Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004 (Conarq) Os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos devero identificar, dentre as informaes e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivsticos para que sejam contemplados pelo programa de gesto arquivstica de documentos. O que um documento arquivistico digital ? Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, mensagens de correio eletrnico, stios na internet, bases de dados e tambm textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravaes sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.

. A gesto arquivstica de documentos digitais dever prever a implantao de um sistema eletrnico de gesto arquivstica de documentos, que adotar requisitos funcionais, requisitos no funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivsticos.

A eliminao de documentos arquivsticos submetidos a processo de digitalizao s dever ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuao e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED

O GED automatiza o armazenamento, a recuperao e a consulta dos documentos da empresa, permitindo ao gestor atribuir graus de acesso diferenciados segundo o perfil e o escopo de trabalho de cada usurio.
Esta soluo composta de mdulos de Definio de Pastas, Digitalizao, Indexao e Manutenes / Consultas que cobrem todas as etapas envolvidas no gerenciamento dos documentos. Para garantir ainda mais segurana, todas as senhas dos usurios so salvas atravs de criptografia. Caso o cliente deseje, possvel incorporar o recurso de Certificados Digitais para dar legalidade ao documento digital.

Workflow
Workflow uma seqncia de aes ou etapas utilizadas em processos comerciais e de integrao de sistemas. Ele gerencia documentos e outras fases do trabalho, desde o momento em que entram no sistema at a transao ou o processo de negcio ser finalizado. Geralmente, envolve mais de uma pessoa e aplicativos.

Gesto de Documentos
O que Gesto de Documentos?
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao, dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

Gesto de Documentos
Objetivos
Assegurar de forma eficiente a produo, manuteno e destinao dos documentos. administrao,

Garantir que a informao esteja disponvel quando e onde seja necessria. Assegurar a eliminao dos documentos que no tem valor histrico ou administrativo. Contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente.

Gesto de Documentos
Fases
1 - Produo de documentos: Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Deve-se otimizar a criao de documentos, evitando a produo daqueles que no so essenciais, diminuindo o volume de documentos a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequados de reprografia e de automao. 2 - Utilizao de documentos: Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como a guarda aps cessar o seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de pesquisa.

Gesto de Documentos
Fases
3 - Destinao dos Documentos: Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente.

Gesto de Documentos
Gesto de Documentos Correntes O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e, por conseqncia, os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle de tramitao, expedio e arquivamento tem por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto de documentos correntes. Nas administraes pblicas e privadas, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc.

Atividades de protocolo Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes Mtodos de Arquivamento

Gesto de Documentos
Gesto de Documentos Intermedirios Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, mas uma parte importante destes, eventualmente, deve ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico com a guarda de documentos, racionalizando espao fsico, equipamentos e a recuperao da informao contida nos documentos.

Gesto de Documentos
Nveis de Aplicao
Nvel mnimo: Estabelece que os rgos devem contar, ao menos, com o programa de reteno e eliminao de documentos. Nvel mnimo ampliado: Complementa o primeiro nvel com a existncia de um ou mais centros de arquivamento intermedirio. Nvel intermedirio: Compreende os dois primeiros nveis, inclui a implantao de sistemas de gerenciamento arquivos. Nvel mximo: Inclui todas as fases descritas, complementadas por uso de recursos de automao de documentos.

Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA

Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, criado pelo Decreto N. 4.915 de dezembro de 2003, tem por finalidade: Disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo Racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica Racionalizar e reduzir custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica

Preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica federal