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Ing. Jos Camilo Giraldo Ovallos

BASES DE DATOS CON ACCESS

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin

.ACCDB TABLA:
Es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, datos de clientes, pedidos, libros etc..

CAMPOS:

Es la mnima unidad de informacin a la que se puede acceder en la base de datos, son las columnas de las Tablas, varios campos unidos conforman un registro.

CAMPOS:

Es la mnima unidad de informacin a la que se puede acceder en la base de datos, son las columnas de las Tablas, varios campos unidos conforman un registro.

REGISTROS:

Representa un objeto nico de datos implcitamente estructurados en una tabla. Campos

Cdigo Registro 1 1 2 3 4

Nombre Luis Marta Francisco Mara

Apellidos Grande Lilos Fran Dardeno Juan Lpez Huesca Buevo

Direccin C/ Germanas, 23 C/ Mayor, 34 C/ Valle, 56 C/ Franciscano, 67

C.P. 46723 46625 46625 46521

Registros

Registro 2 Registro 3 Registro 4

OBJETOS DE BASES DE DATOS:

Entre los objetos de Access para manejar Bases de datos tenemos: Tablas, Formularios, Consultas e Informes.

CONSULTA:
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.

FORMULARIO:
Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas.

INFORME:
Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Proceso de creacin de Bases de Datos con una base de datos en Blanco

Ojo! MUY Importante seleccionar la carpeta donde se almacenar la BD. Y obviamente el nombre .accdb que es su extensin

Men Office

Fichas de Comandos

Barra Titulo

Etiquetas Nombres de Elementos

Barra de Registros

Ubicar la tabla en Vista Diseo para poder trabajar con cada uno de los campos.
Cambiar vista

Poner el nombre de la tabla

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Access utiliza por defecto el campo ID como clave principal y con tipo de Datos Auto numrico, pero no es recomendable para las relaciones, se debe modificar.

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Guardar Clave ppal.

Poner nombre del campo

Tipo de datos

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TIPOS DE DATOS EN ACCESS

Datos adjuntos , como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access. Auto numrico Nmeros que se generan automticamente para cada registro. Moneda Valores monetarios. Fecha/Hora Fechas y horas. Hipervnculo Hipervnculos, como direcciones de correo electrnico. Memo Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad tpica de un campo Memo sera una descripcin de producto detallada. Nmero Valores numricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda. Objeto OLE Objetos OLE, como documentos de Word. Texto Valores alfanumricos cortos, como un apellido o una direccin. S/No Valores booleanos.

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REGLAS DE VALIDACIN PARA CAMPOS

Para Validar que escriban un correo electrnico

Es nulo o ((Como "*?@?*.?*"): Para validar que se escriban direcciones correctas de correo, que empiecen con letra, tengan el signo arroba, sigan con letra y tengan un punto para la extensin.

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MASCARA DE ENTRADA: INPUTMASK

Una mscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algn control sobre qu valores pueden introducirse.

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Que es la clave o llave principal?

Es un campo o conjunto de campos que define un identificador UNICO para Cada fila, el ms comn es la cdula, pero puede ser cualquier otro dato UNICO que identifique cada fila, dentro del mismo campo no se repite.

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CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS

Para que los datos de una Tabla estn atados a los de otra se debe relacionar La llave principal de una tabla en otra, este ejemplo UN CLIENTE hace MUCHAS ORDENES de pedido, en la tabla Clientes SOLO hay un registro del IDCLIENTE Pero en la tabla ORDENES muchas que lo relacionan con PEDIDOS.

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RELACIONES EN ACCESS.
Click en Herramientas de Base de Datos

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Click en Relaciones

20 Click en Mostrar Tabla

Escoge la(s) Tabla(s) que se requieren y AGREGAR, luego CERRAR

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OJO!! Las 2 tablas deben tener los campos a relacionar con el mismo tipo de datos

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Click sostenido desde la tabla donde est la Clave principal (en este caso IDCLIENTE) y Se suelta en la otra tabla en el mismo campo, debe mostrar el TIPO DE RELACION, Uno a Muchos, Muchos a Muchos o Uno a Uno. (Esta no es comn) Se debe seleccionar EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL (Para que los datos que se introduzcan en la tabla estn previamente creados)

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Despus de crear la relacin debe aparecer una lnea uniendo las 2 tablas por Medio del campo en este caso: IDCLIENTE
En este caso: Relacin Uno a Muchos de la Tabla Clientes con la Tabla Ordenes porque Un cliente puede realizar MUCHAS rdenes.

Una Relacin Muchos a Muchos puede darse en una tabla de Pedidos con una tabla De Productos, un Producto puede estar en muchos pedidos y en varios Pedidos pueden Aparecer varios productos.

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Ejercicio:

Crear una Base de Datos llamada Pedidos de Clientes, con las siguientes tablas: Clientes, Pedidos, Productos, Productos x Pedidos, Proveedores, Modo Envo. Clientes: IdCliente (texto), Nombres (texto), Apellidos (texto), Direccin (texto), Ciudad (texto), Cdigo Postal (texto), Celular (texto con mscara de entrada para 10 dgitos), Correo (Texto con el campo validado para q reciba slo correo). (Clave Principal IdCliente) INCLUIR MINIMO 10 REGISTROS Pedidos: IdPedido (autonumrico), IdCliente (texto) llave trada desde clientes, Fecha Pedido (fecha), Fecha Envio (fecha), Modo Envo llave desde modos envo (nmero). (clave principal IdPedido) INCLUIR MINIMO 20 REGISTROS Productos: IdProductos (auto numrico), Nombre producto (texto), Descripcin (texto), Precio Unidad (Moneda), IdProveedor (nmero) llave relacionada de la tabla Proveedores, Referencia (texto). (Clave principal IdProductos) INCLUIR MINIMO 20 REGISTROS Proveedores: Idproveedor (autonumrico), Nombre Empresa (texto), Persona Contacto (texto), Direccin (texto), Ciudad (texto), Celular (texto), Fax (texto), Correo Electrnico (texto validado solo para recibir correos). INCLUIR MINIMO 5 REGISTROS Productos x Pedidos: IdProducto (nmero), IdPedido (nmero), cantidad (numero). INCLUIR MINIMO 5 REGISTROS Modo Envo: IdModoEnvio (autonumrico), Modo envio (texto) INCLUIR MINIMO 3 REGISTROS

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Crear las relaciones: * La tabla Cliente el campo IdCliente con la tabla Pedidos el campo IdCliente. Uno a Muchos La tabla Modos Envo en el campo CodigoEnvio con la tabla Pedidos en el campo CodigoEnvio Uno a Muchos. La tabla Pedidos en el campo IdPedido con la tabla Productos Pedido en el campo IdPedidos, as como tambin en la tabla Productos con el campo IdProducto. Uno a Muchos La tabla Proveedores en el campo IdProveedor con la tabla Productos en IdProveedor La tabla Modos Envio en el campo CodigoEnvio se relaciona con el campo CodigoEnvio en la tabla Pedidos.