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FORMACION DE MANDOS MEDIOS DE ALTO RENDIMIENTO

FACILITADOR ING. Alex E. Carcamo

TEMAS A DESARROLLAR PRIMER DIA


PRESENTACION EL SUPERVISOR SU PAPEL Y SU PERFIL TECNICAS DIARIAS DE SUPERVISION PRINCIPIOS BASICOS DEL BUEN SUPERVISOR AREAS DE RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR PROCESO ADMINISTRATIVO AZA CONSULTORES TIPOS DE SUPERVISORES

TEMAS A DESARROLLAR SEGUNDO DIA


ESTILOS DE LIDERAZGO LA COMUNICACIN LA MOTIVACION EQUIPO DE TRABAJO EL SERVICIO AL CLIENTE ASPECTOS FINALES

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OBJETIVOS
Que los participantes sean capaces de:

Determinar las habilidades de un supervisor para el desarrollo de sus habilidades. Dirigir los crculos de Calidad. Determinar la creacin del futuro en tiempos de crisis Aplicar normativas y disciplina de la empresa bajo trminos de buen entendimiento con los subalternos. Manejar quejas y de soluciones Determinar las medidas para el manejo de empleados difciles.
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La palabra supervisin es compuesta, viene del latn

visus que significa examinar un instrumento ponindole


el visto bueno; y del latn

super
o mrito

que significa

preeminencia o en otras palabras: privilegio, ventaja o preferencia por razn especial.

Supervisin

es pues, dar el

visto bueno despus de examinar y la supervisin de obras tiene por objetivos bsicos vigilar el costo, tiempo y calidad con que se realizan las obras.

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EL PAPEL DEL SUPERVISOR.

No hay labor ms importante, difcil y


exigente que la supervisin del trabajo ajeno. Una buena supervisin reclama ms conocimientos, habilidad, sentido comn y previsin que casi cualquier otra cosa de trabajo.

El

xito del supervisor en el desempeo de sus deberes determina el xito o el fracaso de los programas y los objetivos del departamento.

El individuo solo puede llegar a ser buen


supervisor a travs de una gran dedicacin a tan difcil trabajo y de una experiencia ilustrativa y satisfactoria adquirida por medio de programas formales de adiestramiento y de la prctica informal del trabajo.

Cuando el supervisor funciona como


es debido, su papel puede resumirse o generalizarse en dos categoras o clases de responsabilidades extremadamente amplas que en su funcin real, son simplemente facetas diferentes de una misma actividad; no puede ejercer una sin la otra. Estas facetas son seguir los principios de la supervisin y aplicar los mtodos o tcnicas de la supervisin.

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Conforme a las condiciones actuales operativas de la industria de la construccin, el supervisor debe ser un profesionista en cualquiera de las carreras afines a la construccin con la capacidad suficiente para vigilar el cumplimiento de los compromisos contractuales y controlar el desarrollo de los trabajos.

EXPERIENCIA, La suficiente para comprender e interpretar todos los procedimientos constructivos contenidos en las especificaciones y planos de proyecto a utilizarse; CAPACIDAD DE ORGANIZACIN, La necesaria para ordenar todos los controles que deben llevarse para garantizar una obra a tiempo de acuerdo a la calidad especificada y al costo previsto; SERIEDAD, Para representar con dignidad al contratante en todo lo que respecta al desarrollo tcnico de la obra;.

PROFESIONALISMO, Para cumplir con todas las obligaciones que adquiera al ocupar el cargo. Conviene sealar el compromiso de informar oportuna y verazmente al fiduciario sobre los avances e incidencias del desarrollo de los trabajos; HONESTIDAD, Ya que habr de autorizar situaciones tcnicas y el pago de los trabajos realizados; CRITERIO TECNICO, Para discernir entre alternativas cual es la mas adecuada y propia sin perder de vista los intereses del fiduciario que lo contrata; ORDENADO, Para poder controlar toda la documentacin que requiere la funcin encomendada

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RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR.

El supervisor es la clave de la comunicacin correcta en cualquier organizacin. Es el centro de mensajes por el que tiene que pasar la informacin. Tiene que canalizar la informacin en sentido ascendente para sus superiores, con el fin de que estos puedan tomar decisiones inteligentes, y en sentido descendente para los subordinados, con el fin de que estos sepan realmente cual es el trabajo que deben hacer, cuando y como tienen que hacerlo.

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La

capacidad del supervisor para comprender a sus empleados y trabajar eficazmente con

ellos y con las personas con quienes esta en contacto determinara, en gran medida, su xito o su fracaso. Uno de los factores mas importantes que contribuirn al xito del supervisor en todo cuanto haga es poseer y saber usar sus cualidades de orientador y gua. He aqu algunas de sus cualidades:

1.- Estar bien enterado de las personas y su trabajo.


2.- Tener confianza en si mismo. 3.- hacer hincapi en la actividad esforzada y constante. 4.-Tener actitudes objetivas. 5.- Ser sencillo. 6.- Ser capaz y tomar decisiones acertadas. 7.- Estar dispuesto a emprender una accin contraria cuando sea necesario. 8.- Ser capaz de resistir presiones.
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Posicin del Supervisor dentro de la Organizacin.


La mayora de las empresas nacen de un hombre con una buena idea:

Muy pronto si el negocio se expande, l necesita ayuda:

X
Esto se desarrolla an ms y especialistas, X supervisores y trabajadores empiezan a aparecer, todos haciendo partes del proceso que antes hacia el gerente original. X

X Ventas X

X Produccin X

X Personal X

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Trabajadores

Este desarrollo y nueva estructura de las organizaciones hace que la estructura de los mandos o supervisores con la gente se asemeje al siguiente esquema:

Clientes Jefes de Departamentos Subordinados Gerente

SUPERVISOR
Trabajadores de otros departamentos

Otros Supervisores

El supervisor moderno tiene que relacionarse entonces con: El jefe, a quienes se reporta formalmente de lnea Los jefes de otros departamentos u otros supervisores con los cuales est relacionado su cargo Sus subordinados Otros trabajadores Otro tipo de personal interno o externo a la empresa

Si una organizacin ha de trabajar efectivamente, entonces cada participante en esta pirmide de delegacin debe tener una idea clara, no slo de lo que constituye su trabajo sino tambin de lo que espera de l. Para lograr desempear sus papales, asumir responsabilidades frente a cada una de las personas con las cuales se relacionan, afrontar situaciones y sistematizar su trabajo, etc. tanto los gerentes como mandos y supervisores deben apoyarse en lo que se llama El AZA CONSULTORES proceso Administrativo

EL SUPERVISOR Y LA ORGANIZACION
A. OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Como lograr obtener la mayor utilidad?


