GESTION DEL TIEMPO

GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO

La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestin del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente: Definicin de las Actividades: identifica las actividades especficas del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.

GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Estimacin de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma. Estimacin de la Duracin de las Actividades: estima la cantidad de perodos laborables que sern necesarios para completar cada actividad del cronograma. Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto. Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.

DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES

Definir las actividades(*) del cronograma implica identificar y documentar el trabajo que se planifica realizar. El proceso de Definicin de las Actividades identificar los productos entregables al nivel ms bajo de la estructura de desglose del trabajo (EDT), que se denomina paquete de trabajo.
Una actividad es una pieza de trabajo establecida que requiere de tiempo. No siempre requiere el empleo de esfuerzos de personas. Ejemplo de ello puede ser esperar que se endurezca el concreto, que requiere de varios das pero no de esfuerzo humano alguno.

DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES

Los paquetes de trabajo del proyecto estn planificados (descompuestos) en componentes ms pequeos denominados actividades del cronograma, para proporcionar una base con el fin de estimar, establecer el cronograma, ejecutar, y supervisar y controlar el trabajo del proyecto.

DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES

Las salidas de la Definicin de Actividades estn constituidas por: Lista de Actividades: es una lista completa que incluye todas las actividades del cronograma planificadas para ser realizadas en el proyecto. La lista de actividades incluye el identificador de la actividad, y una descripcin del alcance del trabajo para cada actividad del cronograma lo suficientemente detallada como para permitir que los miembros del equipo del proyecto entiendan qu trabajo se debe completar.

DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES

Atributos de la Actividad Los atributos de la actividad identifican los mltiples atributos relacionados con cada actividad del cronograma. Incluyen: el identificador de la actividad, los cdigos de la actividad, la descripcin de la actividad, las actividades predecesoras, las actividades sucesoras, las relaciones lgicas, los adelantos y los retrasos, los requisitos de recursos, las fechas impuestas, las restricciones y las suposiciones.

DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES

Lista de Hitos La lista de hitos del cronograma identifica todos los hitos, esto es, eventos importantes del cronograma del proyecto, e indica si stos son obligatorios (exigidos por el contrato) u opcionales (sobre la base de los requisitos del proyecto o la informacin histrica). La lista de hitos es un componente del plan de gestin del proyecto y se utilizan en el modelo de cronograma.

DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES

Cambios Solicitados El proceso Definicin de las Actividades puede generar cambios que afecten el enunciado del alcance del proyecto y la EDT. Los cambios solicitados se procesan para su revisin y disposicin a travs del proceso de Control Integrado de Cambios.

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

El establecimiento de la secuencia de actividades implica identificar y documentar las relaciones de dependencia entre las actividades del cronograma. Las actividades deben ser secuenciadas correctamente para respaldar el desarrollo posterior de un cronograma del proyecto realista y factible. El establecimiento de la secuencia de actividades puede realizarse utilizando un software de gestin de proyectos o tcnicas manuales.

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Determinacin de Dependencias Se utilizan tres tipos de dependencias para definir la secuencia entre las actividades. Secuencias obligatorias Son aquellas dependencias inherentes a la naturaleza del trabajo a realizar. Generalmente implican limitaciones fsicas (por ej.: construir los cimientos antes de erigir la superestructura; encofrar antes de verter el concreto). Se le denomina tambin lgica hard.

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Secuencias discrecionales Son aquellas elegidas por el equipo del proyecto. No deben afectar opciones futuras de programacin. A menudo estn basadas en el conocimiento o buenas prcticas. Algunas dependencias discrecionales incluyen secuencias preferidas de actividades del cronograma sobre la base de una experiencia previa en un proyecto exitoso donde se realiz el mismo tipo de trabajo. Se le denomina lgica soft o lgica preferencial.

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Dependencias externas Son aquellas que relacionan actividades del proyecto y actividades que no lo son. Por ejemplo: Dependencia de la provisin de un determinado equipamiento de un proveedor. Dependencia de las condiciones ambientales de un lugar donde se inicia la construccin. Dependencia de aprobacin municipal de planos del proyecto.

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Mtodo de Redes Hay dos formas bsicas posibles de representar grficamente un diagrama de red. Una es a travs del sistema denominado de actividades en las flechas y la otra es el de actividades en los nodos. El primer paso para construir un diagrama de red es la enumeracin de todas las secuencias de actividades o paquetes de trabajo del proyecto y la representacin grfica de todas estas actividades.

