IV.

Planeacin y Administracin Estratgica

Mtra. Lizbeth Hernndez

IV. PLANEACIN
4.1 Naturaleza y propsito de la planeacin 4.2 Planeacin y rendimiento 4.3 Niveles de estrategias y planeacin 4.4 Proceso de administracin estratgica 4.5 Herramientas y tcnicas de planeacin

PLANEACIN

La planeacin es la primera funcin del proceso administrativo, que involucra:

Establecer

Objetivos Decidir cmo alcanzarlos

Planear nos sirve para revisar el avance, coordinar actividades, pensar en el futuro y hacer frente a la incertidumbre

Naturaleza del proceso de Planeacin

1. Se estipula y descubre la situacin actual de la organizacin
2. Se determina en dnde se debera de estar en el futuro: situacin futura deseada 3. Se decide cmo llevar hacia adelante a la empresa para alcanzar esa situacin deseada

La planeacin tambin significa hacer frente a la incertidumbre a travs de la formulacin de diferentes cursos de accin para alcanzar los objetivos planeados

Por qu es importante la planeacin?

Para dotar a la organizacin con un sentido de direccin y propsito

Es un medio til para lograr que los miembros de la organizacin participen en la toma de decisiones sobre las metas

Ayuda a coordinar a los gerentes de las diversas funciones y divisiones de una organizacin para garantizar que todos ellos vayan en la misma direccin y trabajen para alcanzar la futura situacin deseada

Planeacin y Estrategia

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Establecer la misin y visin Formular la estrategia general

Formular el plan estratgico, luego el tctico y por ltimo el plan operativo

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Implementar el plan estratgico Controlar la estrategia

PRECAUCIONES PARA TOMAR EN CUENTA:

La planificacin requiere de invertirle tiempo para elaborarla:

Inversin de tiempo fuera de las tareas diarias de un gerente o director (Plan anual), lo cual, nos permite no ser reactivos sino proactivos Involucramiento del personal a cargo Obtencin de informacin acerca de los competidores, productos mercados, gustos, etc.

En ocasiones se requerir tomar alguna decisin fuera planeacin:

Nuevos competidores o nuevos productos innovadores que encanten a nuestro mercado Nuevas tendencias de gustos o usos Un proveedor estratgico ya no desea o no tiene la capacidad de abastecernos El perfil del personal requerido de acuerdo a los sueldos del mercado no concuerdan con nuestras ofertas econmicas de sueldo Se pudo obtener solo parte de la informacin para tomar la decisin Y aun con todo ello se requiere tomar una pronta decisin

Beneficios de la planeacin:
Ayuda a revisar el avance Ayuda a coordinar actividades Ayuda a pensar en el futuro Ayuda a hacer frente a la incertidumbre

cmo responden las organizaciones a la incertidumbre?

VAMOS A SEGUIR HACIENDO LO QUE MEJOR SABEMOS HACER Y EVITEMONOS MS COMPLICACIONES CREEMONOS NUESTRAS PROPIAS OPORTUNIDADES, SIN ESPERAR QUE ESTAS APAREZCAN DEJEMOS A OTROS QUE TOMEN EL RIESGO DE INNOVAR E IMITEMOS AL MEJOR

DEFENSORES

PROSPECTORES

ANALIZADORES

ESPEREMOS LA CRISIS Y ENTONCES REACCCIONAMOS

REACTORES

EL CICLO DE ADAPTACIN

Fundamentales de la Planeacin: La
planeacin consiste en trasladar la misin y la visin de la organizacin en objetivos.
Establecer una MISIN

Cul es tu razn de ser

Establecer una VISIN

Qu queremos llegar a ser

PLAN ESTRATGICO: objetivos y plan de accin

Hecho por los directivos de 1-5 aos PLAN TCTICO: objetivos y plan de accin Hecho por la gerencia media de 6-24 meses Hecho por la gerencia de primera lnea de 1-52 semanas

