MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ENTREGARECEPCIN DE OBRAS AL REA USUARIA

CLAVE: 18575-PA-OP-32

FEBRERO DE 2007
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NDICE

Pgina 1.- Desarrollo (Descripcin de las Actividades)........................................... 2.- Diagrama de Flujo................................................................................. 3.- Marco Normativo................................................................................... 4.- Anexos.................................................................................................. 2 4 7 8

5.- Seccin de Firmas de Autorizacin y Cambios...................................... 13

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1.- Desarrollo (Descripcin de las Actividades)

Dependencias Descripcin de las Actividades
INICIA PROCEDIMIENTO Viene del Procedimiento Administrativo Control de Obras o Servicios. para

Formatos

Viene del Procedimiento Administrativo para Recepcin Contractual de Obras o Servicios. Residencia de Obra 1.- Integra la documentacin soporte, una vez recibidos los trabajos y formalizada el acta de recepcin correspondiente, tales como: los planos correspondientes a la construccin final, documentos tcnicos, manuales e instructivos de operacin y mantenimiento, certificados de garanta de calidad, anlisis de riesgo, la capacitacin del personal operativo y de mantenimiento, si es el caso. 2.- Notifica por escrito la entrega recepcin indicando que una parte utilizable o la totalidad de la obra est terminada en concordancia con los requisitos y especificaciones del Contrato. Adjuntando la documentacin soporte. 3.- Recibe comunicado, designa al grupo de especialistas y turna la documentacin soporte para que programe la fecha de la inspeccin fsica de la instalacin u obra. 4.- Programa la fecha de inspeccin fsica de la instalacin u obra y notifica a la Residencia de Obra. 5.- Realizan en forma conjunta, la inspeccin fsica en concordancia con los alcances y especificaciones del Contrato. Elabora minuta de acuerdos del resultado de la inspeccin. 6.- Existen trabajos ejecutados fuera de norma? S: Contina en la actividad No.7. NO: Pasa a la actividad No.10. 7.- Enva oficio al Contratista especificando las irregularidades detectadas para que proceda a corregirlas. Home ndice Salir

Residencia de Obra

rea Usuaria

Grupo Designado

Residencia de Obra, Grupo Designado y rea Usuaria

Residencia de Obra

Residencia de Obra

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1.- Desarrollo (Descripcin de las Actividades)

Dependencias Descripcin de las Actividades
En caso de no atender Ir al Procedimiento Administrativo para Aplicacin de Garantas y/o Seguros. Contratista 8.- Recibe notificacin de irregularidades, las corrige e informa a la Residencia de Obra. 9.- Solicita al Grupo Designado programar fecha de inspeccin. Regresa a la actividad No. 4. 10.-Entera mediante oficio al rea Responsable de la Ejecucin de los Trabajos. 11.-Procede a la elaboracin y formalizacin del Acta de Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria. 12.-Resguarda Acta de Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria y enva copia al rea de Finanzas y al rea Responsable de la Administracin Patrimonial. Ir al Procedimiento Administrativo Capitalizacin de Obra Usuaria. TERMIINA PROCEDIMIENTO para Acta de Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria

Formatos

Residencia de Obra

Residencia de Obra

Residencia de Obra y rea Usuaria Residencia de Obra

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2.- Diagrama de Flujo

Contratista Residencia de Obra Grupo Designado rea Usuaria Actividades Formatos

Inicio Control de Obras o Servicios

INICIA PROCEDIMIENTO Viene del Procedimiento Administrativo para Control de Obras o Servicios. Viene del Procedimiento Administrativo para Recepcin Contractual de Obras o Servicios. 1.- Integra la documentacin soporte, una vez recibidos los trabajos y formalizada el acta de recepcin correspondiente, tales como: los planos correspondientes a la construccin final, documentos tcnicos, manuales e instructivos de operacin y mantenimiento, certificados de garanta de calidad, anlisis de riesgo, la capacitacin del personal operativo y de mantenimiento, si es el caso. 2.- Notifica por escrito la entrega recepcin indicando que una parte utilizable o la totalidad de la obra est terminada en concordancia con los requisitos y especificaciones del Contrato. Adjuntando la documentacin soporte. 3 3.- Recibe comunicado, designa al grupo de especialistas y turna la documentacin soporte para que programe la fecha de la inspeccin fsica de la instalacin u obra. 4.- Programa la fecha de inspeccin fsica de la instalacin u obra y notifica a la Residencia de Obra.