Mediante la aplicacin racional y atinada de los recursos: Humanos

Financieros
Materiales Sistemas, etc.

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B. EL SUPERVISOR, LAS PERSONAS Y LOS OBJETIVOS


El Supervisor interrelacin a tres factores que se presentan en toda organizacin; y muchas veces se encuentra las siguientes situaciones: Sobre que es ms importante. La produccin o el objetivo de la empresa
Las personas o el objetivo de la empresa La buena supervisin o existencia de una jerarqua y ejercer el poder

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TECNICAS DIARIAS DE SUPERVISION


1.
2. 3. 4. 5. 6.

EL CAMBIO DE ACTITUDES
DAR BUENAS ORDENES DE TRABAJO HAGA QUE SUS ORDENES SE ACEPTEN COMO EXPRESAR ORDENES ORDENES NEGATIVAS ORDENES POSITIVAS JUSTIFIQUE LA ORDEN LAS BUENAS ORDENES PROVOCAN: MAYOR PARTICIPACIN, MENOS ERRORES...
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TECNICAS DIARIAS DE SUPERVISION..............


7. ERRORES QUE SE COMETEN AL DAR ORDENES:

Cuando la orden no es clara y precisa y no se d la razn que la origina


Cuando no dan muchas pruebas a la vez Ordenes con muchos detalles sin importancia Orden con pocos detalles importantes Cuando se dan ordenes con tono de voz fuerte y palabras bruscas Ordenes fuera de la responsabilidad del trabajador

8. ORIGEN DE LAS ORDENES NEGATIVAS 9. CORRECCION DE LOS EMPLEADOS


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ASPECTOS IMPORTANTES QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA PARA APLICAR LAS TECNICAS DE SUPERVISION

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PRINCIPIOS BASICOS DEL BUEN SUPERVISOR


1. UNIDAD DE COMANDO 2. AMBITO DE CONTROL

3. UNIFORMIDAD DE TAREAS
4. DELEGACION DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

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AREAS DE RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR


A. LA PRODUCTIVIDAD
El supervisor es el responsable de la productividad de la planta. Debe saber utilizar de manera racional los recursos con que cuenta el objeto de elevar la productividad

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FACTORES QUE CONTRIBUYEN A INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD

1. Disminuir la fatiga del trabajador a travs de la utilizacin de mtodos de trabajo 2. Eliminacin del tedio y la monotona. 3. El establecimiento de perodos apropiados de descanso 4. Implementacin de submetas 5. Aumentar las funciones

6. Cambio de procedimiento
7. Condiciones de Trabajo (iluminacin, ruido, ventilacin, etc.)
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B.

EL SUPERVISOR Y LA MEJORA DE METODOS DE TRABAJO

C. EL SUPERVISOR Y LA ADMINISTRACION
D. EL SUPERVISOR Y LA CAPACITACION E. EL SUPERVISOR Y LA HIGIENE Y SEGURIDAD

F. PRACTICA DE LAS RELACIONES HUMANAS


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AREAS DE RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR.......

G. LA EFICACIA EN LA DIRECCION DE REUNIONES

H. EL MANEJO DE LAS QUEJA


SINTOMAS DE LA EXISTENCIA DE LA INSATISFACCION

SITUACIONES QUE ORIGINAN LA QUEJA CMO SOLUCIONAR LA QUEJA?

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ORGANIZACIN Y MANEJO DE TIEMPO


Es un juego de habilidades prcticas que ayudan a usar el tiempo de la manera ms efectiva y productivamente posible. Ayuda a reducir el estrs del trabajo, ser ms productivo

y tener ms control de su tiempo.

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El supervisor debe seguir ciertos principios y aplicar algunos mtodos y tcnicas de modo que todos los conocimientos, especializados y aptitudes que le son propios se utilicen para determinar la accin que debe emprender en cada una de las situaciones a las que se enfrente.

Estos principios, mtodos y tcnicas enmarcados dentro de lo que denominamos Proceso Administrativo son:

1. PLANEACION
2. ORGANIZACIN 3. DIRECCION

4. COORDINACION
5. CONTROL
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LA PLANEACIN ES PENSAR TOTALMENTE LAS ACCIONES NECESARIAS PARA QUE SE ALCANCE DETERMINADO OBJETIVO O SE CUMPLA UNA MISIN.

Para realizar con eficacia la plantacin, se recomienda los pasos siguientes:


Examen del objetivo, finalidad o misin que debe realizarse Determinar qu hacer para lograr el objetivo Escoger la accin ms eficaz y factible que pueda emprenderse

Si el supervisor presta cuidadosa atencin a estos elementos, tendr la orientacin necesaria acerca de QU, CUANDO, Y CMO deber emprenderse la accin
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Los problemas a los que se enfrenta la planeacin puede asumir diversas formas, como:

Cmo organizar el trabajo?


Qu equipo beber usarse? Cunto espacio necesitar? Los tipos de habilidades a emplear? Que responsabilidades podr delegarse? Qu mtodos de control y coordinacin deber utilizarse?.....
Pasos el proceso de la planeacin que se definen por si mismos: DETERMINACION DE OBJETIVOS ANALISIS DE LA SITUACION INTERPRETACION DE LOS HECHOS CONCLUSIONES PROVISIONALES DECISION RESPECTO AL PLAN FINAL
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Toda planeacin implica una programacin, es decir: Quin, cundo y qu clase de trabajo se har.

