Comment organiser et animer une Assemble Gnrale ?

Jeudi 1er Juin 2006

Comment organiser et animer une assemble gnrale ?

LAssemble Gnrale :

Une corve ? Une crmonie ? Un spectacle ?

Comment organiser et animer une assemble gnrale ?

Lassemble gnrale est le moment o lensemble de ceux qui ont pass convention entre eux, se retrouve pour valider laction qui a t engage par eux mme et envisager les perspectives du travail produire

Comment organiser et animer une assemble gnrale ?

Le principe de lassociation veut que chacun dispose dun droit identique ses associs, pour administrer la structure. Pratiquement, des organes excutifs sont lus pour procder ladministration courante de lassociation, mais lexercent sous la responsabilit politique de lensemble des membres.

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Aussi, lassemble gnrale, cest--dire la runion de lensemble des adhrents, dispose de tous les pouvoirs qui nont pas t dlgus dautres instances internes.

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Mme si quelques contraintes viennent rythmer son organisation et son droulement, lassemble gnrale constitue avant tout, le reflet du message que les membres de lassociation veulent donner leurs travaux

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Les contraintes:

Les contraintes de la loi de 1901 Les contraintes internes Les contraintes lies lactivit de lassociation.

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Les contraintes de la loi de 1901

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Les contraintes internes

Ce sont celles que chaque association simpose au terme de ses statuts:

La frquence Le quorum Lordre du jour Les modes de convocation

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Les contraintes lies lactivit de lassociation:

Elles sont inhrentes: la reconnaissance de la structure par les institutions publiques (R.U.P, agrment de lEtat,) au type dactivit exerce (Ex. de la contrainte annuelle pour le secteur sportif..)

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Organiser son A.G : les principes

Qui inviter ? Quand convoquer ? Quoi prsenter ? Quoi faire voter ? Qui faire voter ? Quoi consigner ?

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Qui inviter ?

Lensemble des personnes qui ont t membres de lassociation au cours de la priode de rfrence pour laquelle lassemble va dlibrer, doit tre invit, selon les modalits fixes par les statuts (Convocation individuelle, affichage, voie de presse)

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Quand convoquer ?

La plupart du temps, les statuts fixent ces conditions, auxquelles il convient de se rfrer. A dfaut, les dlais utiliss doivent permettre aux membres de pouvoir prendre leurs dispositions pour participer aux travaux. Les conditions de publicit doivent galement tre adaptes au public concern.

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Quoi prsenter ?

Les points qui font lobjet dune prsentation en assemble gnrale sont lensemble de ceux pour lesquels aucun autre organe de lassociation nest habilit statuer. Lassemble gnrale tant le lieu dexercice de la transparence et de lanimation de la vie dmocratique de lassociation, elle porte la fois sur le bilan de gestion de lexercice coul et la validation des orientations par les administrateurs.

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Quoi prsenter ?

Le rapport moral qui retrace les grands vnements et actions de lassociation, relate les dcisions les plus importantes prises par chacune des instances excutives, voque le suivi des orientations qui avaient t valides lors de la prcdente assemble gnrale. Il est prsent par le Prsident, en ouverture de travaux.

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Quoi prsenter ?

Le rapport dactivits qui reprend de manire plus exhaustive, la ralit des activits de lassociation sur la priode vise. Il est prsent, la plupart du temps, par le Secrtaire Gnral de lassociation. Les rapports de commissions, de groupes de travail ne constituent que des complments techniques du rapport dactivits.

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Quoi prsenter ?

Le rapport financier qui reprend les informations utiles la comprhension des comptes par tous les membres, dans un souci de vie dmocratique et de transparence. Ainsi, pour rpondre ce principe, le conseil suivant peut tre fait: - communiquer avec la convocation, les tableaux financiers correspondant aux comptes de rsultat, bilan, situation des comptes bancaires (ou mise disposition des donnes lors de lA.G)

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Quoi prsenter ?

