Capacitacin a MiPyMEs y Asesora Tcnica Agropecuaria

ROMG 601212 A 30 ROMG 601212 HQRSGD 02

joserosadomoguel@hotmail.com joserosadomoguel@yahoo.com.mx

Av. Chetumal Mza. 217 Lte. 19 Col. Solidaridad C. P. 77836 Tel. Celular: 983 10 41332 Chetumal, Quintana Roo, Mx.

Introduccin
Objetivo General del curso Unidad I.- Elementos Contables Bsicos

Unidad II.- Procedimientos Contables

Unidad III.- Principales Procesos Unidad IV.- Elaboracin de Plizas Unidad V.- Procedimientos

Elaboracin y control de pliza

Archivo de documentos contables

Control de la caja chica

Definicin de cuenta

Registros contables del IVA

Impuestos Retenidos

Movimientos y saldos de una cuenta

Sueldos y salarios

Hechos contables

rea de Recursos Humanos

Reclutamiento y seleccin de personal

Nmina y control de personal

Aplicar los principios y procedimientos contables que rigen el tratamiento de las cuentas de activo, pasivo y capital, para un adecuado registro de las transacciones financieras

Los procesos contables y administrativos forman parte de nuestra vida cotidiana, ms de lo que parece. Simplemente, el control que llevamos sobre nuestros gastos o los ingresos que percibimos, es una forma de llevar tanto la contabilidad y la administracin del dinero. Sin embargo, la contabilidad y la administracin como reas de estudio, forma parte de la teora de sistemas , misma que tiene un control detallado de todos los aspectos que tienen que ver con el funcionamiento adecuado de una organizacin, en cuanto a su control de ingresos y egresos.

La contabilidad es el registro de todas las transacciones comerciales que provienen de las actividades de una empresa y que pueden ser expresadas cuantitativamente. Su importancia radica en sealar si un negocio marcha bien o mal, y para ello es necesario identificar la siguiente informacin:
Cantidad de dinero que ingresa y sale en un periodo determinado Utilidades o perdidas Cantidad de dinero (en efectivo y especie) que se tiene Las deudas (por cobrar y por pagar) y su fecha de vencimiento

Con los datos anteriores tendremos clara y verdica de la situacin financiera de una empres. El propietario del negocio los utilizar para tomar decisiones en el aqu y ahora, anticipar el futuro, y para administrar mejor el centro de trabajo. Por otra parte, sirve de comprobacin y fuente de informacin para asuntos de carcter legal y fiscal.

En Mxico, como en la mayora de los pases, se obliga a llevar la contabilidad de una empresa a travs de disposiciones establecidas en leyes y reglamentos, que se modifican con base en cambios, principalmente, de carcter econmico. Las disposiciones vigentes estn referidas en:
Ordenamientos que legislan sobre contabilidad

Cdigo de comercio

Ley del impuesto sobre la renta

Ley del impuesto al valor agregado

Ley general de sociedades mercantiles

Cdigo fiscal

Captulo III. De la contabilidad mercantil. Artculos: 33, 34, 35, 36, 37 y 38

Ttulo III. Captulo V. De las obligaciones de las personas morales. Art. 58 Frac. I, II y VII

Captulo VII: De las obligaciones de los contribuyentes . Art. 32 Frac. I

Captulo V. Art. 172 Frac. C y D

Ttulo II. De los derechos y obligaciones de los contribuyentes . Captulo nico . Art. 128

Instrucciones: Contesta las siguientes preguntas acorde a tu experiencia personal y laboral. Al finalizar da clic en botn Verifica tus respuestas

1. En qu mbito de tu vida diaria empleas la contabilidad?

1. En tu vida laboral, Cmo aplicas la contabilidad?

Verifica tu respuesta:

Recuerda: La contabilidad es el registro de todas las transacciones comerciales que provienen de las actividades de una empresa y que pueden ser expresadas cuantitativamente. Su importancia radica en sealar si un negocio marcha bien o mal, y para ello es necesario identificar la siguiente informacin: Cantidad de dinero que ingresa y sale en un periodo determinado Utilidades o perdidas Cantidad de dinero (en efectivo y especie) que se tiene Las deudas (por cobrar y por pagar) y su fecha de vencimiento

La contabilidad es la tcnica que se encarga de registrar las operaciones de las empresas con el objeto de reflejar una imagen de su patrimonio, situacin financiera y resultados econmicos (perdidas o ganancias), El patrimonio de una empresa se integra por sus bienes, derechos y obligaciones:

Bienes

Derechos

Obligaciones

Cosas que le pertenecen

Cosas con derecho a cobrar

Cantidades pendientes de pago

Los bienes, derechos y obligaciones se expresan en elementos que se denominan:

Todos los bienes y derechos que son propiedades de la empresa

Representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa

Es la diferencia aritmtica entre el activo y el pasivo

Edificio, mobiliario, clientes, bancos, caja, vehculos, cuentas por cobrar, etc.