Recepcin Contractual de Obras o Servicios

A 4

5.- Realizan en forma conjunta, la inspeccin fsica en concordancia con los alcances y especificaciones del Contrato. Elabora minuta de acuerdos del resultado de la inspeccin.

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2.- Diagrama de Flujo

Contratista Residencia de Obra I Grupo Designado rea Usuaria Actividades Formatos

NO 6 S 6.- Existen trabajos ejecutados fuera de norma? S: Contina en la actividad No.7. NO: Pasa a la actividad No.10. 7.- Enva oficio al Contratista especificando las irregularidades detectadas para que proceda a corregirlas. Aplicacin de Garantas y/o Seguros En caso de no atender Ir al Procedimiento Administrativo para Aplicacin de Garantas y/o Seguros. 8.- Recibe notificacin de irregularidades, las corrige e informa a la Residencia de Obra. 9

9.- Solicita al Grupo Designado programar fecha de inspeccin. Regresa a la actividad No. 4.

10

10.-Entera mediante oficio al rea Responsable de la Ejecucin de los Trabajos. 11 11.-Procede a la elaboracin y formalizacin del Acta de Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria. 12.-Resguarda Acta de Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria y enva copia al rea de Finanzas y al rea Responsable de la Administracin Patrimonial.
Acta de EntregaRecepcin de Obras al rea Usuaria

11

12

II

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2.- Diagrama de Flujo

Contratista Residencia de Obra II Grupo Designado rea Usuaria Actividades Formatos

Capitalizacin de Obra Usuaria

Ir al Procedimiento Administrativo para Capitalizacin de Obra Usuaria.

Fin

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3.- Marco Normativo

ACTIVIDAD L.O.P.S.R.M. (Artculo) 68 68 R.L.O.P.S.R.M. (Artculo) 138 138 POBALINES (Punto) III.26.3 III.26.3 III.26.3

1 2 11

L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, con reformas y adiciones del mes de julio de 2005. R.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, con reformas y adiciones del mes de noviembre de 2006. POBALINES.- Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petrleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales, con vigencia del mes de julio de 2006.

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4.- ANEXOS

Pgina 4.1.- Acta de Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria ................. 9

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SUBDIRECCIN (anotar la Regin) (anotar el nombre del Activo o Gerencia) (anotar el nombre del rea-Subgcia., Coord., etc.) (anotar el nombre del departamento)

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIN DE OBRAS AL REA USUARIA 1 2 No.____________ DE LA OBRA:_____________________.

Con fundamento en el artculo 68 de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, el 3 presente documento se elabor con la finalidad de entregar por parte de la Subdireccin___________ los 4 trabajos de _____________incluyendo: las Terminaciones Mecnicas, las Pruebas Preoperacionales, el Arranque y las Pruebas de Desempeo de los Trabajos abajo referidos y hacer constar de que la 5 6 Regin________ por conducto de la Administracin del Activo________ recibe fsica y documentalmente la: OBRA: ______________________________________________________________________________
7 2

MEMORIA TCNICA DESCRIPTIVA: ______________________________________________________

INSTALACIN DE EQUIPOS: ____________________________________________________________

9 INICIO DE LOS TRABAJOS: _____________________________________________________________

10 LA OBRA CONSTA DE LOS SIGUIENTES SISTEMAS (ALCANCE DEL CONTRATO): ______________

CERTIFICACIN (EN SU CASO):

De acuerdo a los requerimientos contractuales, la construccin de cada uno de estos sistemas y equipos enlistados, fueron ejecutados con base a las normas y especificaciones establecidas, habiendo sido estos 11 trabajos certificados por la Ca. ________________________________________________
ASUNTOS AMBIENTALES: Se establece en la presente Acta de Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria que la Subdireccin 3 ___________________har todas las gestiones necesarias y dio atencin a las condicionantes que emitieron las autoridades ambientales para la construccin e instalacin de las obras del Proyecto _____ 12 hasta su liberacin por parte de dichas autoridades.
3 Se asienta en la presente Acta que la Subdireccin ha realizado la correccin de las No Conformidades fsicas que se detectaron durante la inspeccin de la obra durante el proceso de EntregaRecepcin Condicionada, las cuales fue de su responsabilidad atender.