Le rapport financier
- communiquer lors de lassemble gnrale, des donnes cls qui permettront chaque participant, de comprendre les lments majeurs de la gestion financire de la structure, et de prendre ensuite des dcisions claires, dans le cadre de la gestion de lassociation. Prsenter lintgralit des chiffres sous une forme complexe nest pas systmatiquement synonyme de transparence

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Dpenses Salaires Dplacement Matriel Administratif Rcompenses Communication Affiliation 18489,24 Cotisations 2567,19 Subv. Etat 3354,07 Subv. Collect. 1200,78 Sponsors 495,87 CNASEA 1263,12 1025,00 Recettes 7214,00 5231,00 9423,00 2398,00 9777,43

Assurances
Excdent

834,25
3813,91

Erreur de calcul de 1000 euros

Total

34043,43 Total

34043,43

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Donner quelques clefs permet davantage dorienter les changes : Exemple:

Recettes:

21% des cotisations 43% des subventions 29% des aides publiques emploi 07% des sponsors

Quelle perspective pour diversifier les ressources de la structure et quelle prennit pour poursuivre les actions ?

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Quoi faire voter ?

Le rapport moral doit tre vot dans la mesure o il retrace la gestion de lassociation pour la priode de rfrence, dans ses grands axes. Lapprouver, cest valider et se porter solidaire de laction qui a t mene par les organes excutifs de lassociation. Si le rapport dactivits a vocation complter le rapport moral, il peut tre vot. Sil ne sagit quune prsentation technique des actions menes, sa mise aux voix nest pas utile sauf si les statuts le prvoient

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Quoi faire voter ?

Le rapport financier doit tre vot aprs que les commissaires aux comptes ou vrificateurs aux comptes ont port leurs conclusions la connaissance de tous et aprs quil ait t rpondu aux diverses questions poses. Le quitus donn au trsorier, vaut reconnaissance du caractre rgulier de la gestion, et le dcharge de sa responsabilit personnelle pour devenir une responsabilit collective - , toutefois susceptible dtre remise en cause en cas de dmarche frauduleuse.

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Quoi faire voter ?

Lensemble des autres dlibrations pour lesquelles les statuts prvoient que lassemble gnrale dlibre. Ainsi, certaines associations ont prvu que le budget prvisionnel de la structure serait valid par lassemble gnrale, dautres le font valider par une instance excutive (C.A, bureau) Les renouvellements de membres des instances excutives, les modifications de statuts

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Qui faire voter ?

Lensemble des membres de lassociation pour lesquels les statuts prvoient le droit de vote. Ainsi il convient de distinguer lensemble des membres qui sont invits participer lassemble gnrale de ceux autoriss voter (Distinction de lge, la dure de ladhsion, la qualit de membre)

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Lorganisation dune assemble gnrale travers la lecture de statuts:

Lexemple dun comit de jumelage

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Article 3
L'association se compose de membres de droit, de membres dadhrents et de membres dhonneur.
Pour adhrer l'association, il faut tre d'accord avec les prsents statuts et payer une cotisation annuelle fixe par l'Assemble Gnrale.
Cette disposition implique linscription lordre du jour de chaque A.G,le vote de la cotisation.

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Titre III - Assemble Gnrale Article 5 L'Assemble Gnrale se compose de tous les membres de l'association, chaque membre dispose d'une voix. Elle se runit une fois par an en session ordinaire. L'ordre du jour est propos par le Conseil d'Administration. Des sessions extraordinaires peuvent avoir lieu sur convocation du Conseil d'Administration ou la demande des deux tiers des membres de l'association.
Lassemble est annuelle et chaque personne prsente a le droit de vote, quelle que soit sa qualit

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Article 6 L'Assemble Gnrale ordinaire : 1. dlibre sur les questions l'ordre du jour, 2. reoit le compte rendu des travaux du Conseil d'Administration et les comptes du Trsorier, 3. statue sur leur approbation, 4. statue sur toutes les questions relatives au fonctionnement du Comit de jumelage 5. vote le budget 6. lit le Conseil d'Administration 7. donne au Conseil d'Administration tous pouvoirs ncessaires pour accomplir sa mission

L A.G doit voter les comptes ainsi que le rapport dactivit du C.A

L A.G doit voter le budget prvisionnel

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Article 6 L'Assemble Gnrale ordinaire : 1. dlibre sur les questions l'ordre du jour, 2. reoit le compte rendu des travaux du Conseil d'Administration et les comptes du Trsorier, 3. statue sur leur approbation, 4. statue sur toutes les questions relatives au fonctionnement du Comit de jumelage 5. vote le budget 6. lit le Conseil d'Administration 7. donne au Conseil d'Administration tous pouvoirs ncessaires pour accomplir sa mission

L A.G doit voter toutes les dcisions portant sur le fonctionnement, et donne des pouvoirs au C.A ???