Cuentas por pagar, deudas con proveedores o bancos, crditos, impuestos pendientes por pagar, y depsitos recibidos en garanta, entre otros.

Se integra principalmente por las aportaciones de los socios al inicio de las operaciones, as como por los resultados de cada periodo o ejercicio que registra perdida o utilidad

LO QUE TIENE

LO QUE DEBE

LO QUE VALE

ACTIVO Terrenos Mobiliario Maquinaria Edificios Documentos por cobrar Bancos TOTAL 500,000.00 50,000.00 200,000.00 100,000.00 150,000.00 300,000.00 1,300,000.00 Proveedores

PASIVO 100,000.00 80,000.00 200,000.00 50,000.00

Proveedores diversos Documentos por pagar Acreedores hipotecarios

430,000.00

C A PI T A L

870,000.00

Para el clculo del capital, es necesario saber que en un balance el:

ACTIVO es igual a la suma del PASIVO ms el CAPITAL

A=P+C

De esta frmula se deducen otras dos:

P=AC C=AP

El PASIVO es igual al ACTIVO menos el CAPITAL

El CAPITAL es igual al ACTIVO menos el PASIVO

Por lo tanto el balance quedara de la siguiente manera:

ACTIVO
Terrenos Mobiliario Maquinaria Edificios 500,000.00 50,000.00 200,000.00 100,000.00 Proveedores

PASIVO
100,000.00 80,000.00 200,000.00 50,000.00

Proveedores diversos Documentos por pagar Acreedores hipotecarios

Documentos por cobrar

Bancos

150,000.00
300,000.00 Capital 870,000.00

TOTAL

1,300,000.00

TOTAL

1,300.000.00

Instrucciones: Tomando en consideracin los aspectos principales que contempla el balance y el clculo del capital, elabora un balance sobre tus finanzas personales en el primer trimestre del Ao. Al finalizar da clic en botn Verifica tus respuestas

ACTIVO Concepto Escritorio Monto 5,000.00

PASIVO Concepto Deudas con proveedores Monto 15,000.00

Verifica tu respuesta:

Recuerda: Realizar balances de nuestras finanzas, nos servir al igual que a una empresa para tomar decisiones acerca de la mejor forma de realizar nuestros gastos

El balance es como una fotografa de la empresa ya que arroja informacin sobre la situacin financiera , muestra detalladamente los recursos y obligaciones que tiene una empresa en un ejercicio; representa el registro de inicio y trmino del ciclo financiero, el cual se integra de la siguiente forma:

Compra de mercancas o materias primas

Capital en efectivo

Gastos y costos de produccin, operacin, administracin y ventas Compra de mobiliario, equipo de oficina, transporte y edificios

Ventas

Resultado del ejercicio (utilidad o perdida)

Se menciono anteriormente, que para conocer la situacin financiera y la utilidad o perdida de la empresa es necesario hacer el Balance y el Estado de Perdidas y Ganancia. Los valores con los cuales se elaboran dichos documentos, precisan registros especiales en los que se detallan los aumentos y disminuciones en los diferentes conceptos del Activo, Pasivo Capital. Cada uno de esos registros recibe el nombre de Cuenta, que asumen nombres representativos de los conceptos que en ellas se registran. Por tanto, existen Cuentas de Activo, Cuentas de Pasivo y Cuentas de Capital

Si se realiza un CARGO en la cuenta de CAJA por $ 1,000.00, se registra: Debe $ 1,000.00 CAJA Haber

Y si en la misma cuenta se realiza un ABONO de $ 500.00, se escribe: Debe $ 1,000.00 CAJA Haber $ 500.00

