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Criterios objetivos
Indicadores
Variables observables para medir cumplimiento de objetivos
Meta o estndar
Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia
Rangos de evaluacin
Valoracin de las diferencias en relacin a la meta
Mtodo de medicin
Instrumentos o metodologas Evidencia aceptada
Ejemplo
Objetivo
Contar con implantadores de software competentes
Rangos de evaluacin
Jefe proyecto
Ms de 5: excelente 3 4: regular 2 o menos: insuficiente
Indicador
Nmero de proyectos similares al licitado realizados
Mtodo de medicin
Listado de proyectos Certificado de los clientes
Meta o estndar
Jefe de proyecto: al menos 5 proyectos similares como jefe de proyecto
Comit evaluador
Criterios para la conformacin
La administracin de una licitacin compleja requiere de especialidades diversas Hay que formar equipos multidisciplinarios Hay que involucrar a todas las reas de la organizacin que tengan alguna relevancia para el proceso Hay que evaluar cules de los conocimientos requeridos no estn disponibles y buscarlos externamente: Benchmark Contratacin de asesores especialistas La composicin del equipo debe definirse en funcin del monto involucrado, de la complejidad del proceso y de la disponibilidad de competencias al interior de la organizacin
Comit evaluador
Roles en la evaluacin de licitaciones
Comprador a cargo del proceso (*) Usuarios relevantes (*) Asesor presupuestario (*) Asesor jurdico (*) Especialista tcnico Especialista en economa industrial Especialista en gestin de operaciones Especialista en mtodos de negociacin Asesor de calidad Asesor en gestin de riesgos
(*) Siempre deberan estar presentes
Preclasificacin
Primero se evalan los aspectos tcnicos Propuestas insatisfactorias se eliminan Todos los oferentes que pasan a la fase econmica deben ser satisfactorios Entonces, se evala slo por aspectos econmicos (precio + costos asociados) Recomendado por el Banco Mundial en sus instructivos de transparencia
Proceso de evaluacin
Administrativa Oferentes Tcnica Econmica Informe de evaluacin Adjudicacin
Entrega informacin para orientar la adjudicacin de la compra Busca identificar tempranamente ofertas que no satisfacen los requerimientos Ayuda a comparar ofertas con fortalezas en distintos mbitos
Evaluacin administrativa
Objetivo
Asegurar que se satisfagan los requisitos administrativos de la licitacin
Enfoques alternativos
Registro de proveedores
Repositorio central con informacin actualizada Proveedores registrados no necesitan presentar antecedentes
Simplificacin de trmites
No requerir informacin que se pueda obtener directamente de otros organismos
Riesgos
Descalificar ofertas atractivas
Evaluacin de oferentes
Revisa si el oferente satisface condiciones crticas para el xito de la contratacin
Respaldo financiero Experiencia Competencias tcnicas Infraestructura y recursos
Se utiliza cuando:
Puede haber gran cantidad de ofertas Caractersticas del oferente son indispensables para el xito del contrato Evaluacin de las ofertas tcnicas es muy compleja
En la mayora de los casos, se incluye dentro de la evaluacin administrativa En ocasiones, se realiza como un proceso previo a la licitacin, con el objeto de preseleccionar un nmero manejable de oferentes calificados (3 6) Se recomienda que esta evaluacin tenga carcter precalificatorio
Descalificar a los proveedores que no satisfacen requisitos mnimos
Evaluacin tcnica
Objetivos
Asegurar que se contrate una solucin adecuada a las necesidades de la institucin
Descalificar ofertas insatisfactorias Establecer un criterio objetivo de comparacin para ofertas satisfactorias
Estrategias
Evaluacin directa
Los oferentes participan del proceso completo
Precalificacin
Etapas sucesivas que van filtrando las mejores ofertas para evaluarlas con ms profundidad
Aspectos a considerar
Calidad de producto Calidad de servicio Idoneidad y calificacin de los oferentes (*)
Consideraciones de diseo
Es ms importante cuando:
Hay heterogeneidad de los bienes o servicios No hay un mercado maduro para el bien o servicio
Evaluacin tcnica
Calidad de producto
Factores posibles de evaluar
Directos
Experiencia previa Certificacin de productos Pruebas de uso del producto (muestras) Pruebas de laboratorio Reportes de terceros
Factores directos
Dan mayor confiabilidad a la evaluacin Tienen un mayor costo para ambas partes Se recomiendan para suministros crticos, asociados a funciones de produccin
Indirectos
Certificaciones de calidad Referencias de clientes Experiencia y trayectoria del fabricante
Factores indirectos
Son menos confiables Tienen un bajo costo Resultan apropiados en mercados maduros, con informacin transparente
Evaluacin tcnica
Calidad de servicio
Problema
El proveedor puede prometer en el papel niveles de servicio que no es capaz de entregar
Cmo evaluar
Verificar que el proveedor cuenta con infraestructura, recursos y procesos que aseguren que es capaz de cumplir con el servicio requerido
Metodologa
Identificar variables de servicio Definir niveles de servicio deseados Definir las condiciones que debe cumplir el proveedor para satisfacer los niveles de servicio definidos Asignar puntaje a los requerimientos
Ejemplo
Horario de atencin
5x12
Evaluacin tcnica
Idoneidad y calificacin de oferentes
Frecuentemente, la evaluacin de oferentes se queda en aspectos formales que no necesariamente garantizan una buena contratacin
Ej:
Nivel de estudios de los profesionales Trayectoria del proveedor Prestigio de marca Cantidad de proyectos realizados Metodologas genricas
Evaluacin econmica
Objetivo
Asegurar que se contrate la solucin ms eficiente para satisfacer las necesidades de la institucin
Dificultades comunes
Normalizar las ofertas con una escala comn, que permita comparar con la evaluacin tcnica Homologar diferencias en la forma de entrega del bien o servicio que afectan los costos para la institucin Homologar diferencias en los aspectos financieros de las ofertas
Costos administrativos
Procesos internos asociados a la administracin del contrato
Costos financieros
Plazos de pago
Costos de operacin
Combustibles, suministros, mantencin, etc.
