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Resultados do Modelo de Gestão PRODESP

Secretaria de Gestão Pública – Governo do Estado de São Paulo


leão carvalho – mai/08
Objetivos empresariais:

ormar e firmar conceito da Prodesp como prestadora de


serviços

mpliar serviços sem aumento correspondente de estrutura

mpliar significativamente a confiabilidade e a robustez dos


serviços prestados aos clientes e à população
Características iniciais (jan/07):

o funcionamento empresarial mpliar qualidade dos serviços prestados, melhorando a


imagem da empresa perante seu mercado
o boas características técnicas

o pessoal adequado às funções empresariais ncrementar participação, profissionalismo e confiança dos


funcionários da empresa
o corpo funcional motivado e competente

o falta de comprometimento com prazos de entrega reservar conhecimento e experiências internas dos
processos e regras de negócio dos mercados de atuação
o fama variável

o fragmentação interna ncrementar visibilidade e conhecimento da Prodesp, tanto


em seu mercado profissional, quanto em relação à
população em geral

Aceitação
Cultura mpliar e melhorar esforços da empresa como instigadora
Prazo de inclusão digital e social

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AÇÕES EM VÁRIAS FRENTES
Gestão de contratos:

Dois tipos básicos (padronização) – desenvolvimento e operação Poupatempo:

Meta do primeiro tipo é entregas conforme promessa Criação de diretoria específica


Meta do segundo tipo é negociada com cliente caso a caso (SLAs)
Novo modelo

Vinculação de planos

Agenda empresarial Reestruturação DAC

Sistema integrado PRODESP

Políticas de infraestrutura

Políticas de desenvolvimento Catálogo de produtos

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VINCULAÇÃO ENTRE PLANOS - I

PPR como mecanismo de incentivo para o cumprimento dos Objetivos Estratégicos.

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SISTEMA INTEGRADO PRODESP - II

plano
estratégico estratégias
metas

indicadores de
orçamento desempenho
PPA PRODESP

sistemas
internos
PPR 2008
políticas
empresariais

procedimentos
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VINCULAÇÃO ENTRE PLANOS - III

P R E S I D Ê N C IA

J u ríd ic o R e c u rs o s H u m a n o s

C o m u n ic a ç ã o A u d ito r ia
SUPORTE

O u v id o r ia T e c n o l o g ia

D A F D P S D A C D S C

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VINCULAÇÃO ENTRE PLANOS - IV
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS PRODESP METAS CORPORATIVAS 2008

1 - Cumprir 100% dos prazos técnicos de entrega de novos projetos de desenvolvimento contratados
1 - Formar e firmar conceito da Prodesp como prestadora pelo cliente;
de serviços.
2 - Cumprir 100% dos orçamentos técnicos de novos projetos de desenvolvimento contratados pelo
cliente;
2 - Ampliar significativamente a confiabilidade e a robustez
dos serviços prestados aos clientes e à população. 3 - Definir e oferecer ao cliente estrutura de SLA nas operações legadas, contemplando 75% do
faturamento da empresa.

4 - Aumentar em 5 % a Receita Global, mantendo, no mínimo, o valor da receita auferida com


serviços de terceiros (extra Gov SP) no mesmo valor do exercício de 2007;
3 - Ampliar serviços sem aumento correspondente de 5 - Reduzir os seguintes itens de Despesas:
estrutura. Administrativas: 5% do valor realizado em 2007 com telefonia (voz);
Pessoal: 10% do índice de absenteísmo obtido em 2007 (total horas ausências / total horas jornada);

6 - Manter os Níveis de Realização 20


7 - Pesquisar satisfação do cliente, obtendo mínimo de 75% de aprovação, obrigatoriamente, com
clientes com faturamento a partir de 5 %, devendo estes corresponder a 75 % do faturamento total da
4 - Ampliar qualidade dos serviços prestados, empresa.
melhorando a imagem da empresa perante seu mercado.
8 - Acompanhar e cumprir 100 % dos níveis de serviços (SLA) renegociados para operações legadas.

5 - Preservar conhecimento e experiência internas dos


9 - Elaborar verbetes das regras de negócios do Governo em 100 % dos novos desenvolvimentos
processos e regras de negócio dos mercados de
contratados pelos clientes.
atuação.

