UNIVERSIDAD JUAREZ AUTONOMA DE TABASCO Divisin Acadmica de Ciencias Econmico Administrativas

Lic. En contadura pblica Materia: casos prcticos de Auditora

Tema: Metodologa de la auditora administrativa

ANTECEDENT ES HISTRICOS
Fernndez arcos Vctor Jos

1800

Los investigadores ingleses James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operacin; una propuesta que inclua una resea especifica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoria como mecanismo de evaluacin.

1832,1856 y 1886

Charles Babbage, Daniel C. McCallum y Henry Metcalfe ellos forman parte de la corriente denominada administracin sistemtica cuyo principal enfoque se centraba en el diseo de procedimiento y proceso para lograr una buena coordinacin operativa, en el manejo adecuado en el personal e inventarios, y un estricto control organizacional.

1916 y 1933

Fernndez arcos Vctor Jos

Nacimiento de la escuela Proceso administrativo la auditoria adquiere una relevancia singular para realizar el estudio de la funciones de una empresa, en particular del control. Prueba de esto Lyndall F. Urwick haca de la importacin de los controles para estimular la productividad de la empresas.

1935

James O. McKinsey sent las bases para lo que l llamo auditoria administrativa la cual consista en Una evaluacin de una empresa en todos sus aspecto, a la luz de su ambiente presente y futuro probable. El instituto de auditores internos norteamericanos realiza un simposio en en el que se debate el tema El alcance de la auditoria interna de operaciones tcnicas. Arthur H. Kent de la Standard Oil Company publico un articulo sobre auditoria de operaciones , en l menciona que la revisin de una empresa puede realizarse analizando sus funciones.

1945 y 1948

1949

Billy E. Goetz declaraba que la auditoria administrativa Es la mas comprensiva y poderosa de esta tcnica buscadoras de problema, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de la administracin

Fernndez arcos Vctor Jos

1952

En los aos cincuenta el trabajo de William R. Spriegel y Ernest Coulter Davies Principles of Bussiness Organization esta obra contempla una aplicacin basada en conjunto de preguntas para captar la informacin de una empresa..

1953

George R. Terry propone cuatro procedimiento para llevar a cabo una evaluacin.
Apreciacin de conjunto. Apreciacin informal. Apreciacin por comparacin. Enfoque ideal.

Fernndez arcos Vctor Jos

En el punto 3 Terry insiste sobre este punto y lo denomina Controles generales y auditoria administrativa pues seala que la confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que se podra llamar el prototipo de una operacin de xito

1955

Harol Koontz y Ciryl O`Donnell propone evaluar la posicin de la empresa para determinar donde se encuentra, hacia donde va con los programas presentes, cuales deberan ser sus objetivos y si se necesitas planes revisados para alcanzar estos objetivos .

1958 y 1959

Alfred Klein y Nathan Grabinsky preparan el anlisis factorial una investigacin en que abordan el estudio de Las causas de una baja productividad para establecer las bases para la mejora Un ao mas tarde Vctor Lazzaro publica su libro systems and procedures: A Handbook for Bussines and Industry en el cual recopila el material de respetados estudiosos como William P. Leonard. The American Institute of Management, en el Excellence Managements propone un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro.

Fernndez arcos Vctor Jos

1960

Alfonso Meja Fernndez incluye en su tesis profesional un recuento de los aspecto estructurales y funcionamientos nivel gerencial de las empresas deben contemplar para aplicar una auditoria administrativa

1961 y 1962

T.G. Rose integra una nueva propuesta para el empleo de la auditoria administrativa, por su parte William P. Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditoria administrativa.

1963 y 1964

Fernndez arcos Vctor Jos

Stephen R. Michael aborda en forma particular el tema de la medicin del desempeo y evaluacin de la eficiencia de una organizacin productiva. Dimitris N. Chorafas, contempla la necesidad de que las empresas tomen en cuenta que sus elementos tienden a su desarrollo como consecuencia de su evolucin y transformacin lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones.

1966, 67 y 68

Jos Antonio Fernndez Arena desarrollo un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoria administrativa. W.T. Greenwood es cribe a Management Audit System, obra en la que se profundiza en definir el marco metodolgico .

1969 y 1971

Fabian Martinez Villegas, expone el enfoque Para la ejecucion de una auditoria administrativa por parte del contours publico. Agustin Reyes Ponce publica su obra administracion personal en la que ofrece una version general de la auditoria administrativa.