Dependiendo de la naturaleza de la cuenta, las cantidades se colocan en el Debe o en el Haber Cada cuenta slo puede ser de: ACTIVO, PASIVO, CAPITAL. La cuenta de CAJA que se utilizo en el ejemplo, es una cuenta de ACTIVO, por lo que las entradas en caja (ingresos de dinero) se sitan en el DEBE. En este caso, se realizo un ingreso de $ 1,000.00 y un egreso de $ 500.00

La cuenta se representa en forma de T y tiene la siguiente estructura:

Debe DEBE Nombre de la cuenta HABER Haber

Es el rea o columna que se encuentra en Es el rea o columna que se encuentra en la parte izquierda de la T la parte derecha de la T Cargar o debitar Abonar o acreditar

Es anotar una cantidad en el debe de una Es registrar una cantidad en el haber de cuenta una cuenta

Cuando en una cuenta se escribe una cantidad en el DEBE, se dice que se hace un CARGO. Cuando se registra en el HABER, se dice que es un ABONO.

Saldo deudor
Debe Haber

Saldo acreedor
Debe Haber

Cuenta saldada
Debe Haber

BANCOS

PROVEEDOR

CLIENTES

55,000.00

30,000.00

5,000.00

10,000.00

3,000.00

5,000.00

5,000.00

2,000.00

Sumas

60,000.00

30,0000.00

Sumas

5,000.00

10,000.00

Suma s

5,000.00

5,000.00

Saldo

30,000.00

Saldo

5,000.00

Saldo

0.00

0.00

Deudor

Acreedor

Nulo

Se llama Movimientos a las sumas de los cargos y de los abonos. Slo hay dos clases de movimientos:

Movimiento Acreedor: Es la suma de abonos de una cuenta. Movimiento Deudor: Es la suma de los cargos de una cuenta
Se denomina Saldo de una cuenta a la diferencia entre el Debe y el Haber de la misma. Existen dos tipos de saldos: Deudor: Cuando el Debe es mayor que el Haber Acreedor: El Haber es mayor que el Debe Cuando en una cuenta ambos saldos son iguales se llama: Cuenta saldada o cerrada

Instrucciones: En el recuadro encontraras las palabras que completan las oraciones siguientes. Coloca cada palabra donde consideras que es correcta. Al finalizar, da clic en el botn

1. La disminucin del activo se coloca en el _____________

2. Disminuyen cargndolas en ________________________ 3. El aumento del pasivo se coloca en el ________________ 4. Su saldo es deudor en ____________________________ 5. La disminucin del capital se coloca en el _____________

Haber

Debe

Pasivo y Capital

Activo Verifica tu respuesta:

1. La disminucin del activo se coloca en el haber

2. Disminuyen cargndolas en pasivo y capital

3. El aumento del pasivo se coloca en el haber

4. Su saldo es deudor en activo

5. La disminucin del capital se coloca en el debe

Los hechos contables son aquellos sucesos puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa. Un hecho contable puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una compra, una devolucin, entre otras; es decir una transaccin comercial. La contabilizacin de los hechos contables se realiza siguiendo el principio de la partida doble que dice: Todo hecho contable afecta como mnimo dos cuentas.

ACTIVO CIRCULANTE

CIRCULANTE

Bienes y derechos en rotacin o movimiento constante

ACTIVO FIJO

ACTIVO

FIJO

Bienes y derechos propiedad de la empresa con cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propsito de usarlos

ACTIVO DIFERIDO

DEFIRIDO

Recursos ya pagados cuyos beneficios se reciben a travs de varios aos

PASIVO
CIRCULANTE FIJO DIFERIDO

PASIVO CIRCULANTE Deudas y obligaciones cuyos vencimientos sea menor de un ao y se encuentran en constante movimiento o rotacin

PASIVO FIJO Deudas y obligaciones cuyo vencimiento es mayor a un ao

PASIVO DIFERIDO Cantidades cobrar por adelantado, que obligan a prestar un servicio a largo plazo

Las cuentas sirven para registrar las operaciones mercantiles y reflejar el resultado final del ejercicio en los estados financieros. Un catlogo de cuentas enumera todo tipo de ingresos y egresos, activo y pasivo; y asigna un nmero para cada cuenta (partida) en la lista del catalogo. Las empresas estn en libertad de integrar su catalogo de cuentas con los nombres y nmeros o claves que le resulten convenientes, aunque hay una serie de ellas que son de aceptacin general y que se presentan en la pantalla siguiente:

De acuerdo con el volumen de operacin y/o de los requerimientos especficos de las empresas, las cuentas se subdividen en tantas categoras como sea necesario; por ejemplo, la cuenta de Bancos refleja el saldo a favor de la empresa (importe global), pero no seala a detalle los nombres de los bancos, o el saldo que tiene cada una de las cuentas. De ah que, el manejo de subcuenta facilita el registro y refleja informacin til a diferentes niveles. Los siguientes cuadros incluyen la clasificacin de las cuentas y subcuentas ms comunes del activo, pasivo y capital.

