Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013

Investete n oameni! Titlul proiectului: AgroManager Contract numrul: POSDRU/92/3.1/S/64291

MANAGEMENTUL TIMPULUI - proiect AgroManager -

Lect.univ.dr. Cezar SIMION-MELINTE

Iubeti viaa? Atunci nu risipi ca un nesbuit timpul, cci din timp este fcut viaa! Benjamin Franklin

Timpul este cea mai preioas resurs Un om dispune, n timpul vieii, de aproximativ 200.000 de ore. Ct valoreaz o or din via noastr ? Suntem la fel de economi cu timpul nostru aa cum suntem cu banii?

Timpul este cea mai preioas resurs orice am face avem nevoie de timp; timpul nu poate fi cumprat; timpul nu poate fi stocat; timpul nu poate fi mrit; succesul este condiionat n mare msur de utilizarea timpului.

Timpul este cea mai preioas resurs trecutul nu poate fi ntors; viitorul nu exist; prezentul este singurul la ndemna noastr.

Timpul de lucru Cum arat ziua dumneavoastr de lucru? ntocmii o detaliere orar!

Definitia managementului timpului

Managementul timpului include totalitatea proceselor necesar a fi desfurate n vederea garantarii realizrii proiectului conform termenelor de execuie prevzute prin contract.

Managementul timpului
Se bazeaz pe trei piloni: planificarea ;

organizarea ;
controlul timpului.

Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ: s se aloce secvene de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfurat (planificarea); s se fac toate eforturile posibile pentru a le respecta(organizarea); s se evalueze, n mod regulat, rezultatele obinute(controlul).

Esecurile datorate managementului timpului influenteaza negativ costurile si credibilitatea oricarei afaceri Depasirea termenului de executie prevazut prin contract, este amendata prin penalizri reprezentnd un anumit procent (0,5 - 10% din valoarea lucrrii) sau o sum fix pentru fiecare zi de ntrziere. Pentru beneficiar ntrzierile reprezinta pierderi financiare extrem de importante datorate,in principal, unor pierderi de oportunitate.

Managementul timpului cuprinde urmatoarele procese:

A.
B. C.

D.

Definirea activitilor proiectului i stabilirea succesiunii lor,a condiionrilor tehnologice i organizatorice ale acestora; Estimarea duratelor activitilor, care poate fi realizat determinist sau probabilist; Realizarea programului de execuie a proiectului,prin apelarea,n funcie de complexitatea proiectului, la metode clasice sau moderne de programare; Monitorizarea i actualizarea programului pe msura executrii lui, care include msurarea i raportarea progresului n executarea programului i utilizarea resurselor, adoptarea de aciuni de corecie, actualizarea i ajustarea programului.

A. Definirea activitilor necesare pentru realizarea proiectului presupune identificarea i documentarea activitilor specifice care vizeaza realizarea elementelor identificate n cadrul descompunerii orientate pe scop a proiectului.
CLADIRE

FINANTARE

PROIECTARE

AUTORIZATII

CONSTRUCTII

STRUCTURA

ARHITECTURA

INSTALATII

ZIDARIE

INSTALATII

FINISAJE

ELECTRICE

SANITARE

B.

Estimarea duratelor activitilor proiectului

Exist dou modaliti de stabilire a duratelor activitilor: metoda determinist metoda probabilist
d = (a + 4m + b) / 6

C.

Programarea activitatilor

Cuprinde urmatoarele elemente:

reprezentarea grafica a programului , calculul termenelor de incepere si terminare ale fazelor si activitatilor precum si al rezervelor de timp, stabilirea duratei totale de executie si determinarea activitatilor critice , alocarea resurselor, nivelarea folosirii resurselor, optimizarea duratei de executie, realizarea de grafice comasate sau detaliate pentru fiecare activitate(lucrare,stadiu fizic) in functie de nivelul ierarhic sau de executie care urmeaza sa utilizeze programul.

Programarea activitatilor se poate face :

prin metode clasice cu ajutorul graficelor retea

1.

