Cuentas por cobrar

Denis Cruz Carlos Menjivar Edgardo Gonzlez

Funciones del Crdito

Incremento del consumo. Fomento de uso de bienes y servicios. Ampliacin y apertura de nuevos mercados.
La principal razn por la que la mayora de las empresas ofrecen ventas a crdito es porque sus competidores tambin ofrecen crdito.

Administracin de Cuentas por Cobrar

Las empresas preferiran demorar sus pagos, especialmente cuando no existen costos adicionales asociados con la demora. La administracin de cuentas por cobrar, tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo ptimo de variables tales como polticas de crdito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros.

Polticas de Crdito
Conjunto de actividades y de decisiones que comprende las normas de crdito de una empresa, incluyendo los mtodos empleados para cobrar las cuentas de crdito y los procedimientos para controlar el crdito.
Reduce al mximo la inversin de cuentas por cobrar. Mantener la inversin en cuentas por cobrar al corriente, evitar la cartera vencida. Vigilar la exposicin de las cuentas por cobrar ante la inflacin y la devaluacin.

Polticas de Crdito
Normas de Crdito: Reglas que indican la solidez financiera mnima que un cliente debe tener para que se le conceda crdito. Los principales factores que se consideran cuando se fijan normas de crdito se relacionan con la probabilidad de que un cliente pague lentamente o que tal vez genere una perdida por ser la suya una cuenta incobrable.

No es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse para que los riesgos, de falta de cobro no afecten a la empresa en forma importante. Es importante analizar el crdito: una herramienta conocida es a travs de las cinco Cs.
Perfil del cliente Carcter

Capacidad de pago Crdito de acuerdo con Situacin del negocio

Capital
Colateral

Situacin de la industria

Condiciones

Polticas de Crdito
Las Cinco C del Crdito
1. 2. Carcter: Historial del solicitante de cumplir con las obligaciones pasadas. Capacidad: La disposicin del solicitante para pagar el crdito solicitado, determinada por medio de un anlisis de estados financieros centrado en los flujos de efectivo disponibles para reembolsar las obligaciones de la deuda. Capital: La solidez de la estructura financiera del solicitante, evaluando la congruencia de los recursos solicitados con su giro principal. Colateral: El monto de Activos que el solicitante tiene disponible para garantizar el crdito. Cuanto mayor sea el monto de activos disponibles, mayor ser la posibilidad de que una empresa recupere sus fondos si el solicitante incumple el pago. Condiciones: Trminos de pago en funcin de la situacin empresarial actual y de las tendencias generales del pas.

3. 4.

5.

Polticas de Crdito
Trminos de Crdito: Condiciones de pago ofrecidas a los clientes a crdito; tales trminos incluyen la amplitud del periodo de crdito y cualquier descuento en efectivo que se ofrezca.
Periodo de crdito: tiempo por el cual se concede el crdito; despus de esa fecha, la cuenta se considera atrasada. Descuento en efectivo: Reduccin del precio de factura de los bienes, ofrecida por el vendedor para estimular el pronto pago. Por ejemplo una empresa puede ofrecer: 2/10, neto 30 a sus clientes, i.e. un descuento de 2% sobre el precio de compra, si la cuenta se paga el dcimo da del mes o antes de esa fecha, dentro del ciclo de facturacin; de otro modo, la totalidad de la cuenta (el monto neto) debe pagarse el da 30.

Polticas de Crdito
Poltica de Cobranza: Procedimientos que aplica una empresa para solicitar pago de sus cuentas por cobrar. Mientras mas rpido reciba un cliente una factura, mas pronto la podr pagar, hoy en da se emplean los medios electrnicos para enviar facturas a los clientes. Esta poltica es muy variable y est condicionada al mercado y giro del negocio.

TCNICAS POPULARES DE COBRO:

Cartas: Despus de un cierto numero de das, la empresa enva una carta formal recordando al cliente la cuenta vencida, si la cuenta no se paga en cierto periodo despus de que se envi esta carta, se enva una segunda carta mas exigente. Llamadas telefnicas: Si las cartas no tienen xito, se puede realizar una llamada telefnica al cliente para solicitar el pago inmediato. Si este tiene una excusa razonable, se pueden realizar arreglos para extender el periodo de pago. Se puede recurrir a una llamada por el abogado del vendedor. Visitas Personales: Esta tcnica es mucho mas comn a nivel de crdito de consumo, pero tambin la emplean eficientemente los proveedores industriales. Enviar a un vendedor local o a una persona de cobranzas para confrontar al cliente puede ser eficaz. El pago puede realizarse en el sitio. Agencias de cobro: Un Empresa puede remitir las cuentas incobrables a una agencia de cobro o un abogado de cobranzas, los honorarios por este servicio son en general bastantes altos. Accin legal: Es el paso mas severo y una alternativa para el uso de una gerencia de cobro. La accin legal directa no solo es costosa, sino que puede llevar al deudor a la quiebra sin que esto garantice la recepcin final del monto vencido

Control de las cuentas por cobrar

Proceso de evaluacin de la poltica de crdito, utilizado para determinar si ha ocurrido un cambio en el patrn de pago de los clientes. Las empresas han controlado las cuentas por cobrar por medio de mtodos que miden el tiempo que el crdito permanece pendiente de cobro, entre estos mtodos se encuentran: Los Dias de Ventas Pendientes de Crdito (DVPC) y El Reporte de antigedad de las Cuentas por Cobrar