Instrucciones: Clasifica las siguientes cuentas, escribiendo en el cuadro segn consideres, en Activo o Pasivo. Especifica si se trata de fijo, circulante o diferido. Al finalizar da clic en el botn Verifica tu respuesta.
Activo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Equipo de computo electrnico Caja Documentos por pagar Cliente Rentas pagadas por adelantado Proveedores Documentos por pagar a largo plazo Documentos por cobrar Acreedores diversos Pasivo

10. Deudores diversos 11. Papelera y tiles

Verifica tu respuesta:

Si alguna de tus respuesta fue incorrecta, revisa nuevamente el tema de clasificacin de cuentas para que puedas realizar la correcta clasificacin de las mismas.
Activo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Equipo de computo electrnico Caja Documentos por pagar Cliente Rentas pagadas por adelantado Proveedores Documentos por pagar a largo plazo Documentos por cobrar Acreedores diversos Circulante Diferido Circulante Circulante Circulante Diferido Circulante Fijo Fijo Circulante Circulante Pasivo

10. Deudores diversos 11. Papelera y tiles

Debido a que la contabilidad es, entre otras cosas, un requisito establecido por la ley, los registros deben ser claros precisos y en lo posible, sin errores ni correcciones. Esta situacin se contrapone con las dinmicas de las empresas, en donde constantemente se tiene modificaciones de las condiciones de una transaccin comercial, incluso cuando sta ya se da por cerrada. Para evitar hacer esas correcciones en los registros oficiales se recurre al uso de auxiliares que en sentido estricto, es una divisin adicional de una cuenta, subcuenta o sub-subcuenta, segn se requiera. De esta manera, se sigue una secuencia cronolgica para hacer los registros.

A continuacin se presenta el esquema para llevar registros.

Transaccin comercial

Comprobantes y documentacin de soporte de la operacin

Elaboracin de plizas (diario, ingresos o egresos

Registro de auxiliares

Registro de cuentas (considerando las subdivisiones que existan)

Reflejos en estados financieros

Transaccin Comercial

Es el movimiento del dinero, bonos y bienes referidos a los tratos de compra venta entre las empresas

Comprobantes y documentacin y soporte de la operacin

Es el instrumento fsico de carcter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la empresa y que aporta los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad

La naturaleza y nmero de los libros de contabilidad que deben de llevar las empresas dependen de la clase de causante de que se trate, pero en todo caso se debe hacer de conformidad con determinados ordenamientos o disposiciones fiscales. Por ello, se recomienda que el cumplimiento de todo lo relacionado con los libros de contabilidad que deben llevar las empresas, sea acorde con lo dispuesto u ordenado por las leyes en vigor. Libros Principales:

Libro de Diario

Libro Mayor

Libros Auxiliares

A continuacin encontraras una serie de hechos contables. Realiza los asientos en el libro diario. Al finalizar da clic en el botn Verifica tu respuesta.
Contexto: Se realizaron unos movimientos contables de la empresa Fuentes Elegantes S. A., todos con fecha de julio 29 de 2003. Deber crear el libro Diario y el libro Mayor. En principio, se van a reflejar movimientos de compras y ventas. En stos, normalmente intervienen cuentas de IVA. Por el momento, el fin es realizar el ejercicio de los asientos, sin tomar en cuenta el porcentaje correspondiente al IVA. Hechos contables: 1. Vendemos al cliente Daniela del Ro $ 100,000.00 pesos en productos. Paga al contado a travs de caja 2. Compramos al proveedor $ 30,000.00. Se paga la mitad por caja y el resto queda pendiente 3. Se traspasan $ 20,000.00 de Bancos a Caja. Ficha de deposito 67890 4. Vendemos $ 300,000.00. Se acepta letra nm. 345 al Sr. Armando Alegra por el total del importe y con vencimiento a 15 das.