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Mtodo de Redes (cont.) Las redes se crean teniendo en cuenta las dependencias lgicas(*) o tcnicas existentes entre las distintas actividades.
(*) Una relacin lgica es una dependencia entre dos actividades de un proyecto o entre una actividad del proyecto y un acontecimiento importante. Los cuatro tipos de relacin lgica son: a) Fin a comienzo: la iniciacin de un trabajo posterior depende de la culminacin del trabajo anterior b) Fin a fin: la terminacin de un trabajo posterior no puede terminar hasta que no se haya completado el trabajo anterior c) Comienzo a comienzo: la iniciacin de un trabajo posterior de la iniciacin de un trabajo anterior d) Comienzo a fin: la terminacin de un trabajo posterior depende de la iniciacin del anterior

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Mtodo de Redes (cont.) Cuando se ha definido las mismas para cada uno de los paquetes de trabajo y se ha establecido la secuencia de actividades, el paso siguiente es presentarlo en forma grfica en un diagrama de red que muestre el orden apropiado y las relaciones para lograr el alcance total del proyecto. Se dibuja de izquierda a derecha para reflejar la cronologa del proyecto.

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Mtodo de Diagramacin por Precedencia Se le conoce tambin como Mtodo de Diagrama de Actividad en los Nodos (AON). Es una tcnica de diagramacin de red en la cual las actividades estn representadas por cajas o nodos. Las actividades estn unidas por relaciones de precedencia(*) para mostrar la secuencia en la cual las mismas sern desarrolladas. Este mtodo es utilizado por la mayora de paquetes de software de gestin de proyectos.
Se utiliza de manera intercambiable las expresiones siguientes: relacin de precedencia / relacin lgica / dependencia

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Mtodo de Diagramacin con Flechas: Se le conoce tambin como Mtodo de Diagrama de Actividad en la Flecha (AOA). Es una tcnica de diagramacin de red en la cual las actividades estn representadas por flechas. El inicio de la flecha representa el comienzo y la cabeza representa el final de la actividad (el largo de la flecha no representa la duracin esperada de una actividad). Las actividades estn conectadas a puntos, llamados nodos, para ilustrar la secuencia en la cual se espera que las actividades sean realizadas.

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Plantillas de Red del Cronograma: La utilizacin de plantillas estandarizadas permite acelerar la preparacin de redes de actividades del cronograma de un proyecto. Las plantillas son especialmente tiles cuando un proyecto incluye varios productos entregables idnticos o casi idnticos, como por ejemplo, los pisos de un edifico alto de oficinas.

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Aplicacin de adelantos y retrasos: El equipo de direccin del proyecto establecer las dependencias que pueden requerir un adelanto o un retraso para definir con precisin la relacin de precedencia. La aplicacin de adelantos y retrasos, as como sus correspondientes supuestos, debern estar plenamente documentados. Un adelanto permitir la aceleracin de la actividad posterior. Por el contrario, un retraso causar una demora en la actividad posterior.

ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Aplicacin de adelantos y retrasos: Por ejemplo, para dar cuenta del periodo de diez das que el concreto tarde en curarse, se puede considerar un retraso de diez das, en una relacin final a comienzo, lo que significa que la actividad posterior no podr comenzar hasta diez das despus de finalizada la actividad predecesora.

ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

La estimacin de recursos involucra determinar, de acuerdo al WBS, el tipo (personas, equipos o material) y cantidad de recursos que se utilizar, as como el momento en que cada recurso debe estar disponible para realizar las actividades del proyecto. Los recursos se incorporan u obtienen de acuerdo a los lineamientos de la gestin de RRHH y la gestin del Abastecimiento. El proceso de Estimacin de Recursos de las Actividades se coordina estrechamente con el proceso de Estimacin de Costos.

ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

El proceso de Estimacin de la Duracin de las Actividades es un proceso por el cual, a partir de las informaciones del alcance y de los recursos disponibles para el proyecto, se estima la cantidad de esfuerzo de trabajo necesario; la cantidad prevista de recursos a ser utilizados y la cantidad de perodos laborables requeridos para completar cada actividad del cronograma. Se deber documentar todos los datos y suposiciones que respalden la estimacin de la duracin de cada actividad.

ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

La estimacin de la duracin de las actividades es un proceso gradual. De este modo, a medida que se desarrolla la ingeniera del proyecto y el trabajo de diseo, se dispondr de datos ms detallados y precisos, con lo cual podr mejorarse las estimaciones de duracin inicialmente efectuadas.

ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

La estimacin de la duracin de las actividades puede basarse en el juicio de expertos y en la consideracin de situaciones anlogas. Formalmente, se plantea: Estimacin paramtrica Estimacin por tres valores

ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

Estimacin Paramtrica La duracin de las actividades puede determinarse cuantitativamente multiplicando la cantidad de trabajo a realizar (por ejemplo, X m2 de muro de ladrillo) por el ratio de productividad (N horas de trabajo / m2 de muro de ladrillo construido). Duracin (hr) = X (m2) . N (hr/m2)

ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

Para determinar la duracin de una actividad en periodos laborables, las cantidades totales de recursos se multiplican por las horas de trabajo por periodo laborable (capacidad de produccin por periodo laborable) y se divide por la cantidad de recursos asignados.

ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

Estimaciones por Tres Valores La estimacin de la duracin de una actividad puede mejorar teniendo en cuenta la cantidad de riesgo de la estimacin original. Las estimaciones por tres valores se basan en determinar tres tipos de estimaciones: Ms probable (realista) Optimista (mejor escenario ms probable) Pesimista (peor escenario ms probable)

ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

Tiempo optimista: Es el tiempo mnimo durante el cual se puede ejecutar una actividad, suponiendo una perspectiva favorable de circunstancias, pero excluyendo todo acontecimiento excepcional. Tiempo ms probable: Es auqel en que se completar con ms frecuencia una actividad, en particular bajo condiciones normales. Coincide con la duracin asiganda a las actividades en el mtodo CPM (ver ms adelante).

ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

Tiempo pesimista: Es el tiempo en que se puede terminar una actividad en particular bajo condiciones adversas, como pueden ser la presencia de complicaciones inusuales e imprevistas.

ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

Estimaciones por Tres Valores

ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

Anlisis de Reserva El equipo responsable del proyecto puede decidir agregar tiempo adicional, denominado reserva para contingencias, en funcin al riesgo del cronograma. La reserva para contingencias podr usarse total o parcialmente, reducirse o eliminarse con posterioridad, a medida que se dispone de informacin ms precisa sobre el proyecto.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

El desarrollo del cronograma del proyecto es un proceso iterativo por el cual se determina las fechas de inicio y finalizacin planificadas para las actividades del proyecto. Se deber establecer un cronograma aprobado del proyecto, el cual pueda servir como lnea base con respecto a la cual medir el avance.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

El desarrollo del cronograma se perfecciona y actualiza a lo largo del proyecto, a medida que el trabajo avanza, el plan de gestin del proyecto cambia y los riesgos anticipados ocurren o desaparecen, al tiempo que se identifican nuevos riesgos.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Entre las herramientas y tcnicas disponibles para el desarrollo del cronograma se tiene las siguientes: Mtodo del camino crtico o ruta crtica Compresin del cronograma Anlisis Qu pasa si ? Nivelacin de recursos Mtodo de la cadena crtica

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Mtodo del Camino Crtico (Critical Path Method CPM) Es una de las tcnicas ms utilizadas en la gestin de proyectos. El mtodo CPM calcula las fechas de inicio y finalizacin tempranas y tardas tericas para todas las actividades del cronograma, sin considerar limitaciones de recursos. Un clculo hacia delante permite determinar las fechas tempranas y un clculo hacia atrs proporciona los tiempos tardos.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Mtodo del Camino Crtico (Critical Path Method CPM)

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

En cualquier camino de red, la flexibilidad del cronograma se mide por la diferencia positiva entre las fechas tempranas y tardas y se denomina holgura total. Los caminos crticos tienen una holgura total igual a cero o negativa y las actividades del cronograma pertenecientes a un camino crtico se denominan actividades crticas.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

De detectarse holguras totales negativas, ser necesario hacer ajustes a las duraciones de las actividades, a las relaciones lgicas, a los adelantos o retrasos o a otras restricciones del cronograma, de modo de producir caminos de red con una holgura total igual a cero o positiva. Una vez que la holgura total para un camino de red es igual a cero o positiva, puede determinarse la llamada holgura libre, que es la cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede retrasarse, sin afectar la fecha de inicio temprana de cualquier actividad inmediata posterior dentro del camino de red.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