1972 y 1974

El centro Nacional de Productividad, A. C. elabora las bases de autodiagnstico para determinar y jerarquizar lo elementos que inciden en su operaciones a efectos de tomas de decisiones. Cesar Gonzlez Alcatrn retoma la importancia de la funcin de control como etapa final del proceso administrativo.

Fernndez arcos Vctor Jos

1975 y 1977

Roy A. Lindbergh Theodore Cohn desarrolla el marco desarrolla el marco metodolgico para instrumentar una auditoria de las operaciones que realiza una empresa. Patricia Diez de Bonilla y Jorge lvarez Anguiano, nos propones aplicaciones viables de llevar a la practica. Ladislao Solares Vera entonces presidente del ANCLA, Presento una sntesis donde rene las normas de auditoria administrativa, las caracterstica del servicio de un auditor interno e independiente, el alcance en una empresa con base en la consideracin de sus funciones y su apliacion en la empresa privada y S.P.

1977 y 78

1981

Vctor M. Rubio Ragazzoni y Jorge Hernndez Fuentes despliegan las consideraciones generales y normativas para el ejercicio de la auditoria administrativa. As como el programa de trabajo que se debe observar para llevarla a un buen termino.

Fernndez arcos Vctor Jos

1983 y 1984

Spencer Hayden analiza los procedimiento de trabajo de una empresa y propone una forma para evaluarlo. Robert J. Thierauf introduce a la auditoria administrativa y a la forma de aplicar sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales , el ambiente de trabajo y los sistema de informacin.

1987 Y 1988

Gabriel Snchez Curiel, aborda la metodologa para utilizarla, la evaluacin del sistema, el informe y la implantacin y seguimiento de sugerencias.

1989

Vctor Manuel Martnez Chvez aporta los elementos que fundamenta el diagnostico y el anlisis administrativo, en particular los relativos a procedimiento y procesos. Joaqun Rodrguez Valencia analiza los procedimientos tericos y prcticos de la auditoria administrativa.

Fernndez arcos Vctor Jos

1991 y 1994

Miguel ngel Dvila Guzmn IMCP desarrolla una nueva percepcin para la implementacin de auditoria en las oficinas de gobierno. Para el 94 Jack Fleitman incorpora concepto fundamentales de evaluacin con un enfoque profundo

Fernndez arcos Vctor Jos

Una auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejorar Enrique Benjamn Franklin Finconwsky

Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales. Williams P. Leonard
Fernndez arcos Vctor Jos

De Control

De Cambio

De Aprendizaje

De Productividad

De Calidad

De Toma de decisiones

De Organizacin
Fernndez arcos Vctor Jos

De Servicio

 Naturaleza jurdica
Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:

Fernndez arcos Vctor Jos

En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta

pblica, privada o social.

Sector Pblico

Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado)

Entidad Paraestatal

Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)

Comisiones Intersecretariales

Organismos Autnomos
Fernndez arcos Vctor Jos

Mecanismos Especiales

Sector Privado 1.-Tamao de la empresa 3.- Naturaleza de sus operaciones 2.- Sector de actividad

1.- Microempresa 2.- Empresa pequea 3.- Empresa mediana 1. Telecomunicaciones 2. Transportes 3. Energa 4. Servicios 5. Construccin 6. Petroqumica 7. Turismo 8. Cinematografa 9. Banca 10. Seguros

4.- Empresa grande

11. Maquiladora 12. Electrnica 13. Automotriz 14. Editorial 15. Arte grfico 16. Manufactura 17. Autocartera 18. Textil 19. Agrcola

20. Pesquera 21. Qumica 22. Forestal 23. Farmacutica 24. Alimentos y Bebidas 25. Informtica 26. Siderurgia 27. Publicidad 28. Comercio

Fernndez arcos Vctor Jos

Sector Social

Tipo de organizacin
Fundaciones Agrupaciones Asociaciones Sociedades

Naturaleza de su funcin
Educacin Cultura Salud y seguridad social Poltica a) Obrero b) Campesino c) Popular Empleo Alimentacin Derechos humanos Apoyo a marginados y discapacitados

Fondos
Empresas de solidaridad Programas Proyectos Comisiones Colegios Fernndez arcos Vctor Jos

3.1. PLANEACIN
Objetivo Factores Fuentes de informacin Internas Externas Investigacin preliminar Preparacin del proyecto de auditora Propuesta tcnica Programa de trabajo Asignacin de la responsabilidad Capacitacin Actitud Diagnstico preliminar
Hernndez de la Cruz Arturo

