BSGrupo - Presentacioìn - Gestionando Contratistas - Sesioìn - 6.2.1

Gestionando Contratistas y Procesos de Outsourcing Sesin 6
MSc. Hctor Llanos, PMP, PMI-RMP 2013
Imgenes reproducidas con el permiso de VisualBee.com.
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Objetivos del Curso

Entender las ventajas de la tercerizacin para desarrollar el nivel de competitividad de la empresa.
Aprender a desarrollar estrategias para tercerizar en la forma ms eficiente posible. Conocer los requerimientos mnimos a tener en consideracin para una tercerizacin exitosa.
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Pregunta de la Sesin
Indique los elementos principales de la Gestin de Calidad Total
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Pregunta de la Sesin Anterior

Explique cmo influyen los Activos de los Procesos de la Organizacin y los Factores Ambientales de la Empresa en el proceso de Gestin de Adquisiciones.
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Pregunta de la Sesin Anterior

Muchas son las formas en que estos factores influyen, algunos de los aspectos claves son:
Traspaso de las polticas de la empresa mediante los procesos y procedimientos de la organizacin. Influye directamente en que las decisiones y acciones implementadas en los proyectos acten en forma coherente y coordinada con los objetivos de la empresa. Traspaso de las lecciones aprendidas y mejores prcticas de la empresa o industria.
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Dudas de la sesin anterior
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Gestin de Riesgos
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Objetivos de la Sesin
Introduccin a la Gestin de Riesgos en el contexto de la Gestin de Proyectos del PMBOK (5ta Edicin en Ingls con algunas referencias segn 4ta Ed. en Espaol) del PMI
PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Gestin de Riesgos PMBOK y la Norma de la Prctica del PMI

El PMBOK describe esta rea de conocimiento: La Gestin de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificacin de la gestin, la identificacin, el anlisis, la planificacin de respuesta a los riesgos, as como su seguimiento y control en un proyecto. Los objetivos de la Gestin de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.
PMI y PMBOK son marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Riesgo
De acuerdo con el PMI , riesgo es un evento o condicin incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos de un proyecto. En este caso, desde un punto de vista contractual nos referimos a que los riesgos son asignados a una de las partes segn el tipo de contrato y por tanto los efectos positivos o negativos con absorbidos por la parte responsable del riesgo.
Project Management Institute, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK ) Cuarta Edicin, Project Management Institute, Inc. 2008, pgina 452.
PMI es marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Como se Comportan los Riesgos durante el Ciclo del Proyecto - PMBOK
PMBOK es marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Evolucin de la Gestin de Riesgos
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Procesos de Gestin de Riesgos PMI Diagrama de Flujo
Project Management Institute. Practice Standard for Project Risk Management. Project Management Institute Inc. 2009, Figura 3-1, pgina 17. Material de esta publicacin ha sido reproducido con el permiso de PMI
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PMI es marca registrada del Project Management Institute, 14 Inc.
Como se Comportan los Riesgos durante el Ciclo del Proyecto - PMBOK
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reas de Tolerancia al Riesgo
Yeomans Daniel C. Passing the Risk Management Professional (PMI-RPM) Certification Exam, the First Time. Indianpolis, IN: Dog Ear Publishing. Chapter 1. (2011) E-Edition. www.hllanos.com
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11. Gestin de los Riesgos del Proyecto
11.1 Planificar la Gestin de Riesgos 11.2 Identificar los Riesgos
11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

11.4 Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos 11.6 Controlar los Riesgos
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11.1 Planificar la Gestin de Riesgos 11.2 Identificar los Riesgos 11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
11.6 Controlar los Riesgos

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11.1.1 Planificar las Gestin de Riesgos
1. 2.
ENTRADAS
Plan para la Direccin del Proyecto Acta de Constitucin del Proyecto Registro de los Interesados Factores Ambientales de la Empresa.
3. 4.
5.
Activos de los Procesos de la Organizacin.
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
1. Tcnicas de Anlisis
2. Juicio Experto 3. Reuniones
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SALIDAS
1. Plan de Gestin de Riesgos
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Plan de Gestin de Riesgos - PMBOK

Apoyados en la definicin del PMBOK podramos decir entonces que:
El Plan de Gestin de Riesgos describe la manera en que se estructurar y realizar la definicin, planificacin, realizacin, monitoreo, control y cierre de los procesos o actividades relacionadas con los riesgos del Proyecto de tal forma de asegurar y optimizar los resultados de su implementacin y logro de sus objetivos.
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PMBOK es marca registrada del Project Management 22 Institute, Inc.

