CONTABILIDAD DE ACTIVOS

SEMINARY INVENTORY I
INEYDA HERRERA PUERTO KAREN MADIEDO RODRGUEZ LUISA PATERNINA JIMNEZ YURANIS RODRGUEZ CASTAO

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS CONTADURA PUBLICA DIURNA IV SEMESTRE

 MARCO CONCEPTUAL/CONCEPTUAL FRAMEWORK PARTIDAS QUE SE INCLUYEN Y SE EXCLUYEN/ ITEMS INCLUDED AND EXCLUDED. NORMAS CONTABLES/ACCOUNTING STANDARDS. REPOSICIN DE INVENTARIOS/REPLACEMENT OF INVENTORIES. INVENTARIOS IMPORTADOS/INVENTORY IMPORTED. SISTEMA DE INVENTARIO PERIDICO/PERIODIC INVENTORY SYSTEM. SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE/PERMANENT INVENTORY SYSTEM. DIFERENCIAS ENTRE LOS SISTEMAS DE INVENTARIOS / DIFFERENCES BETWEEN THE INVENTORY SYSTEMS. CONTROL INTERNO/INTERNAL CONTROL.

Inventories represent material goods intended for sale in the ordinary course of business, as well as those who are in the production process or to be used or consumed in the production of others who are to be sold. D.L 2649/1993

Los inventarios representan bienes materiales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, as como aquellos que se hallen en proceso de produccin o que se utilizarn o consumirn en la produccin de otros que van a ser vendidos. D.L 2649/1993

Inventory for a merchandising business consists of the goods available for resale to customers. However, retailers are not the only businesses that maintain inventory. Manufacturers also have inventories related to the goods they produce. Goods completed and awaiting sale are termed "finished goods" inventory. A manufacturer may also have "work in process" inventory consisting of goods being manufactured but not yet completed. And, a third category of inventory is "raw material," consisting of goods to be used in the manufacture of products. Principles of

El Inventario para un negocio de comercializacin consiste en los bienes disponibles para la venta a los clientes. Los fabricantes tambin tienen inventarios relacionados con los bienes que producen. Antes de la venta se denominan inventario de "productos terminados". Un fabricante tambin puede tener inventario de "trabajo en proceso" . Y, una tercera categora de inventario es "materia prima". Principles of

ACTIVO

Bienes corporales. Destinados para la venta en el curso normal de los negocios. Pueden ser usados en el proceso de produccin. Mercancas entregadas en consignacin.

INVENTARIO

Bienes y derechos adquiridos por la empresa que no estn destinados para la venta. Mercancas recibidas en consignacin.

EMPRESAS INDUSTRIALES
1405 Inventario de materia prima. 1410 Productos en proceso. 1430 Productos terminados. 1460 Envases y

EMPRESAS COMERCIALES
1435 Mercanca no fabricada por la empresa. 1460 Envases y empaques.

EMPRESAS DE SERVICIOS 1455 Materiales, repuestos y accesorios.

SE INCLUYEN: Materia prima. Productos en proceso. Productos terminados. Mercanca en trnsito. SE EXCLUYEN: Materiales y suministros. Mercancas recibidas en Mercancas entregadas en Consignacin. consignacin. Activos a largo plazo sujetos a depreciacin, o los artculos que al usarlos sern as clasificados

Mercanca en trnsito/ Goods in transit

Son las mercancas que no estn fsicamente en el almacn, pero ya estn pagadas, es decir, le pertenecen a la empresa, por lo tanto se deben incluir en su inventario aun cuando dicha mercanca no haya llegado. Conocimiento de embarque de la mercanca.

Recibo de mercancas en trnsito.

