GRAU DE MATURIDADE EM PROCESSOS

GRAU DE MATURIDADE EM PROCESSOS DE NEGCIOS

Gesto por Processos consolidada Tecnologia orientada ao negcio Sistemas de informao integrados e compartilhados Gesto de Processos na medio de resultados Gesto de Processos como parte atividades Gestores Abordagem mais ampla do negcio Escritrio de processos implantado Custo baseado em atividades Cargos formais na gesto por Processos Diagramas disponveis na Intranet Workflows implantados Uso de ferramentas elaboradas Capacitao em BPM 01 processo documentado Modelagem com Repositrio Simples Vrias e no consolidadas metodologias Interveno Manual Esforos individuais

Integrados

Otimizados

Gerenciados

Definidos

Repetitivos

Estado Inicial

TCNICAS DE LEVANTAMENTO

TCNICAS DE LEVANTAMENTO

ENTREVISTAS INDIVIDUAIS - Entrevista individual com atores indicados pela organizao que se encontram envolvidos no processo a ser mapeado. Recomendaes : Tenha um roteiro ou informaes essenciais: instrumento para registrar as

Dados do entrevistado, dia, hora, durao, setor, cargo

5w2h (O que, quando, quem, onde, porque, como e quanto) Assegure que o entrevistado tenha domnio sobre o assunto (prtica no processo)

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
Obtenha informaes sobre as caractersticas funcionais e pessoais do entrevistado; Estude a documentao recebida e a terminologia da rea; Programe o tempo mximo de 1h30min de entrevista ; Agende e comunique aos interessados o agendamento; Defina um local (privacidade essencial);

Utilize todos os recursos permitidos;

Evite duas pessoas em uma mesma entrevista; No ultrapassar o tempo; Notar sinais de impacincia; Gerencie a Catarse no div.

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
Durante a entrevista:

Apresente-se;
Apresente o trabalho (Objetivos, patrocinador, motivo da escolha do entrevistado); Deixar o entrevistado falar (reduo da interferncia) Retome o foco da entrevista a cada 30 minutos como validao; Se o tempo no for suficiente, agende nova entrevista para dar continuidade.

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
Ao final da entrevista: Relate os prximos passos;

Lembre ao entrevistado que algo poder ser esquecido e por isso ele poder completar as informaes durante a validao;
Esclarea ao entrevistado que tudo ser validado por ele, por email ou pessoalmente antes da sistematizao das informaes.

TCNICAS DE LEVANTAMENTO

JAD - ENTREVISTAS COLETIVAS - Joint application design Tcnica que rene determinado nmero de pessoas em sesses bem estruturadas para, com tempo e esforo reduzidos, consolidar um objetivo pr-determinado. Recomendaes : Tenha um instrumento para registrar as informaes do processo SIPOC Desenho do Processo Assegure que todos os participantes tenham relacionamento direto com o processo;

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
Obtenha informaes sobre as caractersticas do pblico; Programe o tempo mximo de 3hrs de entrevista; Agende e comunique aos interessados o agendamento;

Defina um local (privacidade essencial);

Sesses com 15 pessoas no mximo; Utilize todos os recursos permitidos; Faa a entrevista com pelo menos 01 apoio tcnico para registro de informaes; No ultrapassar o tempo; Gerencie a Catarse coletiva.

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
Durante a entrevista:

Apresente-se;
Apresente o trabalho (Objetivos, patrocinador, motivo da escolha do entrevistado); Mantenha o ritmo; Retome o foco da entrevista a cada 30 minutos como validao; Se o tempo no for suficiente, agende nova entrevista para dar continuidade.

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
Ao final da entrevista: Repita todo o contedo levantado ao final de cada atividade como validao. Esclarea aos entrevistados que esta a nica validao a ser realizada e que nada ser modificado no documento. Relate os prximos passos;

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
ANLISE DOCUMENTAL - Estudo dos registros informacionais existentes e disponibilizados pela organizao para compreenso do processo a ser mapeado. Recomendaes : Registre formalmente todos os documentos recebidos Assegure com o responsvel pelas informaes: ltima e nica verso;

Em uso;
Objetivos do organizao; Acessibilidade. documento/informao para a

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
QUESTIONRIOS ESTRUTURADOS - Instrumento de coleta e registro de informaes estruturados para atingir um determinado objetivo. Recomendaes : A estrutura bsica de um questionrio deve ter: Cabealho; Instrues de preenchimento; Introduo ao questionrio; Perguntas.

