Definio de um mtodo que estabelece critrios para priorizao de novos projetos e aplicao em um processo de desenvolvimento de software.

Aurenia Santana
absdf@cin.ufpe.br Orientador: Prof. Vincius Cardoso Garcia, PhD 10/12/2013

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Roteiro
Introduo
NTI/UFPE Problema Proposta

Fundamentao terica Coleta e anlise dos dados Proposta Concluso e trabalhos futuros

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NTI Ncleo de tecnologia da informao

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Sig@

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Equipe tcnica do NTI

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Principais problemas
Nmero crescente de novas demandas e o setor no tem capacidade para atender; Tempo de espera muito grande entre a solicitao do cliente e o incio do projeto; Tempo grande entre o incio do projeto e a passagem para a fase de manuteno do produto; Qualidade do produto sendo questionada pelos clientes.
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Diferenas entre uma Empresa de TI e o NTI/UFPE

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Principais restries de um projeto (PMI, 2008)

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PROPOSTA

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Fundamentao terica
1) Mtodos geis definir o fluxo do processo 2) Gerenciamento de Portflio controlar a demanda

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Framework Scrum

Pilares:
Transparncia Inspeo Adaptao
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Importncia do Gerenciamento de Portflio Para (Rotondaro, 2006) gerenciamento de projetos e portflio devem andar juntos, pois um portflio mal selecionado, por melhor que seja a execuo dos projetos, comprometer fortemente o papel de TI dentro da organizao.

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A gesto do portflio minimiza os seguintes problemas:

Projetos sem importncia sendo executados; Esforos em projetos que no refletem as prioridades do negcio; Muitos projetos em andamento, com os recursos diludos entre eles, aumentando com isso o tempo de entrada dos projetos em produo.

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Modelo de pontuao para avaliar e selecionar os projetos

Define um conjunto de critrios; A avaliao subjetiva; Todos os projetos so avaliados pelos mesmos critrios. Produz um portflio bem alinhado com as prioridades da organizao.
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COLETA DE DADOS E ANLISE DOS DADOS

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Foi realizada em trs passos:

1) Pesquisa no site da UFPE; 2) Pesquisa na ferramenta de controle de projetos utilizados no NTI; 3) Pesquisa mais detalhada com os responsveis pelos projetos.

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Onde? 1 Pesquisa qualitativa Site UFPE

Objetivo Identificar as metas estratgicas

Resultado Definio de critrios estratgicos

Realizamos o seguinte filtro: "PLANEJAMENTO ESTRATGICO" OR "PLANO" SITE:ufpe.br/proplan/ filetype:pdf. A pesquisa retornou 84 resultados, desses, utilizamos 02 documentos: Planejamento estratgico da instituio (PEI) e o Plano de ao institucional (PAI-2011).

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Coleta de dados
No PEI identificamos os principais objetivos estratgicos da organizao:

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Coleta de dados
No PAI descrito como feita a distribuio do oramento.

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Resultado da coleta 1: selecionou os seguintes critrios estratgicos para ser usado na avaliao individual de cada projeto:
Critrio (1): Alinhamento estratgico, com os possveis valores: o Eixos temticos constantes no PAI; o Entidades principais do PEI.

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Onde? Ferramenta que controla os projetos

Objetivo Identificar as principais caractersticas dos projetos em execuo nos ltimos 2 anos.

Resultado

Pesquisa qualitativa

Tamanho da equipe; tempo de durao; tipos de atividades

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Lista dos projetos nos ltimos 2 anos

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Percentual de atividades por tipo

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Mapeamento entre os projetos e a estratgia da organizao.

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Perfil dos projetos desenvolvidos nos ltimos dois anos em relao estratgia

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Resumo geral da coleta de dados:

12 projetos em desenvolvimento; Mdia do tempo de um projeto na diviso de novos projetos: 28 meses. Mdia de 1,17 pessoas por projeto. 42% dos projetos iniciaram em 2010; 17% em 2011; 33% em 2012 e 8% em 2013. Mdia de tempo para 1 release 06 meses. Foram considerados apenas os projetos P3, P4, P5, P6, P11 e P12, para os demais projetos no h o registro do 1 lanamento do produto. 83% dos projetos esto sendo utilizado pelos clientes, exceto dois P9 e P10 que foram cancelados e no CIn.ufpe.br houve lanamento de nenhuma verso.

Quem? Avaliao dos projetos etapa 02 Autor + Gerente da rea de desenvolvimento + Responsveis de projetos

Objetivo Identificar as principais vantagens e dificuldades de cada projeto

Resultado Possveis critrios de custo e de processo

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Planilha de avaliao dos projetos em andamento.