Verifica tu respuesta:

DIARIO No. 3

Nmero del asiento

Folio del mayor

Concepto 29 DE JULIO DE 2003

Parcial

Cargos

Abonos

CAJA CLIENTES
NUESTRA VENTA AL CONTADO DE DANIELA ROS

$ 100,000.00 $ 1000,000.00

ALMACN CAJA

30,000.00 15,000.00

PROVEEDORES
NUESTRA COMPRA SE PAGA 50 % EN EFECTIVO Y 50 % SE QUEDA PENDIENTE A 30 DAS

15,000.00

BANCOS CAJA
TRANSFERENCIA DEPOSITO 67890 EN EFECTIVO SEGN FICHA DE

20,000.00 20,000.00

DOCUMENTOS POR COBRAR VENTAS

NUESTRAS VENTA A CRDITO AL SR. ARMANDO ALEGRA SEGN LETRA 345

300,000.00 300,.000.00

Recuerda : Si tuviste alguna respuesta incorrecta te recomendamos revisar el tema de libros contables.

Instrucciones: Retoma los resultados de la actividad anterior y realiza los asientos en el mayor. Al final, da clic en el botn Verifica tu respuesta

1 CAJA Debe Ao de Ao de

1 Haber

Verifica tu respuesta:

Recuerda: Si alguna de tus respuestas no corresponde con las mostradas, revisa nuevamente el tema de libros contables para que puedas llenar correctamente el libro mayor Respuestas correctas.

El estado financiero es el instrumento suscrito por una entidad econmica en el que se consignan datos valuados en unidades monetarias, referente a la obtencin y aplicacin de recursos materiales. Es conveniente aclarar que un estado financiero no proyecta todos los aspectos de carcter econmico, quedan excluidos; la capacidad de administracin, ubicacin fsica de la entidad, respecto a fuentes de abastecimientos, eficiencia de los transportes, condiciones del mercado y de la rama industrial o giro de actividad econmica y el rgimen fiscal.

Los estados financieros son revisados por los propietarios para conocer si su inversin fue redituable, por los directivos de la empresa como elementos de juicio para la toma de decisiones, por los trabajadores para verificar el correcto reparto de utilidades. Y externamente, por los acreedores para el otorgamiento, ampliacin o suspensin de crditos, por los inversionistas potenciales y por las autoridades hacendarias, para verificar el pago de impuestos y la elaboracin de estadsticas nacionales.

Los estados financieros se clasifican en Bsicos y Accesorios:

Bsicos o Principales Accesorios o Secundarios

Proporcionan informacin fundamental sobre la situacin financiera y los resultados de una entidad econmica. Estados financieros o balance general Estados de resultados o de perdidas y ganancia Estado de financiera cambios en la situacin

Se deriva de los principales y proporcionan informacin analtica o a detalle sobre ellos.

Estado de movimiento en el capital contable Estado de costo de lo vendido Estado de costo de produccin Estados especiales

El balance general de una empresa seala la situacin financiera a una fecha determinada, mediante la relacin de sus recursos, obligaciones y patrimonio, debidamente valuados en trminos monetarios. Refleja las cuentas patrimoniales (activo y pasivo) y el resultado de ejercicio en un momento determinado (no aparecen las cuentas de resultados, as como las de ingresos o gastos). Hay dos formas de presentar el balance general, a manera de reporte y de cuenta.

El registro contable del IVA es muy importante, pues intervienen en un sin nmero de operaciones de una empresa y tiene que ver con aspectos legales: la tasa, actividad de la empresa, zona de ubicacin, concesiones especiales. Con frecuencia las tasas de este impuesto sufren modificaciones por lo que es indispensable conocer las disposiciones legales que contienen las tasas vigentes, para su correcta aplicacin.

El aspecto legal de este impuesto seala aspecto como: Sujetos de impuesto Sujetos obligados al pago del impuesto Aplicacin de la tasa del 16% y del 11% Clculo del impuesto Descripcin de los valores El traslado del impuesto y la forma en que se deben de trasladar Las devoluciones, descuentos o bonificaciones Pagos provisionales y plazos para su presentacin Pago anual y plazos para su presentarlo.

En el aspecto contable, el IVA lo causan infinidad de valores y adems existen diferentes tasas por lo que, para su correcta determinacin es preciso identificar por lo menos: Actividad o giro de la empresa Zona o lugar de ubicacin Concesiones especiales otorgadas.