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Article 7 Chaque anne, l'Assemble Gnrale lit une commission de contrle de trois membres choisis en dehors du Conseil d'Administration, qui a la charge de contrler les recettes et les dpenses de l'association. Elle tablit un rapport, prsent l'Assemble Gnrale annuelle.

LA.G vote galement la constitution de la commission de contrle et tudie le rapport de contrle

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Article 8 Les statuts ne pourront tre modifis que par une Assemble Gnrale extraordinaire, sous rserve de l'accord des deux tiers des membres de l'association.

Mise en place dun quorum pour les modifications de statuts, avec la ncessit de tenir une assemble gnrale

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Article 9
L'association est administre par un Conseil d'Administration compos de membres adhrents, lus par l'Assemble Gnrale. Le Conseil d'Administration se runit au moins une fois par trimestre, pour dlibrer de toutes les affaires concernant l'association.
Llection des membres seffectue par lA.G

Confusion complte avec les pouvoirs confrs lA.G

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A travers la seule lecture des statuts peut tre dtermine la structuration de lA.G de cette association:

Rapport moral et vote Rapport dactivits et vote Prsentation des comptes Prsentation du rapport de la commission de contrle Approbation des comptes Vote du montant des cotisations Prsentation du budget prvisionnel et vote Election des membres du Conseil dAdministration Modifications de statuts en A.G extraordinaire

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Les dispositions statutaires et celles rendues obligatoires de par le champ dintervention de lassociation, sont respecter, mais ce ne sont pas elles qui permettent de donner une tonalit aux travaux de lassemble gnrale. La tonalit gnrale est donne par lquipe des dirigeants et plus globalement par les membres de lassociation. Ds lors que lorganisation technique est galement fixe par les statuts, sinterroger sur la pertinence des statuts est galement une priorit avoir lesprit.

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Quelques conseils:

Inviter formellement lensemble des membres de lassociation Dterminer explicitement, avant louverture des travaux, celles et ceux qui disposent dun droit de vote Dterminer auparavant, les diffrentes missions assurer au cours de lA.G et les rpartir ( Ex: Accueil Vrification des pouvoirs et des droits de vote; Scrutateurs; Secrtaire de sance; Animateur des travaux)

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Quelques conseils:

Fixer un temps, mme indicatif, pour aborder chaque point inscrit lordre du jour; Respecter tant que possible, les prises de parole programmes ( Dure, positionnement durant les travaux); Ne pas relire les rapports rdigs et remis aux participants, hormis le rapport moral. Rpartir les temps de prsentation des rapports et les temps dchange avec lensemble des membres.

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Quelques conseils:

Rdiger un Procs verbal de lA.G, qui aura tre approuv par les membres, lors des travaux suivants, et qui actera les dcisions prises; Utiliser des modes de communication innovants, et facilitant les changes Rduire la partie formelle de lassemble gnrale au minimum, pour laisser la place diffrents types dchange et de rflexion possibles:

Lintervention dun expert Le dbat sur une orientation Le point dtape sur le fonctionnement assoc. Lanalyse dun temps fort de lassociation.

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Poursuivre un objectif:

Rendre compte aux adhrents de laction ralise par lassociation; Dbattre du pass, du prsent et de lavenir; Prendre les dcisions qui relvent de la comptence de tous les membres; Renforcer la notorit de lassociation travers un temps original, convivial et enrichissant.

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LAssemble Gnrale :

Une corve ? Une crmonie ? Un spectacle ?

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Si lassemble gnrale est ce que lon veut en faire:

Une formalit; Un temps de restitution; Un moment dchange; Un temps ressource pour lassociation.

A chacun son choix .