Primero planifique y despus programe Programe en cuanto sea posible todo lo que deba hacerse Ajstese al programa de la manera ms prctica posible Planee tambin las situaciones inesperadas Coordine el programa con las personas afectadas De a conocer el programa Analice y revise el programa para mantenerlo al da.
MUCHOS DE LOS PLANES QUE EL SUPERVISOR ELABORA REQUIEREN LA APROBACIN DE UNA AUTORIDAD SUPERIOR, ANTES DE QUE PUEDA PONRSELE EN PRCTICA. PARA ASEGURAR EL FUNCIONAMIENTO SATISFACTORIO DEL PLAN SE NECESITA LA COMPRENSIN, EL CONSENSO Y APOYO DE SUS SUPERIORES. AZA CONSULTORES

Una buena supervisin exige que antes de poner en practica un proyecto se piense detalladamente en lo que debe hacerse para llevar a cabo la operacin. En base a esta planeacin se seleccionan los medios de accin.
El proceso de organizacin ayuda a lograr que el esfuerzo cooperativo sea eficaz, gracias a la determinacin de las relaciones internas que ponen en claro las lneas de autoridad, la orientacin del trabajo y los conductos de informacin

LOS ENFOQUES PARA LLEVAR A CABO LA PLANEACIN SON: LAS FUNCIONES GENERALES QUE DEBEN DESEMPEARSE LAS OPERACIONES ESPECFICAS NECESARIAS EL LUGAR DONDE DEBE REALIZARSE EL TRABAJO.
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Los supervisores de cada uno de los niveles comparten la responsabilidad de una organizacin eficaz, sta tiene ciertos principios:
Cada actividad debe estar organizada para que cumpla su misin. Debe estar organizada en torno de las operaciones necesarias, ms que alrededor de las personas Cada organizacin debe tener lneas de autoridad y responsabilidad claramente establecidas Deber delegarse autoridad suficiente que le permita atender sus responsabilidades

Ningn empleado deber estar sujeto a rdenes que procedan de ms de una fuente
Cada persona debe ejercer funciones que le permitan el pleno uso de sus aptitudes.

Cada supervisor debe tener suficientes subordinados y/o actividades que lo mantengan ocupado, pero jams debe tener ms de lo que pueda dirigir eficazmente.
Cualquier principio de organizacin est sujeto a modificaciones en cuanto a posibilidades y necesidades.
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Divisin del trabajo: Debe decidir cmo quedar divido el trabajo en grupos y sub-grupos, as como la mejor forma de relacionarlos. Asignar y disponer espacio y equipo: Despus que se hayan asignado las labores, quedan detalles como materiales, equipo y espacio para el trabajo, a los que es necesario dividir, asignar y disponer Asignar personal para las labores: Debe organizar el trabajo y asignar empleados del mismo, de modo que las aptitudes se utilicen de la manera ms eficaz.

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LOS SUPERVISORES DEBEN DIRIGIR LAS OPERACIONES DE TRABAJO,


PARA NUESTROS FINES LA PALABRA DIRIGIR SE UTILIZAR EN EL SENTIDO DE COMUNICAR DECISIONES, ORDENES, ORIENTACIONES E INSTRUCCIONES, YA SEAN EMANADAS DE EL O DE LOS NIVELES SUPERIORES

El supervisor tiene la responsabilidad de lograr que se haga el trabajo, de iniciar la accin, de suministrar informacin a sus subordinados dentro de la organizacin. Generalmente ningn supervisor puede llevar a cabo todo el trabajo del que es responsbale, valindose solamente de su esfuerzo personal, tiene que delegar en otros partes adecuadas de su trabajo. La delegacin incluye dar al empleado la autoridad necesaria para lograr que el trabajo se lleve a cabo.
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Para asegurar la accin de los empleados, debe prestarse atencin a la relacin que cada proceso, tarea o actividad guarda con todas las dems. Una vez empezada la actividad de trabajo debe fluir sin

obstculos, sin acciones intiles y la menor cantidad


de demoras posibles. Esto se logra mediante la COORDINACION
La coordinacin del trabajo del supervisor debe hacerla con sus superiores, otros supervisores y con sus subordinados
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a) b) c)

DESARROLLAR UNA CONSTANTE ACTITUD DE JUSTICIA, AMISTAD Y FIRMEZA ESTABLECER NORMAS RAZONABLES DE REALIZACIN. HACER PLANES CUIDADOSOS PARA QUE SE LOGREN LOS OBJETIVOS DEL TRABAJO

d)

HACER QUE LAS CONDICIONES DE TRABAJO SEAN LOS MS SEGURAS Y


AGRADABLES POSIBLES

e)

DAR EJEMPLO DE BUEN TRABAJO, ENTUSIASMO Y OPTIMISMO

f)
g)

ELOGIAR A INDIVIDUOS Y AL GRUPO POR EL TRABAJO BIEN REALIZADO


EMPRENDER UNA PRONTO ACCIN PARA CORREGIR PROBLEMAS Y REMEDIAR MALOS ENTENDIMIENTOS
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PARA LLEVAR A CABO EL CONTROL, EL SUPERVISOR DEBE MANTENER UNA VIGILANCIA ESTRECHA DE TODO CUANTO SUCEDE, EL CONTROL ADECUADO DEPENDE DE UNA CORRIENTE DE INFORMACIN SIGNIFICATIVA, PRECISA Y OPORTUNA QUE SE PRODUZCA DE ARRIBA ABAJO Y DE UN LADO A OTRO DE LA ORGANIZACIN.

La autoridad para la toma de decisiones abarca el poder de dirigir y comprobar lo realizado, desde este punto de vista todo supervisor tiene autoridad para controlar sus operaciones.
El supervisor ejerce control sobre una operacin cuando se asegura de que la misma avanza de acuerdo con el plan y que una vez terminada cumplir con los requisitos del objetivo.
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La mayora de los supervisores conocen cules son sus obligaciones, una de ellas es estar bien informado de todo cuanto sucede en su grupo. Gran parte de su informacin la obtiene mediante sus observaciones personales mientras cumple con sus deberes, sin embargo lo que ve o de lo que se entera hablando con sus empleados quiz no deba ser todo cuanto deba conocer, Necesita un flujo incesante de datos importantes para que pueda revisarlos, compararlos y descubrir si desempea bien su trabajo, debe planificar su propio control, evitando el control excesivo, pero mantenindose en una situacin donde AZA CONSULTORES est haciendo el trabajo requerido.