Planeacin
La planeacin refiere los lineamientos de carcter general que norman la aplicacin de la auditoria administrativa, para garantizar la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de estudio, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnstico preliminar, sean suficientes, pertinentes y relevantes

Hernndez de la Cruz Arturo

Objetivo
Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada, tomado en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos

Hernndez de la Cruz Arturo

Factores a Revisar
Los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin se determinan en funcin de dos vertientes: El proceso administrativo y los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento. En el Proceso Administrativo, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan y que estn interrelacionados entre si en forma natural y congruente. Este orden se apega a propsitos estratgicos que se constituyen en la razn de ser de cada fase y son el marco de referencia para analizar la organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y / o servicios y entorno.

Hernndez de la Cruz Arturo

Factores a revisar
Elementos especficos, complementan el proceso administrativo.
Se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, as como su contribucin al funcionamiento de la organizacin

Hernndez de la Cruz Arturo

3.2. Fuentes de estudio

Internas: rgano de gobierno, rganos de control interno, niveles de la organizacin, socios, unidades estratgicas del negocio, comisiones, comits y grupos de trabajo, sistemas de informacin. Externas: Normativas, organizaciones anlogas, organizaciones lderes, Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias, proveedores, redes de informacin, clientes y usuarios

Hernndez de la Cruz Arturo

Investigacin preliminar
Definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica para su desarrollo requiere de un reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la situacin administrativa de la organizacin.

Esta etapa implica revisar aspectos tcnicos y legales, informacin del campo de trabajo y dems documentos, as como el primer contacto con la realidad, lo cual puede provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin.

Hernndez de la Cruz Arturo

Criterios necesarios para realizar esta tarea: Determinacin de las necesidades especificas Identificacin de los factores que requieren de atencin Definicin de estrategias de accin Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores Especificacin del perfil del auditor Estimacin del tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido

Hernndez de la Cruz Arturo

3.3. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

1) Propuesta tcnica Antecedentes: recuento de todos los estudios en la materia, preparados con anterioridad Naturaleza: tipo de auditora que se pretende realizar Justificacin: demostracin de la necesidad de instrumentarla Objetivos: logros que se pretenden alcanzar Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin Resultados: beneficios que se espera obtener Alcance: reas de aplicacin Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros Estrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y asignar recursos Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir de apoyo
Hernndez de la Cruz Arturo

2) Programa de trabajo Identificacin: nombre de la auditora Responsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su implementacin rea(s): universo bajo estudio Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas Actividades: pasos especficos para captar la informacin Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo Reportes de avance: seguimiento de las acciones Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances

Hernndez de la Cruz Arturo

3) Asignacin de responsabilidad

Antes de iniciar la auditoria y con base en la magnitud de esta o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que crea necesario.
La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo de lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de la organizacin, pero cualquiera que sea , debe tener los conocimientos y experiencia necesarios en la implementacin de auditorias administrativas. La organizacin puede contratar un servicio externo especializado en la materia, o puede tambin combinar un equipo que incluya personal tanto interno como externo ella.
Hernndez de la Cruz Arturo

4) Capacitacin
Comprende la capacitacin a la persona o equipo designados, no solo en cuanto al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearan para levantar la informacin, sino todo el proceso para la implementacin de la auditoria. Se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las reas involucradas, calendarizacin de actividades, documentos de soporte, la informacin a recabar, cargas de trabajo, mecanismos de coordinacin y supervisin

El programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin, mandos medios y operativo segn corresponda.

Hernndez de la Cruz Arturo

5) Actitud
La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir

Diagnstico preliminar
El diagnostico en esta fase debe los precisar claramente los fines susceptible de alcanzar, los factores que se van a examinar, las tcnicas a emplear y la programacin que va a orientar el curso de accin de la auditora Con esta perspectiva, el auditor esta obligado a proveer la realizacin de los siguientes pasos: 1.- Enriquecer la documentacin de antecedentes y justificacin De la auditoria. 2.- Afinar el objetivo general 3.- Definir objetivos tentativos especficos por rea 4.- Complementar la estrategia global 5.- Ajustar y concretar el proyecto de auditora.
Hernndez de la Cruz Arturo

3.2 Instrumentacin :
Concluida la parte preparatoria se procede ala instrumentacin de auditoria, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen mas viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria. la medicin que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia. As como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.
Hidalgo Espinoza Luis Alonso

es conveniente aplicar un criterio de discriminacin, teniendo siempre el objetivo, del estudio

registro de todo tipo de hallazgo y evidencias

proceder continuamente a su revisin y evaluacin, para mantener una lnea de accin uniforme
Hidalgo Espinoza Luis Alonso