Elabore um cabealho resumido com as informaes bsicas do seu objetivo: Nome do projeto, escopo, objetivo, expectativa das respostas, nome do processo, dados do entrevistado, data de envio e data de recebimento;

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
Formule perguntas de maneira clara, concreta e precisa; Considere o sistema de referncia e de informao do interrogado;

A pergunta deve possibilitar uma nica interpretao;

A pergunta no deve sugerir respostas; As perguntas devem tratar de uma nica idia; Evite questes abertas; Caso utilize escalas, mantenha uma legenda sempre visvel;

Ao elaborar um questionrio mensure um tempo mximo de 30min para respostas;

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
OBSERVAO IN LOCO - Mtodo de investigao no-participante onde o entrevistador observa o modus-operandi do processo analisando as atividades e tarefas realizadas. Recomendaes : Evite comentrios durante a visita ao local do processo; Se possvel, pea ao coordenador/responsvel pela rea para demonstrar o processo passo a passo; Acompanhe por at 1min cada uma das atividades realizadas; Evite perguntas, fotos ou anotaes durante a observao. (caso necessrio, faa-as aps a visita com o coordenador/responsvel pela rea.

QUANDO UTILIZAR
Grau de Maturidade dos Processos de Negcios Processos Integrados Processos Otimizados Processos Gerenciados Processos Definidos Processos Repetitivos Estado Inicial
1 2 3 4 5 Entrevistas individuais Entrevistas coletivas 1 AsIs 3 3 AsIs 3 AsIs 3 AsIs 2 ToBe 2 AsIs 2 ToBe 2 ToBe 5 1 5 1 4 ToBe 4 ToBe 5 2 1 5 2 1 5

1 AsIs 2 ToBe 5

Anlise Documental
Questionrio estruturado Observao Inloco

* Os instrumentos de anlise documental e observao in loco so ferramentas de apoio e devem ser utilizados na segunda fase de anlise de processos do negcio.

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
SIPOC - Registro de um determinado processo registrando seu relacionamento com (S) Fornecedor, (I) Entradas, (P) Processo, (O) Sadas e (C) Clientes

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
Detalhamento de Processos com (S) Fornecedor, (I) Entradas, (P) Processo, (O) Sadas e (C) Clientes, Requerimentos Especiais e Observaes

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
Diagramas de Contexto

TCNICAS DE LEVANTAMENTO
PERGUNTAS ESSENCIAIS: Para onde vai aquele material/documento/informao? O que acontece depois desta etapa? Qual o prximo passo? O que acontece se a deciso for negativa? E positiva? Acaba aqui mesmo? E o documento voc guarda na gaveta/arquivo/armrio?

E voc recebe essa demanda de quem? Tem alguma regra/formato obrigatrio para isso? Voc recebe do jeito que precisa?

TCNICAS DE LEVANTAMENTO - Exerccios

Cliente: Documentar
Misso Melhorar a eficcia e os resultados dos nossos clientes, transformando a Gesto de Processos, Documentos, Informao e Conhecimento em diferencial competitivo.

Viso Ser referncia em servio de Gesto de Processos, Documentos, Informao e Conhecimento, reconhecida pela viso integradora, competncia tcnica e excelncia nos projetos.
Conselho Diretor

Valores Respeitar o foco do cliente, valorizar as pessoas, inovao de valores, compromisso com resultados, tica e transparncia.

Diretor Executivo Gerncia de Operaes Gerncia de Tecnologia e Inovao Gerncia de Servios Compartil hados Consultori a de Relaciona mento Assessoria de Comunica o e Marketing Ncleo de
Desenvolvim ento de

Gerncia Comercial

Solues

TCNICAS DE LEVANTAMENTO - Exerccios

Exerccio 01:

Com base nas informaes anteriores e seu conhecimento, levante um processo (no nvel de tarefas) da rea de RH a Atividade de Seleo de Pessoal, considerando as seguintes tarefas exibidas no documento em anexo. - Documente este levantamento dentro de uma SIPOC. Encaminhe ao professor Relate as principais dificuldades

TCNICAS DE LEVANTAMENTO - Exerccios

Exerccio 02:

Dentro do processo selecionado e descrito, elabore o levantamento de uma atividade e documente dentro de uma SIPOC. Encaminhe ao professor Relate as principais dificuldades