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Critrios identificados com a avaliao individual de cada projeto :

Critrio (2): Processo, com os possveis valores (pontos positivos):
o Automatizar processo Manual; o Melhoria de sistemas j existentes; o Atender uma legislao

Critrio (3): Dificuldades, com os possveis valores (pontos negativos):

o Resistncia dos usurios; o Complexidade; o Recursos necessrios
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Resumo dos critrios utilizados para avaliar os projetos

Priorizado pelo Conselho de TI Alinhamento com a estratgia Processos internos (automatizar processo manual, melhoria em sistema j existente, atender legislao) Resistncia dos usurios Complexidade Dependncia de recursos

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Aplicao dos critrios identificados em cada um dos projetos

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Categorizao dos critrios

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Cada critrio recebeu as seguintes pontuaes:

Ganhos Estratgia
Eixo temtico Ponto: 05 Priorizado pelo Conselho Ponto: 03 reas principais Ponto: 03 reas de Cooperao e Alicerces Ponto: 01

Esforos Resistncia
Alta Ponto: 05 Mdia Ponto: 03 Baixa Ponto: 01

Complexidade
Alta Ponto: 05 Mdia Ponto: 03 Baixa Ponto: 01

Processos
Automatizar processo manual Ponto: 05 Melhoria em sistema existente Ponto: 03 Atender uma legislao Ponto: 01

Dependncia de recursos
Alta Ponto: 05 Mdia Ponto: 03 Baixa Ponto: 01

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ndice de ganho do projeto

iG: O indicador de ganho ser a mdia ponderada entre os benefcios trazidos pelo projeto e o esforo para executar. A seguir uma descrio de cada uma das variveis:
e: representa os pontos atribudos para o critrio de estratgia; p: representa os pontos atribudos para o critrio de processos; re: representa os pontos atribudos para o critrio de resistncia; co: representa os pontos atribudos para o critrio de complexidade; dr: representa os pontos atribudos para o critrio de dependncia de recursos.
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 Os projetos P9 e P10 foram cancelados em 2013; O P7 e P8 esto passveis de serem substitudos por uma soluo externa ao Sig@. O P10 no tinha um dono do projeto, a tecnologia utilizada era nova e pioneira no sistema. O projeto P7 e P9 tem uma resistncia por parte de alguns envolvidos quanto mudana para o novo sistema, pois j existe um sistema em funcionamento na rea; Os trs melhores avaliados (P2, P3 e P4) so sistemas que apresentam poucos problemas quanto a sua utilizao, nesses trs projetos h uma boa parceria entre o NTI e o cliente.
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Coeficiente de correlao: Estratgia X Resistncia (-0,67)

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RH x Projetos
12 Projetos 14 Pessoas (incluindo 4 estagirios) Recomendao do Scrum: mnimo 3 pessoas na equipe Quantidade de projetos simultneos: 4 projetos em mdia
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Principais carncias
No h um mtodo para priorizar e selecionar os projetos; No h um prazo limite para os projetos serem concludos, h definio de entregas, mas no de fim de projeto; Muitos projetos sendo executados simultaneamente, dado a quantidade de recursos disponveis.

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Proposta

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Funcionamento
A estrutura do processo adota tcnicas e princpios dos seguintes mtodos: Gerenciamento: sero utilizados os princpios do Scrum, para definir a estrutura geral do processo, definio de time-box com marcos bem delimitado, objetivo conhecido desde o incio do ciclo de vida e entregas constantes. Engenharia: as prticas sugeridas para desenvolver cada projeto no sero especficas de um nico mtodo, mas baseadas nas prticas mais efetivas utilizadas pelas metodologias geis como um todo.

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Caractersticas principais:
Tempo de durao pr-definido Backlog do processo com entregas bem definidas Utiliza princpios do Scrum para gerenciamento Regido por um time-box principal para permitir ciclos de inspeo, feedback e adaptao e internamente possuem vrios time-box especficos para cada projeto. Para definir as metas sugerido um mtodo para priorizar as demandas recebidas, levando em considerao critrios estratgicos da organizao e o esforo necessrio para que o departamento possa atender a demanda.
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 Iniciao (1 Sprint):
Planejamento (Papel: Gerncia)
Configurar o processo Avaliar as propostas de projetos Selecionar os projetos Priorizar os projetos Definir o responsvel por cada projeto selecionado Comunicar ao dono do projeto Reunies com o cliente para entender o problema Definio da soluo Criar a lista de backlog do projeto priorizada Definir a equipe Apresentar proposta para as equipes de infraestrutura Atualiza o backlog do projeto

Restante da Sprint (Papel: cada lder de projeto)

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 Construo (n Sprint):
Executa o ciclo do Scrum em cada um dos projetos

Encerramento (1 Sprint):
Todos os projetos em execuo sero encerrados Levantar possveis pendncias e incluir nas propostas de projetos para serem novamente priorizadas.

Controle (Todo o ciclo):

Receber solicitaes dos clientes Avaliao inicial Manter lista dos projetos atualizadas (em andamento e na fila) Acompanhar os resultados

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Mtodo de avaliao, seleo e priorizao

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Concluses
Conclumos que se fossem utilizados critrios para priorizao de projetos e definido um processo que permita ciclos de feedback, avaliao e adaptao seria possvel evitar diversos desperdcios de recursos humanos, de desgaste da imagem do NTI e de tempo.

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Limitaes
No foi possvel executar o processo no ambiente; O mtodo foi avaliado com os projetos j em andamento.

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Trabalhos Futuros
Avaliar o mtodo proposto antes dos projetos serem iniciados e reavaliar quando forem concludos para identificar a sua coerncia.

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Vrias aes j esto sendo planejadas e algumas iniciadas pela diretoria do rgo para minimizar os problemas identificados neste trabalho, como a redefinio das equipes de manuteno e novos projetos e previso de processo de controle de demandas.

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