De acuerdo con el PMBOK el contenido del plan es el siguiente:
Metodologa Roles y Responsabilidades Presupuesto Calendario Categoras de Riesgo
Project Management Institute, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK ) Cuarta Edicin, Project Management Institute, Inc. 2008, pginas 279-282.
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De acuerdo con el PMBOK el contenido del plan es el siguiente (Continuacin):
Definiciones de la Probabilidad e Impacto de los Riesgos Matriz de Probabilidad e Impacto Tolerancias Revisadas de los Interesados Formatos de los Informes Seguimiento
Project Management Institute, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK ) Cuarta Edicin, Project Management Institute, Inc. 2008, pgina 279-282.
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11.1 Planificar la Gestin de Riesgos 11.2 Identificar los Riesgos
11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

11.4 Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos 11.6 Controlar los Riesgos
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11.2.1 Identificar los Riesgos
1. Plan de Gestin de Riesgos 2. Plan de Gestin de Costos 3. Plan de Gestin del Cronograma
ENTRADAS
4. Plan de Gestin de Calidad 5. Plan de Gestin de Recursos Humanos 6. Lnea Base del Alcance
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7. Estimacin de Costos de las Actividades 8. Estimacin de la Duracin de las Actividades 9. Registro de Interesados
ENTRADAS
10.Documentos del Proyecto 11.Documentos de la Adquisicin 12.Factores Ambientales de la Empresa 13.Activos de los Procesos de la Organizacin
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1. Revisiones a la Documentacin 2. Tcnicas de Recopilacin de Informacin

3. Anlisis de la Lista de Control 4. Anlisis de Supuestos 5. Tcnicas de Diagramacin 6. Anlisis DAFO
7. Juicio de Expertos
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Identificacin de Riesgos
Project Management Institute. Practice Standard for Project Risk Management. Project Management Institute Inc. 2009, pgina 5.
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Perspectiva de la Identificacin de los Riesgos
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Tcnicas de Diagramacin
Las tcnicas diagramacin de riesgos pueden incluir:

Diagrama de causa y efecto Diagrama de flujo o de sistemas Diagrama de influencias
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Diagrama de Causa y Efecto
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Diagrama de Flujo
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Diagrama de Influencia
Project Management Institute, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK ) Cuarta Edicin, Project Management Institute, Inc. 2008, pginas 287.
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Anlisis FODA
FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) (SWOT) es una herramienta de anlisis estratgico que en trminos generales nos sirve para determinar , identificar y analizar elementos internos y externos a la organizacin o proyecto de tal forma que nos permita desarrollar estrategias e implementar acciones que mejoren nuestra probabilidad de xito.
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Anlisis FODA
Para los efectos particulares de la gestin de riesgos, la utilizaremos para examinar el proyecto y aumentar el espectro de riesgos identificados, incluyendo los riesgos generados internamente. Este anlisis tambin nos permitir el grado en que las fortalezas de la organizacin contrarrestan las amenazas, y las oportunidades que pueden servir para superar las debilidades.
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Anlisis FODA
David Hillson and Peter Simon. Practical Project Risk Management: The ATOM Methodology. Management Concepts. 2007, Chapter 14. E-Edition.
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SALIDAS
1. Registro de Riesgos
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El Registro de Riesgos
El registro de riesgos es un documento que va completando en la medida que se avanza en los diferentes procesos de la gestin de riesgos, en el proceso de identificacin el registro de riesgos debe incluir para cada riesgo identificado: Descripcin del Riesgo Propietario del Riesgo Causa y Efectos de la Ocurrencia del Riesgo Condicin Gatillante Respuesta Preliminar
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11.3.1 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

ENTRADAS
2. Lnea Base del Alcance 3. Registro de Riesgos 4. Factores Ambientales de la Empresa 5. Activos de los Procesos de la Organizacin
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1. Evaluacin de Probabilidades e Impacto de los

Riesgos
HERRAMIENTAS Y
2. Matriz de Probabilidad e Impacto 3. Evaluacin de la Calidad de los Datos sobre Riesgos 4. Categorizacin de Riesgos 5. Evaluacin de la Urgencia de los Riesgos 6. Juicio de Expertos
TECNICAS
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Categorizacin de Riesgos
Project Management Institute, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK ) Cuarte Edicin, Project Management Institute, Inc. 2008, Grfico 11-4, pgina 280. Material de esta publicacin ha sido reproducido con el permiso de PMI.
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Clasificacin del Riesgo

