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Descripcin y Anlisis de cargos

Descripcin de Cargos
La descripcin del cargo se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades del cargo

Anlisis de cargos
El anlisis del cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir.

El ocupante del cargo debe tener caractersticas compatibles con las especificaciones del cargo y el papel que deber desempear es el contenido del cargo registrado en la descripcin.

En general la descripcin presenta el contenido del cargo de forma impersonal y las especificaciones suministran la percepcin que tiene la organizacin respecto de las caractersticas humanas requeridas para el trabajo expresadas en trminos de educacin, experiencia, iniciativa, etc.

Conceptos bsicos
Tarea: Conjunto de actividades individuales que
ejecuta el ocupante del cargo; generalmente simples y rutinarios como los trabajos por horas o los obreros.

Atribuciones: Conjunto de actividades individuales que


ejecuta la persona que ocupa el cargo que incluyen actividades ms diferenciadas como las que desempean los que trabajan por meses o los
funcionarios.

Funcin: Conjunto de tareas (cargos por hora) o


atribuciones (cargos por meses) que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemtica y reiterada o un individuo que sin ocupar un cargo desempea una funcin de forma transitoria o definitiva; una funcin requiere de repeticin al ejecutarla.

Cargo: Conjunto de funciones (tareas y atribuciones)


con posicin definida dentro de la estructura organizacional (en el organigrama). Para ubicar un cargo en el organigrama implica cuatro aspectos:
El nivel jerrquico El rea o departamento en que est localizado El superior jerrquico (ante quien responde) Subordinados (sobre los que ejerce autoridad)

Descripcin de Cargos
Proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un Cargo y que lo diferencian de los dems cargos que existen en la empresa como:
Enumeracin detallada de las atribuciones o tareas (que hace el ocupante)

Periocidad de la ejecucin (cundo lo hace)


Mtodos aplicados (cmo lo hace) Objetivos (por qu lo hace)

Un cargo puede ser descrito como una unidad de la organizacin como un conjunto de deberes y responsabilidades que lo distinguen de los dems cargos, estos corresponden al empleado que lo desempea y proporciona los medios para contribuir al logro de los objetivos.

Descripcin de cargo

Anlisis de Cargo
Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige. Es la base para la evaluacin y la clasificacin que se harn de los cargos para efectos de comparacin.

Anlisis de Cargo

Estructura del Anlisis de Cargos


Por lo general el anlisis de cargos se refiere a cuatro reas de requisitos aplicados a cualquier tipo o nivel de cargo; los factores de especificaciones son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de forma objetiva, son instrumentos de medicin.

1) Requisitos intelectuales:
Instrucciones bsicas Experiencia bsica anterior Adaptabilidad la cargo Iniciativa necesaria Aptitudes necesarias

2) Requisitos Fsicos
Esfuerzo fsico necesario Capacidad visual Destreza o habilidad Complexin fsica necesaria

3) Condiciones de trabajo
Ambiente de trabajo Riesgos

Anlisis de Cargo (Secretaria)


Requisitos intelectuales Instruccin bsica: secundaria, secretariado o equivalente, con conocimiento en mecanografa. Experiencia: seis a doce meses de prctica en taquigrafa y estar familiarizada con las normas y funciones del equipo.

Otras aptitudes: personalidad atrayente y corts, carcter discreto y responsable, buena redaccin, rapidez digital, fluidez verbal, memoria asociativa de nombres, datos y fisonomas, capacidad de sntesis y de desarrollo, coordinacin mental y excelente razonamiento abstracto, nocin de tiempo y capacidad para prever nuevas situaciones y adaptarse a ellas.

Responsabilidad
Contactos: mucha discrecin en asuntos confidenciales y tacto para lograr cooperacin; Trabajo en que la frecuencia de los contactos es muy acentuada.

Condiciones de trabajo
Ambiente de trabajo: las oficinas, salas colectivas.

Mtodos de descripcin y anlisis de cargos


La descripcin y anlisis de cargos son responsabilidad de lnea (informaciones que se dan) y de staff (prestacin de servicios y manejo de informacin) representado por el analista de cargos que puede ser un funcionario especializado del staff como el jefe del departamento que requiere el cargo. Los mtodos ms utilizados son:

Observacin Directa

Uno de los mtodos ms usados. Su aplicacin resulta muy eficaz cuando consideran estudios de micromovimientos, de tiempos y de mtodos. Se observa en forma directa y dinmica al ocupante del cargo en pleno ejercicio de las funciones, en tanto el analista anota los puntos clave en la hoja de anlisis de cargos. Se recomienda en trabajos de tipo manuales o que sean simples y repetitivos, por lo general se acompaa de entrevistas y discusin con el ocupante o con su superior.