Control de las cuentas por cobrar

Das de Ventas Pendientes de Cobro (DVPC): Plazo Promedio requerido para solicitar el pago de las cuentas por cobrar, tambin se conoce como periodo promedio de cobranza,

DVPC

Ventas Anuales a Crdito/Ventas Diarias a Crdito

Control de las cuentas por cobrar

Reporte de antigedad de las cuentas por cobrar: Reporte que muestra el tiempo que las cuentas por cobrar han estado pendientes de cobro; el reporte divide las cuentas por cobrar en periodos especficos, lo cual suministra informacin acerca de la proporcin de cuentas por cobrar al corriente y atrasadas, con base en plazos determinados.
Reporte de antigedad de las cuentas por cobrar del ao 2008 Antigedad de la cuenta (dias) 0-30 31-60 61-90 Mas de 90 Monto neto de Circulacin 72,000 90,000 10,800 7,200 Fraccin Total de las Cuentas por Cobrar 40% 50% 6% 4% Dias Promedio

18 55 77 97

Control de las cuentas por cobrar

Si los das de ventas pendientes de cobro empiezan a aumentar o si el reporte de antigedad muestra un porcentaje creciente de cuentas atrasadas, es probable que la poltica de crdito de la empresa necesite reforzarse, sin embargo esta medidas pueden verse distorsionadas por variaciones estacionales, por lo cual en estos casos se deben tomar como seales para hacer mayores investigaciones para poder mejorar el desempeo del departamento de crdito.

Tips para una gestin de cobro exitosa

Establezca una buena comunicacin y desarrolle el nivel de inters del deudor Escuche con empatia Use tcnicas y estrategias de ventas Negocie objeciones Hacer Seguimiento

Ejemplo
EMPRESA XYZ,S.A. DE C.V. UN FABRICANTE DE HERRAMIENTAS DE TORNO, VENDE EN LA ACTUALIDAD UN PRODUCTO EN UNIDAD: USD 10.00 LAS VENTAS (TODAS A CRDITO) DEL AO PASADO FUERON: 60,000.00 UNIDADES EL COSTO VARIABLE POR UNIDAD ES DE: USD 6.00 LOS COSTOS FIJOS TOTALES DE LA EMPRESA SON: USD 120,000.00

LA EMPRESA CONSIDERA UNA RELAJACIN DE LOS ESTNDARES DE CRDITO QUE SE ESPERA DE CMO RESULTADO LO SIGUIENTE: UN INCREMENTO DEL PERIODO PROMEDIO DE COBRO DE 30 DAS A 45 DAS UN AUMENTO DE LOS GASTOS POR DEUDAS INCOBRABLES DEL 1% DE LAS VENTAS (EL NIVEL ACTUAL) AL 2%. EL RENDIMIENTO REQUERIDO DE LA EMPRESA DE INVERSIONES DE RIESGO SIMILAR, QUE ES COSTO DE OPORTUNIDAD ES DEL 15%

PARA DETERMINAR SI DEBE RELAJAR SUS ESTNDARES DE CRDITO, DEBE CALCULAR: 1. LA CONTRIBUCIN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADES 2. EL COSTO DE LA INVERSIN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR 3. EL COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES 1. LA CONTRIBUCIN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADES SE ESPERA QUE LAS VENTAS AUMENTEN UN 5% 3,000.00 UNIDADES PRECIO DE VENTA: USD 10.00 COSTO VARIABLE POR UNIDAD: USD 6.00 CONTRIBUCIN A LA UTILIDADES X UNIDAD: USD 4.00 CONTRIBUCIN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADES = (3,000) X (4) = USD 12,000.00

2. EL COSTO DE LA INVERSIN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR COSTO VARIABLE TOTAL DE LAS VENTAS ANUALES: PRESENTE PLAN:(USD 6.00 X 60,000.00 UNIDADES) = USD 360,000.00 PLAN PROPUESTO:(USD 6.00 X 63,000.00 UNIDADES) = USD 378,000.00 ROTACIN DE CUENTAS POR COBRAR: PRESENTE PLAN:365/30 = 12.2 PLAN PROPUESTO: 365/45 = 8.1 INVERSIN PROMEDIO EN LAS CUENTAS POR COBRAR: PRESENTE PLAN:USD 360,000.00/12.2 = USD 29,508.00 PLAN PROPUESTO: USD 378,000.00/8.1 = USD 46,667.00 COSTO DE LA INVERSIN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR = (INVERSIN PROMEDIO PLAN PROPUESTO - INVERSIN PROMEDIO PRESENTE PLAN)*RENDIMIENTO REQUERIDO DE LA INVERSIN = (USD 46,667.00 - USD 29,508.00)*0.15 = USD 2,574.00

3. EL COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES PLAN PROPUESTRO: (0.02 X USD 10.00/UNIDAD X 63,000.00 UNIDADES) = USD 12,600.00 PRESENTE PLAN: (0.01 X USD 10.00/UNIDAD X 60,000.00 UNIDADES) = USD 6,000.00 COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES = USD 6,600.00 UTILIDAD NETA OBTENIDA DE LA PROPUESTA EN MARCHA DEL PLAN PROPUESTO: CONTRIBUCIN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADES - COSTO DE LA INVERSIN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR - COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES = USD 12,000.00 - USD 2,574.00 - USD 6,600.00 = USD 2,826.00 POR LO TANTO LA EMPRESA DEBE RELAJAR SUS ESTNDARES DE CRDITO SEGN LO PROPUESTO