En muchos casos la traduccin de las palabras en ingls rating y ranking se traducen al espaol como calificacin, sin embargo para los efectos de la priorizacin de los riesgos entenderemos rating como escala y ranking como calificacin, finalmente el risk score lo entenderemos como la severidad del riesgo.
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Escala de los Riesgos

Como dicho, los riesgos constan de una probabilidad y un impacto, y estos ltimos para efectos de clasificacin y priorizacin se asignan a escalas cualitativas y cuantitativas, siendo las cuantitativas las requeridas para una priorizacin objetiva considerando la probabilidad e impacto.
Las escalas cualitativas pueden ser por ejemplo: alto, medio y bajo. Agregando en ocasiones medio bajo, medio alto u otros para aumentar la posibilidad de calificacin.
Las escalas cuantitativas pueden ser por ejemplo: 1, 2, 3 o 10, 20, 30%...
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Severidad del Riesgo

La severidad del riesgo ser determinada por la multiplicacin entre la probabilidad y el impacto: Severidad = Probabilidad x Impacto
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Calificacin del Riesgo

La Calificacin del Riesgo ser entonces la agrupacin de los riesgos en categoras sobre las cuales aplicaremos diferentes grados de prioridad para su gestin, por ejemplo: Severos, moderados y leves. En los cuales la empresa normalmente dispondr de recursos para la gestin de los riesgos severos y moderados, y colocar en la lista de seguimiento o de supervisin los riesgos leves.
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Matriz de Probabilidad e Impacto
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SALIDAS
1. Actualizacin de los Documentos del Proyecto
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Actualizacin del Registro de Riesgos

El Registro de Riesgos, generado durante el proceso Identificacin de Riesgos, debe ser actualizado con la informacin del proceso de Anlisis Cualitativo considerando lo siguiente:

Clasificacin relativa o lista de los riesgos del proyecto. Riesgos agrupados por categoras. Causas de riesgos o reas del proyecto que requieren particular atencin. Lista de riesgos que requieren respuesta a corto plazo. Lista de riesgos que requieren anlisis y respuesta adicionales. Lista de supervisin para riesgos de baja prioridad. Tendencias en los resultados del anlisis cualitativo de riesgos.
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Break
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11.4.1 Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos

2. Plan de Gestin de Costos 3. Plan de Gestin del Cronograma
ENTRADAS
5. Factores Ambientales de la Empresa 6. Activos de los Procesos de la
Organizacin
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1. Tcnicas de Recopilacin y
Representacin de Datos
2. Tcnicas de Anlisis Cuantitativo de Riesgos y de Modelado 3. Juicio de Expertos
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Anlisis de Sensibilidad
Las siguientes herramientas son consideradas para la realizacin del anlisis de sensibilidad:
Monte Carlo Diagrama de Tornado
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Anlisis de Valor Monetario Esperado

El Valor Monetario Esperado corresponde a la valoracin estimada multiplicada por la probabilidad de ocurrencia del respectivo riesgo: VME = Valor Estimado x Probabilidad de Ocurrencia As el valor esperado para el proyecto, ser la sumatoria de los VME parciales.
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Determinacin de Reservas de Contingencia

Durante el proceso de cuantificacin de los riesgos se determinan las reservas para enfrentar la ocurrencia de los riesgos conocidos no controlables. Las reservas pueden ser tanto en trminos monetarios como de tiempo. A estas reservas se les denomina Reservas de Contingencia.
Project Management Institute, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK ) Cuarta Edicin, Project Management Institute, Inc. 2008, pginas 151, 173, 278, 301.
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Determinacin de Reservas de Gestin

Las reservas de gestin se determinan en funcin de la experiencia de la empresa o proyectos similares o polticas de la empresa. Esta reserva ser refiere a los riesgos desconocidos. La decisin de su uso corresponde exclusivamente al nivel de gerencia fuera y por sobre el proyecto. Al igual que las reservas de contingencia, las reservas de gerencia pueden ser tanto monetarias como de tiempo.
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SALIDAS
1. Actualizacin de los Documentos del Proyecto
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El Registro de Riesgos, generado durante el proceso Identificacin de Riesgos y actualizado luego de Anlisis Cualitativo de Riesgos, debe ser actualizado con la informacin del proceso de Anlisis Cuantitativo considerando lo siguiente:
Anlisis probabilstico del proyecto Probabilidad de alcanzar los objetivos de costos y tiempo Lista priorizada de riesgos cuantificados Tendencias en los resultados del anlisis cuantitativo de riesgos.
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Project Management Institute, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK ) Cuarta Edicin, Project Management Institute, Inc. 2008, pgina 300-301.

