Sminaire de formation

Mthodes dAudit
Cycle Achats - Fournisseurs

2005

SOMMAIRE

Introduction
Fondamentaux comptables approche de la dmarche daudit

1. Objectifs dAudit 2. Revue du contrle interne 3. Rvision des comptes

Conclusion
Rle et responsabilit de lassistant

Cycle Achats - Fournisseurs

1. OBJECTIFS DAUDIT

Risques gnraux

Fait gnrateur
Commande

Rception / Livraison

Rglement

DES TRAVAUX A METTRE EN UVRE en respectant des objectifs daudit suivants :

EXHAUSTIVITE REALITE CONCERNE LENTREPRISE UNICITE BONNE PERIODE

BON COMPTE BON MONTANT

Objectifs daudit
OBJECTIFS
ralit concerne lentreprise sans oubli (exhaustivit) sans double emploi dans le bon compte pour le bon montant

TRAVAUX
revue du contrle interne contrle de pices apurement, circularisation revue du contrle interne mthodes et principes comptables contrle de pice, dprciation, oprations en devises

sur la bonne priode

test de cut-off,
5

Cycle Achats - Fournisseurs

2. REVUE DU CONTRLE INTERNE

Revue du contrle interne

2.1 Connaissances des oprations

2.2 Evaluation du contrle interne

2.3 Consquences induites par les conclusions sur le contrle interne

2.1 Connaissance des oprations

Cette phase permet de complter et de mettre jour les informations caractre permanent et pluriannuel Elle porte sur les oprations, lenvironnement externe, lorganisation interne et les mthodes et principes comptables de lentit

RECENSEMENT Caractristiques des achats Flux financiers Risques engendrs Contraintes dorganisation

Prise de connaissance des principes et mthodes comptables

- principes appliqus en matire de comptabilisation des oprations - mode denregistrement des oprations en devises - retenues de garantie, - avances et acomptes,
8

2.1 Connaissance des oprations

Principaux services intervenants
Initiateurs de la commande
mission des demandes d achats (limites dfinir) Pas d envoi direct aux fournisseurs

Service Achats

tablissement des bons de commandes

Ngociation des prix, choix des fournisseurs, surveillance des dlais de livraison S assurer de la conformit de la livraison avec la commande (quantit + qualit) Rception de la marchandise du service Rception et enregistrements (pour un suivi quantitatif) Enregistrement des factures aprs leur validation par le donneur dordre Rglement des factures aprs approbation par les personnes habilites
9

Rception Stocks Comptable Trsorerie

2.2 Evaluation du contrle interne

Principales phases du cycle

Comptences pluridisciplinaires ncessaires

10

2.2 Evaluation du contrle interne

Principales phases du cycle
Systme classique Expression du besoin Systme engagement de dpenses

Acceptation de la demande d achat

Commande

Charge provisoire

Rception / Livraison

Comptabilisation Facture

Charge dfinitive

Charge dfinitive

Rglement

11

2.2 Evaluation du contrle interne (Revue de procdure)

Dclenchement de la commande

Elles sont faites en fonction des besoins de l entreprise

Les commandes

Pour des quantits optimales

Par des personnes autorises le faire

12

2.2 Evaluation du contrle interne (Revue de procdure)

Rception / Livraison

Les dlais de livraison prvus sont respects

Les livraisons

Elles ne peuvent tre acceptes que si elles correspondent une commande

Elles sont faites selon les spcifications de la commande

13

2.2 Evaluation du contrle interne (Revue de procdure)

Comptabilisation de la facture Les dettes sont constates au fur et mesure des commandes et / ou livraisons

Comptabilisation

La comptabilit est correctement organise pour traiter les oprations Les enregistrements sont prcds de vrifications (factures, affectations, rapprochement bon de commande)
14

2.2 Evaluation du contrle interne (Revue de procdure)

Rglement

Les factures sont contrles avant mise en paiement

La mise en paiement est dment autorise

Rglement

Les factures ne sont pas payes plusieurs fois

15

2.2 Evaluation du contrle interne (Revue de procdure)

Les outils mis disposition Entretiens Analyse des procdures crites Flow chart

Tableaux forces/faiblesses
Tests Recommandations
16

2.2 Evaluation du contrle interne

Comptences ncessaires en complment de laudit financier

Intervenants
Systmes d'informations (SIOM) Fiscalistes (Magellan) Juristes (Magellan)