En Mxico los sueldos y salarios, as como las prestaciones (en dinero o en especie) y la seguridad social que reciben los trabajadores, son objeto de diversas contribuciones (impuestos a favor del gobierno federal, gobierno local, etc.) Al igual como se hizo en la descripcin del IVA, se presenta la informacin resumida a fin de ubicar un panorama completo del tema. Los impuestos que determinan en este rubro, son calculados casi en su totalidad, por el funcionario responsable, y de acuerdo a los registros confidenciales que tiene la empresa.

Impuesto sobre la renta (ISR).

Este impuesto se basa en la Ley del Impuesto Sobre la Renta que incluye:
Retenciones Obliga a los patrones a efectuar las retenciones mensuales a quienes le presten servicios personales subordinados, los cuales enteraran por los mismos periodos y en las mismas fechas de pago que efecten sus pagos provisionales del ISR y tendrn el carcter de pagos provisionales del trabajador a cuenta del impuesto anual. Calculo de la retencin La Ley establece una mecnica para la determinacin del impuesto a retener. Tambin la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico mediante la resolucin que establece reglas de carcter general aplicables a los impuestos y derechos federales, excepto los relacionados con el comercio exterior.

Ejemplo: Para registrar la obligacin a cargo del negocio por sueldos y salarios e impuestos por pagar en el Diario es:
Gastos de operacin (gastos de venta y administracin)
Sueldos y salarios IMSS (cuota patronal) Sueldos y salarios por pagar Impuestos por pagar IMSS (cuota patronal) IMSS (cuota retenida al trabajador) 336 41 35 85 $ 2 945 336 00 35 $ 2 903 15 378 20 $ 3 281 35

La aportacin al IMSS retenida al trabajador no debe ser considerada como un gasto de la empresa, ya que es descontada del sueldo del trabajador

Instrucciones: a) El ejercicio se divide en dos partes: en la primera registrars operaciones en el libro Diario; y en la segunda, lo hars en el Mayor. b) En el libro Diario hay una serie de redacciones explicando la operacin que debe registrarse c) Escriba la cuenta de cargo y abono de cada operacin, con la cantidad respectiva. La primera operacin es un ejemplo que ilustra el ejercicio. d) Coloca el nmero de cuenta en el lugar indicado en su diario, para ello toma los datos del siguiente catalogo de cuentas.
Cuentas del Activo 1000 1001 1002 1003 1005 1202 Caja Banco Preferido S. A. Clientes Documentos por cobrar Almacn IVA acreditable 2000 2001 2002 2003 2004 Cuentas del Pasivo Proveedores Acreedores diversos IVA por pagar Documentos por pagar Acreedor hipotecario 3000 4000 5000 5001 5002 5003 Cuentas del Capital Capital, La Zeta S. A. Ventas Costo de ventas Gastos de venta Gastos de administracin Gastos y financieros productos

Distinguir los elementos que intervienen en los procesos financieros, para un adecuado desempeo del rea administrativa

La efectividad de una empresa no depende del xito de un rea especfica sino del ejercicio de la coordinacin balanceadas entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realizacin de las actividades de las principales reas funcionales que son:
Produccin
Es el rea que formula y desarrolla los mtodos ms adecuados para la elaboracin del producto / servicio, suministra y coordina la mano de obra, instalaciones, materiales y herramientas requeridas

Mercadotecnia

Su fin es unir los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyndolo en forma tal que est a su disposicin en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio ms adecuado.

Recursos humanos

Su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa a travs de programas adecuados de reclutamiento, seleccin, capacitacin y desarrollo

Finanzas

Est rea se encuentra de la obtencin y control de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios econmicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar adecuadamente

Las reas, departamentos o divisiones se estructuran y trabajan para alcanzar los objetivos que persigue la empresa. Realizan actividades que tienen que ver con el giro de actividad, sin embargo, hay una serie de procesos ms o menos homogneos en cualquier centro de trabajo y stos se relacionan directamente con las funciones que se realizan en:
Finanzas Control del dinero de la caja chica Conciliacin bancaria Elaboracin y control de plizas Cuentas por cobrar Cobranza telefnica Cuentas por pagar Estado de cuentas de clientes Elaboracin y control de nomina Archivos de documentos contables Recursos Humanos Reclutamiento, seleccin y contratacin Induccin, capacitacin, formacin y desarrollo Higiene y seguridad Servicio de bienestar social y/o beneficios adicionales