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11.5.1 Planificar la Respuesta a los Riesgos
ENTRADAS
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1. Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas

HERRAMIENTAS Y
2. Estrategia para Riesgos Positivos u Oportunidades 3. Estrategias de Respuesta para Contingencias 4. Juicio de Expertos
TECNICAS
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Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas

Evitar Transferir Mitigar Aceptar
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Estrategias para Riesgos Positivos u Oportunidades

Explotar Compartir Mejorar Aceptar
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1. Actualizaciones al Plan para la Direccin del

SALIDAS
Proyecto
2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
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Las respuestas seleccionadas y acordadas se incluyen en el registro de riesgos. El registro de riesgos debe escribirse con un nivel de detalle que se corresponda con la clasificacin de prioridad y la respuesta planificada. A menudo los riesgos altos y moderados se tratan en detalle. Los riesgos de baja prioridad se incluyen en la lista de supervisin para su monitoreo.
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Luego de este proceso el registro de riesgos puede incluir:
Riesgos identificados, sus descripciones, el o las reas del proyecto afectadas y cmo pueden tener un efecto sobre los objetivos del proyecto. Los propietarios del riesgo y sus responsabilidades asignadas. Las salidas del proceso Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos, incluyendo las listas priorizadas de los riesgos del proyecto. Las estrategias de respuesta acordadas. Las acciones especficas para implementar la estrategia de respuesta seleccionada.
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Luego de este proceso el registro de riesgos puede incluir (Continuacin):
Los disparadores, los sntomas y las seales de advertencia relativos a la ocurrencia de riesgos. El presupuesto y las actividades del cronograma necesarios para implementar las respuestas seleccionadas. Los planes de contingencias y disipadores que requieren su ejecucin. Los planes de reserva para usarse como una reaccin a un riesgo que ha ocurrido y para el que la respuesta inicial no ha sido la adecuada.
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Luego de este proceso el registro de riesgos puede incluir (Continuacin):
Los riesgos residuales que se espera que permanezcan despus de la ejecucin de las respuestas planificadas, as como los riesgos que han sido aceptados deliberadamente. Los riesgos secundarios que surgen como resultado directo de la implementacin de una respuesta a los riesgos. Las reservas para contingencias que se calculan tomando como base el anlisis cuantitativo de riesgos del proyecto y los umbrales de riesgo de la organizacin.
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Plan de Respuesta
Bsicamente el Plan de Respuesta se reflejar para cada riesgo segn corresponda en la informacin que se incluya en la actualizacin del Registro de Riesgos. No obstante para mayor claridad eventualmente se puede organizar esta informacin en un documento diferente de tal forma de permitir una gestin detallada y especfica. En dicho caso parece recomendable la elaboracin de un Plan de Accin para la implantacin y seguimiento de la respuesta especificada.
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Plan de Accin
Adems de la informacin contenida en el Registro de Riesgos en el Plan de Accin debera considerarse:

Clara definicin de los objetivos Descripcin de roles y responsabilidades Asignacin de recursos Listado de Acciones Especficas Programa de Implementacin Monitoreo de Implementacin Medidas de Verificacin del Cumplimiento
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Solucin Alternativa (Temporal)

Una respuesta a un riesgo negativo que se ha producido. Se distingue del plan de contingencias, ya que no hay una solucin alternativa planificada de forma anticipada.
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Plan de Contingencias
El plan de contingencia desarrolla formas de lidiar con los riesgos del proyecto en el caso que ellos ocurran. A diferencia de las estrategias de mitigacin, los planes de contingencia no afectan a la probabilidad o al impacto (previamente determinados o estimados) sino que atiende la consecuencias de la ocurrencia de un riesgo.
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11.6.1 Controlar los Riesgos
1. Plan para la Direccin del Proyecto 2. Registro de Riesgos

ENTRADAS
3. Informacin sobre el Desempeo del Trabajo 4. Informes de Desempeo
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1. Reevaluacin de los Riesgos