3.2.1 Recopilacin de informacin

Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas: Investigacin documental Observacin directa Acceso a redes de informacin Entrevista Cuestionarios Cedulas

Hidalgo Espinoza Luis Alonso

Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar elementos de juicio a la auditoria. Las fuentes documentales bsicas a las que se pueden acudir son: Normativa Administrativa Mercado Ubicacin geogrfica Estudios financieros Situacin econmica
Hidalgo Espinoza Luis Alonso

En el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin directa, y comente y discuta su percepcin con su equipo de trabajo; de esta manera se aseguran de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y podra definir los criterios a los que se debe ajustarse en todo momento la auditoria.
Hidalgo Espinoza Luis Alonso

Acceso a redes de informacin

El acceso a redes, permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo,

entre otras vas intranet, internet o extranet, adems de mantener una situacin interactiva con el entorno.

Hidalgo Espinoza Luis Alonso

Entrevista
Tener claro el objetivo. Para lo cual se recomienda preparar previamente una gua
de entrevistas sobre la informacin que se desea obtener, para el trmino de la misma se pueda comprobar si se ha cubierto las necesidades predeterminadas.

Establecer anticipament la distribucin del trabajo. Desarrollar un esquema

de trabajo, asignando responsabilidades y determinando las reas o unidades a auditar.

Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado este debidamente

preparado para proporcionar la informacin, con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

Clasificar la informacin que se obtenga. En cuanto ala situacin real, o la

relativa a sugerencias para mejorarla. Procurando no confundir ambos aspectos.

Hidalgo Espinoza Luis Alonso

Se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica. La calidad de la informacin que se obtenga, depender de su escritura y forma de presentacin. En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, procurando que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lgico. Redaccin comprensible y facilidades de respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas, si el caso lo amerita, podra incluirse en un instructivo de llenado.

Hidalgo Espinoza Luis Alonso

captar la informacin requerida

Cedulas
conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis

Hidalgo Espinoza Luis Alonso

Medicin

Relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos especficos.

Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar .

As como del propsito estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y otro.

Hidalgo Espinoza Luis Alonso

Son los registrados en donde describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones realizadas. Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habr de incorporar en su informe incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo: adems, apoyan la ejecucin y supervisin del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud. Indicaran las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto en la medida que esta informacin soporte la evidencia: la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoria. Hidalgo Espinoza Luis Alonso

Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir:
Identificacin de la auditoria

El proyecto de la auditoria
ndices, cuestionarios, cedulas, y resmenes del trabajo realizado Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de

la auditoria
Observaciones cerca del desarrollo de su trabajo Anotaciones sobre informacin relevante Ajustes realizados durante su ejecucin Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin Reporte de posibles irregularidades
Hidalgo Espinoza Luis Alonso

Representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoria.

por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.

Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueden traer consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener.

Hidalgo Espinoza Luis Alonso

Fsica. Documental.

Para que la evidencia se til y valida, debe cubrir los siguientes requisitos: Suficiente
Competente. Relevante. Pertinente.

Testimonial.
Analtica.

Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organizacin y al lder del proyecto las siguientes situaciones.
Hidalgo Espinoza Luis Alonso

1._Problemas para obtener la evidencia suficiente, producto de registros incorrectos, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentacin inadecuada o alterada.

2._Transacciones realizadas fuera del curso normal

3._Limitaciones para acceder a los sistemas de informacin 4._Registros congruentes con las operaciones realizadas 5._Condicionamiento de las reas para suministrar evidencias En todas oportunidades, el auditor deber proceder con prudencia. Preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.

Hidalgo Espinoza Luis Alonso

La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditoria, comprende:

Asegurarse de que existe coincidencia en las lneas fundamentales de investigacin en todo el equipo de auditores.
Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o aclaracin. Revisar el trabajo realizado y observaciones y ajustes pertinentes. efectuar las

Supervisin del trabajo

Efectuar cambios en el equipo de auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las lneas de investigacin definidas. Celebrar reuniones peridicamente para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeo. Hidalgo Espinoza Luis Alonso

Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin del auditor responsable. Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidas a revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable. Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor lder del equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones. Llevar una bitcora en donde se describa el comportamiento de auditores. Preparar un informe que comprenda los logros y obstculos encontrados a lo largo de la auditoria. Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.
Hidalgo Espinoza Luis Alonso

Padilla May Guadalupe Sharai

3.3 EXAMEN
Consiste en dividir o separar sus elementos componentes para reconocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamiento.