MERCANCA EN Cdigo Nombre Debe Haber TRNSITO 146505 Inventarios 1.050.000 Almacenes la Sortija Ltda. en trnsito (Rg. Comn de 240802 IVA 168.000 Cartagena) compra descontable mercanca con valor de $1.050.000 ms IVA del 236540 Rete Fte por 36.750 16% a Anillo S.A. (R.C. de compras Pasto) y se avisa que ya 111005 Bancos 1.181.25 se ha hecho el embarque 0 pero an no ha llegado a A los tres das siguientes ha llegado la mercanca a la la empresa. empresa. Cdigo Nombre Debe Haber
143505 146505 Mercanca no fabricada por la empresa Inventarios en trnsito 1.050.000 1.050.000

Art. 12 Realizacin y causacin.

Al registrar una venta, el ingreso se considera causado en el perodo de la entrega de la mercanca, independientemente de la fecha de cobro de la factura. La razn, es el principio de realizacin.

Art. 13 Asociacin. Se presenta en el sistema permanente, al momento de causar el costo de venta para asociarlo al ingreso, producto de dicha venta.

Art. 15 Revelacin plena. Debe revelar el mtodo que se aplica para evaluar los inventarios.
Art. 16 Importancia Relativa o materialidad. En los inventarios se hace un conteo fsico, por medio de ste se determinan los sobrantes y faltantes y dependiendo del resultado ser diferente el registro contable en cada caso.

Art. 17 Prudencia. En los inventarios se realizan provisiones, para preparar a la empresa frente a prdidas futuras. Art. 9 Perodo Los inventarios deben ser registrados en el periodo en el que se realiz el hecho econmico.

Elementos que permiten una objetiva decisin de compra: La cantidad a pedir. Los puntos mximos y mnimos de reposicin. Segn la evolucin de las mercancas en la tarjeta de control.

CANTIDAD A PEDIR Factores permanentes:

Factores circunstanciales :
La oferta y demanda de la mercanca en el mercado. La demanda requerida por la empresa. El alza en los precios. Problemas de almacenaje. Problemas de transporte . Promedio diario (PD) de mercancas que se necesitan para sostener volmenes de ventas. El nmero de das (N) que se demora la mercanca en llegar al almacn.

CP. = PD *N Cp. = CMV * N/n

CP: Cantidad a pedir. PD: Promedio Diario. N: Numero de das que se demora la mercanca en llegar. Cp: Costo del pedido. CMV: Costo de mercanca vendida en el perodo. n: Periodo en el cual fue vendida la mercanca.

EXISTENCIAS MNIMAS Permite sostener el ritmo

de ventas en un mnimo periodo de tiempo (15 das). Solo si el pedido de la mercanca se haya hecho oportunamente y el tiempo que se demore en llegar no sea mayor de 2 meses.

Punto de reposicin mnimo (PRM):

Cundo se debe hacer el pedido de la mercanca.

PRM: MNIMO + CP

EXISTENCIAS MXIMAS
MXIMO: MIN + 2CP
Punto de reposicin mximo (P.R.MAX.) Momento en que se debe hacer el nuevo pedido.

MNIMO: PD*15 Das.

P.R.MAX.= MIN + 2CP

Reposicin de Inventarios / Inventory Replenishment

Almacenes la Sortija Ltda. Vende un promedio diario de 30.000 unidades. Costos de $450.000 diario. Costo Unitario: $15 En el perodo de $13.500.000 Costo de Venta: $19 Volumen de ventas: $570.000 diarios En el perodo de $17.100.000

Si la mercanca se demora en llegar al puerto de llegada 60 das, se tiene que programar as: CP=PD*N 30.000 * 60=1.800.000 Cp= CMV*N/n = $17.100.000 * 60/30= $34.200.000 Mnimo=PD*15 das 30.000*15= 450.000 PRM= Mnimo+CP 450.000 + 1.800.000= 2.250.000 MXIMO= MIN+2 CP 450.000+ 2(1.800.000)=4.050.000

Costo corresponde a: Valor de la factura del proveedor del exterior en la moneda extranjera. Los ajustes por diferencia de cambio de moneda extranjera. Gastos de nacionalizacin (excepto IVA). Gastos bancarios cuando se respalde por una carta de crdito. Fletes y seguros terrestres. Otros gastos diferentes de los anteriores.