2. Auditoras de los Riesgos
3. Anlisis de Variacin y de Tendencias
4. Medicin del Desempeo Tcnico

5. Anlisis de Reserva 6. Reuniones
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1. Informacin sobre el Desempeo del Trabajo 2. Solicitudes de Cambio 3. Actualizaciones al Plan para la Direccin del
SALIDAS
Proyecto 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
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Esquema Simplificado Gestin de Riesgos
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Resumen
1. Revisin de los Procesos de Gestin de Riesgos segn el PMBOK.
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Referencias
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Project Management Institute PMI (2009) Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos. (PMBOK) Cuarta Edicin en Espaol y Quinta Edicin (2013) en Ingls. Newton Square, PA: Project Management Institute Inc. Maurice F. Greaver II. (1999) Strategic Outsourcing: A Structured Approach to Outsourcing Decisions and Initiatives. New York, NY: AMACOM. John K. Halvey and Barbara M. Melby. (2007) Business Process Outsourcing: Process, Strategies, and Contracts, Second Edition. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons. Patrick Forsyth. (2009) Negotiation Skills for Rookies. London, UK: LID Editorial Empresarial and Marshall Cavendish Limited. Michael Hugos. (2003) Essentials of Supply Chain Management. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons. Phil Croucher, Alan Rushton and John Oxley. (2000) Handbook of Logistics and Distribution Management, Second Edition. Dover, NH: Kogan Page. Charles C. Poirier. (2003) The Supply Chain Manager's Problem-Solver: Maximizing the Value of Collaboration and Technology. Boca Raton, FL: St. Lucie Press David Hillson and Peter Simon. (2007) Practical Project Risk Management: The ATOM Methodology. Vienna, VA: Management Concepts. Preston G. Smith and Guy M. Merritt. (2002) Proactive Risk Management. New York, NY: Productivity Press. Anuj Saxena. (2008) Enterprise Contract Management: A Practical Guide to Successfully Implementing an ECM. Fort Lauderdale, FL: J. Ross Publishing. VisualBee.com. Figuras de animacin descargadas del sitio www.visualbee.com.
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GRACIAS
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Gestin de Riesgos PMBOK y la Norma de la Prctica del PMI

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Como se Comportan los Riesgos durante el Ciclo del Proyecto - PMBOK

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Evolucin de la Gestin de Riesgos

Procesos de Gestin de Riesgos PMI Diagrama de Flujo

PMI es marca registrada del Project Management Institute, 14 Inc.

Como se Comportan los Riesgos durante el Ciclo del Proyecto - PMBOK

PMBOK es marca registrada del Project Management Institute, Inc.

reas de Tolerancia al Riesgo

11. Gestin de los Riesgos del Proyecto

11.1 Planificar la Gestin de Riesgos 11.2 Identificar los Riesgos

11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

11. Gestin de los Riesgos del Proyecto

11.6 Controlar los Riesgos

11.1.1 Planificar las Gestin de Riesgos

Activos de los Procesos de la Organizacin.

11.1.2 Planificar las Gestin de Riesgos

11.1.3 Planificar las Gestin de Riesgos

1. Plan de Gestin de Riesgos

Plan de Gestin de Riesgos - PMBOK

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Plan de Gestin de Riesgos - PMBOK

PMBOK es marca registrada del Project Management 23 Institute, Inc.

Plan de Gestin de Riesgos - PMBOK

PMBOK es marca registrada del Project Management 24 Institute, Inc.

11. Gestin de los Riesgos del Proyecto

11.1 Planificar la Gestin de Riesgos 11.2 Identificar los Riesgos

11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

11.2.1 Identificar los Riesgos

11.2.1 Identificar los Riesgos

11.2.2 Identificar los Riesgos

1. Revisiones a la Documentacin 2. Tcnicas de Recopilacin de Informacin

3. Anlisis de la Lista de Control 4. Anlisis de Supuestos 5. Tcnicas de Diagramacin 6. Anlisis DAFO

PMI es marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Perspectiva de la Identificacin de los Riesgos

PMI es marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Diagrama de causa y efecto Diagrama de flujo o de sistemas Diagrama de influencias

PMBOK es marca registrada del Project Management 31 Institute, Inc.

Diagrama de Causa y Efecto

PMBOK es marca registrada del Project Management Institute, Inc.

PMBOK es marca registrada del Project Management Institute, Inc.

PMBOK es marca registrada del Project Management Institute, Inc.

PMBOK es marca registrada del Project Management 35 Institute, Inc.

PMBOK es marca registrada del Project Management 36 Institute, Inc.

11.2.3 Identificar los Riesgos

PMBOK es marca registrada del Project Management 39 Institute, Inc.

11. Gestin de los Riesgos del Proyecto

11.6 Controlar los Riesgos

11.3.1 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

1. Plan de Gestin de Riesgos

11.3.2 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

1. Evaluacin de Probabilidades e Impacto de los

Clasificacin del Riesgo

Escala de los Riesgos