Padilla May Guadalupe Sharai

3.3 EXAMEN

3.3.1 Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis Extensin y profundidad Circunstancias especficas del trabajo
Padilla May Guadalupe Sharai

3.3 EXAMEN
3.3.2 Procedimiento Provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de problemas, as como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

Padilla May Guadalupe Sharai

3.3 EXAMEN
3.3.2 Procedimiento
Qu trabajo se hace? Para qu se hace? Quin lo hace?

Cundo se hace?

Con qu se hace?

Cmo se hace?

Padilla May Guadalupe Sharai

3.3 EXAMEN
3.3.3 Tcnicas de anlisis administrativo
Comprobar Conocer Determinar

Evaluar

Verificar

Examinar los resultados

Revisar

Padilla May Guadalupe Sharai

3.3 EXAMEN
3.3.3 Tcnicas de anlisis administrativo
Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis:
Organizacionales
Administracin por objetivos Anlisis de costobeneficio Autoevaluacin Control total de la calidad Estudio de factibilidad Padilla May Guadalupe Sharai Cuantitativas Cadena de eventos Muestreo

Nmero de ndices
Teora de las colas o de lneas de espera Teora de decisiones las

3.3.4 Formulacin del diagnstico administrativo

Es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y calificarse. Es tambin una oportunidad para: disear un marco legal de anlisis; para sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para identificar los factores ms relevantes de su funcionamiento; para determinar los recursos disponibles en la resolucin de problemas; y sobre todo para servir como cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atencin efectiva.
Padilla May Guadalupe Sharai

3.3 EXAMEN

Snchez Morales Guadalupe

AL FINALIZAR EL EXAMEN DE LA ORGANIZACIN, ES NECESARIO PREPARAR UN INFORME, EN EL CUAL SE CONSIGNEN LOS RESULTADOS DE LA AUDITORA ; IDENTIFICANDO CLARAMENTE EL REA, SISTEMA, PROGRAMA, PROYECTO AUDITADO, EL OBJETO DE LA REVISIN, LA DURACIN, ALCANCE, RECURSOS Y MTODOS EMPLEADOS .

 Objetividad: visin imparcial de los hechos. Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin. Claridad: Fcil comprensin del contenido. Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la informacin. Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios. Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

 Introduccin Antecedentes Justificacin Objetivos de la auditora

Metodologa
Resultados Conclusiones Recomendaciones Alternativas de implantacin Desviaciones significativas Opiniones de los responsables de las reas auditadas Asuntos especiales

Estrategia
Recursos Costos Alcance Acciones

 No perder de vista el objeto de la auditora cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas prcticas y viables. Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn sea el caso. Homogenizar las integracin y presentacin de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creacin.

Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados.

 Ofrecer a los niveles de detencin los elementos idneos para una toma de decisiones objetiva y consistente. Sentar las bases para la constitucin de un mecanismo de informacin permanente. Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el no cumplir, o hacerlo extemporneamente, con las medidas recomendadas. Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimientos de las acciones. Tomar en cuenta los resultados de auditoras realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la obtencin de resultados.

En el informe se registran los resultados de la auditora, los aspectos operativos acordados para orientar su ejecucin y los lineamientos generales para su preparacin.

Cuando ya se cuente con el informe final, se proceder a su entrega y presentacin a:

Titular de la organizacin rgano de gobierno Niveles directivos Mandos medios y nivel operativo. Grupos de filiacin, corporativos o sectoriales

Snchez Morales Guadalupe

SEGUIMIENTO

Despus de seleccionar y presentar la alternativa de tipo de informe congruente con las prioridades definidas y habiendo de verificar los aspectos operativos y lineamientos generales para preparar la propuesta de implementacin, es conveniente concentrarse en el seguimiento. En esta etapa, las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir la fallas detectadas, sino tambin a evitar se recurrencia.

Snchez Morales Guadalupe

El seguimiento no se limita a determinar observaciones o deficiencias, sino aportar elementos de crecimiento para la organizacin, lo que hace posible: Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la practica de los trminos y fechas establecidos conjuntamente con los responsables de rea, funcin, proceso, programa, equipo, proyecto o recurso revisado a fin de alcanzar los resultados esperados.

Facilitar al titular de la organizacin la tomo de decisiones.