Condiciones en las compras del exterior FOB (Free On Board): Libre a bordo. Vendedor corre con todos los gastos hasta que la mercanca se situ a bordo. C.I.F. (Cost Insurance and Freight): Costo seguro y flete. El vendedor correr con todos los gastos hasta el punto indicado en el contrato para que el comprador reciba la mercanca. C & F (Cost and Freight): costo y flete. El costo y flete corrern por cuenta del vendedor y el seguro por cuenta del comprador.

Permiten determinar los costos de las mercancas, materias primas, materiales o suministros, para la confeccin del estado de resultados de un ejercicio contable.

Sistema peridico o analtico. Sistema permanente o perpetuo.

Este sistema (Juego de Inventarios) se utiliza en empresas en las cuales el volumen de ventas, de productos cuyos precios unitarios relativamente bajos, es muy grande cada da, lo que dificulta la consulta del valor de costo de estos bienes. Prohibido para empresas obligadas a firmar sus declaraciones por un Contador Pblico o Revisor Fiscal (Ley 174/1994). Para la determinacin del costo de ventas de este sistema, se requiere conocer los siguientes elementos:
(+) Inventario inicial (1435) (+) Compras (6205) (-) Devoluciones en Compras (6225) (+) Fletes (6205) = Mercanca disponible para la venta (-) Inventario final (1435) = Costo de mercanca vendida en el perodo (6135)

1. Purchases / Compras

Stores la sortija Ltd. (common regimen Cartagena) began operations on July 2011, in August bought on credit goods for 4,500,000, 16% IVA to Diamond SA (major contributor from Medellin).
Code
620501 240802 220501

Account
Purchase of goods Iva discountable Suppliers

Debit
4.500.000 720.000

Credit

5.062.500

236540

Retention by purchase 3.5%

157.500

2.

Fletes en compras / Freights on purchases

Son un costo adicional originado por el transporte desde la bodega del proveedor hasta la bodega del cliente. Se pagan fletes por separado a la empresa Transcar S.A. por un monto de $120.000.
Cdigo
620501 111005 236525

Cuenta
Compras de mercancas Bancos Retencin servicios transporte 1%

Dbitos
120.000

Crditos
118.800 1.200

3. Devoluciones en compra / Returns on purchases

Almacenes La Sortija Ltda. (Rgimen comn de Cartagena) de la compra que realiz, devolvi $820.000. Cdigo Cuenta Debe Haber
220501 236540 622536 240802 Proveedores Devolucin retenciones Devoluciones en compras IVA devuelto en compras 922.500 28.700 820.000 131.200

4. Venta de mercancas / Sale of goods Almacenes la Sortija Ltda. (Rgimen Comn de Cartagena) el 7 de Octubre de 2011, vende de a crdito a El Omnipotente Ltda. (Rgimen Comn de Cartagena) Mercanca por valor de $3.250.000 ms IVA del 16%.
Cdigos 130505 135518 135515 413501 240801 Cuenta Clientes Rete ICA 7x1000 Retencin en la fuente Ingresos operacionales IVA generado Debe 3.633.500 22.750 113.750 3.250.000 520.000 Haber

5. Devolucin en venta / Returns for sale El 10 de Octubre de 2011 a Almacenes la Sortija Ltda. (Rgimen Comn de Cartagena) le devuelven el 20% de la mercanca vendida a El Omnipotente Ltda. (Rgimen Comn de Cartagena). Cdigo Cuenta Debe Haber
417501 240801 135515 135518 Devoluciones en ventas IVA generado Retencin en la fuente Rete ICA 650.000 104.000 22.750 4550

130505

Clientes

726.700

Descuentos comerciales / Business discounts Representan una deduccin sobre el precio de lista de una mercanca que el proveedor ofrece con el objetivo de atraer clientes.
6.

El valor del descuento no figura en los libros del vendedor ni en los del comprador, pues, en ambos casos, el registro se efecta por el precio neto de la factura.