Elments revus
Tches gnrales : dversements comptables, cartographies des systmes, fiabilit et scurit des donnes TVA, taxes l'importation, ORGANIC, Dclaration d'Echange de Biens Lecture de certains contrats prsentant des risques ou litiges particuliers, validation de certains montage juridiques

17

2.4. Consquences induites par les conclusions

Adaptation de lapproche
Lors de llaboration de lapproche en dbut de mission, utiliser les conclusions de laudit N-1 et du dossier permanent pour orienter

Les travaux de contrle interne de lexercice N : a-t-on appliqu les recommandations faites, Les tests de validation raliser en fonction de la qualit du contrle interne releve : tests sur la
nouvelle procdure, tests de validation et de permanence

Aprs la phase de contrle interne: mise jour du mmorandum dapproche et orientation / dfinition des travaux raliser au prfinal et final
Une procdure fiable lui permettra de limiter le champ de rvision
Une procdure faible le conduira faire des diligences approfondies sur certains risques

18

Cycle Achats - Fournisseurs

3. REVISION DES COMPTES

19

Rvision des comptes

3.1 Prparation du final

3.2 Travaux de contrle

3.3 Mmo de synthse

3.4 Contrle de lannexe

20

3.1 Prparation du final

Prparation des circularisations

Slection des fournisseurs circulariser partir des balances auxiliaires,

Prparation et envoi des lettres : confirmation ouverte ( l inverse de la confirmation clients) Mise en place dun tableau de suivi Relance des tiers avant l intervention finale Utilisation au final : cf. travaux de contrle finaux

21

3.1 Prparation du final

Mthode de slection Le choix des fournisseurs circulariser peut se faire sur la base d'une balance antrieure la date de clture (puisque les montants ne seront pas indiqus dans la demande).

Sont choisis les fournisseurs pour lesquels les mouvements de la balance auxiliaire (dbit / crdit) sont les plus importants.

22

3.2 Travaux de contrle (1/2)

tablissement de la feuille matresse

Revue analytique

Cadrage Balance Auxiliaire et Balance Gnrale

Exploitation des circularisations, revue des intercos et procdure alternative

Contrle du cut-off
23

3.2 Travaux de contrle (2/2)

6. Revue des FNP

7. Dettes en monnaie trangre

8. Analyse des fournisseurs dbiteurs

9. Validation des enregistrements

ET SURTOUT : Je n oublie pas de prendre connaissance du mmo de section N-1 et de la synthse intrimaire
24

3.2.1 Etablissement de la feuille matresse

Rappel rapide des principes mthodologiques Prsentation des comptes concerns :

ACTIF :

409 - Avances et acomptes verss sur commandes

PASSIF : 401 405 - Fournisseurs

408 - Fournisseurs - Factures non parvenues

Charges : 60 - Achats
61 - Services extrieurs 62 - Autres services extrieurs

Produits : 791 - Transfert de charges d exploitation

25

3.2.1 Etablissement de la feuille matresse

Socit : Exercice : X 31/12/01 Index : Fait par : M .R Le : 12-avr

Fournisseurs
K

Solde au 31/12/01 Variation

N compte
PASSIF

Libell

Solde au 31/12/00

Index

4011000 4011001 4019000 4031000 4041000 4041001 4051000 4081000 4081001

Fournisseurs hors groupe Fournisseurs groupe Fournisseurs, position globale de change Fournisseurs, effets payer HG Fournisseurs d'immo. HG Fournisseurs d'immo. groupe Fournisseurs d'immo. HG , effets payer Fournisseurs, FNP Fournisseurs groupe, factures recevoir Total Fournisseurs

762 523 (33) 3 159 20 133 1 371 595 6 530

674 355 21 2 186 (7) 1 26 1 798 536 5 590 DSA (57) (20) (77) DSA

(88) (168) 54 (973) (27) 1 (107) 427 (59) (940)

B100 B110 B120 B200 B300 B310 B400 B500 B510

ACTIF

4091000 4098000

Fournisseurs, avances et acomptes verss Fournisseurs, avoirs recevoir Total Fournisseurs dbiteurs

(40) (40)

(17) (20) (37)

B600 B700

OK BG 31/12/01 Version du 12 janvier 2002 OK rapport gnral 31/12/00

Exercice n1
26

3.2.2 Revue analytique

Objectifs Comprendre lvolution des principaux postes Orienter les travaux effectuer sur le cycle

Outils utiliss

Feuilles matresses, revue analytique N-1, entretiens ...

