P.O.A., F.O.D.A.

Y FLUJOGRAMAS

PATRICIO VILLAO ASINC ADMINISTRACION

P.O.A.

Programa Operativo Anual (POA)

El sistema presupuesto por programas, divide su estructura en funciones, Programas, y proyectos, siendo en esta ltima clasificacin donde surge la conceptualizacin del Programa Operativo Anual (POA).

El programa operativo es un programa concreto de accin de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (objetivo, estrategia, meta y accin) que permiten la asignacin de recursos humanos y materiales a las acciones que harn posible el cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto especfico.

Los programas operativos se confeccionan en trminos de unidades fsicas de producto final o volumen de trabajo. Calculando los costos sobre los resultados esperados y distribuyendo los recursos financieros necesarios por partidas, segn el objeto del gasto (clasificacin contable), para solventar los costos a travs de un presupuesto.

Los costos acumulados de cada proyecto darn como resultado el costo total de cada proyecto, y sucesivamente de programa y funcin, as como el costo total de cada dependencia; proporcionando con esta valoracin los elementos necesarios para la toma de decisiones respecto de la distribucin de recursos que realizan los rganos de gobierno, ya que se conoce la magnitud de las derogaciones presupuestarias en todos y cada uno de los niveles, as como de las unidades a las que se destinan los recursos.

Esta herramienta de planeacin, organizacin y control de nuestras actividades cotidianas, ofrece en el corto plazo la certidumbre de las acciones a realizar; la despolitizacin de la misma; claridad en la relacin costo-beneficio; hace posible el Seguimiento del avance de metas y la participacin en bolsas de recursos para los proyectos que trabajan con mayor eficiencia.

Objetivos del Programa Operativo Anual

Los objetivos del POA son:

Uniformar la conceptualizacin y presentacin de los programas de trabajo, Permitiendo realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las diferentes unidades administrativas.

Evaluar los beneficios y los costos de cada programa, permitiendo con ello fijar prioridades de accin.

Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a travs de la relacin de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final de las tareas realizadas.

Foda
FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacin actual de la empresa u organizacin, permitiendo de esta manera obtener un diagnstico preciso que permita en funcin de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas formulados.

El trmino FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en ingls SWOT: Strenghts, Weaknesses, Oportunistas, Threats). De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la organizacin, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difcil poder modificarlas.

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable frente a la competencia. recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organizacin.

Foda Anlisis
El Anlisis FODA es un concepto muy simple y claro, pero detrs de su simpleza residen conceptos fundamentales de la Administracin. Tenemos un objetivo: convertir los datos del universo (segn lo percibimos) en informacin, procesada y lista para la toma de decisiones (estratgicas en este caso).

En trminos de sistemas, tenemos un conjunto inicial de datos (universo a analizar), un proceso (anlisis FODA) y un producto, que es la informacin para la toma de decisiones (el informe FODA que resulta del anlisis FODA). Sostengo que casi cualquier persona puede hacer un anlisis FODA. Digo casi porque esa persona tiene que tener la capacidad de distinguir en un sistema:

Lo relevante de lo irrelevante Lo externo de lo interno Lo bueno de lo malo

Como su nombre lo indica FODA viene de las palabras: F - Fortalezas INTERNAS O - Oportunidades EXTERNAS D - Debilidades INTERNAS A - Amenazas EXTERNAS

EL Flujograma
EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.

Otros autores diferentes definen el concepto de flujograma o Diagramas de Flujo, caractersticas, tipos, simbologa, diseo y elaboracin. Segn Gmez Cejas, en 1.997; El Flujograma, es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn Chiavenato, en 1.993; El Flujograma, es una grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin. Segn Gmez Rondn, en 1.995; El Flujograma, es la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodos y sistemas.

Tipos de Flujogramas
Segn su forma:

Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo.

Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta

Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo.

Por su propsito: De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripcin de las operaciones.

De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados slo representan las operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan.

De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y presentan adems la manera de realizar cada operacin de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.

Analtico (para qu se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qu sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento.

De Espacio (dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de l, sealando el espacio por el que se desplaza.

Combinados: Presenta una combinacin de dos o ms flujogramas de las clases anteriores.

Diseo y Elaboracin de Flujogramas

Convencin para trazar los diagramas: La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: Nombre del proceso, indicando los puntos inciales y finales. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. Nombre de la persona que prepar el diagrama. Nmero de personas o puestos involucrados. Nmero de pasos.

Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos.

Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.

Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas dimensiones.

Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo negro en la esquina inferior derecha.

Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.