El desempeo de cualquier trabajo en la empresa origina una relacin laboral y contractual, y para que existan buenas condiciones de trabajo en una seccin u oficina se necesita cumplir con determinadas disciplinas, normas y reglamentos, conforme lo exige la direccin. El supervisor es responsable de los resultados obtenidos por medio del trabajo de otros a quienes dirige. Por tal motivo, debe crear y mantener COOPERACION y lealtad en su grupo de trabajo.
Para iniciar su labor de conquista de voluntades, el supervisor debe formularse algunas preguntas, analizarlas y buscarle adecuada solucin. Por ejemplo:
Qu factores psicolgicos influyen sobre las actividades de trabajadores?

Por qu no todas las personas cooperan? Qu clase de supervisin obtienen los mejores resultados)
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(Cmo obtener la cooperacin de los subordinados)......


Es indispensable inculcar en el trabajador nuevos hbitos de trabajo si queremos conseguir una cooperacin voluntaria
Factores psicolgicos que intervienen en nuestros actos: Los podemos clasificar en los siguientes grupos
1. PARTICIPACION 2. SACRIFICIO HUMANO 3. EXPERIENCIA DE PROGRESO 4. TOLERANCIA Y LIBERTAD DENTRO DEL GRUPO 5. LA CONFIANZA EN SUS DIRIGENTES

se debe buscar que todas las personas de un grupo sientan que sus esfuerzos son importantes para obtener el objeto comn. AZA CONSULTORES

(Cmo obtener la cooperacin de los subordinados)......


Al estudiar los factores psicolgico, nos encontramos con que los premios o sanciones como tales, no crean o destruyen el inters por el trabajo pero si lo hace el modo como se practique. El nivel del entusiasmo se eleva si el grupo sabe por qu se hacen ciertas cosas.

Tambin se recomienda integrar los grupos pequeos con personas que congenien.

La moral del trabajador permancece alta si el esfuerzo colectivo da lugar a un progreso.

Un rendimiento mayor, una mejor seguridad en el trabajo o una responsabilidad. AZA CONSULTORES

(Cmo obtener la cooperacin de los subordinados)......

Si queremos cooperacin es menester crear confiaza en los empleados.

Si el supervisor quiere ser escuchado, credo y aceptado en sus recomendaciones, es preciso que inspire seguridad en su actividad. Su actitud debe ser franca y uniforme.
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TIPOS DE SUPERVISORES
1. SUPERVISOR IDENTIFICADO CON LOS TRABAJADORES Si hablamos con los supervisores acerca de sus tareas, sus Superiores y sus subordinados, observaremos en ellos una gran variedad de actitudes, en algunos casos manifiestan un intenso sentimiento de simpatia hacia el grupo trabajador, e incluso cierta identificacin con los trabajadores.
Barreras fuertes Interaccin mnima

Trabajadores

Interaccin libre

supervisor

jefe

Identificacin fuerte

Fig. 1 Supervisor identificado con el jefe


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TIPOS DE SUPERVISORES
2. SUPERVISOR IDENTIFICADO CON EL JEFE
El supervisor se identifica intensamente con la gerencia y con sus superiores, y mantiene a distancia a sus subordinados.

jefe

Interaccin libre

supervisor

Trabajadores

Identificacin fuerte

Fig. 2 Supervisor identificado con el jefe


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TIPOS DE SUPERVISORES
3. SUPERVISOR IDENTIFICADO CON JEFE Y TRABAJADORES El supervisor se identifica intensamente con la gerencia y con sus superiores, y mantiene a distancia a sus subordinados.

Gran interaccin
Trabajadores

jefe
Libre Interaccin Identificacin Fuerte Libre Interaccin Identificacin Fuerte

Fig. 3 Supervisor identificado con el jefe y los trabajadores

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4.SUPERVISOR NO IDENTIFICADO NI CON EL JEFE NI CON LOS TRABAJADORES

Supervisor aislado de su jefe de departamento y del grupo de trabajo. En estos casos existe un alejamiento considerable respecto a todos los interesados. Si la tarea ha de marchar con un mnimo de contacto directo y de interaccin con los trabajadores, el supervisor ha de permanecer alejado del grupo. jefe
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Estilos de Liderazgo
El mando (supervisor) es la persona encargada de supervisar directamente el trabajo de otros. En este sentido , es uno de los miembros esenciales del equipo administrativo de una empresa

Es el responsable de conseguir la productividad de la manera ms efectiva posible. De atender los objetivos de la empresa, en lo que se relaciona con su actividad y comprender los aspectos de su trabajo que le proporcionan el liderazgo apropiado para quienes estn a su cargo

El Liderazgo se puede definir como La capacidad para lograr objetivos de grupo trabajando con y a travs de las personas
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Estilos de Liderazgo
No todos los lderes o los jefes realizan de igual manera las actividades propias del mando. Esas diferencias corresponden a lo que se ha denominado ESTILOS DE MANDO, y pueden clasificarse de la siguiente manera: A. ESTILO AUTORITARIO AUTOCRTICO (por intimidacin)

PATERNALISTA (Comportamientos amables, diplomticos)

B. ESTILO CONSULTIVO
Toma una decisin tentativa y DISCUTE con los interesados
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Estilos de Liderazgo............
C. ESTILO DEMOCRATICO Sienten una verdadera CONFIANZA en los dems D. ESTILO PERSUASIVO Decide y Vende

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La Comunicacin
Es el proceso mediante el cual las personas se influyen mutuamente a travs de darse informacin, sentimientos, ideas, etc.

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Emisor Mensaje Canal

Receptor.
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Elementos de la Comunicacin
El Emisor: Al emitir un mensaje debe tener en cuenta: Apegarse lo ms posible a la realidad. Sus Habilidades, Recursos Naturales, Escolares, etc. La Exactitud, Claridad y Sencillez. La Empata con el Receptor Debe reunir los siguientes requisitos: Credibilidad Utilidad Claridad Continuidad y Consistencia Adecuacin al medio Disposicin del auditorio. Por su organizacin puede ser: Informales Formales Por su direccin pueden ser: Verticales descendentes Verticales ascendentes Horizontales o de Coordinacin Multidireccionales. Al recibir un mensaje debe tomar en cuenta: El saber escuchar El saber leer El saber discernir La empata con el emisor
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El Mensaje:

El Canal de Comunicacin (Medio):

El Receptor

Esquema de interrelacin de los elementos bsicos de la comunicacin.