Travaux effectuer

Raliser un comparatif N/N-1 (valeur & %) Analyser les principales variations : par entretien, par recoupement avec les volutions des postes de

charges,
Calculer le dlai de rglement fournisseurs : selon la mthode ayant le plus de pertinence pour la socit (tenir compte de la nature de lactivit, de la

saisonnalit,...)

27

3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance gnrale

Rappels comptables

Balance Auxiliaire

Balance Gnrale

Pourquoi utiliser une balance auxiliaire ?

Obtention d un dtail des comptes par tiers Document de suivi, de contrle et d analyse

Exercice n1 (suite)
28

3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance gnrale

Objectifs Sassurer que la comptabilit auxiliaire est bien le reflet de la comptabilit gnrale et de l exhaustivit des comptes fournisseurs tels qu ils apparaissent dans la balance gnrale. Sassurer de la non compensation des soldes dbiteurs et crditeurs.

Outils utiliss Rapprochements cadrages

Travaux effectuer

Matrialisation du rapprochement effectu (avec mise en vidence des ventuels carts et leur explication).

29

3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et procdure alternative

Objectifs

S assurer du caractre exhaustif de la

comptabilisation des dettes fournisseurs

Outils utiliss

Analyse de la confirmation directe, contrle de

pices

Travaux effectuer Cf schma slide suivant.

30

3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et procdure alternative

Balance auxiliaire

Rponse Fournisseur

Rapprochement des deux soldes

Identification des carts Comprendre la nature de ces carts, leur apurement et le respect du fait gnrateur

Conclusion/Synthse

31

3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et procdure alternative

Que faire en cas de non obtention de rponse la circularisation des fournisseurs pour les soldes significatifs la date darrt des comptes ?

Mise en place d une procdure alternative

Edition du dtail du solde

Contrle des pices justificatives

Contrats de chantier/bons payer/factures...

Conclusion/Synthse
32

3.2.4 Exploitation des circularisations

Conclure

Conclure sur l exploitation de la circularisation, de la revue des intercos et de la procdure alternative tablir un tableau de synthse avec les quotits valides par le biais des diffrentes mthodes et les ajustements

Exercice n2
33

3.2.5 Cut-off

Objectifs

S assurer que la sparation des exercices est correctement respecte

Valider que les achats du mois prcdant et suivant la clture sont rattachs au bon exercice

Outils utiliss Contrle de pices

34

3.2.5 Cut-off

Travaux effectuer

Ralisation de tests partir des journaux d achats (des mois prcdant et suivant la clture) : slection des montants significatifs

Remonter aux factures et contrler le fait gnrateur en le justifiant : remonter au bon de rception ou la date de ralisation de la prestation. Rappel : une facture nest pas un justificatif en soi du transfert de proprit.

Formalisation : tablir un tableau rcapitulatif des tests

effectus et prciser le scope d audit
35

3.2.5 Cut-off
Conclure
Validation du cut-off : objectifs atteints Non-validation du cut-off : quels impacts ?
Factures comptabilises en N+1 avec un fait gnrateur relatif N Ont-elles t comptabilises en factures non parvenues la date d arrt des comptes ? Oui Cut-off valid

Non Ajustement avec impact rsultat

Attention la problmatique des contrats long terme (ajustement # montant de la facture)

36

3.2.5 Cut-off

Factures comptabilises en N avec un fait gnrateur relatif N+1

Ont-elles t comptabilises en charges constates d avance la date d arrt

des comptes ?
Oui Non

Cut-off valid

Ajustement avec impact rsultat

Rdaction d un mmo de sous-section

Intgrer un tableau d ajustements

37

3.2.6 Revue des FNP

Objectifs

S assurer que la sparation des exercices est correctement respecte

Valider le caractre ncessaire et suffisant des factures non parvenues comptabilises au 31/12/N et le correct rattachement l exercice N