Almacenes La Sortija Ltda. (Reg. Comn de Cartagena) Compra materia prima a crdito $34.000.000 a La Sabana S.A. (Gran contribuyente de Barranquilla), el cual le otorga un descuento comercial del 12%. Precio de venta $34.000.000 Descuento comercial 12% (4.080.000) Valor neto $29.920.000
Cdigo Cuenta Debe Haber

621005
240802 236540

Compras de materias primas

IVA descontable Retencin por pagar

29.920.000
4.787.200 1.047.200

220501

Proveedores

33.660.000

6. Descuentos comerciales
Registro para vendedor:
Cdigo 130505 135515 240801 413501 Cuenta Clientes Retenciones en la fuente IVA generado Ingresos operacionales Debe 33.660.000 1.047.200 4.787.200 29.920.000 Haber

Descuentos Financieros (Descuentos por pronto pago) Ofrecidos por los vendedores a sus clientes con el objetivo de inducirlos a pagar la factura antes de su fecha de vencimiento. Se emplean las siguientes anotaciones: 5/20, n/30. EJEMPLO: Almacenes La Sortija Ltda. (Reg. Comn de Cartagena) el 6 de Marzo de 2013 vendi mercancas a crdito por $26.500.00 a El Bolita Ltda. (Gran contribuyente de Medelln), y le otorg un descuento por pronto pago del 4% porque pag dentro de los 20 das siguientes. Dcto financiero: $26.500.000 x 0.04 = $1.060.000
7.

Registro de la Compra:
Cdigo Cuenta Debe Haber

620501
240802 236540 220501

Compra de mercancas
IVA descontable Retencin por pagar Proveedores

26.500.000
4.240.000 927.500 29.176.500

236701

Rete Iva

636.000

Pago de la mercanca con el descuento.

Cdigo 220501
421040 111005

Cuenta Proveedores
Descuentos comerciales condicionados Bancos

Debe 29.176.500

Haber
1.060.000 28.116.500

Descuentos Financieros / Financial discounts Registro Vendedor: El valor de la factura, ms el IVA, menos la retenciones asciende a: $ 29.176.500.
7.

Cdigo 111005
530535

Cuenta Banco
Descuentos comerciales condicionados Clientes

Debe 28.116.500
1.060.000

Haber

130505

29.176.500

8.

Costo de Venta / Cost of Sales

(+) Inventario inicial (1435) XX (+) Compras (6205) XX (-) Devoluciones en Compras (6225) (XX) (+) Fletes (6205) XX = Mercanca disponible para la venta XXX (-) Inventario final (1435) (XX) = Costo de mercanca vendida en el perodo XXX

Costo de Venta Almacenes la Sortija Ltda. presenta un inventario al principio del ao 2012 por un valor total de $5.200.000; realiz compras durante el perodo por valor de $10.050.000, por las cuales pag fletes por $ 1.800.000 y tuvo devoluciones en compras por $ 3.450.000. El inventario fsico al final del ao, se valor por $3.300.000.
Inventario Inicial (+)Compras de mercancas (-)Devoluciones en compras (+)Fletes = Valor de mercancas disponibles para la venta (-)Inventario final =Costo de las mercancas vendidas $5.200.000 10.050.000 (3.450.000) 1.800.000 13.600.000 (3.300.000) 10.300.000

Registro de Costo de venta

Cdigo 143501 143501 620505 622535 613501 Cuenta Inventario de mercancas (final) Inventario de mercancas (inicial) Compras de mercancas Devoluciones en compras Costo de venta Cuentas Costo de venta Ganancias y perdidas 3.450.000 10.300.000 Debe 3.300.000 5.200.000 11.850.000 Haber

Cierre del ejercicio contable / Financial year end

Cdigo s 613501 590501 Debe 10.300.000 10.300.000 Haber

Cierre de los ingresos por ventas / Closing sales revenue

Para determinar la utilidad bruta. Almacenes La Sortija Ltda. obtuvo unos ingresos de $27.200.000.
Cdigos 413501 590501 Cuentas Ingresos operacionales Ganancias y perdidas Debe 27.200.000 27.200.000 Haber