A. Observacin Directa
Caractersticas: a) El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la observacin de las actividades que realiza el ocupante. b) La participacin del analista de cargos en la recoleccin de la informacin es activa; la del ocupante es pasiva.

Ventajas
Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que ste sea ajeno a los intereses de quien ejecuta el trabajo. No requiere que el ocupante deje de realizar sus labores Mtodo ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la frmula bsica del anlisis de cargos (qu hace, cmo lo hace y por qu lo hace).

Desventajas:
Costo elevado, pues para que el mtodo sea completo, el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo. La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el ocupante, no permite obtener datos realmente importantes para el anlisis. No se recomienda que se aplique en cargos que no sean simples y repetitivos. Se aconseja que este mtodo se aplique en combinacin con otros, para que el anlisis sea ms completo y fiel.

B. Mtodo de cuestionario
El anlisis se realiza solicitando al personal (generalmente los que ejercen el cargo que ser analizado o sus jefes o supervisores) que llene un cuestionario de anlisis de cargos, o que responda las preguntas relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus caractersticas.

B. Mtodo de cuestionario
Si se trata de una gran cantidad de cargos similares y de naturaleza rutinaria y administrativa, es ms rpido y econmico elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos cargos.

B. Mtodo de cuestionario
El cuestionario debe ser preparado de manera que permita obtener respuestas correctas e informacin til; Antes de aplicarlo deben conocerlo al menos un ocupante y su superior para establecer la pertenencia y adecuacin de las preguntas y eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, los saltos o las posibles ambigedades de las preguntas.

B. Mtodo de cuestionario
Caractersticas:
La recoleccin de datos se efecta mediante un cuestionario de anlisis del cargo que llena el ocupante o su superior. b) La participacin del analista de cargos en la recoleccin de datos es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).

Ventajas:
Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta y secuencialmente; de esta manera se proporciona una visin ms amplia de su contenido y de sus caractersticas, adems de que participan varias dependencias de la empresa.
Este mtodo es el ms econmico para el anlisis de cargos.

Es el que ms abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de cargos, y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan respondido, esto no ocurre con los otros mtodos. Es el mtodo ideal para analizar cargos de alto nivel sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:
No se recomienda su uso en cargos de bajo nivel en que el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
Exige que se planee y se elabore con cuidado

Tiende a ser superficial o distorsionado, en lo que se refiere a la cantidad de las respuestas escritas.

C) Mtodos de entrevista:
Es el enfoque ms flexible que el analista hace al ocupante del cargo, si est bien estructurada puede obtenerse informacin acerca de todos los aspectos del cargo, de la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo.

C) Mtodos de entrevista:
Garantiza una interaccin frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminacin de dudas y desconfianzas. Los responsables de los planes de anlisis de cargos han dado preferencias a este mtodo, se basa totalmente en el contacto y en el mecanismo de colaboracin y de participacin.

Caractersticas:
La recoleccin de datos se hace mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales. La participacin del analista y del ocupante es activa.

Ventajas
Los datos relativos a un cargo se obtienen a partir de quienes lo conocen mejor. Hay posibilidad de dialogar y aclarar todas las dudas. Es el mtodo de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el anlisis, debido a la manera racional en que se renen los datos. Puede aplicarse a cualquier tipo de cargos.

Desventajas
Una entrevista mal dirigida puede conducir a que el personal reaccione negativamente, lo que resulta en falta de comprensin y no aceptacin de sus objetivos. Puede generar confusin entre opiniones y hechos Si el analista no se prepar bien para realizarla se pierde tiempo Costo operativo elevado: exige analistas expertos y que el ocupante deje de hacer su trabajo

D. Mtodo mixto:
Cada uno de los mtodos analizados posee ciertas caractersticas, ventajas y desventajas, para contrarrestar estas ltimas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas se recomienda utilizar mtodos mixtos, estos son combinaciones de dos o ms mtodos. Los ms utilizados son:

Cuestionario y entrevista ambos con el ocupante del cargo, en principio el ocupante llena el cuestionario (se tendr como referencia) y despus se le hace una entrevista rpida. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior Cuestionario y entrevista ambos con el superior Cuestionario y observacin directa, ambos con el ocupante Cuestionario con el superior y observacin directa con el ocupante Observacin directa con el ocupante y entrevista con el superior.