FINANZAS Las reas de finanzas se basan en normas de contabilidad y controles de administracin financieras (procedimientos, guas y reglas) que garantizan que:

Los fondos y recursos se utilicen de manera responsable y adecuada

La informacin financiera proporciona una ilustracin completa y precisa del ingreso y egreso de recursos y efectivo

RECURSOS HUMANOS Por su parte, las reas de recursos humanos administran personal, buscan la mejor coordinacin entre los intereses de trabajadores y empresarios. Esta coordinacin se basa en: En el inters comn de que la empresa subsista El inters comn de mejorar el rendimiento Abatir costos, cuidar y conservar las instalaciones, maquinaria y equipo Mejorar la calidad e incrementar la productividad y la competitividad El desarrollo del personal Operar bajo las condiciones de higiene y seguridad Mantener una convivencia amable y satisfactoria

Principios del Sistema Efectivo de Control Financiero

Responsabilidad es financieras Procedimiento de control contable y financiero

Las responsabilidades financieras deben dividirse entre varias personas, de tal forma que un solo individuo no pueda controlar todas las fases de una transaccin. Por ejemplo: La responsabilidad de solicitar, aprobar y efectuar pagos no debe recaer en una misma persona.

Los procedimientos de control contable y financiero regulan las transacciones como vayan ocurriendo en el sistema. Por ejemplo: Todos los ingresos y egresos o movimiento de recursos deben ser documentados Los recibos y plizas deben tener numeracin

Responsabilidades financieras

Las conciliaciones bancarias debern ser preparadas por un empleado que no tenga registro de firma en la cuenta bancaria, ni acceso al efectivo y no sea quien registre las transacciones en libros. La persona que distribuye los pagos de nmina, ya sea en efectivo o cheque, no bebe ser la misma que hace los clculos y la preparacin correspondiente.

Procedimiento de control contable y financiero Los recibos y plizas deben tener numeracin consecutiva impresa. Se conciliaran mensualmente las cuentas bancarias, investigando cualquier discrepancia. Se debe llevar un registro de tiempo y asistencia de personal. En caso de que se hagan pagos en efectivo y no con cheque, stos deben estar amparados con su correspondiente recibo. Con frecuencia se harn depsitos en efectivo por concepto de ventas. El empleador (director, propietario, etc.) designar a la persona responsable de autorizar por escrito todos los pagos superiores a un monto determinado. Todas las adquisiciones deben de autorizarse ante de realizar el pedido

El dinero de la caja chica se considera como una cantidad propiedad de la empresa

Se estima como una cantidad a favor de la empresa y cargo del cajero menor

En ambos casos, se realiza el asiento en la cuenta correspondiente, por ejemplo: Se expide el cheque a cargo del Banco preferido, S. A. por $ 500.00, a favor de la Sra., Adelina Viveros, cajero menos, como primera ministracin para que pague los gastos menores de la empresa.

Se registra en una cuenta de:

Activo llamada caja chica:

Deudores diversos anotando debajo de sta el nombre del cajero menor

En el Diario Caja chica Bancos Banco Preferido S. A. Constitucin del dinero de la caja chica c/cheque No. 123 500.00 00 500.00 00 Deudores diversos Adelina Viveros, cajera Bancos Banco Preferido S. A.

En el Diario 500.00 00

500.00

00

Constitucin del dinero de la caja chica c/cheque No. 123 En esta forma, si se registra la responsabilidad que, por el importe del dinero, tiene el cajero menor para con la empresa.

En esta forma no se registra la responsabilidad que, por el importe del dinero, tiene el cajero menor para con la empresa En el libro Mayor se tiene que abrir la cuenta de Caja chica, que no vuelve a tener movimiento excepto cuando la cantidad aumenta o disminuye y que por ser poco frecuente, no justifica su apertura.

