OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN DE COMPRA

PARTICIPANTES: Valdivia Gutierrez, Galia Miranda Briceo, Pilar Flores Torres, Yiuliana Jimenez Len, Ronald Zea, Lourdes Silva, Luis Roman, Lidia

GESTIN DE COMPRAS
Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones:

FUNCIONES DE COMPRAS
Deteccin de la necesidad. Solicitud y anlisis de alternativas de compra. Negociacin con los proveedores. Colocacin de rdenes de compra (doc. que inicia el procedimiento de compras). Seguimiento y activacin de rdenes de compra. Recepcin de efectos comprados. Almacenaje y registro. Entrega de los insumos al sector que los requiri. Estudio permanente del mercado de oferta. Mantenimiento de registros de stock. Control de calidad.

IMPORTANCIA DE LA FUNCIN DE COMPRAS

Medir la competitividad de una empresa es medir su participacin en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmacin implica que el sistema de produccin debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones ms ventajosas posibles.

Las cuales son:

El precio de compra. El plazo de pago. El plazo de entrega el servicio de posventa. La calidad. La estabilidad del proveedor.

IMPORTANCIA DE LA FUNCIN DE COMPRAS

Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de compras para cumplir con la produccin y las ventas. La planificacin de este proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. La gestin exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: Asegurar el normal flujo de materiales para las reas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y la distribucin y entrega del producto terminado a los clientes.

LA EFICACIA DE LA GESTIN DE COMPRAS

Se mide en funcin de: El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros. El manejo de stocks mnimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas. La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento. La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado. Relaciones con otras reas de la empresa.

RELACIN DE GESTIN DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS

Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el negocio, entre ellos con: Direccin General: Fijacin de polticas generales, procedimientos y anlisis de los cambios del entorno. Produccin: Informacin sobre plazos de entrega, costo de los insumos, calidad disponible.

RELACIN DE GESTIN DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS

Finanzas: Fijacin de las polticas financieras, requerimientos de fondo y presupuestos. Recepcin y Almacenes: Administracin en la logstica de movimientos y coordinacin de necesidades de espacio. Contabilidad: Control de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y provisiones de las compras.

NORMAS EN LA ACTIVIDAD DE COMPRA

NORMAS EN LA ACTIVIDAD DE COMPRA

Son las regla o directrices de trabajo que se divulgan a travs de un reglamento para conocimiento y utilizacin de la organizacin Su objetivo principal es conseguir un grado ptimo de orden en el contexto de compra y reglamentar la realizacin de las labores. Sistematiza las actividades que presentan relacin directa con el Departamento de Compras con el fin de asegurar y estandarizar procesos .

NORMAS EN LA ACTIVIDAD DE COMPRA

Resulta til deslindar la parte normativa de la parte prctica, con lo cual se gana agilidad y seguridad en la realizacin de las tareas y se delimita con claridad lo qu es estrictamente procedimental y lo que forma parte de una normatividad o especie de constitucin a la que se acude en ocasiones muy especiales Ayuda al uso racional de recursos, para contar con informacin oportuna y claridad en la ejecucin de las actividades y ser eficiente. Se agrupan en reglamentos, al cual se acude para aclarar dudas sobre el cumplimiento de la ley, las disposiciones generales, los estatutos, los cdigos, orientaciones y las instrucciones especficas que se consultan espordicamente y para casos muy particulares

NORMAS EN LA ACTIVIDAD DE COMPRA

Cules son los requisitos de ISO 9001 para las compras? El siguiente esquema ilustra de forma genrica los principales procesos que intervienen en la compra, ya sea de productos o servicios. El proceso EVALUACIN DE PROVEEDORES no se ejecuta en todas las organizaciones, pero ya adelantamos que es un requisito de la Norma, as que debemos incorporarlo al proceso.