PLAN OPERATIVO: objetivos y plan de accin

Tipos de Planeacin de acuerdo al nivel de gestin en la organizacin: estratgica, tctica y operativa

DIRECTORES EJECUTIVOS Presidente, Director General, Vicepresidente, Gerente General GERENCIAS MEDIAS Gerente Funcional, Gerente de Lnea de Produccin, Gerente de Departamento GERENCIAS DE PRIMERA LNEA Gerente de Unidad, Lder de Equipo, Supervisor de Primera Lnea
Decisiones a largo plazo sobre la direccin global a la que debe de dirigirse la organizacin. Los gerentes deben permanecer atentos al ambiente externo de la organizacin, estar orientados al futuro y manejar la incertidumbre y las condiciones de alta competitividad Implementacin de polticas y planes de los directores ejecutivos, supervisar y coordinar actividades de los gerentes de primera lnea, tomar decisiones que a menudo no se cuenta con la informacin referente a procedimientos. Dirigir las tareas diarias del personal operativo, se toman decisiones que a menudo son decisiones predecibles a travs del seguimiento rutinario de procedimientos

Plan Estratgico 1-5 aos

Plan Tctico 6-24 meses

Plan Operativo 1-52 semanas

Meta, plan de accin y plan operativo

META: es un objetivo, es un compromiso especfico acerca de algo medible que se quiere alcanzar en un periodo de tiempo definido.

LOGRO DE METAS ESTRATGICAS

Tipos de metas: estratgicas, tcticas y operativas. El logro de las metas estratgicas se deriva del logro de las metas tcticas y el logro de las metas tcticas se deriva del logro de las metas operativas.

LOGRO DE METAS TCTICAS

LOGRO DE METAS OPERATIVAS

Metas de acuerdo al nivel de gestin dentro de la organizacin

Metas Estratgicas: Establecidas por los Directores Ejecutivos. Objetivos generales de la organizacin Metas tcticas: Establecidas por la Gerencia Media. Acciones necesarias para el logro de las metas estratgicas Metas Operacionales: Establecidas por la Gerencia de Primera Lnea. Asuntos de corto plazo para el logro de las metas tcticas

Meta, plan de accin y plan operativo

PLAN DE ACCIN: define el curso de accin para el logro de la meta establecida. Ej.: plan de marketing, plan de ventas

El Plan de Accin generalmente hecho para un periodo de 1 ao, define la conduccin del negocio basados en el Plan de Accin. Este define los objetivos de ingresos, flujo de efectivo y nuestra participacin en el mercado

Tipos de Planes de Accin: Planes permanente y planes de un solo uso Planes permanentes
Desarrollados para actividades que se repiten continuamente durante un periodo de tiempo

Planes de un solo uso

Desarrollados para actividades que es poco probable que se repitan en el futuro

Polticas, procedimientos y reglas

Planes que pueden ser programas o proyectos

Planes permanentes
POLTICA
Esquematiza la respuesta en forma general de un problema o situacin
En esta organizacin no se toleran los insultos, da una idea general acerca de lo no permitido referente a un lenguaje inapropiado pero no da ms detalles

PROCEDIMIENTO
Tambin llamado procedimiento operativo estandarizado. Esquematiza la respuesta a un problema o circunstancia en particular McDonalds especifica el orden en el que la mostaza, ctsup y dems ingredientes deben de ser colocados y presentados en una hamburguesa

REGLA
Especifica una accin en especfico No est permitido fumar en ningn rea de este edificio, por si solo se explica

Plan de un solo uso

Programa: abarca un rango de proyectos o actividades, tarea importante que quiz dure varios aos, de gran alcance.
Construir una matriz. Convertir todos los archivos impresos en digitales

Proyecto: plan con menos alcance y complejidad que un programa a menos tiempo. A menudo forma parte de un programa ms extenso.
Renovar la oficina. Establecer una intranet en la empresa

Metas inteligentes y gestin por objetivos

S = specific M = measurable A = attainable R = results-oriented T = target dates

Ejemplo: El 90% de los vuelos del primer trimestre del ao debern llegar alrededor dentro de los primeros 15 minutos despus de la hora programada de llegada