EMISOR
MENSAJE CANAL (MEDIO) RETROALIMENTACION RETROCOMUNICACION
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RECEPTOR

El Proceso de la Comunicacin.

Creacin Simbolizacin

Recepcin
Interpretacin Fructificacin.

Transmisin

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Obstculos y Fallas en el Proceso de la Comunicacin.


PASOS
1) Creacin 2) Simbolizacin 3) Transmisin 4) Recepcin 5) Interpretacin 6) Fructificacin

OBSTACULOS
Ideas muy vagas o generales Smbolos pocos claros o ambiguos La persona no muy instruida Interferencias externas. Centro de atencin del tema. Significado que le d a cada persona. Diferencia marcada a la idea formulada al principio.

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Las Barreras a la Comunicacin y Cmo Contrarrestarlas.


Categora de las barreras

1 - Tcnicas o fsicas

2- Semnticas

3 - Administrativas

4- Fisiolgicas

5 - Humanas - Psicolgicas
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Barreras Tcnicas o Fsicas


Factores a Considerar:
Espacio Distancia Fallas Mecnicas Mal Funcionamiento Electrnico. Interferencias Fsicas.

Barreras de Semntica
Factores a Considerar:
Interpretacin Literales. Desciframiento de indicaciones Traducciones Lingsticas Significado de los Smbolos Significado de sugerencias

Barreras Administrativas
Trmites Innecesarios Burocracia

Factores a Considerar:
Jerarquizacin

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Barreras Fisiolgicas
Factores a Considerar:
Deficiencia auditiva

Barreras Humanas Psicolgicas


Factores a Considerar:
No tener en cuenta el punto de vista de los dems Sospecha o aversin

Deficiencia en la visin
Preocupacin o emociones ajenas al trabajo Deficiencia en el habla

Timidez

Sobre valoracin de s mismo


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Causas que contribuyen a formar barreras psicolgicas dentro de la comunicacin son:

Alto status (ttulos) Poder de emplear o despedir Uso del sarcasmo Actitud desptica Crtica punzante Uso de conocimientos precisos y detallados. Facilidad en el uso del lenguaje. Maneras demasiado formales. Apariencia fsica imponente. Interrumpir a los dems cuando hablan.

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Ocho ideas bsicas de cmo contrarrestar las barreras a la comunicacin.


1. Aclaracin anticipada de toda idea antes de comunicarla. 2. Inters en la retroalimentacin. 3. Precisar la verdadera finalidad de la informacin a comunicar. 4. Conocimiento del significado preciso de los conceptos. 5. Utilizacin del lenguaje sencillo y directo. 6. Empleo de mltiples canales de comunicacin. 7. Aprovechamiento oportuno de las situaciones, para comunicar. 8. Reforzar las palabras con hechos.
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QUE ES LA MOTIVACION?
Se define como: El impulso para alcanzar una meta Primordialmente es un proceso mental, una actitud mental que estimula y produce una accin fsica que conduce al logro de un resultado prctico. Qu le da a la gente este impulso?, ?Por qu alguien quiere lograr alguna cosa? Muy

Simple...Para sacar un beneficio del resultado.

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JERARQUIA DE LAS NECESIDADES SEGN MASLOW Y SU NIVEL DE SATISFACCION O INSATISFACCION


NIVEL DE INSATISFACCION

REALIZACION ESTIMA PERTENENCIA SEGURIDAD FISIOLOGICAS

NIVEL DE SATISFACCION
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EL PODER FAMA JERARQUIA

ACEPTACIN

AMOR

RIESGO EXITOS RETOS

OBJETIVOS CLAROS ESTIMA

METAS

RECOMPENSA

ASCENSO RECONOCIMIENTO DINERO SUPERACION

AZA CONSULTORES SALUD

QU ES UN EQUIPO?

La caracterstica ms distintiva de un equipo es que los miembros tienen como principal prioridad el alcanzar los objetivos del equipo. Ellos pueden tener

personalidades fuertes, poseer altamente desarrolladas habilidades especializadas y estar comprometidos con

una serie de objetivos personales que esperan alcanzar a travs de sus actividades; pero, para ellos, el negocio ms

importante a la mano es el xito del grupo en alcanzar


lameta que sus miembros se apoyan unos a otros, colaboran libremente y se comunican abierta y

claramente entre ellos.

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RESULTADOS BENEFICIOSOS DE UN EQUIPO

EL TABAJO EN EQUIPO TRAE COMO RESULTADO BENEFICIOSOS PARA AMBOS:

LOS MIEMBROS DEL EQUIPO Y LA ORGANIZACIN EN LA QUE TRABAJAN.

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BENEFICIO 1: COLABORACION

Las Personas desean trabajar juntas, para apoyarse uno a otro, porque se identifican con el equipo. Ellos desean que el equipo sobresalga y sea exitoso, la competitividad individual se reduce. Por el bienestar del grupo las personas desean hacer ms que un simple cooperar con el otro, ellos colaboran, se involucran voluntariamente en el esfuerzo del equipo.

Las personas han aprendido a apoyarse y confiar unos en otros, comparten lo que saben libremente. Ellos reconocen la importancia que tiene para el equipo que fluya la informacin que cada miembro necesita para desempearse activamente.

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BENEFICIO 2: INFORMACION

La informacin fluye libremente hacia arriba, hacia abajo y a los lados

BENEFICIO 3: UTILIZACION EFICIENTE DE LOS RECURSOS


Hay adems una utilizacin ms eficiente de los recursos, talentos y fortalezas porque las personas se esmeran voluntariamente y comparten con otros miembros del equipo. Cuando un miembro del equipo no est completamente desarrollado en algn conocimiento o habilidad, hay otro que esta ah para llenar ese vaco.
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BENEFICIO 4: DECISIONES Y SOLUCIONES

Tomadas simultneamente, con todos, generando y evaluando ms opciones que las que una sola

persona puede desarrollar. El tiempo necesario para


implementacin se reduce, porque las personas han estado involucradas al desarrollar alternativas juntos y no secuencialmente, v como por lo general sucede.