REGISTRO DE COMPRAS
Este registro es sumamente importante para el Estado pues permite controlar el crdito fiscal del IGV a que tiene derecho la empresa y por lo tanto tambin sirve para liquidar y pagar mensualmente el Impuesto General a las Ventas.

DEFINICIN
En este libro se anotan en forma cronolgica las compras de bienes y servicios que realiza la empresa. Es un libro que puede ser de foliacin simple o doble. Desde el punto de vista tcnico contable, es auxiliar. Desde el punto de vista legal, es obligatorio para las empresas que deben llevar contabilidad completa. Tambin es obligatorio para las empresas que, no estando obligadas a llevar contabilidad completa, realizan operaciones gravadas por el Impuesto General a las Ventas.

Un detalle importante es el siguiente: aqu habr ms variedad de cuentas que en el registro de ventas.
Una empresa vende bsicamente mercaderas, productos terminados o servicios. Pero sus compras son muchas ms variadas. Si es una empresa comercial deber comprar mercaderas. Si es industrial, deber comprar materias primas, suministros para fabricacin y embalajes.

En suma, deber comprar muchos tipos de bienes y servicios

Igualmente, si adquiere bienes a un productor que no tiene nmero de RUC, deber emitir y anotar en este libro la respectiva Liquidacin de Compra.

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Permitir que los empleados compren sin directrices en un negocio puede aumentar los costos y reducir los mrgenes de beneficio. Comprar sabiamente comienza con la compra de cantidad y calidad de los artculos al mejor precio, creando entonces un procedimiento que permite monitorear el proceso de compra. Usar un presupuesto y establecer un proceso de revisin estndar puede revelar las tendencias del mercado para aprovechar las estructuras de precios, que de otro modo podran ser pasados por alto.

INSTRUCCIONES PARA LA PREPARACIN DE UN PROCEDIMIENTO DE COMPRA

1. Escriba una lista que describa todos los materiales y elementos
2. Identifica todos los departamentos que harn compra de suministros y documenta

3. Planea un presupuesto de compra

5. Establece relaciones con los proveedores

4. Rene informacin de proveedores

Escribe los Procedimientos:

1. Escriba un proceso paso a paso a seguir para cada departamento al hacer tus compras 4. Disea un proceso para la gestin de quejas y rendicin de cuentas

2. Formule un proceso paso a paso para la gestin de trmites en el proceso de compras 5. Crea un manual de procedimientos de compra

3. Disea los formularios requeridos para cada compra

LA ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es un documento que emite la organizacin o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir as, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prcticas de negocio establecidas. Este documento de manera implcita formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestacin que por lo general corresponde al pago del bien o servicio; asimismo, se considera el detonador del proceso comercial.

FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

CICLO DE LA ORDEN DE COMPRA

ORDEN DE COMPRA MENORES

Es un mtodo de contratacin que se basa en la obtencin de cotizaciones de precios de diversos proveedores, con un mnimo de tres, a fin de obtener precios competitivos. Una consideracin de mucha importancia habr de ser el costo del sistema utilizado para manejar estas rdenes pequeas, comparado con el propio costo de los artculos.

Orden de Orden de PRESUPUESTOS Compra Compra

PROVEDOR

Entrega Fsica, Factura y Pago

Compras MENORES

Orden de Orden de Compra Compra

ORDENES RAPIDAS Y DE EMERGENCIA

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes.

Orden de Compra
Requerimiento Compra especfica

Entrega Fsica, Factura y Pago

PROVEDOR

CONTRATACIN DIRECTA (Independiente de su valor)

Compras RAPIDAS Y DE EMERGENCIA

CONTRATO DE APROVISIONAMIENTO
Un contrato marco es un contrato a largo plazo con un proveedor relativo al suministro de materiales o a la prestacin de servicios dentro de un perodo determinado Los contratos marco se diferencian como: Pedidos abiertos de cantidad (se define un volumen de entrega por proveedor para materiales de acuerdo a las condiciones acordadas) Pedidos abiertos de valor (se define un valor lmite para aprovisionamiento de materiales de acuerdo a las condiciones acordadas)