Administracin por Objetivos (MBO-Management by Objectives)

El jefe y el empleado establecen conjuntamente los objetivos para el empleado Ambos revisan peridicamente el avance y evalan el desempeo del empleado El jefe realiza una evaluacin del desempeo y recompensa al empleado de acuerdo a los resultados

El jefe desarrolla el plan de accin a ejecutar

Tipos de objetivos en la Administracin por Objetivos

Expresan el desempeo al que se tiene que llegar de algn modo en un rea en especfico

Incrementar la utilidad de la unidad de negocios de agua embotellada en un 10%, Reducir en un 5% la merma en la lnea produccin de lpices de color
Expresan los objetivos personales a realizar Asistir 5 das al programa de capacitacin de Liderazgo, Aprender lo bsico de los programas de Office para 1 de junio

Expresan la intencin de mantener un desempeo de acuerdo a los niveles previamente establecidos Continuar con el incremento en las metas de ventas especificadas el cuatrimestre anterior, Producir otras 60,000 cajas de vino en este mes

Cascada de objetivos: MBO de arriba hacia abajo

Para que el MBO sea efectivo deben de existir los siguientes factores:
Los Directivos Ejecutivos deben de estar altamente comprometidos Debe de ser aplicado a toda la organizacin Los objetivos deben de ser trasladados en forma de cascada de los niveles ms altos a los ms bajos

La importancia de que los Deadlines

Nos dan enfoque en la meta Nos permiten dar resultados en un periodo de tiempo Nos mantienen motivados Nos permiten autoevaluarnos Nos permiten cumplir los objetivos en un periodo determinado de tiempo y con un presupuesto determinado

El ciclo de control de la planificacin

1. Haz el plan 2. Lleva a cabo el plan

4. Controla la direccin en dos sentidos:

1. Corrigiendo desviaciones en el plan que se lleva a cabo (regresar al punto 2) 2. Mejorando los planes futuros (regresa al punto 1, comenzando de nuevo

3. Mantn el control comparando los resultados con el plan

Administracin Estratgica

Business Plan es necesario para un negocio ya que desde este se establece las metas de la organizacin, la estrategia de cmo alcanzarlos y los estndares para medir el xito del mismo.

Estrategia, Gestin de la Estrategia y Planeacin Estratgica

Estrategia, plan de accin a gran escala
que establece la direccin de una organizacin

Gestin de la Estrategia, proceso en el que

los gerentes involucran a todas las partes de la organizacin en la formulacin e implementacin de las estrategias y los objetivos estratgicos

Planeacin Estratgica,

determina a donde se dirige la organizacin durante el prximo ao o ms, cmo va a llegar ah y cmo saber si se va a llegar ah o no

Por qu la Administracin Estratgica y la Planeacin Estratgica son importantes ?

Proveen direccin e impulso

Fomentan nuevas ideas

Desarrollan una ventaja competitiva sostenible

Tres principios del posicionamiento estratgico

El posicionamiento de la estrategia viene de 3 fuentes: Pocas necesidades, muchos clientes Muchas necesidades, pocos clientes Muchas necesidades, muchos clientes

El proceso de Administracin Estratgica

Establecer la MISIN y la VISIN

Mantener el control de la estrategia

Establecer la estrategia general a travs de la exploracin del medio ambiente

RETROALIMENTACIN

Llevar a cabo los planes estratgicos

Formular los planes estratgicos

1. Establecer la Misin y la Visin

Misin: Es el propsito de la razn de ser de una organizacin. Ej.: McGraw-Hill Como lderes de alta calidad en enseanza y soluciones de aprendizaje, ayudamos a mejorar las perspectivas mundiales y a proveer a las personas del conocimiento vital para que sean capaces de alcanzar su potencial

1. Establecer la Misin y la Visin

Visin: Es un objetivo a largo plazo que describe lo que se quiere llegar a ser. Ej.: Walt Disney Lo que este pas realmente necesita, es un lugar donde las familias puedan ir con sus hijos a divertirse. Construir un parque de diversiones tan limpio como ningn otro en todos los tiempos, y en donde cada persona sea tratada como si fueran ciudadanos de primera clase, es decir, como verdaderos invitados de honor

2. Establecer la estrategia general

Trasladar la misin y la visin a una estrategia general, que despus de una evaluacin final del desempeo de la organizacin, se explica como la misin ser lograda.

