Catlogo de Materiales: Estructura, usos en la gestin de compras.

Catlogo de Materiales

 Qu es Catalogar ?

Apuntar, registrar ordenadamente libros, manuscritos, etc. formando catlogos de ellos

Enciclopedia Salvat, vol 4. p 2827

Incluir en un catlogo y clasificar, encasillar dentro de una clase o grupo, respectivamente

Diccionario de la Real Academia Espaola de la Lengua

TIPOS DE EMPRESAS

PRODUCCION

COMERCIAL

SERVICIOS

Fuente de Reduccin de Costos e Inventarios

Simplificacin de Compras, Recepcin, Almacenaje y Control

CATALOGACION DE MATERIALES

Reduccin de Capital Invertido en Materiales Empleo y uso adecuado de Bodega o Almacn

PRIMERA NORMA MANTENER LOS CATALOGOS CON LA MENOR VARIEDAD DE INVENTARIOS

CATALOGO DE MATERIALES
Mayor Justificacin Adquisicin

Ahorro a travs de Reduccin de Costos Distribucin

Almacn

Control

DEFINICIONES
NORMALIZACION (Seleccin) CATALOGACION (Proceso) NORMA (Modelo)

SIMBOLOS (Cdigos)

IDENTIFICACION (Caractersticas)

SIMPLIFICACION (Eliminacin) CODIFICACION (Simbolizacin)

CLASIFICACION (Ordenamiento)

SIMBOLOS (Cdigos)
Arbitrarios Definidos Smbolos Alfabticos Smbolos Numricos

Smbolos Mnemnicos

Smbolos Mixtos Smbolos en Signos o Seales

INICIO

Determinacin de Normas (Comit)

1

Identificacin de material existente

2

Emisin del Catlogo de Materiales

Preparacin de la clasificacin
3
(Clases, Subclases, secciones)

Procesamiento 8 de materiales
7

Asignacin de cada artculo

PROCEDIMIENTO PARA CATAGOLAR MATERIALES

5
6

Ordenamiento de Materiales

Eleccin del Sistema de Smbolos

Distribucin de Materiales

PROGRAMA DE CATALOGACION
1. PREPARACION

1.1. Respaldo de la Alta Direccin 1.2. Nombramiento del Comit de Normas 1.3. Definir el Equipo de Trabajo 1.4. Preparacin del Programa

2. EJECUCION (Recomendaciones)
2.1. Guiarse por hechos 2.2. Informar a a Alta Direccin 2.3. Nombrar Comit de Normas 2.4. Definir las Metas Duracin de la Etapa incial Examen de todas las reas de operacin Iniciar la emisin de normas Listar los Materiales Revizar y analizar resultados Preparar Programa de Abastecimientos Informe Final

3. RESPONSABILIDAD Asignado a 1 sola persona Responsable del Proyecto Conocedor de la Empresa

4. PARTICIPACION Respaldo del Area Tcnica La distribucin del Catlogo se hace de acuerdo a los Materiales Logistca interviene como filtro

5. OBJETIVOS (Programa de Catalogacin) Ayuda a Reducir Costos y falta de productividad Obtener la Colaboracin de especialistas y usuarios Asistir a diferentes dependencias de la Empresa Producir y distribuir Normas

Ayudar a resolver las diferencias del Programa

Difundir el Conocimiento de las Normas y aceptar sugerencias para cambios Revisar Procedimientos de Materiales Analizar las Normas de Uso

Difundir los resultados de la Catalogacin Evaluar la ejecucin y cumplimiento

6. EVALUACION Verificacin y Control del tiempo y dinero gastado en la labor. Difcil pero necesaria. 7. RESULTADOS Ingeniera Desarrollo de Listas de Materiales, reduccin de tiempos y simplificacin de materiales.

