Bases de datos

Bases de datos
Es

un conjunto de archivos (tablas ) donde podemos almacenar y controlar informacin, clasificando y ordenando datos de acuerdo a su utilidad. Es importante al crear una base de datos analizar la informacin que se desea almacenar y clasificarla de acuerdo a tablas que no permiten la repeticin de informacin a travs del archivo.

tabla

Es un archivo o fichero, cuya finalidad es almacenamiento de grandes cantidades de informacin en forma clasificada. La estructura de las tablas esta compuesta por campos y registros. Cada tabla debe almacenar cierta clasificacin de datos

ejemplo

si deseamos crear una base de datos que nos permita guardar informacin sobre facturacin de ventas, debemos entender que se debe almacenar los artculos a la venta con toda su informacin, la lista de clientes de la empresa y las ventas que se efectan entonces es imperativo crear una tabla para almacenar informacin nicamente de los artculos a la venta , otra tabla donde se ingresen los datos de los clientes y otra para almacenar los datos de las ventas la cual utilizara la informacin de los clientes que estn comprando y los artculos que se estn vendiendo.

De lo anterior concluimos que hay dos tipos de tablas

Tablas de almacenamiento: permiten unicamente ingresar informacion especificamente de un objeto o personas para poder utilizar la informacion en una tabla transaccional. (tabla de clientes y tabla de articulos.) Tabla transaccional: es una tabla que recibe informacion de otras tablas que permiten relacionar informacion y asi efectuar una mescla de datos.(tabla de ventas.)

campos

Son espacios vacios dentro de la tabla que se distinguen por un identificador ( nombre ) y a los que podemos asignar un valor de diferente tipo.

registros

Son considerados como la suma de informacin en cada uno de los campos que se refieren a personas o a un objeto

Llave primaria

Es un campo dentro de una tabla que sirve como identificador nico de los registros almacenados en la tabla. Las caractersticas de una llave primaria son: 1.- El identificador no se puede repetir, por ejemplo un tabla de clientes, el campo llave podra ser un cdigo, ya que este no se puede asignar para identificarlo. No podra ser el nombre del cliente pues estos pueden repetirse.

2.- los campos llaves de una tabla se convierten en llaves forneas en otras tablas, de esta forma se puede efectuar una relacin de datos.

ejemplo

El registo nacional de las personas necesita almacenar toda la informacion relacionada a sus actividades que son las siguientes:

Actas de nacimiento. Tarjetas de identidad. Actas de defuncion.

Tomando en cuenta lo anterior, podemos deducir que el conjunto de libros donde se almacena la informacin es la base de datos, y que el libro es una tabla donde se organiza la informacin correspondiente a cada tema, las tablas a su vez podran ser as:

identidad Nombre Nacionalidad sexo padres observaciones Todos los espacios vacos que deben llenar serian los campos, los cuales los cuales deberamos clasificar de acuerdo al tipo de datos que almacenaran.

La identidad que se ingresa seria 0601-199210234, por tanto el campo debera ser NUMERICO , as como el nombre la nacionalidad, padres serian campos de TEXTO, observaciones por contener informacion variada deberia ser un campo MEMO. Una vez lleno todo el documento con la informacin correspondiente, consideramos que toda la informacion en el se refiere a una persona especifica , entonces decimos que el conjunto de datos es un registro.

Para crear la tabla inicial

Lo primero que debemos hacer es crear una tabla de datos, por lo que nuestra accin numero uno ser aprender a modificar cualquier actividad de Access(tablas, consultas, formularios, etc.), lo cual logramos dando clic al icono VER y luego seleccionamos vista de diseo seguidamente seguidamente daremos un nombre a nuestra tabla por ejemplo : CLIENTES

Una vez que hemos asignado un nombre a nuestra tabla presionamos el botn aceptar y se desplegara una pantalla donde definiremos los campos de la tabla asi como las propiedades o caracteristicas de cada uno de ellos.

Para dar una mejor explicacion, debemos definir cuales seran las tablas que desarrollaremos y las caracteristicas de los campos que cada una contiene. Nombre del campo tipo longitud Tabla 1= clientes

Numero Nombre del cliente Direccion Telefono numerico texto Memo texto 9 50 Entero largo

Escribimos en la parte superior los nombres de los campos que deseamos en la tabla y especificamos el tipo de campo que requerimos, como apreciamos en la pantalla el primer campo tiene una imagen de llave esto significa que este campo ser la llave primaria de la tabla

Personalizacin de los campos

Las propiedades de los campos cambian de acuerdo al tipo de campo que seleccionemos, sin embargo las propiedades mas comunes son las siguientes: Tamano del campo. Formato. Mascara de entrada. Titulo. Valor predeterminado. Regla de validcion. Texto de validacion.

Agregar o eliminar una llave primaria

Si deseamos crear o eliminar una llave primaria, debemos dar clic derecho sobre el campo que deseamos y luego seleccionamos la opcin de clave principal

Ingresar datos en la tabla

Este proceso es muy simple, solamente debemos dar doble clic sobre el nombre de la tabla a la cual deseamos asignar datos en el area de actividades y escribir la informacion.

Para crear un nueva tabla

Como hemos mencionado, las bases de datos estn constituidas por una o mas tablas , queremos agregar nuevas tablas a nuestra base de datos debemos ejecutar las siguientes instrucciones. En Access, la creacin de actividades esta centrada dentro de la vieta crear, para efecto de crear una nueva tabla, damos clic el opcin dise de tabla , seguidamente iniciaremos con la creacin de campos y la personalizacin de los mismos.

A continuacin crearemos dos tablas mas , la primera creada fue clientes la segunda ser la tabla de pelculas y la tercera almacenara las rentas de Nombre de campo tipo por los clientes longitud pelculas efectuadas
serie
Titulo de pelcula Tipo de pelcula Clasificacin de pelcula precio

numrico
texto numrico numrico moneda

entero
50 Entero entero estndar

Al igual que la tabla de clientes, cerramos la ventana una vez creada, y especificamos si deseamos almacenarla para luego asignarle un nombre e ingresarle informacion.

Tabla de rentas
La tabla de rentas es del tipo transaccional, pues en ella se ingresan los clientes que rentan y las peliculas que rentan, recibiendo informacion de las dos tablas . Existen algunos detalles que deben ser Nombre del campo tipo longitud declarados en estas tablas entre ellos.

Numero serie Fecha de renta Numerico Numerico Fecha - hora Entero largo Entero Fecha corta

La estructura de la tabla tiene dos campos como llaves forneas (numero de la tabla cliente y serie de la tabla de pelculas). Recordemos que los campos son llaves primarias en las tablas de almacenamiento. Las tablas de transacciones contienen llaves forneas que se convierten en llaves primarias combinadas dentro de ellas . Para lograr la creacin de llaves efectuamos lo siguiente: Marcamos los campos de llave foranea. Damos clic derecho en el nombre de uno de los campos y seleccionamos la opcion CLAVE PRIMARIA. Aparecera dos o mas simbolos de llaves junto alos campos

No es necesario repetir el nombre ni ningn otro dato pues basta con saber el numero de cliente para poder ubicar la informacin completa desde la tabla de cliente o el numero de serie para conocer el titulo de la pelcula. Aqu radica la integracin de datos, pues no necesitamos repetir informacin que ya existe en otra tabla. Ya que la tabla recibe datos de las otras tablas , para evitar errores de dedo a la hora de transcribir datos, es importante efectuar una vinculacin de datos para seleccionar la informacin nicamente sin necesidad de escribir.