La eleccin de combinaciones depende de cada empresa, como el tiempo, objetivos del anlisis y descripcin de cargos, personal disponible para esta tarea, etc.

Etapas en el anlisis de cargos:


1) Etapa de Planeacin 2) Etapa de Preparacin 3) Etapa de Ejecucin

Etapa de planeacin
Se planea cuidadosamente todo el trabajo del anlisis de cargos, ste requiere de algunos pasos, algunos pueden suprimirse dependiendo de la situacin de la empresa.

Determinacin de los cargos que van a describirse, examinarse e incluirse en el programa de anlisis, sus caractersticas, su naturaleza, su tipologa, etc. Elaboracin del organigrama de cargos y de la posicin respectiva de los cargos en el organigrama. Al colocarse un cargo en el organigrama de trabajo, se obtienen los aspectos que siguen.

Elaboracin del cronograma de trabajo, especificando por donde se iniciara el programa del anlisis, el cual podra comenzar en las escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores, o viceversa, o empezar en las intermedias. En vez de esa secuencia horizontal, podr comenzar por un rea de la empresa y pasar posteriormente a otra, as sucesivamente en una secuencia vertical.

Eleccin del (de los) mtodos de anlisis que va(n) a aplicarse. Los ms adecuados se escogen segn su naturaleza y las caractersticas de los cargos que han de analizarse, generalmente se eligen varios mtodos de anlisis. Seleccin de los factores de especificaciones que se utilizarn en el anlisis sobre la base de dos criterios:

Criterio de generalidad, los factores de especificaciones deben estar de alguna manera presentes en la totalidad de los cargos que se analizarn o al menos en el 75 % de ellos para que puedan compararse las caractersticas ideales de los ocupantes ; por debajo de ese porcentaje el factor desaparece y deja de ser adecuado para la comparacin.

Criterio de variedad o diversidad, los factores de especificaciones deben variar segn el cargo (no pueden ser constantes), por ejemplo responde al criterio de generalidad ya que todos los cargos exigen cierto nivel de instruccin o escolaridad y tambin responde al criterio de diversidad debido a que todos los cargos requieren grados diferentes de escolaridad desde la primaria hasta la educacin superior.

Etapa de Preparacin
En esta etapa se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo a) Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de los analistas de cargos que conformarn el equipo de trabajo. b) Preparacin del material de trabajo c) Disposicin del ambiente (informes a la direccin , gerencia, supervisin y a todo el personal incluido en el programa de anlisis de cargo) d) Recoleccin previa de datos (nombre de los ocupantes de los cargos, elaborar una relacin de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los cargos). La etapa de preparacin puede ser simultnea a la de planeacin.

Etapa de Ejecucin
Se recolectan los datos relativos a los cargos que van a analizarse y se redacta el anlisis. a. Recoleccin de los datos sobre los cargos mediante el (los) mtodo (s) de anlisis elegido (s) , con el ocupante del cargo o con el supervisor inmediato. b. Seleccin de los datos obtenidos c. Redaccin provisional del anlisis, hecha por el analista de cargos d. Presentacin de la redaccin provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique. e. Redaccin definitiva del anlisis f. Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis del cargo , para la aprobacin (ante el comit de cargos y salarios o al ejecutivo o al organismo responsable de su oficializacin en la empresa)

Objetivos de la descripcin y el anlisis de cargos:


La aplicacin de los resultados del anlisis de cargos es muy amplia: reclutamiento y seleccin de personal, identificacin de necesidades de capacitacin, definicin de programas de capacitacin, organizacin y planeacin de la fuerza de trabajo, evaluacin de cargos, proyecto de equipo y mtodos de trabajo, etc. Casi todas las actividades de recursos humanos se basan en la informacin que proporciona el anlisis de cargos.

Constituyen la base de cualquier programa de RH, entre ellos podemos citar: Ayudar a la elaboracin de los anuncios , a la demarcacin del mercado de mano de obra, elegir dnde debe reclutarse, etc., como base para el reclutamiento de personal. Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo, de acuerdo con el cul se aplicarn las pruebas adecuadas, como base para la seleccin del personal. Suministrar el material necesario segn el contenido de los programas de capacitacin, como base para la capacitacin de personal.