Preguntas acerca del establecimiento de la misin

1. 2.

Preguntas acerca del establecimiento de la visin

1.

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5.

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7.

8.

9.

Cmo son nuestros clientes? Cuales son nuestros principales productos y servicios? En qu reas geogrficas competimos? Cul es nuestra tecnologa bsica? Cul es nuestro compromiso hacia los objetivos econmicos ? Cules son nuestras creencias principales, valores, aspiraciones, y prioridades filosficas? Cules son nuestras fortalezas y ventajas competitivas? Cules son nuestras responsabilidades pblicas y qu imagen queremos proyectar? Cul es nuestra actitud frente a nuestros empleados?

Es la apropiada para la organizacin y para el momento en el que se encuentra? Se establecen estndares de excelencia y refleja altos ideales? Clarifica el propsito y la direccin? Inspira y compromete? Est bien articulada y es fcil de entender? Proyecta unicidad de la organizacin, ventaja competitiva, y que es posible lograrla? Es ambiciosa?

2.

3.

4. 5.

6.

7.

De crecimiento: Ingresos por ventas, market share, # de empleados, # de clientes, # clientes atendidos (organizaciones sin fines de lucro) De estabilidad: implican un cambio muy pequeo o insignificante Defensiva: reduccin en los esfuerzos de la organizacin en algn tema en especial

Estrategia de crecimiento
Mejoramiento del producto o servicio para atraer a ms compradores Incrementar los esfuerzos de promocin y marketing para tratar de expandir el market share Expandir operaciones, hacerse cargo de la distribucin y manufactura que antes estaba subcontratada Expandirse con nuevos productos y servicios Adquirir nuevos o similares negocios Aliarse con otras organizaciones para lograr ser ms grande

Estrategias de Estabilidad
Permanecer igual, ya que en algunas ocasiones por crecimientos muy acelerados los pedidos dejan de surtirse con la misma rapidez y las quejas y reclamaciones por parte de los clientes tambin aumentan Se hace un pequeo cambio, por crecimiento muy acelerado la empresa decide solo hacer pequeos cambios porque as tiene un mejor control

Estrategia de defensa
Reduccin de costos como congelar las contrataciones Liquidacin de activos (planta, edificios, inventarios, etc) Eliminar gradualmente alguna lnea de producto o servicios Dejar de invertir en parte del negocio, vender divisiones enteras o subsidiarias Declararse en bancarrota Reducir al personal para obtener incrementar la rentabilidad

3. Formular los planes estratgicos

La estrategia general debe de ser trasladada a planes estratgicos ms especficos (planes a 1-5 aos) Los objetivos generales son comunicados a toda la organizacin as como la forma en que se lograr concretarlos Los objetivos deben de ser SMART

Formulacin de la Estrategia: proceso para seleccionar entre diferentes estrategias alterndolas para as encontrar la que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa

4. Llevar a cabo los planes estratgicos

Para que la estrategia sea efectiva debe de permearse hacia abajo en toda la organizacin Los directores ejecutivos debern de revisar si la estructura de la organizacin, la cultura, los perfiles del personal y los sistemas de control permiten ejecutar los planes Superar obstculos de resistencia al cambio Los planes estratgicos deben de ser vendidos por los directores ejecutivos a la gerencia media y a los supervisores

5. Mantener el control de la estrategia: Circuito de la retroalimentacin

Consiste en monitorear la ejecucin de la estrategia y hacer ajustes en caso de ser necesario Se requieren sistemas de control para monitorear el progreso y hacer acciones correctivas oportunas y rpidas Los gerentes repiensan las polticas, rehacen los presupuestos, revisan los acuerdos con el personal Para mantener la estrategia avanzando Bryan Barry sugiere: Involucrar al personal