Almacenes la Sortija Ltda. Estado de resultados por el periodo De 01 de enero a 31 de diciembre del ao 2012 Ingresos operacionales - Ventas (-) Costo de ventas Inventario inicial (+) Compras de mercancas $ 5.200.000 10.050.000 $ 27.200.000

(-) Devoluciones en compras

(+) Fletes Total mercanca disponible para la venta (-) Inventario final Costo de las mercancas vendidas Utilidad bruta en ventas (-) Gastos operacionales Utilidad operacional

3.450.000
1.800.000 13.600.000 (3.300.000) 10.300.000 (10.300.000) 16.900.000 0 $16.900.000

VENTAJAS Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario inicial, compras, gastos por compras y devoluciones. Puede resultar menos costoso para la empresa. Facilita la elaboracin del estado de resultados.

DESVENTAJAS No es posible conocer el valor del inventario final en cualquier momento. Hasta no tener conocimiento del inventario final no se puede determinar el costo de ventas. No hay cuenta que controle los robos, errores y extravos.

Este sistema es utilizado por las empresas que venden mercancas con precios relativamente altos, como almacenes de electrodomsticos, almacenes de prendas de vestir, etc. Permite llevar el control
contable individual de los artculos que se compran y venden mediante tarjetas auxiliares (Krdex). Es obligatorio para todas las sociedades que deban presentar las declaraciones tributarias firmadas por contador o revisor fiscal.
1.

Compras / Purchases

Se llevan a la cuenta de Inventarios, segn corresponda a la actividad econmica de la empresa.

Compras / Purchases Se llevan, al igual que los fletes, directamente a la cuenta de Inventarios, as como los seguros de carga y todos los costos incurridos hasta colocarlos en bodega.
1.

Devoluciones en compras/ Returns on purchases Se llevan directamente al dbito la cuenta de proveedores o banco, y se disminuye la cuenta de inventarios de mercancas, quedando actualizado el inventario de productos devueltos.
2.

1.

Compra

La Cariosa S.A. (Rgimen Comn de Cartagena) compra crdito el 12 de Enero del 2013 mercancas por $4.350.000 ms IVA del 16% a El Comercio Ltda. (Rgimen Comn de Bogot). Y el comprador paga flete por valor de $200.000
Cdigo s 143501 240802 236540 220501 Cuentas Mercanca no fab x la empresa IVA descontable Rete Fte compras Proveedores Debe 4.550.000 696.000 159.250 5.086.750 Haber

2. Devoluciones en compras
La Cariosa S.A. (Rgimen Comn de Cartagena) devuelve $1.250.000 de la mercanca comprada a El comercio Ltda. (Rgimen Comn de Bogot)
Cdigos 220501 236540 143501 220802 Cuenta Proveedores Rete Fte Compras Mercancas no fab x la empresa IVA descontable Debe 1.406.250 43.750 1.250.000 200.000 Haber

3.

Ventas de mercancas y costos de ventas / Sales of goods and cost of sales

Cuando se hace la venta se contabiliza inmediatamente el costo de ventas en el sistema permanente. La Cariosa S.A. (Rgimen Comn de Cartagena) vende el 15 de Enero al contado productos terminados por $5.902.000 ms IVA del 16% a Almacenes Castellana Ltda. (Rgimen Comn de Ccuta), con un costo de $4.985.000
Cdigos 110505 135515 413501 240801 613501 143005 Cuentas Caja Rete Fuente Ingresos operacionales IVA generado Costo de venta Productos manufacturados 4.985.000 4.985.000 Debe 6.639.750 206.570 5.902.000 944.320 Haber

4.