Las decisiones se toman por consenso, lo que


significa que son usualmente mejores que la que tomara an la persona ms brillante del grupo por s solo.

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BENEFICIO 5: COMPROMISO

Las personas que son responsables


de la toma de decisiones y las soluciones propias y las identifican como se consecuentemente

sienten comprometidos para llevarlas


acabo exitosamente. Lo miembros del equipo siente un fuerte compromiso hacia el equipo como tal y no lo

dejarn fracasar

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BENEFICIO 6: CALIDAD

Hay un aprecio por alcanzar la calidad y perfeccin, porque los empleados sienten que son parte del esfuerzo del equipo y desean que su equipo se vea tambin como sea posible. Adems como resultado de la colaboracin entre los miembros del equipo, ellos se aseguran que cada miembro tenga lo que necesita del equipo para lograr el mejor trabajo posible

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AZA CONSULTORES

QUIEN ES EL CLIENTE?
Es quien provee los recursos para que las empresas produzcan , l es quien consume los productos servicios, l es quien aprueba, desaprueba y dicta el curso que debe seguirse.

No solo es parte de la empresa, sino adems, la persona ms importante de la empresa y quien toma las decisiones ms trascendentales para la misma.

Usted es el cliente? Gracias a usted tengo sueldo!

Mi empleo existe gracias a mis cliente.

AZA CONSULTORES

PENSANDO EN EL CLIENTE
Un cliente no depende de nosotros, nosotros dependemos de l

El cliente no es una interrupcin, si no nuestro objetivo.

Sin clientes tendamos que cerrar las puertas de nuestros negocios.

AZA CONSULTORES

MANEJO DE CLIENTES DISGUSTADOS


Escuche con atencin la queja. Ofrezca disculpas

Repita la queja y asegrese de haber escuchado en forma correcta.

Dese por enterado de los sentimientos del cliente (enojo, frustracin, decepcin, etc.) Pida al cliente ayuda para solucionar el problema y explique qu har para corregir el problema.

Agradzcale al cliente el haberle dado a conocer el problema.


AZA CONSULTORES

Entonces...... Qu esperan de nosotros, nuestros clientes?


Amabilidad:
Es la mas bsica de las expectativas del cliente, generalmente asociada con un trato cortz y cordial.

Opciones y Alternativas:

Soluciones:
Los clientes esperan que solucionen sus problemas y les satisfagan, no que les den excusas o mas problemas.

Los clientes esperan creer que siempre hay varias maneras de conseguir lo que desean.

Comprensin y Empata:
El cliente espera que quien le sirve, lo comprenda y aprecie sin prejuicios, ni condiciones.

Equidad:
Conocer:
El cliente espera que quien le atiende, le pueda orientar e instruir, sobre productos, precios, polticas, servicios, etc. AZA CONSULTORES La mayora de clientes, le darn importancia a que usted no demuestre preferencias o favoritismos por otras personas.

EL CICLO DE CALIDAD DE SERVICIO AL CLIENTE REQUIERE


Primer Paso:
Transmitir una actitud positiva a los demas. Segundo paso: Identificar, las expectativas de sus clientes.

Tercer Paso: Ocuparse de las expectativas de sus clientes.


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Cuarto Paso: El cliente que atendi, regresa a la empresa.

TRATE A SU CLIENTE COMO UN INVITADO


Saldelo

cordialmente, hgalo sentir cmodo y a gusto. contacto visual. por haber entrado, llamado o visitado.

Establezca

Agradzcale Pregntele Escchelo Aydele

en que puede servirle, averige qu espera. atentamente, concntrese, no se divague.

a obtener lo que quiere, no olvide que sus clientes tienen mltiples

necesidades.
Invtelo

a que regrese, dgale que siempre ser bienvenido.

AZA CONSULTORES

El cliente va a evaluar la calidad de servicio de la empresa a travs de diferentes factores:


Accesibilidad a la informacin. Cortesa y actitud del personal. Rapidez de atencin. Competencia para realizar las tareas. Honestidad para entregar el servicio prometido o contratado. Apariencia de las instalaciones. Tecnologa aplicada en los equipos. Atencin post venta.

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7 PECADOS CAPITALES DEL SERVICIO.


Cmo Asegurarse de Perder un Cliente:
1.

APATIA: Actitud de no importarle nada al cliente, mostrar aburrimiento, no recordar que su trabajo, es
servir y no estar cmodo.

2.

DESAIRE: Tratar de deshacerse del cliente o de Taparle la boca, sin prestar atencin a su necesidad o
problema.

3.

FRIALDAD: Laconismo, antipata, precipitacin, impaciencia u hostilidad con el cliente; darle a entender al
cliente Por Favor Retrese.

4.

AIRE DE SUPERIORIDAD: Tratar al cliente con un aire de proteccin o de menosprecio,


hacindole sentir Pobrecito, usted no sabe!

5. 6.

ROBOTISMO: Gracias.....que tenga buen da.....EL PROXIMO. PREFERITISMOS: Colocar las reglas, por encima de la satisfaccin del cliente, sin ninguna discrecin
para excepciones o el sentido comn.

7.

EVASIVAS: Eso no es mi culpa..... El problema es de produccin.... Nosotros no hacemos eso aqu....


Tiene que hablar con mi jefe.... Yo no puede darle esa informacin, etc....etc....

