UNIDAD III GESTIN DE PROYECTOS

Las Actividades de la Gestin de Proyectos.

GESTIN DE PROYECTOS.
Se refiera a todas las actividades que se realizan para cumplir con un fin principal definido, en un tiempo establecido utilizando recursos tanto humanos como materiales y para el cual se debe tener presupuestados los costos en que se incurrirn.

OBJETIVO DE LA GESTIN DE PROYECTOS.

El objetivo principal de la Gestin de Proyectos es administrar, planificar, coordinar, seguimiento y control de todas las actividades y los recursos asignados para la ejecucin del proyecto de una forma que se pueda cumplir con el alcance en el tiempo establecido y con los costos presupuestados.

QUINES PARTICIPAN EN LA GESTIN DE PROYECTOS?

Un ejecutor o gestor

Los beneficiarios finales

Los actores institucionales.

ACTIVIDADES DE LA GESTION DE PROYECTOS

ACTIVIDADES O TAREAS DEL PROYECTO

Las actividades deben tener las siguientes caractersticas:

Ser mensurables en trminos de tiempo, recursos, esfuerzo y coste

Tener un producto final como resultado Tener un comienzo y un fin claro Ser responsabilidad de una sola persona La informacin que necesitamos de cada actividad podemos resumirla como sigue: Descripcin de la tarea Inputs o precondiciones necesarios Requerimientos de recursos con costes Tiempo estimado

LAS ACTIVIDADES DE GESTION DE ACTIVIDADES SE DIVIDEN EN:

ACTIVIDADES DE INICIO DEL PROYECTO 1. 2. ESTIMACIN DE ESFUERZO PLANIFICACIN 9. 8. ESTIMACIN DEL ESFUERZO Y PLANIFICACIN DE LA SOLUCIN REGISTRO DEL CAMBIO DE REQUISITOS

10. FINALIZACIN DE LA TAREA ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ASIGNACIN DETALLADA DE TAREAS COMUNICACIN AL EQUIPO DEL PROYECTO SEGUIMIENTO DE TAREAS ANLISIS Y REGISTRO DE LA INCIDENCIA PETICIN DE CAMBIO DE REQUISITOS LISIS DE LA PETICIN DE CAMBIO DE REQUISITOS APROBACIN DE LA SOLUCIN 11. ACTUALIZACIN DE LA PLANIFICACIN 12. REUNIONES DE SEGUIMIENTO 13. ACEPTACIN

ACTIVIDADES DE FINALIZACIN CIERRE DEL PROYECTO

ACTIVIDADES DE INICIO DEL PROYECTO

ESTIMACIN DE ESFUERZO
Estimar el esfuerzo a realizar para desarrollar el sistema y planificar las actividades de dicho desarrollo. Conocer el tamao aproximado del sistema a desarrollar, y establecer el coste, la duracin y los recursos necesarios para conseguir desarrollarlo.

ACTIVIDADES DE INICIO DEL PROYECTO

PLANIFICACIN
Define y prepara las condiciones de trabajo, estableciendo recursos, fechas y costes, para lograr los objetivos que se persiguen con el proyecto. La planificacin de un proyecto establece las fechas previstas para la realizacin del conjunto de actividades que lo componen, teniendo en cuenta que se deben emplear para ello unos recursos que implican unos costes, estimados inicialmente, cuyo conjunto forma el presupuesto base para lograr el resultado comprometido con el Cliente o Usuario. Debern reflejarse hitos y calendario de entregas de productos al cliente.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

ASIGNACIN DETALLADA DE TAREAS
Asignacin de tareas a los miembros del equipo de proyecto, documentando los datos necesarios para su control posterior.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

COMUNICACIN AL EQUIPO DEL PROYECTO
Una vez que el Jefe de Proyecto dispone de la asignacin de tareas, convoca una reunin para informar al equipo de proyecto de las caractersticas del mismo y comunicar a cada miembro las tareas especficas que va a desarrollar.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

SEGUIMIENTO DE TAREAS
Control de todas las tareas que estn siendo desarrolladas, revisando con cada uno de los responsables de las tareas cul es su estado en el momento del seguimiento, su evolucin previsible y los problemas que estn encontrando para su desarrollo.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

ANLISIS Y REGISTRO DE LA INCIDENCIA
Se persigue conocer el impacto producido por una incidencia en cuanto a:
- Tareas afectadas por la incidencia. - Horas de trabajo perdidas. - Retrasos ocasionados.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