10 - Implantar monitoramento de clima organizacional, obtendo 60 % de índice geral.


6 - Incrementar participação, profissionalismo e confiança
dos funcionários da empresa. 11 - Realizar um mínimo de 92% da programação de treinamento definida para 2008, sendo 80% para
os profissionais que dão suporte ao negócio da empresa.
12 - Obter mensalmente, em média, a publicação de pelo menos duas notícias diferentes da Prodesp
7 - Incrementar visibilidade e conhecimento da Prodesp, em mídias de governo; e, no mínimo, quatro 4 publicações no ano em mídia de primeira linha da
tanto em seu mercado profissional, quanto em relação à grande imprensa.
população em geral.
13 - Desenvolver e implantar Programa de Qualidade de Vida no Trabalho.

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POLÍTICAS DE DESENVOLVIMENTO

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POUPATEMPO - I

Atendimento a cidadãos

Utilização de TIC como


Gestão Prodesp ferramenta de melhoria
de gestão

Atendimento a clientes

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POUPATEMPO - II

novo modelo
nov / 08 fev / 09
out/ 08

dez / 08
dez / 08

nov / 08
fev / 09

nov / 08

nov / 08
nov / 08
ago / 08

mar / 09 dez / 08
jun/ 08

fev / 09

1 1 1 5 3 3 1
dez jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev mar
07 08 08 08 08 08 08 08 08 08 08 08 08 09 09 09
10 10
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ENTREGAS CONFORME PROMESSA - I

Prazo técnico x prazo político

Dois tipos diferentes de projetos: coordenação PRODESP/coordenação externa

Planejamento e gestão de projetos a partir de novos padrões e novas metodologias

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ENTREGAS CONFORME PROMESSA - II
Relações com clientes :
Ficha técnica Projetos desafiadores
equipe: no pico, 10 pessoas da superintendência de Recadastramento 2007
folha de pagamentos
prazo: de janeiro a fevereiro de 2007
pontos bons: Forte atuação e comprometimento do cliente;
velocidade no desenvolvimento da solução; simplicidade da
solução e compromisso de toda equipe alocada no Projeto e
forte liderança
pontos ruins: desenvolvimento do projeto em paralelo com a
definição de requisitos e decreto (a gente NUNCA aprende...)
aprendizado: Uso de protótipo na articulação da visão como
suporte na definição da arquitetura, definição de requisitos e
estratégia de desenvolvimento

Resultados obtidos:

atualização dos dados cadastrais dos servidores,


empregados e militares em atividade, das
Secretarias/PGE, Autarquias, inclusive as de
regime especial, e Fundações, com o escopo de
traçar políticas de valorização do servidor público,
bem como para adequar a distribuição dos
recursos humanos. Além disso, a base de dados
formada já permite estatísticas e consultas
especiais

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ENTREGAS CONFORME PROMESSA - III

...Essa boa relação entre as diretorias terminou por se


disseminar por todas as pessoas envolvidas na produção do
sistema, o que foi fundamental para o cumprimento do prazo.
“Quando as duas equipes começaram a conversar e
estabeleceram um cronograma comum e lideranças em
ambos os lados, o relacionamento e a produção se tornaram
ágeis e eficientes”, destaca Maurício Gallo Fausto,
Superintendente de Tribunais e Prefeituras da Prodesp. O
acompanhamento semanal, que manteve as atividades sob
controle próximo, também foi considerado fundamental pelas
duas organizações.

Resultado: o projeto foi entregue antes do prazo combinado


Ficha técnica neste segundo cronograma, demonstrando a importância do
equipe: projeto médio (5/10 pessoas) foco e da parceria entre cliente e fornecedor para construção
prazo: TEM que estar pronto em jan/2008 de uma solução de relevância para a gestão do Estado. E a
Pontos bons: alinhamento com o cliente, reconhecimento pelo sinergia não se perdeu. As equipes da Prodesp e do TCE
cliente da importância da Prodesp como parceira no continuam sintonizadas, mantendo o ritmo forte para o
desenvolvimento da solução, o uso correto da disciplina de desenvolvimento das próximas fases (como a fiscalização das
Contas Anuais e dos Atos de Pessoal, entre outras), que
gerência de projetos a partir de 2007 proporcionou a melhoria da
ainda devem durar cerca de cinco anos.
qualidade dos produtos e o cumprimento dos prazos definidos
para o projeto “A Prodesp reconquistou o status de principal parceiro do
pontos ruins:demora em assimilar a metodologia de trabalho Tribunal. É uma empresa que tem condição de levar adiante
demandada pelo cliente não só este projeto, mas outros que virão”, garante o Diretor
aprendizado: aplicação da gerência de projetos de TI do Tribunal de Contas do Estado.