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SUBDIRECCIN (anotar la Regin) (anotar el nombre del Activo o Gerencia) (anotar el nombre del rea-Subgcia., Coord., etc.) (anotar el nombre del departamento)

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIN DE OBRAS AL REA USUARIA 1 2 No._____________ DE LA OBRA:______________________________.

Los siguientes Anexos forman parte integral de la presente Acta Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria . ANEXO I.Relacin de No Conformidades y Observaciones pactadas en Acta de Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria. Fichas de identificacin y seguimiento de cada una de las No Conformidades 3 correspondientes de atencin a la Subdireccin con su respectiva Acta de Cierre. a travs del Activo
6

ANEXO II.-

5 La Regin presente Acta.

, recibe en forma definitiva las instalaciones motivo de la

La presente Acta, no implica liberacin alguna de responsabilidades derivadas o que se deriven y que pudieran llegarse a determinar por las autoridades internas o externas correspondientes con posterioridad.
16 17 13 14 En la Ciudad de siendo las horas del da 15 de ________ de , se 6 reunieron en la Sala de Juntas de la Administracin del Activo , las personas cuyos nombres y cargos con que intervienen, se mencionan a continuacin, firmando de comn acuerdo el Acta de Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria de la Obra anteriormente mencionada.

ENTREGAN POR EL REA RESPONSABLE DE LA EJECUCIN DE LOS TRABAJOS

RECIBEN POR EL REA USUARIA

________________________________ TITULAR DEL REA RESPONSABLE DE LA EJECUCIN DE LOS TRABAJOS

___________________________ RESIDENTE DE OBRA
19

18

__________________________________ RESPONSABLE DEL REA USUARIA

21

________________________________ REPRESENTANTE(S) DEL GRUPO DESIGNADO

22

_____________________________ SUPERVISOR DE OBRA

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INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato:

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIN DE OBRAS AL REA USUARIA

DATOS
1

INSTRUCCIONES
Anotar el No. consecutivo del Acta Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria.

2
3 4 5 6 7

Anotar la descripcin de la Obra.

Anotar el nombre de la Subdireccin. Describir el alcance de los trabajos. Anotar el nombre de la Regin. Anotar el nombre del Activo/Gerencia encargado de recibir la Obra. Describir de manera sucinta los alcances del Contrato as como: nombre del Contratista, nmero y ttulo del Contrato. Describir los principales equipos instalados, as como: anotar el nombre y cantidad de equipos adquiridos por medio de requisicin (si aplica), nombre del fabricante del equipo (si aplica), nmero de requisicin (si aplica). Describir la fecha de inicio y terminacin del Contrato, incluyendo en su caso la ampliaciones del plazo. Describir de manera sucinta los Sistemas del Contrato (si aplica). Anotar el nombre de la Compaa Certificadora del Proyecto (si aplica). Anotar el nombre del Proyecto.

9 10 11 12

13
14 15 16 17

Anotar el lugar donde se emite el Acta Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria.

Anotar la hora en que se formaliza el Acta Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria. Anotar el da en que se formaliza el Acta Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria. Anotar el mes en que se formaliza el Acta Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria. Anotar el ao en que se formaliza el Acta Entrega-Recepcin de Obras al rea Usuaria.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato:

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIN DE OBRAS AL REA USUARIA

DATOS
18 19 20 21 22

INSTRUCCIONES
Anotar nombre y firma del Titular del rea Responsable de la Ejecucin de los Trabajos. Anotar nombre y firma del Residente de Obra. Anotar nombre y firma del Supervisor de Obra. Anotar nombre y firma del Responsable del rea Usuaria. Anotar nombre y firma del Representante(s) del Grupo Designado.

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5.- Seccin de Firmas de Autorizacin

Elabor: Revis: Aprob:

Ing. Bernardo Calva Irigoyen Coordinador de Control de Procedimientos

Ing. Eugenio Abreu Menndez Jefe de la Unidad de Control de Gestin

Ing. Alberto Malagamba Moguel Subgerente de Control de Informacin y Procedimientos

Ing. Rubn Meja Velasco Gerente de Programacin y Control

Ing. Jos Ochoa Ziga Encargado del Despacho de la Subdireccin de Ingeniera y Desarrollo de Obras Estratgicas

Seccin de Cambios
Hoja No. Estado Revisin No. Iniciales, firma y fecha Descripcin Revis Aprob

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