PETICIN DE CAMBIO DE REQUISITOS
La primera actividad en la Gestin de Cambios es la peticin realizada por el usuario para alterar las especificaciones iniciales.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

ANLISIS DE LA PETICIN DE CAMBIO DE REQUISITOS
Toda peticin de cambio debe ser analizada en detalle por el Equipo del Proyecto, contemplando los posibles cambios en la funcionalidad y el impacto que el cambio pedido tendra sobre el resto del Sistema de Informacin.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

APROBACIN DE LA SOLUCIN
Esta actividad tiene como objeto que el Comit de Seguimiento considere la solucin propuesta en la actividad anterior y decida sobre la procedencia o improcedencia del cambio de requisitos.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

ESTIMACIN DEL ESFUERZO Y PLANIFICACIN DE LA SOLUCIN
Una vez aprobada la peticin de cambio de requisitos y previo a iniciar el desarrollo de la solucin, es preciso estimar con mayor detalle el esfuerzo que el cambio supone y planificar las actividades necesarias para la realizacin del cambio de requisitos, que se llevarn a cabo.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

REGISTRO DEL CAMBIO DE REQUISITOS

Al registrar el cambio de requisitos se deja constancia de la solucin adoptada en respuesta a la solicitud de cambio de requisitos. Se documenta en detalle su impacto en el desarrollo del proyecto.
Todo cambio de requisitos producido durante el desarrollo del proyecto debe reflejarse en el Registro de Cambios de Requisitos, de manera que pueda apreciarse con rapidez cualquier variacin sobre los requisitos iniciales habido durante el desarrollo.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

FINALIZACIN DE LA TAREA
El miembro del equipo del proyecto al que se le ha asignado al desarrollo de una tarea es quien est en disposicin de darla por concluida, reflejando en la ficha de asignacin de tarea la fecha de finalizacin y el esfuerzo real empleado.
El Jefe de Proyecto, o el responsable del miembro, deber comprobar que la tarea ha finalizado correctamente, firmando la ficha de asignacin de tareas con los datos relativos a su finalizacin.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

ACTUALIZACIN DE LA PLANIFICACIN
A medida que se van finalizando las tareas y una vez que son comprobadas habr que actualizar la planificacin, ya que puede que se hayan producido desviaciones sobre la planificacin prevista en GPI 2. Se preparar una previsin de lo que puede ocurrir en el futuro al considerar la nueva situacin, y se elaborar un informe de seguimiento que recoja todo lo relacionado con la situacin actual del proyecto y las previsiones para el siguiente periodo.

ACTUALIZACIN DE LA PLANIFICACIN

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

REUNIONES DE SEGUIMIENTO
Cuando el Jefe de Proyecto tiene toda la informacin sobre la marcha del proyecto y el seguimiento de tareas (GPS 3.1), debe reunirse con todo el equipo del proyecto para terminar de analizar las desviaciones.
Es importante que el Jefe de Proyecto escuche y entienda las explicaciones dadas por el Equipo del Proyecto, ya que muchas de las desviaciones podrn resolverse realizando algn ajuste. Las explicaciones dadas por el Equipo del Proyecto servirn, en gran medida, para documentar el anlisis de las desviaciones en el informe de seguimiento.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

ACEPTACIN
El Jefe de Proyecto debe verificar personalmente que los resultados de las actividades son los esperados. En este caso deber expresar su aceptacin en el acta correspondiente.
De entrada Ficha de Seguimiento de Tarea (GPS 3.1) De salida Acta de Aceptacin Interna Prcticas Revisin Productos

Participantes
Equipo del Proyecto Jefe de Proyecto

ACTIVIDADES DE FINALIZACIN
No se puede considerar terminado un proyecto hasta que el Cliente o Usuario expresa su conformidad. Cuando un proyecto concluye es necesario realizar las tareas asociadas al Cierre del Proyecto. consiste en resumir los datos del proyecto, en cuanto a funcionalidad, tecnologa, equipo tcnico, formacin recibida, experiencias, logros, problemas encontrados y, en general, cualquier dato que el Jefe de Proyecto considere de inters. El objetivo de esta actividad es concluir el proyecto, para lo que ser necesario registrar toda la informacin que an no lo est, realizar el balance final del proyecto y extraer toda la documentacin para archivarla adecuadamente.