Devoluciones en ventas / Returns on sales

Como el costo de venta ya haba sido ejecutado, se hace la reversin del asiento contable del costo. El 18 de Enero de 2013 La Cariosa S.A. (Rgimen Comn de Cartagena) recibe en devolucin $1.180.400 de la mercanca vendida a Almacenes Castellana Ltda. (Rgimen Comn de Cuentas Ccuta). Cdigos Debe Haber
417501
240801 111005 135515 143005 613501

Devoluciones en ventas
IVA generado devuelto Bancos Rete Fuente Productos manufacturados Costo de venta

1.180.400
188.864 1.327.950 41.314 997.000 997.000

5.

Cierre del ejercicio contable / Financial year end

Se utilizan las cuentas de resultado Ingresos operacionales y Costo de ventas que deben cancelarse al final del ejercicio contra Ganancias y prdidas.
Durante todo el periodo del ao 2013 se vendieron en La Cariosa S.A. $65.000.000, y el costo de las mercancas segn las Krdex fue de $48.000.000
Cdigos 413501 590505 Cuentas Ingresos operacionales Ganancias y prdidas Debe 65.000.000 65.000.000 Haber

Cdigos
590505 613501

Cuentas
Ganancias y prdidas Costo de ventas

Debe
48.000.000

Haber
48.000.000

5. Cierre del ejercicio contable

La Cariosa S.A. Estado de resultados por el perodo De 1 d Enero a 31 de Diciembre del ao 2013
Ingresos operacionales (-) Costo de ventas Utilidad bruta en ventas (-) Gastos operacionales Utilidad operacional $65.000.000 (48.000.000) 17.000.000 0 17.000.000

VENTAJAS Permite tener control sobre cada uno de los productos. Sirve para conocer las cantidades disponibles o costos unitarios en cualquier momento. Existe la posibilidad de detectar fraudes. Informacin precisa para la toma de decisiones. Cuenta con un manejo electrnico (ej. cdigo de barras), que previene existencias agotadas y perdidas de ventas.

DESVENTAJAS La empresa debe incurrir en altos costos. Pueden ser engaosos, ya que el empleado puede equivocarse ingresando cantidades o escaneando productos. Requiere una inversin financiera adicional, puesto que necesita personal de seguridad para el monitoreo de errores o robos. Con frecuencia consume mas tiempo en actualizaciones del sistema, capacitaciones de manejo del mismo a empleados, correccin de

SISTEMA PERIDICO
COMPRAS

SISTEMA PERMANENTE

Se registran en la cuenta 6205 Se cargan en la cuenta de compras de mercancas, 6210 Inventario de acuerdo a la 6215. actividad econmica de la empresa.

DEVOLUCIONES EN COMPRAS

Se llevan como menor valor de la cuenta 2205 proveedores contra la cuenta 6225 devoluciones en compras. Se revierten las retenciones
Slo se utiliza informacin sobre el precio de venta. No afecta la cuenta de Inventarios.

Se llevan como menor valor de la cuenta 2205 proveedores contra la cuenta 1435 Inventario de mercancas no fabricadas por la empresa. Se revierten las retenciones.
Se utiliza informacin del precio de venta y del costo (Asociacin). Se acredita la cuenta de Inventario de mercancas al valor del costo.

VENTAS

DEVOLUCIONES EN VENTAS

Se llevan a la cuenta 4175 devoluciones en ventas y la cuenta 2408 IVA devuelto contra la cuenta 1305 clientes ms las retenciones hechas.

Se llevan a la cuenta 4175 como un menor valor contra la cuenta 1305 Clientes. Al igual que se revierte el IVA, y retenciones. Se revierte la cuenta 1435 Inventarios, contra la cuenta 6135 Costo de ventas.
Se mayoriza la cuenta 1435 o se revisa el Krdex.

VALOR DEL INVENTARIO Se efecta el conteo fsico

(Inventario final)

Se debe empezar en cuanto se reciben los artculos.

Medidas de seguridad:

Ubicar adecuadamente la mercanca. Permitir el acceso al rea de bodega solo a personas autorizadas. Controlar la rotacin de los artculos. Realizar inventarios selectivos de productos (mayor valor, mayor rotacin, baja rotacin) Utilizar salidas de almacn autorizadas.

GRACIAS POR SU ATENCIN!