Programarea prin metode clasice

Principala metoda clasica de programare se bazeaza pe reprezentarea proceselor simple de lucru, la scara timpului, in cadrul graficului calendaristic(Gantt)
N r c r t Denumirea activitatii Cantita tea Prod ucti a in mc/ om Nr. nece sar de oam eni Nr mu nci tori Dura ta lucra rii Utila je nec esar e

Esalonarea calendaristica-luni
F e b M a r A p r M a i I u n I u l A u g S e p O c t N o v D e c I a n

1 Sapatura pamant
2 Fundatii de beton 3 Turnare beton 4 Zidarie caramida 5 Izolare termica si invelitori

m3

960

240

20

12

m3 m3

960

120

12

10

Beto niera 250t Beto niera 850V i Mala xor mort ar

960

0.5

720

48

15

m3

1060

1.5

700

20

35

m2

6600

69

968

32

30

Avantajele utilizarii graficului Gantt:

este simplu i se elaboreaz uor; poate fi interpretat i de ctre personalul fr pregtire special; asigur cunoaterea termenelor minime de ncepere i de terminare a lucrrilor etc. poate fi utilizat cu succes i pentru realizarea graficelor de ealonare a investiiilor ( activitile fiind exprimate n termeni financiari sau pentru o programare la nivel de macroactiviti cum este programarea execuiei unor obiecte n cadrul obiectivului de investiii).

Dezavantajele programarii lucrarilor cu ajutorul graficului Gantt :

se aplic greu la lucrrile complexe, deoarece nu red legturile tehnologice i organizatorice dintre procesele simple de lucru; este rigid i nu poate fi reactualizat (n cazul nerespectrii duratei unei activiti, necesitnd refacerea sa complet); nu evideniaz toate posibilitile de suprapunere n timp a unor procese simple de lucru; nu permite cunoaterea posibilitilor de decalare a nceperii unor procese de lucru ce nu influeneaz durata total de execuie etc

2. Programarea cu ajutorul graficelor retea se poate face prin:

Metoda drumului critic (CPM) Tehnica pentru evaluarea si revizuirea programului PERT Metoda grafica de evaluare si actualizare a programului GERT

Elementele graficului reea

Activitatea poate fi reprezentat pe sgei sau n nodurile reelei (n funcie de cele dou modaliti de reprezentare a unui grafic reea) Pot fi considerate activitate:
un proces simplu de lucru (sptur, etc.) care consum timp i resurse pentru realizarea sa; un proces natural (maturare branzeturi etc.); o ateptare, care consum timp, dar nu consum resurse o condiionare tehnologic sau una organizatoric (activitate fictiv), care nu consum nici timp i nici resurse, dar condiioneaz nceperea activitilor urmtoare de terminarea activitilor anterioare

Elementele graficului reea

Faza sau evenimentul reprezint un anumit stadiu de realizare a lucrrilor i delimiteaz nceputul i sfritul uneia sau mai multor activiti, fr a consuma timp i resurse.

 Drumul critic, ntr-un grafic reea, este drumul cu durata cea mai mare, obinut ca sum a duratelor activitilor cuprinse ntre faza iniial i faza final. Durata critic reprezint durata minim n care se poate executa ntregul proces complex, fiindc ea cuprinde niruirea activitilor cu duratele cele mai mari (activitile critice).

Elementele graficului reea

 Termenul maxim al fazei "i" (tiM) este termenul cel mai deprtat (de faza "0") n care se ncheie toate activitile ce ajung n faza "i", sau din care ncep activitile ce pleac din faza "i". Termenul minim de ncepere a activitii "ij" (tijm) este termenul cel mai devreme la care poate ncepe activitatea i corespunde cu termenul minim al fazei "i" (din care pornete activitatea).

T Termene minime i maxime

 Termenul maxim de ncepere a activitii "ij" (tijM) este termenul cel mai trziu la care poate ncepe activitatea i corespunde cu termenul maxim al fazei "i" (din care pornete activitatea). Termenul minim de terminare a activitii "ij" (tijmt) este termenul cel mai devreme la care se poate termina activitatea i corespunde cu termenul minim al fazei "j" (n care se ncheie activitatea). Termenul maxim de terminare a activitii "ij" (tijMt) este termenul cel mai trziu la care se poate termina activitatea i corespunde cu termenul maxim al fazei "j" (n care se termin activitatea).