La conciliacin bancaria o conciliacin de la cuenta de cheques, se hace para ajustar el saldo de la cuenta bancaria para reflejar los depsitos y los cheques que han sido girados, pero an no cobrados, lo anterior permite: Registrar el dinero que hay en la cuenta Evitar sobregiros Prevenir errores en el traslado de efectivo, es decir errores en los cobros (abonos o depsitos) y en los pagos (cargos o retiros) Asegurar el monto mnimo que debe quedar en la cuenta de cheques para evitar cargos por parte del banco

1. Obtn el estado de cuenta bancario 2. Coteja el estado de cuenta contra su control interno 3. Haz la conciliacin En el ejemplo que revisaste en los pasos anteriores hay un saldo negativo. Es conveniente verificar que en la cuenta del banco no se sobregire, esto es, extienda cheques que no pueda cubrir, ya que la mayora de los bancos tienen establecidas polticas para mantener un saldo mnimo en la cuenta o para extender cierto nmero de cheques sin cargo adicional. Los cheques deben de expedirse de modo consecutivo Existen los casos de depsitos en la cuenta de cheques de otros bancos, stos pueden ser rechazados por un mal llenado o por falta de fondos. Verifique los antes posible, que el deposito este concretado, de lo contrario perder el control de su saldo real por los cargos que genera una operacin rechazada.

Obtenga el estado de cuenta bancario

Banco Preferido, S. A. CUENTAS DE CHEQUES ESTADO DE CUENTA No. se cuenta 449993886 Fecha: 31/09/02

Hoja 1 de 1

RFC ROMG601212A30 Periodo 01/09/02 a 30/09/02

FECHA DE OPERACIN 15/09/02 18/09/02

REFERENCIA A / CONCEPTO Apertura de cuenta Cobro de cheque No. 52792

CARGOS (DEBE)

ABONOS (HABER) $ 25,000.00

SALDO

SALDO DISPONIBLE

$ 6,500.00

$ 18,500.00

20/09/02
21/09/02 25/09/02 30/08/02

Deposito en firme
Cobro de cheque No. 52793 Cobro de cheque en ventanilla No. 52797 Intereses acreditados por cuenta $ 2,500.00 $ 13,000.00

$ 13,500.00

$ 32,000.00
$ 29,500.00 $ 16,500.00

11.20

$ 16,511.20

$ 16,511.20

LIQUIDACIN DE INTERESES ACREEDORES

Coteja el estado de cuenta contra su control interno Revisa cuidadosamente, depsitos y cargos Verifica los cheques pendientes (aquellos emitido pero que no se han cobrado) Aade cualquier depsito, anotando en tus registros internos, y que no estn registrados en tu estado de cuenta Suma las columnas Debe y Haber. Coloca el resultado en la ltima fila Realiza la resta correspondiente entre el total de la columna Haber menos el total de la columna Debe de Saldo

REGISTRO INTERNO DE MOVIMIENTO BANCARIOS

Mes: Septiembre 2002

Fecha 15 18 20 21 22 25 26 30

Concepto Apertura de cuenta Pago de renta deposito de ventas Pago a proveedor Las Trancas S. A. Cheque cancelado Cheque personal para Manuel Garca Deposito de ventas Pago de nmina

Cheque No.

Debe

Haber $ 25,000.00

Saldo

Comprobacin

52792

6,500.00 $ 13,500.00

$ 18,500.00 $ 32,000.00 $ 29,500.00 $ 29,500.00 $ 16,500.00 $ 20,000.00 $ 36,500.00 $ 16,500.00

52793 52794 52797

$ $

2,500.00 0.00

$ 13,000.00

52795

$ 20,000.00

30
30 30

Inters acreditados por cuenta

Deposito pago parcial del Sr. Garca Pago de Luz 52796 $ 523.15

11.20

$ 16,511.20
$ 21,511.20 $ 20,988.05

$ 5,000.00

$ 42,523.15

$ 63,511.20

$ 20,988.05

Haz la conciliacin Al saldo del estado de cuenta del banco, resta los cheques no cobrados o las disposiciones por cajero automtico Suma los depsitos no contabilizados por el banco, cuando as suceda El resultado es el saldo que tienes en la cuenta bancaria No olvides considerar: a) Deducciones por tarifas de servicios u otros cargos b) Adicione por depsitos directos e intereses devengados

Conciliacin bancaria del mes de .. Septiembre

Saldo segn arroja el estado de: Cuenta del banco MENOS Cheque no cobrados .. No. 52795 pago de nmina $ 20,000.00 No. 52796 pago de luz $ 523.15 SALDO MS Depsitos no contabilizados por el banco .. Fecha 26/09/02 por $ 20,000.00 Fecha 30/09/02 por $ 5,000.00 SALDO QUE ARROJA LA CUENTA DEL BANCO $ 25,000.00 $ 16,511.20 $ 20,523.15

- $ 4,011.95

$ 20,988.05