Evaluacin econmica
Ejemplo 1: mtodo para asignar puntaje
Definir escala (Ej. 0 100) Definir criterio para fijar puntaje mximo Definir criterio para fijar puntaje mximo Establecer frmula de clculo
Evaluacin econmica
Ejemplo 1: mtodo para asignar puntaje
Definir criterio para fijar el puntaje mximo
Criterio Menor precio ofertado Fortalezas No requiere estudios previos Debilidades Puede distorsionar la evaluacin frente a errores en el costeo (maldicin del ganador) Requiere de estudios previos. Genera distorsin si hay error en la estimacin. Cuando aplica Mercados competitivos
Evaluacin econmica
Ejemplo 1: mtodo para asignar puntaje
Definir criterio para fijar el puntaje mnimo
Criterio Mayor precio ofertado Diferencia porcentual (ej.- 50% de diferencia con el menor precio) Fortalezas No requiere estudios previos Comprador define un estndar de precios en base a criterios tcnicos o econmicos Debilidades Exagera diferencias cuando hay poca dispersin de precios Falla si hay desconocimiento del marcado, o si se presenta una oferta mal costeada. Falla cuando la mxima disposicin a pagar est por debajo del mercado
Evaluacin econmica
Ejemplo 2: Camioneta diesel v/s bencinera Problema
Cmo se define la solucin ms conveniente cuando un bien es ms caro que otro, pero tiene costos de operacin menores
Solucin
Emplear un modelo que sume los costos relevantes a lo largo de la vida til del bien (TCO)
Ejemplo
Ver archivo adjunto
Evaluacin econmica
Ejemplo 3: compras de importacin
Problema
Cmo evaluar compras que se presentan en modalidades logsticas distintas (ej.- FOB, CIF, en dependencias del cliente)
Solucin
Homologar precio a una condicin logstica equivalente, sumando los costos que el SSPP incurrira para llegar a dicha condicin
Ejemplo
Condicin equivalente: despacho en bodegas del SSPP Si la oferta es FOB, el precio equivalente es: [Precio ofertado] + [Flete internacional] + [Internacin] + [Flete interno] + [Costo administracin] La idea es fijar un valor para cada concepto, que puede ser un monto fijo, o un porcentaje del precio ofertado
Informe de evaluacin
Entrega informacin clara y precisa a la persona o comisin responsable por la adjudicacin Mantiene un registro formal y ordenado de todos los antecedentes considerados en el proceso de observacin Asegura el fiel cumplimiento del proceso de evaluacin establecido en las bases Entrega los fundamentos para defender a la institucin en caso de cuestionamientos al proceso de adjudicacin Transparenta el procedimiento de evaluacin
Comit de evaluacin
Usuarios Especialista funcional (consultor externo) Especialista tcnico (unidad de informtica) Asesor jurdico
Ponderacin 70%
15%
15%
50% 20%
Oferta Econmica
30%
Indicador
Nmero de proyectos realizados por la empresa, con la misma solucin ofertada, en temas similares al tema de la propuesta. Nmero de proyectos realizados por cada consultor, con la misma solucin ofertada, en temas similares al tema de la propuesta. Varios mbitos evaluados (ver lmina) Calificacin de los servicios prestados, por al menos tres clientes de proyectos con la misma solucin ofertada, en temas similares al tema de la propuesta. (Encuesta de evaluacin)
5%
Ms de 3
Funcionalidad ofertada (25%) Metodologa consultora (25%) Riesgo del proyecto (25%)
Otras preguntas
Consultores recomendados u objetados Fortalezas y debilidades de la empresa
Evaluacin en profundidad
Antecedentes complementarios
Evaluacin de referencias de clientes Presentaciones de los proponentes Investigacin de antecedentes del paquete de software
Privilegiar experiencias especficas en la materia del contrato Evitar requerimientos que dificultan la presentacin de ofertas y no contribuyen a tomar una mejor decisin Emplear criterios objetivos y demostrables Considerar plazos suficientes para realizar la evaluacin
Parmetros
Diesel
Inversin
[$]
Rendimiento [KM/l] Costo Combustible [$] Costo Mantencin
[$]
Frecuencia Mantencin [KM] Uso [Km/ao] Vida til [aos]
Gasto combustible
1.333.333,33
3.000.000,00
Gasto mantencin
333.333,33
250.000,00
Costo operacin
1.666.666,67
3.250.000,00
Inversin
11.000.000,00
8.000.000,00
7.117.140,79
13.878.424,55
TCO
18.117.140,79
21.878.424,55
Cmo definir Criterios de Evaluacin Pertinentes para los Procesos de Compras y Contrataciones
Asistencia Tcnica PMG 2005
Julio de2005