Termene minime i maxime

 Rezerva total de timp (Rtij) este timpul maxim cu care se poate ntrzia o activitate fr a depi drumul critic. Rtij = tjM - (tim + daij) = tijMt tijmt Rezerva liber de timp (Rlij) este timpul cu care se poate ntrzia (prin mrire sau decalare) o activitate, astfel nct s nu conduc la depirea timpului minim al fazei urmtoare (i, deci, s nu ntrzie timpul minim de ncepere a activitilor urmtoare). Rlij = tjm - (tim + daij) = tij+1m - tijmt

REZERVE DE TIMP

Relaii de calcul
tijm = tim = drumul maxim de la faza "0" la faza "i"; tijmt = tijm + daij; tijM = tijMt - daij = tjM - daij tijMt = tjM

Instrumentele folosite pentru determinarea succesiunii activitatilor sunt:

1. Graficul reea cu activitile reprezentate n nodurile reelei 2. Graficul reea cu activitile reprezentate pe sgei 3. Metoda diagramelor condiionale
4. Graficele standardizate

Graficul reea cu activitile reprezentate n nodurile reelei

A START D E F B C STOP

Graficul retea cu activitati reprezentate pe sageti

B START A C STOP D E F

Reguli(pt.calcul cu ajutorul tabelului)

1.Se parcurge nti programul minorant n cadrul cruia se calculeaz termenele minime de ncepere i terminare. 2.Toate activitile care ncep din nodul iniial au termenul minim egal cu zero. 3.Termenul minim de terminare al unei activiti este egal cu suma dintre termenul minim de ncepere al activitii i durata acesteia. 4.Termenul minim de ncepere al unei activiti ce nu pornete din nodul iniial este egal cu cel mai mare termen minim de terminare al uneia dintre activitile ce se ncheie n faza pentru care se face calculul.

Reguli(pt.calcul cu ajutorul tabelului)

5.Toate activitile care pornesc din aceeai faz au acelai termen minim de ncepere. 6.Dup calculul termenelor minime de ncepere i de terminare se dezvolt programul majorant care presupune calculul termenelor maxime de ncepere i terminare de la ultima ctre prima activitate. 7.Toate activitile care se ncheie n nodul final au termenul maxim de terminare egal cu temenul minim de terminare cel mai mare. 8.Termenul maxim de ncepere al unei activiti este egal cu diferena ntre termenul maxim de terminare i durata acesteia

Reguli(pt.calcul cu ajutorul tabelului)

9.Termenul maxim de terminare al unei activiti ce nu se ncheie n nodul final este egal cu cel mai mic termen maxim de ncepere al uneia din activitile ce pornesc din faza n care se ncheie activitatea pentru care se face calculul. 10.Toate activitile care se ncheie n aceeai faz au acelai termen maxim de terminare. 11.Cel puin una dintre activitile ce pornesc din faza iniial trebuie s aib termenul maxim de ncepere egal cu zero. 12. Toate activitile care au rezerva total de timp egal cu zero sunt critice. 13.Rezerva liber de timp a unei activiti e mai mic sau cel mult egal cu rezerva total de timp a acesteia. Daca o activitate nu este critic dar nu are nici o rezerv de liber poate fi ntrziat cu cea mai mic rezerv de timp a unuia din drumurile din care face parte.

Comprimarea duratei de execuie

Reducerea duratelor activitilor ;

Desfurarea n paralel a unor activiti care n mod normal se realizeaz succesiv .

D. Monitorizarea progresului nregistrat se face prin compararea realizrilor

efective (n termeni temporali) cu cele programate. Este util s se stabileasc nc de la demararea proiectului procedurile de modificare ale programului, incluznd documentele justificative i aprobrile formale necesare.

Produsele software de management al proiectelor permit programarea duratelor i termenelor de realizare a activitilor cu ajutorul graficelor reea, precum i posibilitatea programrii costurilor i resurselor (for de munc, utilaje, materiale)

Cele mai rspndite programe utilizate pentru managementul timpului sunt:

1)Primavera Project Planner 2) Microsoft PROJECT 3) TIME LINE 4) HARVARD TOTAL PROJECT MANAGER 5) SUPER PROJECT EXPERT 6)PROJECT SCHEDULAR 5

Concluzii:
Pentru ca o organizatie sa utilizeze timpul in mod eficient personalul trebuie sa fie capabil:

sa isi stabileasca obiective si prioritati corelate cu managementul dezvoltarii personale sa isi evalueze abilitatile in domeniul gestionarii timpului, stresului si delegarii sarcinilor sa stapaneasca o metoda pentru depasirea blocajelor provocate de situatiile de criza sa identifice si elimine elementele din activitatea proprie care genereaza risipa de timp sa utilizeze diferite metode pentru stabilirea prioritatilor si planificarea activitatilor: metoda ABC, regula 20/80,matricea utilizarii timpului, etc. sa isi intocmeasca un plan de actiune personal pentru dezvoltarea abilitatilor in domeniul gestionarii timpului.