Outils utiliss
Revue analytique, contrle de pices et entretien

38

3.2.6 Revue des FNP

Travaux effectuer

Revue analytique

tablir un tableau comparatif des FNP N/N-1 par nature et par anne danciennet Expliquer et valider les principales variations

Contrle de pices et entretien

Slection des montants significatifs et obtention des justificatifs

Fait gnrateur valuation

Vrification de l apurement :
Contrle des factures reues en N+1 permettant de valider le fait gnrateur et le montant Slection des FNP forte anciennet : justifier le bien fond du maintien au bilan 39

3.2.6 Revue des FNP

Conclure

Conclure sur le correct rattachement des charges l exercice

tablir un tableau d ajustements

Exercice n3 et 4
40

3.2.7 Dettes en monnaie trangre

Objectifs Sassurer de la correcte valuation des dettes

Outils utiliss Contrle de pices

Prsentation des travaux effectuer Obtenir les tats rcapitulatifs des dettes fournisseurs classs par devises Valider les cours retenus pour la valorisation au 31/12 pour les soldes en devises significatifs Recouper ces tats avec les comptes dcarts de conversion

41

3.2.7 Dettes en monnaie trangre

Prsentation des travaux effectuer (suite)
Si les dettes en devises sont significatives slectionner les factures les plus significatives et vrifier : la correcte retranscription des factures : rfrence, date et montant en devises ; le cours de comptabilisation ; lexactitude arithmtique des valeurs initiales, actualises et de lcart de conversion.

Conclure

Conclure sur la correcte valuation des dettes en devises.

42

3.2.8 Analyse des fournisseurs dbiteurs

Objectif

Correcte valuation et classification

Outils utiliss

Contrle de pices

Prsentation des travaux effectuer :

Slectionner les soldes significatifs Analyser et valider les raisons de l existence de ces soldes et la recouvrabilit de la crance
43

3.2.9 Validation des enregistrements

Objectif
Ralit des enregistrements
Concerne bien l entreprise Correcte valuation et classification Enregistrement sur la bonne priode

Outils utiliss

Contrle de pices

Prsentation des travaux effectuer :

Contrles de pices alatoires avec validation :
que l opration concerne bien l entreprise et l activit des imputations comptables des dates de prestations et d enregistrement du contrle de la facture par le service concern et du BAP des contrles arithmtiques

44

3.3 Mmo de synthse

Rappel des objectifs poursuivis Prsentation des donnes chiffres :
prsentation synthtique lments de la revue analytique - commentaires

Rcapitulatif des travaux effectus :

index avec les sous sections

Points nots (indexs avec les travaux) Conclusion

Exercice n5
45

3.4 Contrle de lannexe

Cohrence du paragraphe sur les principes et mthodes (mthode de
conversion retenue pour les dettes en devises,)

Validation des donnes chiffres Classement des dettes selon la dure qui reste couvrir jusqu leur chance
un an au plus plus d un an et cinq ans au plus

plus de cinq ans

Dtail des produits recevoir ou des charges payer rattaches aux postes de dettes

Fraction des dettes concernant les entreprises lies

46

3.4 Contrle de lannexe

Indication du montant des dettes reprsentes par des effets de commerce

L indication des dettes correspondant aux acquisitions avec clause de rserve de proprit est-elle indique (si cette mention n'est pas porte au bilan)

S'ils sont significatifs, mention des lments suivants (prsentation possible sous forme de tableaux des engagements) - liste non limitative : Dpts de garantie verss
Promesses d'achat Achat de marchandises ou de matires premires terme

Toute autre explication ncessaire la comprhension des comptes annuels par leurs utilisateurs (en particulier produits et charges exceptionnels, variations significatives de certains postes, changement de mthode, etc).
47

Conclusion Rle de lassistant

Outre la responsabilit des travaux confis tant en phase intrimaire quau prfinal :

Prendre connaissance de lenvironnement de lentreprise et du mmo

dapproche Responsabilit directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les contrle alternatifs

48