CLASIFICACI N DE ARCHIVOS

SISTEMAS DE REGISTRO Y CLASIFICACIN DE ARCHIVOS: Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto. - Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente. - Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y colocados en carpetas. Los sistemas de archivo ms usuales son: el Alfabtico. Cronolgico, geogrfico, por asunto, numrico y numrico en serie o decimal.

Sistema alfabtico
El uso de este sistema es el ms frecuente y fcil de entender; se puede llevar a cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar alfabticamente los nombres. El sistema alfabtico permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa sta. Para la utilizacin de este mtodo ser necesario determinar una palabra principal u ordenatriz que ser la que defina el criterio de ordenacin, por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.

Pero existen excepciones que podran complicar la clasificacin, para ello, se debern tener en cuenta las siguientes normas aplicadas a estas excepciones:

 Si vamos a clasificar personas atendiendo a su primer apellido y ste es el mismo en las dos, se usar el segundo apellido como elemento clasificatorio. Si se repitiesen usaremos el nombre como palabra ordenatriz. Si este tambin fuese igual usaremos otra palabra , como por ejemplo, la poblacin o la calle de residencia de cada una de ellas.
Cuando los apellidos son compuestos, por ejemplo, Maria del Mar Carrero LpezSerrano, se considerarn los apellidos por separado, es decir, como si la persona tuviese tres apellidos en lugar de dos. Tampoco se tendrn en cuenta a efectos de clasificacin las partculas: de, la, el e y, como por ejemplo: Julin de Heras Fernndez. A todos los efectos de clasificacin ser considerado como Julin Heras Fernndez. Cuando se trata de clasificar nombres de empresas, la norma es elegir como palabra ordenatriz el primero de los sustantivos que contenga el nombre completo de la empresa, seguidamente, se indicarn el resto de los trminos separados mediante una coma, por ejemplo, RMG Industrial, se clasificar como RMG, Industrial. Otro ejemplo de clasificacin podra ser: El Corte Ingls, S.A. se clasificara como Corte Ingles El, S.A.

 Si el nombre de la empresa contiene un nombre propio o una zona geogrfica determinada, por ejemplo, Manuel Mantn, S.L. o Persianas Arganda, S.A. se clasificar el documento por el nombre propio o por el nombre de la zona geogrfica, es decir, Manuel Mantn, S.L. y Arganda Persianas, S.A. Existen nombres de empresas que empiezan por palabras como: Sobrinos, Herederos,Hijos, Sociedad, Compaa, Almacn, etc., o abreviaturas o partculas como de, el,Ca., S.A., etc. La norma es no considerarlas a efectos de clasificacin. Cuando el nombre de la empresa est formado por nombre propios, por ejemplo: Garca Carrin, S.A. el criterio de clasificacin ser idntico que el usado para personas. Si vamos a clasificar Organismos Oficiales, usaremos para su clasificacin su denominacin general

Las empresas con nombre abreviados, se clasificarn segn su nombre completo, salvo aquellas cuya abreviatura sea conocida internacionalmente. Cuando el nombre de una empresa comience por un artculo, ste no se tendr en cuenta a efectos de clasificacin

Sistema Geogrfico
En este sistema la clasificacin es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabtico de regiones, territorios, estados, provincias, etc. Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar: 1. Pas 2. CCAA 3. Provincia 4. Municipio Sistema cronolgico Este sistema se lleva tomando en consideracin la fecha de expedicin de los documentos. En el caso de papeles con la misma fecha, ser necesario recurrir a la ayuda del sistema alfabtico. Los documentos se ordenan tomando en cuenta primero el ao, despus el mes y por ltimo, el da. Sistema de archivo por asuntos La clasificacin que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideracin el nombre de la empresa remitente.

Sistema numrico
Permite clasificar documentos asignando a stos un nmero correlativo de n cifras, para ello, cada documento deber llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente. Podrn utilizarse colores, ndices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificacin.

Sistema decimal
Mediante este sistema se realizan 10 grupos y a cada uno de ellos se le asignar un nmero del 0 al 9. Adems, cada uno de los grupos podr subdividirse en otros 10 ms, representndose cada uno de ellos mediante un nmero de dos cifras; la primera siempre nos indicar el grupo inicial al que pertenece. A su vez, cada uno de los grupos de segundo nivel podr subdividirse en otro de tercer nivel, de esta manera, el nmero ahora contendr tres dgitos: el primero identificar al primer grupo, el segundo al segundo grupo y el tercero ser un nmero comprendido entre 0 y 9. De la misma manera se podran realizar tantas clasificaciones y subclasificacaciones como sean necesarias. Este sistema permite la clasificacin y el archivo de grandes cantidades de documentos, se suele usar en, por ejemplo, bibliotecas, aseguradoras, etc.

Veamos un ejemplo de clasificacin de una agencia de viajes: GRUPO 1 Viajes Nacionales. Viajes al Extranjero. Viajes de Empresa. El grupo 1 podra subdividirse en un subgrupo 1, quedando de la siguiente forma: Costa. Interior. Montaa. Si subdividimos el subgrupo 1.1 lo podramos clasificar en: 110. Norte. 111. Este. 112. Oeste Es decir, el cdigo 110. Representara la documentacin relativa a: Viajes Nacionales --> Costa --> Norte.

La ventaja principal de este sistema radica en que sta podr ser ilimitada, por el contrario, debemos disponer de un archivo auxiliar con la identificacin de texto asociada a cada valor numrico.