Mantenerlo simple
Mantenerse enfocado Mantenerse en movimiento

Establecimiento de la Estrategia General

Se requieren herramientas como:

Inteligencia Competitiva FODA /SWOT Pronstico

Herramientas

Inteligencia Competitiva o benchmarking

Consiste en obtener informacin acerca de las actividades principales de los competidores a manera de anticiparse a sus movimientos y reaccionar apropiadamente

Publicaciones

Informacin de los inversionistas

Recursos informales

Anlisis de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas (FODA) o Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (SWOT)

AFUERA

ADENTRO

Definiciones del FODA:

Pronstico: predecir el futuro

Es una proyeccin o visin del futuro Tipos de pronsticos:

ANLISIS DE TENDENCIAS
Extensin hipottica de una serie de eventos del pasado trasladado al futuro

Ejemplos: pronsticos de series de tiempo, los cuales, predicen informacin en base a patrones histricos de informacin. Sirven para predecir tendencias a largo plazo, ciclos de patrones y variaciones por estacin (ventas de Navidad o de verano)

PLANES DE CONINGENCIA

Llamado tambin planeacin del escenarios o anlisis de escenarios. Creacin de eventos hipotticos pero con las mismas alternativas de probabilidad de que sucedan

Ejemplo: Diferentes escenarios pueden ser creados en una hoja de clculo de Excel combinando factores como cambios econmicos, diferentes estrategias de los competidores, diferentes presupuestos, etc

MODELO DE LAS 5 FUERZAS DE PORTER

El nivel de la rivalidad entre las organizaciones de un sector

Las posibilidades de entrar a un sector

El poder de negociacin de los grandes proveedores

El poder de negociacin de los grandes clientes

La amenaza de productos sustitutos

Las 4 estrategias competitivas de Porter

ESTRATEGIA LIDERAZGO EN BAJO COSTO DIREFERENCIACIN ENFOCADO AL COSTO ENFOCADO A LA DIFERENCIACIN AMPLIO X X X X ESTRECHO

Estrategia de un solo producto vs estrategia diversificada

Estrategia de un solo producto, una compaa hace y vende solo un producto a su mercado
Ventajas: enfoque en la manufactura y marketing de un solo producto Desventajas: el riesgo que se corre al depender las ventas de un solo producto

Estrategia diversificada,

operar varias unidades de negocio diversificando el riesgo Diversificacin no relacionada, lneas de negocios independientes Diversificacin relacionada, lneas de negocios relacionadas Ventajas: si un producto es dbil los otros pueden absorber la prdida y aminorar la gravedad Eficiencias en la administracin, ya que una sola se aprovecha para todos los negocios Sinergia, cuando a un producto le va bien y adquiere buena reputacin los dems negocios se ven beneficiados de esta reputacin

BCG MATRIX, sirve para evaluar a la organizacin en base a sus unidades de negocio por su tasa de crecimiento y su participacin en el mercado

Implementacin y control de la estrategia: Ejecucin

Personas

Se considera quienes aportarn a la estrategia

Se considera el cmo vamos a lograr alcanzar el xito

Estrategia

Operaciones

Se considera la ruta a seguir

Ejecucin de la Estrategia

La base de la EJECUCIN son:

El

liderazgo La cultura organizacional

Comportamientos de los gerentes que ayudan a que la estrategia sea bien ejecutada:

Conoce bien a tu person al y al negoci o

Insiste en ser realista

Deja en claro las prioridades

Seguir adelante

Recompensar a los que hacen

Desarrolla las Concete a habilidades ti mismo del personal

Cultura organizacional

Sistema en donde se comparten creencias y valores que guan a la organizacin a travs del comportamiento de sus miembros. La cultura organizacional soporta la ejecucin de la estrategia de obtener calidad en el trabajo y a tiempo