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Algunos aspectos importantes de la organizacin y responsabilidad del mando medio o supervisor


. ORDEN Y LIMPIEZA
EL ASPECTO DE LAS INSTALACIONES DAN IDEA DE LA GESTIN DE UNA EMPRESA. ES UN PUNTO PARA LAS EMPRESAS QUE INICIEN UN PROCESO DE MEJORA, DESEEN AVANZAR EN UNA GESTIN DE CALIDAD TOTAL CONSERVAR MATERIALES INNECESARIOS OCUPA ESPACIO Y GENERA COSTES INTILES A PESAR DE SER CONCEPTOS SENCILLOS RESULTA DIFCIL SU PUESTA EN PRCTICA. EST INTIMAMENTE LIGADO CON LOS PILARES DE LA GESTIN Y LA DISCIPLINA DE LA EMPRESA. UNA DEFICIENTE ORGANIZACIN DEL LUGAR DE TRABAJO ES SNTOMA DE HBITOS RELAJADOS Y ANTESALA DE PROBLEMAS MS IMPORTANTES, MOTIVACIN, CONTROL DE CALIDAD, EFICACIA EN LOS PROCESOS... ES RESPONSABILIDAD DE TODOS

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ORGANIZACINEN EL DA A DA POCO A POCO SE ACUMULAN A NUESTRO ALREDEDOR GRAN CANTIDAD DE COSAS QUE NO EMPLEAMOS Y QUE DIFICULTAN NUESTRO TRABAJO.

OBEDECEN A CONSERVAR POR SI ACASO....

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ORGANIZACINCONSISTE EN IDENTIFICAR, CLASIFICAR Y SEPARAR LOS MATERIALES NECESARIOS DE LOS INNECESARIOS Y DESPRENDERSE DE STOS. SLO SE DISPONE DE LOS MATERIALES NECESARIOS. MATERIAL INNECESARIO ES TODO AQUELLO QUE NO SE UTILIZA Y NO SE PREV UTILIZAR EN EL FUTURO.

NO ES:
DEFINIR UNA NUEVA DISTRIBUCIN DE MQUINAS O UN MTODO PARA PLANIFICAR LA PRODUCCIN DEFINIR LAS TAREAS O RESPONSABILIDADES DE CADA UNO.

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ORGANIZACINEL MATERIAL INNECESARIO: DIFICULTAN EL FLUJO DE PROCESOS COMPLICAN LAS OPERACIONES DE LOS TRABAJADORES; MLTIPLES MANIPULACIONES. COMPLICAN LA BSQUEDA DE ELEMENTOS NECESARIOS.

IMPIDEN LA MEJORA DE DISTRIBUCIN EN PLANTA, EXPANSIN DE LA ACTIVIDAD E IMPLANTACIN DE OTRAS NUEVAS.


CAUSAN ACCIDENTES SON DESPERDICIO: EMPLEO DE REURSOS DE ALMACENAMIENTO ADICIONALES COSTES DE FINANCIACIN DETERIORO PROGRESIVO Y PRDIDA DE VALOR

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ORGANIZACIN-

PROPSITO
DISPONER EN LA ACTIVIDAD DIARIA SLO DEL MATERIAL NECESARIO TENER IDENTIFICADO Y SEPARADO EL MATERIAL INNECESARIO DEL NECESARIO EVITAR RETROCESO DE LA MEJORA CONSEGUIDA, IDENTIFICANDO SLO EL MATERIAL NECESARIO QUE DEBE HABER EN EL PUESTO.

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-ORDEN-

CADA COSA EN SU SITIO Y UN SITIO PARA CADA COSA


UNA VEZ ELIMINADO LO INNECESARIO,
SE ESTABLECE EL MODO EN QUE DEBEN UBICARSE E IDENTIFICARSE LOS MATERIALES NECESARIOS, DE MANERA QUE SEA FCIL Y RPIDO ENCONTRARLOS, UTILIZARLOS Y REPONERLOS POR CUALQUIERA LA UBICACIN DEL MATERIAL DEPENDE DE LA FRECUENCIA DE USO LA IDENTIFICACIN ES UNA CONDICIN PARA EL ORDEN.

NO ES:
DISPONER LAS COSAS DE FORMA ESTTICA.

ES NECESARIO PORQUE:
EXISTEN PRDIDAS DE TIEMPO EN BUSCAR Y LOCALIZAR PIEZAS, HERRAMIENTAS, MATERIALES,... GASTO DE DINERO EN:
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-ORDEN-

ES NECESARIO PORQUE:

EXISTEN PRDIDAS DE TIEMPO EN BUSCAR Y LOCALIZAR PIEZAS, HERRAMIENTAS, MATERIALES,...


GASTO DE DINERO EN:

COMPRAR MATERIALES QUE NO SE LOCALIZAN REEMPLAZAR MATERIAL DETERIORADO POR MAL ALMACENAMIENTO ...
IMAGEN NEGATIVA DE LUGAR DESORDENADO

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ORDENFIN PERSEGUIDO:
TODOS CONOCEN DONDE ENCONTRAR MATERIALES. NECESARIOS PARA SU TRABAJO ACCESO, USO Y DEVOLUCIN DE ESTOS MATERIALES SEA FCIL, CMODO Y RPIDO REDUCIR O ELIMINAR TIEMPOS DE BSQUEDA, USO Y DEVOLUCIN DE MATERIALES REDUCIR ERRORES HUMANOS EVITAR INTERRUPCIONES DE PROCESO REDUCIR TIEMPOS DE CAMBIO REDUCIR STOCKS

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-LIMPIEZA-

MEJOR QUE LIMPIAR ES NO MANCHAR


BSICAMENTE ES CUIDAR DEL MATERIAL NECESARIO Y DEVOLVERLO A SUS CONDICIONES DE FUNCIONAMIENTO CONSISTE EN: IDENTIFICAR Y ELIMINAR LAS FUENTES DE SUCIEDAD, LUGARES DIFCILES DE LIMPIAR, PIEZAS DETERIORADAS Y DAADAS Y LOS APAOS DE FORMA QUE TODOS LOS MEDIOS SE ENCUENTREN EN PERFECTO ESTADO DE USO HACER VISIBLES LAS ANOMALAS Y CORREGIRLAS MANTENER EN BUEN ESTADO REQUIERE ESTABLECER O NORMALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS DE LIMPIEZA

NO ES:
LIMPIAR Y SLO LIMPIAR POR ESTTICA BUSCAR A UNA EMPRESA QUE LIMPIE POR NOSOTROS LOS SBADOS SI NO PODEMOS HACERLO.
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-LIMPIEZAES NECESARIO CUANDO:


DESCONOCIMIENTO DEL EQUIPO POR PARTE DE OPERARIOS DIFICULTAD EN LA DETECCIN DE LOS SNTOMAS DE AVERAS ZONAS DIFCILES Y/O PELIGROSAS DE LIMPIAR REALIZACIN DE ZAFARRANCHOS DE LIMPIEZA ENSUCINDOSE DE NUEVO RPIDAMENTE ACEPTACIN DE LA SITUACIN CONVIVIENDO CON LA SUCIEDAD ESCASA ATENCIN A LOS DETALLES DERIVA EN: IMAGEN GENERAL DE ABANDONO DEFECTOS PERMANECEN OCULTOS PENOSIDAD EN TRABAJOS SIMPLES MAYOR NMERO DE ACCIDENTES
AZA CONSULTORES

-LIMPIEZAPROPSITO: QUIEN LLEGA A TRABAJAR A UN PUESTO, SE LO ENCUENTRA LIMPIO Y TODO EN PERFECTO ESTADO DE USO. EL CONOCIMIENTO DE LOS OPERARIOS DE SUS MQUINAS MEJORA DA A DA SE DEVUELVE EL EQUIPO A SUS CONDICIONES BSICAS DE FUNCIONAMIENTO

LAS ANOMALAS SE HACEN VISIBLES ANTES DE QUE PROVOQUEN AVERAS O


DEFECTOS AUMENTAR EL SENTIMIENTO DE ORGULLO, SATISFACCIN Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

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-CONTROL

VISUAL-

UNA IMAGEN VALE MS QUE MIL PALABRAS


ES DIFCIL MANTENER LOS PASOS ANTERIORES CONSISTE EN: CUALQUIERA PUEDE DISTINGUIR UNA SITUACIN NORMAL DE OTRA ANORMAL, MEDIANTE NORMAS SENCILLAS Y VISIBLES PARA TODOS. FACILITAR EL CONTROL POR EXCEPCIN REQUIERE ESTABLECER EL CMO ACTUAR PARA CORREGIR LAS ANOMALAS

NO ES:
HACER QUE EL REA DE TRABAJO PAREZCA MS VISTOSA. PODER CONTROLAR FCILMENTE LO QUE HACE CADA EMPLEADO
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-CONTROL
ES NECESARIO CUANDO SE DESCONOCE:

VISUAL-

SI APARECEN NUEVOS MATERIALES INNECESARIOS SI ESTN TODOS LOS ELEMENTOS NECESARIOS O FALTA ALGUNO

SI LOS ELEMENTOS NECESARIOS ESTN EN SU SITIO CORRECTO


SI EXISTE MS O MENOS CANTIDAD DE LO NECESARIO SI SE CUMPLEN PROCEDIMIENTOS DE LIMPIEZA SI ESTN TODOS LOS MEDIOS DE LIMPIEZA Y EN SU SITIO SI LOS INDICADORES ESTN POR ENCIMA O POR DEBAJO DE LOS VALORES ADECUADOS EL ESTADO DE FUNCIONAMIENTO DE LAS MQUINAS E INSTALACIONES.

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-DISCIPLINA

Y HBITO-

POR MUCHO QUE NOS ESFORCEMOS PARA MANTENER LA ORGANIZACIN, EL ORDEN Y LA LIMPIEZA, SIEMPRE VOLVEMOS A LA SITUACIN INICIAL. NUESTRO PROBLEMA ES QUE NO HAY SUFICIENTE DISCIPLINA EN LA EMPRESA

CONSISTE EN:: TRABAJAR PERMANENTEMENTE DE ACUERDO CON LAS NORMAS ESTABLECIDAS HACER DE LA ORGANIZACIN, ORDEN Y LIMPIEZA UNA PRCTICA DIARIA EN LA EMPRESA, ASUMIDA POR TODOS. LA REALIZACIN DE EVALUACIONES PERIDICAS. AYUDA A IDENTIFICAR DESVIACIONES Y NUEVAS OPORTUNIDADES DE MEJORA. ASUMIR EL COMPROMISO DE TODOS PARA MANTENER Y MEJORAR EL NIVEL DE ORGANIZACIN, ORDEN Y LIMPIEZA.

NO ES:
ESTABLECER MEDIDAS DISCIPLINARIAS PARA EL QUE NO CUMPLE CON LO ESTABLECIDO
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-DISCIPLINA
NECESARIO CUANDO:

Y HBITO-

EMPIEZAN A APARECER INNECESARIOS, ESCONDINDOSE POR LAS ESQUINAS Y AMONTONNDOSE. PROPSITO: MANTIENE VIVA LA CONCIENCIACIN DE TODOS LOS QUE TRABAJAN EN EL REA HACIA LA ORGANIZACIN, ORDEN Y LIMPIEZA FORMACIN CONTINUA DEL TRABAJADOR. A TRAVS DE LA EJECUCIN DISCIPLINADA DE LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SE CREA EL HBITO.

PARA LOGRARLO:
SE PRETENDE QUE TODOS LOS QUE TRABAJAN EN EL REA CONOZCAN EL NIVEL EXISTENTE DE ORGANIZACIN, ORDEN Y LIMPIEZA. LAS CAUSAS DE DESVIACIN RESPECTO AL OBJETIVO MARCADO Y QUE ACTE EN CONSECUENCIA.

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IMPLANTACIN EFICAZ
CONDICIONES BSICAS COMPROMISO CLARO DE LA DIRECCIN, DESDE EL CONVENCIMIENTO QUE LA ORGANIZACIN, ORDEN Y LIMPIEZA ES UNA DISCIPLINA BSICA PARA LA MEJORA CONTINUA EN GESTIN RELACIONES FLUIDAS ENTRE LA DIRECCIN Y LOS EMPLEADOS SELECCIN ADECUADA DEL REA
FACTORES DE XITO IMPLICAR A TODOS ATENDER LAS IDEAS DE LAS PERSONAS QUE TRABAJAN EN EL REA RESPETO AL MTODO DE IMPLANTACIN VOLUNTAD FIRME DE CAMBIAR LA SITUACIN IMPLICACIN VISIBLE DE LOS DIRECTIVOS CULTURA DE TRABAJO EN EQUIPO NO ESCATIMAR RECURSOS PARA LA MEJORA CELERIDAD EN LA EJECUCIN DE LAS ACCIONES

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