Fonte: http://www.tce.sp.gov.br/press/tcesp/2008-04-09-case-audesp.pdf

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ENTREGAS CONFORME PROMESSA - III
...valho-me deste para repassar um elogio feito pela Adminstração do Prédio da Conselheiro Furtado, 669 e pela Administradora do
locador sobre o excelente trabalho que a referida equipe vem realizando no local, com todos os cuidados observados, atendendo a
pedidos da Adminstração quanto a procedimentos dentro do ambiente, pela presteza no atendimento e agilidade na execução da obra.
TJ, 2007

2008:

segundo recadastramento

dívida ativa

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REESTRUTURAÇÃO DA DAC

Diretoria de
Atendimento a Clientes

Grupo de Ligação
(Coordenadoria)

Superintendências de Grupo de Suporte Superintendência de


Negócios Administrativo Desenvolvimento
(Coordenadoria)

Legenda:

ETAPA 01

ETAPA 02

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POLÍTICAS DE INFRAESTRUTURA

PADRONIZAÇÃO E FOCALIZAÇÃO

SIMPLIFICAÇÃO DE AMBIENTES TÉCNICOS

COMPLEXIDADE

PACOTE PACOTE
TECNOLÓGICO 1 TECNOLÓGICO 2

PACOTE PACOTE
TECNOLÓGICO 3 TECNOLÓGICO 4

QUANTIDADE DE FUNÇÕES

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Cliente SISTEMA INTEGRADO PRODESP - I
Podem ou não existir
Controle de “pipeline”
Solicitação de Serviço
Orçamento Proposta
- Projeto (c/m/f)
- Operação (Prazo)) hoje: ESP
No Aceite:
Idealmente, relação de 1 para 1,
mas uma solicitação pode gerar
Contrato
Orçamento deve fazer parte: Gestão de
diversos contratos expectativa de gasto no tempo
Ações (ESP é no máximo anexo) Contratos
Operações (Não tendo havido orçamento
ele deve ser detalhado neste momento) Projetos • este nível deve ser vinculado a contas
repetitivas contas contábeis de resultado(R/D)
Horas utilizadas (vêm de
planilhas de apontamento por
projetos ou atividade •elementos básicos de controle: consomem horas e
repetitiva) despesas
•horas vêm dos CC e o controle tem que ser
Recursos de terceiros personalizado (1)
(adquiridos por contratos) •As planilhas de projeto servem para controle/gestão
de projetos (o que foi gestão e quanto falta)
•O total de horas serve para o acompanhamento de
•Licitação
desempenho de cada CC
Com este tipo de •No aceite •Contratos
controle: •Orçamentos
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•No Uso •DCO (baixa no orçamento)
Elemento de contrato
•OS (entrada de despesa ao projeto) do fornecedor
Faturamento por projeto (o que foi
faturado e o que foi pago) outros
aportes: definir controles (1) Demais horas de funcionário não para o sistema de “time sheet”: a PRODESP
tem controle de 100% das horas de todos quer façam parte de projetos, de
atividades repetitivas ou de outras atividades quaisquer
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SISTEMA INTEGRADO PRODESP - I

Controles Possíveis:

por cliente: que contratos estão em andamento


quais são desenvolvimento
quais são operações
faturamento
posição Financeira (inadimplência)
o que está no “pipeline”
por contrato: lucratividade
% de inadimplência
desenvolvimento % eficiência geral (baseado em EPC projeto a projeto)
grau de complementação
operação resto a cumprir
por projeto: % eficiência
grau de complementação
adiantamento/atraso
lucratividade(“write offs”)
por cc: horas cobráveis x horas não cobráveis
perfil de utilização

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