Produccin Menor Variedad de equipos y maquinarias, mejora la Productividad. Logstica Abastecimiento Distribucin Fsica General para abastecimiento y distribucin fsica

ETAPAS DEL PROCESO DE CATALOGACION DE MATERIALES

1
NORMALIZACION

4
CODIFICACION

2
IDENTIFICACION

3
CLASIFICACION

NORMALIZACION
Finalidad: Disminuir las variedades existentes mediante Normas

ETAPA N 1

Objetivo de una Norma: Facilita criterios para juzgar, comparando y seleccionando materiales, evitando variedades innecesarias

Criterios referidos a:

Marca Denominaciones Caractersticas Propiedades fsicas o qumicas, Usos Acabado Embalaje Inspeccin o Control Dimensiones

Razones para Normalizacin:

intervenir

en

la

Por necesidad de informacin Resolucin de problemas con proveedores y control de stocks. Tienen conocimiento adecuado sobre fuentes de abastecimiento de confianza

NORMALIZACION

ETAPA N 1

1.1. Normalizacin de los Materiales Empleados en la Empresa

Materiales para la Produccin a. Materiales de Metal b. Alambres y Cables b. Repuestos

1.1.2. Materiales para Construccin

1.1.3. Materiales para Embalaje y para Manipulacin

1.14. Equipos de Manipulacin y Repuestos

1.1.5. Materiales y Equipos para Mantenimiento y sus Repuestos

1.1.6. Equipos de Oficina y Utiles de Escritorio

Interrogantes Bsicas del Comit de Normas a la Empresa

Se usa el mejor material, ms moderno y cuya adquisicin permite una fcil renovacin ? Se emplea el Nmero mnimo de tipos y tamaos, y se mantienen los inventarios de acuedo con las necesidades reales ? El material empleado tiene norma reconocida por la industria ? Si no es as, Por qu se usa? La disponibilidad, entrega y precio de elos materiales que emplea la empresa es buena consistentemente a travs del tiempo? La calidad es uniforme y aceptable y facilita el empleo de mano de obra sin problemas con los materiales ? Los materiales que se usan requieren medidas extras de seguridad o controles especiales para evitar riesgos en la planta o en la fabricacin de nuestros productos? Es posible manipular y procesar los materiales sin problemas ni dificultades? Cules son estos, en caso de presentarse, y que incidencia tiene en produccin?

IDENTIFICACION
Se precisan caractersticas particulares de c/artculo en relac. Con las generales para asegurar diferenciarlas con otros materiales del mismo grupo

ETAPA N 2
Existe una frecuencia de errores al describir erroneamente la denominacin del material

Es muy importante la Participacin de los Especialistas de c/rea para la labor de identificacin

La identificacin separa en Grupos similares, llamados Clases, luego en subclases, finalmente en secciones.

El planeamiento en esta etapa debe realizarse cuidadosamente, asi com oel control de la labor. Si existe un orden inicial por familias, es ms sencillo< pero, hay casos en donde existe gran variedad de artculos, sin control, es importante por esto la labor del Especialista.

IDENTIFICACION
Cul es la naturaleza especfica de ste material?

ETAPA N 2

Cuestionario para identificar los Materiales

Qu diferencias existen entre este y otros materiales similares del grupo? Cmo descubrir correctamente este artculo en relacin con los otros de la misma familia? Cuntos materiales estn identificados?

Cules son los materiales de ms fcil identificacin?

Cuntas repeticiones se han encontrado en artculos conocidos por diferentes nombres, pero cuyas caractersticas son idnticas? Cules son las Caractersticas principales de este material? Se puede eliminar este artculo, de acuerdo con las normas establecidas? Se ajusta a las normas? Es un similar? En que otra forma puede encontrarse este artculo? Con que descripcin?

CLASIFICACION

ETAPA N 3

Sistemtico Ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, de acuerdo a sus caractersticas comunes, su uso y su naturaleza y su separacin por clases segn sus diferencias fundamentales. La clasificacin se hace sobre unas tarjetas o listados de Descripcin tomadas del proceso anterior, las que se agrupan en razn a su naturaleza en Clases, Sub clases, secciones, grupos, etc. Esta labor se orienta a la Simplificacin de Existencias y eliminacin de Variedades innecesarias, lo que facilita la reduccin de Costos de Procesamiento.

CLASIFICACION
EJEMPLO

ETAPA N 3

1. Clasificacin de materiales que una empresa puede realizar. Por clase y sub clase. CLASE: Material de Ferretera en General Subclases o secciones: Aseguradores: Clavos, tachuelas, pernos, prisionesros, tornillos,etc Cerrajera: Cerrojos, picaportes, chapas, aldabas, bisagras, etc Arandelas, Anillos, huachas y articulos similares Poleas, soportes tecles y artculos similares.