Planes de entregas (los materiales se suministran en fechas y condiciones predeterminadas dentro de un perodo de tiempo determinado por el proveedor)

CICLO DE VIDA CONTRATO MARCO

Proceso Elaboracin
Levantamiento de Necesidades Preparacin de las Bases Correcciones y Mejoras Autorizacin de Bases

Proceso Licitacin
Anuncio Licitacin Recepcin Adjudicacin

Proceso Capacitacin
Cliente Interno Compradores Proveedores

Proceso de Adjudicacin
Produccin Subida Catlogo Realizacin de contrato

Retroalimentacin

Proceso Deteccin de Necesidades Requerimient o de lo licitado Anlisis de Resultados

SELECCIN DE PROVEEDORES

Seleccin de proveedores es un proceso que est presente en toda organizacin, debido a que es necesario la adquisicin de bienes y servicios tales como maquinaria de materia prima ,servicios de Limpieza ,etc. por lo que este proceso debe ser enfocado a la bsqueda de la calidad.

SELECCIN DE PROVEEDORES
La clave en la seleccin de los proveedores de un producto o servicio recae en la importancia de saber qu criterios utilizar para seleccionarlos, ya que se debe tomar en cuenta que tipo de impacto tendrn los productos o servicios que ofrecen y si este ser un impacto positivo con la productividad, calidad y competitividad de la organizacin misma. La bsqueda y seleccin de proveedores puede darse por diferentes causas, ya sea porque la organizacin inicia operaciones y no cuentan con proveedores, la organizacin ya posee proveedores pero estos no le satisfacen sus necesidades y requieren de mejor calidad, o se desea ampliar la cartera de proveedores para que la Organizacin tenga un parmetro de comparacin y observar si se desea cambiar.

IDENTIFICACIN DE POSIBLES PROVEEDORES

Esta constituye la primera etapa para la seleccin de proveedores cuyo propsito es establecer una lista de las empresas que fabrican los diferentes productos acordes a las necesidades de las organizaciones para solicitarles informacin de la empresa. Una vez se tiene la informacin de los proveedores, se procede a la seleccin de los ms adecuados, tomando en cuenta los criterios seleccionados para poder reducir la cantidad de proveedores. Un punto recomendable es no tener a un solo proveedor, debido a que si esta falla la organizacin no se queda desabastecida.Dependiendo de la etapa en la que se encuentre la organizacin, as se har el tipo de bsqueda de proveedores

Tipo de bsqueda segn la situacin de la empresa

SELECCIN DE PROVEEDORES
Involucra una bsqueda exhaustiva de todos los posibles proveedores y se deben eliminar uno a uno conforme a la lista de criterios y diversas consideraciones, hasta reducir a unos pocos a los cuales se les solicitar una cotizacin. Se recomienda seguir un esquema como el siguiente

DESCRIPCIN DEL PROCESO DE SELECCIN

a)Bsqueda de Informacin Es aqu donde se toma en cuenta todas las fuentes de informacin existentes para poder localizar dichas empresas. Entre stas sitios web, recomendaciones, prensas, directorios telefnicos, etc. b)Solicitud de Informacin Teniendo lista una recopilacin de los posibles proveedores se inicia el contacto directo o va telefnica para solicitar citas con encargados de ventas o enviar correspondencia solicitando la informacin necesaria para nuestra seleccin de proveedores segn los siguientes aspectos:

DESCRIPCIN DEL PROCESO DE SELECCIN

Las visitas con ejecutivos de venta o representantes de los fabricantes es la primera de las fuentes que debe tomarse en cuenta debido a que es all donde se ve la actitud del vendedor y el inicio de una relacin comercial con nuestra organizacin, es por ello que se debe de escuchar a cuanto ejecutivo se nos presente, y evacuar en cada entrevista la mayor cantidad de expectativas con respecto a calidad, precio, experiencia entre otros. As mismo es importante si el proveedor lo permite que realicemos una visita a sus instalaciones para cerciorarnos de una manera directa del proceso de fabricacin, las especificaciones tcnicas, calidad, etc. Por medio de una carta hacia los proveedores se puede pedir informacin de la misma, se puede utilizar un formato establecido solicitando precios, remisin de catlogos, etc. Una vez se tenga la informacin de los proveedores se procede a tomar en cuenta cada uno de los criterios para poder as elegir el ms conveniente segn las necesidades de la organizacin

EVALUACIN Y SELECCIN DEL PROVEEDOR

CUMPLIMIENTO DE EXPECTATIVAS
En este momento verifica el encargado de compras si cumple las expectativas el proveedor en cuanto a los criterios solicitados por la organizacin es ah donde pasa a formar parte en el registro en la base de datos de los posibles proveedores ya que es el momento de la decisin en la cual se termina la informacin del proveedor si no cumple las expectativas o pasa al proceso de registro de proveedores para seleccionar al que ms conviene

En este punto, se recomienda elaborar una ficha por proveedor, una base de datos y un cuadro comparativo de las condiciones de compra y sus caractersticas, de esta forma se puede tomar una decisin de manera ms fcil para que el proveedor forme parte del panel de posibles proveedores de la organizacin

REGISTRO DE PROVEEDORES Y ELECCIN DE LOS MAS CONVENIENTES Se coloca en la tarjeta del proveedor los puntos evaluados y en los cuales la organizacin est conforme con la informacin obtenida y se elige con los proveedores que nos pueden suministrar pueden ser mnimo 3 dependiendo del producto o servicio que necesitemos

CREACIN DE BASE DE DATOS

Es la parte en la que tomamos la informacin de los proveedores seleccionados para completar con datos de empresa, productos que suministra, etc.

CALIDAD
a) Calidad del producto. Cuando se realiza la seleccin del proveedor, se debe dar mucha importancia a la calidad de los productos, y debe hacerse evaluaciones comparativos de las caractersticas tcnicas, realizar pruebas, etc. generalmente, este criterio es utilizado para conseguir un producto de una determinada calidad, que no necesariamente debe serla mejor, sino la que le interese a la organizacinen el momento. Si los productos poseen la misma calidad, se recomienda escoger el ms econmico. No siempre la oferta ms barata es la ms conveniente, tambin se pueden considerar como parmetros de calidad aspectos no directamente relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio postventa, periodo de garanta, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atencin al cliente, prestigio, localizacin, instalaciones, fuerza tcnica, capacidad financiera y nivel organizativo y de administracin.

CALIDAD
b) Caractersticas tcnicas. La informacin que debe proporcionar el proveedor sobre las caractersticas de un equipo o maquinaria al cliente para que puedan conocer de forma verdica las prestaciones de los mismos, a fin de poder elegir el ms apropiado a las necesidades de la organizacin y tambin para comparar con otros. c)Garanta. Procurar que la garanta del producto sea lo ms extensa posible d) Personal capacitado, si fuera necesario. Contar con el personal calificado por parte de la empresa proveedora e)Servicio postventa y asistencia tcnica. Se refiere al plazo posterior a la compra durante el cual el proveedor garantiza asistencia, mantenimiento o reparacin de lo comprado.

CONDICIONES ECONMICOS
a)Precio por unidad: se debe selecciona precios competitivos, considerando precio justo y de acuerdo con la calidad del producto y solicitar al proveedor descuentos de precio por compra de grandes cantidades. La seleccin se realiza teniendo en cuenta el precio de los artculos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra(rapels) y los plazos de pago. b)Forma pago: puede ser al crdito o contado segn la poltica de compra de las organizaciones. c)Precios de envases y embalajes. Tomando en cuenta que dichos envases y embalajes estn de acuerdo al producto, que lo proteja y en adicin de bajo costo. d)Pago de portes y seguros.

e)Recargos por aplazamiento del pago.

f)Descuentos por pronto pago. Descuentos por pagos de contado.