Constatar las acciones que se llevaran acabo para implementar las recomendaciones, al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como se atendieron.

Snchez Morales Guadalupe

OBJETIVO GENERAL
Establecer lineamientos generales, acciones especificas y criterios para le ejecucin de auditorias de seguimiento para garantizar que las observaciones formuladas por el auditor se atiendan e implementen de manera puntual.

Snchez Morales Guadalupe

LINEAMIENTOS GENERALES
1. 2. 3. 4. 5. 6. Definir las reas en las que se comprobara la implementacin de las recomendaciones propuestas por el auditor tomando como referencia el informe de la auditoria y las sugerencias del titular de la organizacin. Considerar la participacin de especialistas cuando la evaluacin de la implementacin de recomendacin as lo requiera. Realizar con la amplitud necesaria las pruebas adecuadas para obtener evidencias que fundamente la adopcin de las recomendaciones sugeridas por el auditor. Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de las recomendaciones en los trminos y fechas sugeridas. Brindar el apoyo necesario a las reas involucradas durante el proceso de seguimiento e implementacin de recomendaciones. Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de la aplicacin de las recomendaciones.

Snchez Morales Guadalupe

7. Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que dieron origen a las observaciones.

8. Reprogramar las fechas compromiso para implementar las recomendaciones en los casos en que estas no se hallan adoptado parcialmente.

9. El auditor comentara con el responsable de rea sujeta a seguimiento las observaciones determinadas, con el objeto de que se aporten pruebas o elementos de juicios adicionales que en el desarrollo de la auditoria no fueron expuesta.

10. Si al criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una auditoria en proceso deber adjuntarse al informe. 11. Establecer, cuando se justifique fechas de reprogramacin para implementar en su totalidad las recomendaciones conforme a los trminos acordados.

Snchez Morales Guadalupe

ACCIONES ESPECIFICAS
Para examinar el grado de avance en la adopcin de las recomendaciones y establecer las bases para implementar una auditoria de seguimiento, el auditor debe verificar como se comportan, lo cual puede generar dos resultados;

1.

Las recomendaciones se han implementado conforme a programa.

2.

Tal implementacin se ha realizado fuera de programa.

Snchez Morales Guadalupe

Recomendaciones programadas

Estrategia Asignacin de responsabilidad Factores considerados reas de aplicacin Periodo de realizacin. Porcentaje de avance.

Costo.
Apoyo y soporte utilizados Resultados obtenidos Impacto logrado

Snchez Morales Guadalupe

Recomendaciones fuera de programa

Estrategia Desviaciones Causas Efectos Alternativas de solucin planteada Alternativas de solucin implementadas

Acciones correctivas realizadas

Calendario de aplicacin

Snchez Morales Guadalupe

CRITERIOS PARA LA EJECUCION DE LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

Una decisin de esta naturaleza tiene que ser valorada con detenimiento porque implica un nuevo proceso, independientemente de que obre un antecedente, ya que es una iniciativa relacionada con la auditoria previa, pero distinta en su lgica y concepcin. Bajo esta visin, es conveniente establecer criterios que la guien, tales como:

Snchez Morales Guadalupe

Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes a las recomendaciones y observaciones que contienen los informes, con el propsito de atenderlas en la auditoria de seguimiento a realizar. Entrevistarse antes de la ejecucin de esta auditoria con los responsables de las reas involucradas a fin de obtener un panorama general del avance en la implementacin. Especificar el numero de semanas-hombre que comprender la revisin, el responsable de la supervisin y los auditores que participaran en la ejecucin. Dar prioridad a la comprobacin del cumplimiento en los trminos establecidos y fechas programadas en las disipaciones de apoyo preparadas, la definicin de medidas correctivas y las sugerencias de tipo preventivo para evitar de recurrencia de las observaciones detectadas por el auditor. Cuando la auditoria de seguimiento se detecten nuevas irregularidades se deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditorias con la finalidad de plantear al responsable de rea las recomendaciones necesarias para subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas compromisos.

Snchez Morales Guadalupe

CONCLUSION
El marco metodolgico representa el camino indicado para guiar las acciones de una auditoria administrativa y la alternativa de brindar a una organizacin los elementos de juicio idneos para transformar las experiencias en conocimiento. Tambin es una oportunidad para evaluar estratgicamente el desempeo de manera critica y objetiva, fortalecer las capacidades distintivas y crear las condiciones para un crecimiento sostenidos.

Snchez Morales Guadalupe