CODIFICACION

ETAPA N 4

Asignar Nmeros, letras u otros smbolos para distinguir cada artculo por sus caractersticas. Evitamos con ello la duplicidad o aumento de variedades y lo diferenciamos de los dems. Es una actividad muy ardua para lo cual la empresa se prepara, para ello tiene que ya tener definido el nmero de elementos que tendr el Cdigo y como se reprentaran el el las Clases, Subclases, ordenamientos e items.

Esta es la ltima etapa del Proceso de Catalogacin y tambin presenta algunos problemas en la seleccin y disposicin de los smbolos. Es lo primero que hay que preveer y resolver.

CODIFICACION

ETAPA N 4

Organizacin para iniciar la Codificacin

Pensar en que smbolos emplear, pero para ello es necesario contestar unas preguntas previas:
Que informacin se requiere para evaluar los resultados y tomar decisiones inteligentes? Qu informacin debe ser proporcionada en lo relacionado con materiales? Cuantos detalles es necesario considerar? En que forma se puede presentar dicha informacin? Cul es la utilidad de los datos a proporcionar?

Con que frecuencia se requiere la informacin?

Es la informacin adecuada para futuros requerimientos, teniendo en cuenta otros materiales que pueden ser incorporados y la mejora o cambios en el equipo de procesamiento?

Tipos de Cdigos a Emplear

a. Smbolos Numricos y Alfabticos Abarca + clasificaciones Existen 26 smbolos alfabticos En Cdigos largos se complica

Smbolos Alfabticos:

Smbolos Numricos

Existen 10 smbolos, Es ms limitado pero menos engorroso

b. Smbolos Nemnicos

Son significativos, desarrollan la memoria visual y la ayudan a recordar caractersticas propias.

EJEMPLO
CODIGO
18 1806 18060020 18060025 18060040 18060100 18060250

DESCRIPCION
Materiales Elctricos Lmparas incandescentes Lmparas incandescentes de 20 watts Lmparas incandescentes de 25 watts Lmparas incandescentes de 40 watts Lmparas incandescentes de 100 watts Lmparas incandescentes de 20 watts

Colocacin u Orden de los Smbolos en el Cdigo

Presenta Numeracin correlativa Aplicados a numeracin de Formularios o documentos como Ordenes de Compra, facturas, Guas de Remisin, etc. Pueden surgir confusiones al usar los cdigos inactivos Se usan para reservar una cantidad determinada de smbolos en la secuencia, para cada clasificacin de artculos. Se crean reservas. Usando con frecuencia en Cdigos Contables

Cdigos de Secuencia:

Cdigo de Block

Cdigo de Grupo

Ordenamiento en Grupos o Campos para designar clasificaciones efectuadas La posicin de los dgitos empleados es significativa, indica de izquierda a derecha las significaciones mayores.

EJEMPLOS
Cdigos Cdigo de Block 01 49 50 79 80 99 Activo Pasivo Capital Descripcin

Cdigo de Grupo

31 08 2467

31 - Clase 08 - Sub-clase o seccin 2467 - Item

VENTAJAS DE CATALOGACION DE MATERIALES

Simplifica Inventarios Disminuye imprevisiones y errores Emplea mejor el espacio disponible Mejora el clculo de necesidades Concentra la atencin del personal en menor variedad de artculos

Elimina los obsoletos o huesos, mejora ndice de rotacin

Simplifica la Contabilidad Mejora el Control de las Operaciones o actividades logsticas Disminuye el tiempo de permanencia de los artculos en recepcin Reduce la posibilidad de Mezclar materiales Productividad en Administracin de Inventarios, Gestin y Almacenes Aumenta la funcionalidad de la empresa y rendimiento

Deja libre el capital usado para otros menesteres.

BIBLIOGRAFIA
SALVADOR MERCADO COMPRAS, PRINCIPIOS Y APLICACIONES 4. ED. LIMUSA NORIEGA EDITORES MEXICO ARMANDO VALDEZ ADMINISTRACION LOGISTICA ED.SAGSA PERU RONALD H. BALLOU LOGISTICA, ADM CAD. SUMINISTRO PEARSON-PH. 5A. ED. 2004. USA