MTODOS DE SELECCIN DE PROVEEDORES

Una vez definidos y ordenados jerrquicamente los criterios de seleccin el siguiente paso consiste en escoger a los proveedores mediante la aplicacin de un determinado mtodo. El mtodo de seleccin debe ser consecuente con el anlisis del contexto, las realidades de la cadena de abastecimiento y los criterios seleccionados por cada una de las organizaciones, segn De Ber Weger y Telgen indicaron que el mtodo que se elija, se puede incrementar la eficiencia de la decisin de compra a partir de : a)Habilitar el procesamiento ms rpido y automatizado de los datos, as como el anlisis de toda la informacin pertinente para tomar una decisin b)Habilitar el almacenamiento ms eficiente de todos los procesos de decisin a fin de permitir el acceso a la informacin para casos futuros c)Eliminar criterios y alternativas redundantes en los procesos de decisin d)Facilitar la comunicacin ms eficiente y justificar los resultados de los procesos de decisin

MTODOS DE SELECCIN FINAL

Una vez se obtiene una primera aproximacin a la decisin final, es necesario realizar un proceso que permita llegar a la decisin definitiva a partir del uso de algn procedimiento o la utilizacin de algunas tcnicas exactas. En este caso, se requiere aplicar modelos que se alejen de juicios y resultados subjetivos y se centren en la formulacin explicita de una funcin objetivo optimo ms aplicados en la seleccin de proveedores.

EL SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA

Es confirmar la recepcin de la orden con el proveedor asegurar el envi de lo que se compra .el motivo es para asegurar que el material llegue en tiempo y en buenas condiciones cumplir con las expectativas de envi as ayuda a generar satisfaccin con los clientes . un seguimiento se puede hacer generando una simple hoja de clculo ya sea en papel o digitalmente con una fila para cada venta y las columnas para cada atributo de los envos ,como la necesidad de una entrega rpida ,manejo de material frgil u otras.

El seguimiento de la orden de compra

Crea la primera fila de tu hoja de clculo y sala como encabezado, es decir que esta fila contendr los ttulos de cada columna. Para este ejemplo, denomina a la primera columna como "nmero de orden", nombra a la segunda "opcin de envo", llama a la tercera "nmero de seguimiento" y a la cuarta "estado de la orden". Ingresa "1" para la primera orden de compra e ingresa la informacin asociada para la opcin de envo (por ejemplo, estndar o en una noche), el nmero de seguimiento del envo de la orden de compra, y el estado actual de la misma. Por ejemplo, anota si la orden de compra ha sido archivada y aguarda el envo, si se ha enviado, o si ha sido recibida por el cliente y se ha completado la transaccin. Contina completando la hoja de clculo con la informacin del resto de las ventas. Sintete libre para agregar columnas que hagan que la hoja de clculo se ajuste mejor a las necesidades de tu negocio, como el nombre del cliente o el cdigo de los productos vendidos. Elimina las rdenes ya entregadas de la hoja de clculo y cpialas en otra hoja de clculo diferente para mantener un registro del nmero de rdenes de compra entregadas por tu compaa. Esto es una medida de ventas importante que puede servir al dueo de la empresa para conocer su desempeo.

Herramientas para acelerar el proceso

Exigencias de los compromisos y promesas adquiridas Subrayar o enfatizar de repercusiones administrativas Cancelaciones Trato amable y cordial a la exigencia Promesas (fundamentadas) de incrementar su facturacin Repercusiones legales Entre otros

Sico Comercial
SICO Comercial es un Software integral para pequeas y medianas empresas (PYMES) que le permitir incrementar su productividad y controlar su negocio.

GRACIAS