El camino crtico es el camino ms largo del proyecto y representa el tiempo mnimo que ste demorar.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Compresin del Cronograma Busca acortar el cronograma del proyecto, sin modificar el alcance del mismo. La compresin debe considerar las restricciones del cronograma, las fechas impuestas y otros objetivos fijados. Las tcnicas de compresin incluyen: Intensificacin (Crashing), busca obtener la mayor compresin con el incremento mnimo de costos. Ejecucin rpida (Fast-Tracking), tcnica por la cual las fases o actividades que normalmente se realizaran de forma secuencial, se realizan en paralelo.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Compresin del Cronograma (Crashing)

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Anlisis Qu pasa si ? Se usa para evaluar la viabilidad del cronograma del proyecto en condiciones adversas y preparar los planes de contingencia y respuesta para superar o mitigar el impacto de situaciones inesperadas. Supone el clculo de mltiples duraciones del proyecto con diferentes supuestos para las actividades. La tcnica ms comn de anlisis de estos escenarios es la Monte Carlo.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Nivelacin de Recursos Es una tcnica de anlisis que se aplica a un modelo de cronograma que ya ha sido analizado por medio del mtodo de la ruta crtica. Se le conoce tambin como Mtodo Basado en los Recursos, ya que las decisiones de programacin (fechas de comienzo y final) se establecen en base a la gestin de los recursos. Este mtodo intenta establecer un cronograma en el que el uso de los recursos se hace tan uniforme como sea posible, sin extender el proyecto ms all del tiempo de terminacin requerido.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Es un mtodo de prueba y error en el que las actividades no crticas se retrasan ms all de sus tiempos de inicio ms tempranos (holguras), con el fin de mantener un nivel uniforme de recursos requeridos. La nivelacin de recursos se utiliza en los siguientes casos: Para abordar actividades del cronograma que deben realizarse a fin de cumplir con fechas de entrega determinadas

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Para abordar situaciones en las que se dispone de recursos compartidos o crticos necesarios slo en ciertos momentos o en cantidades limitadas Para mantener el uso de recursos seleccionados a un nivel constante durante periodos especficos del desarrollo del proyecto.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Este enfoque puede hacer que cambie la ruta crtica original. Se le conoce tambin como Mtodo Basado en los Recursos.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Nivelacin de Recursos

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Nivelacin de Recursos Alternativa 1: Demorar la actividad que tenga la mayor holgura. Stano tiene 8 das de holgura. Se puede demorar 6 das, de forma tal que se inicie despus de Dormitorios. Alternativa 2: Demorar Dormitorios, de forma tal que se inicie el da 4,despus de terminar Stano.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Programacin con Recursos Restringidos Es un mtodo para desarrollar el programa ms corto cuando la cantidad de recursos disponibles es fijo. Este mtodo ampliar, si es necesario, el tiempo de terminacin del proyecto, con el fin de mantenerlo dentro del lmite de recursos. Los recursos se asignan a las actividades en base a la menor holgura. Si sobran recursos, las actividades con la segunda menor holgura tienen la siguiente prioridad y as sucesivamente.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Programacin con Recursos Restringidos

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Programacin con Recursos Restringidos

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Programacin con Recursos Restringidos

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Programacin con Recursos Restringidos

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Mtodo de la Cadena Crtica (Critical Chain Method) Es una tcnica de anlisis de la red del cronograma que modifica el cronograma del proyecto para contemplar los recursos limitados. Este mtodo agrega colchones (buffers) de duracin, que son actividades del cronograma no laborables. Una vez que se determinan las actividades colchn del cronograma, las actividades planificadas se programan para las fechas de inicio y finalizacin ms tardas posibles.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Con este mtodo, en lugar de gestionar la holgura total de los caminos de la red, se gestiona las duraciones de las actividades colchn (buffers) y los recursos aplicados a las actividades planificadas del cronograma.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

El Desarrollo del Cronograma tiene como salida principal el Cronograma del Proyecto, el cual debe incluir, por lo menos, una fecha de inicio planificada y una fecha de finalizacin planificada para cada actividad del cronograma. El cronograma del proyecto puede presentarse en forma de resumen, a veces denominado cronograma maestro o cronograma de hitos, o presentarse en detalle.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

El Cronograma del Proyecto puede presentarse en forma de tabla, pero ms a menudo se presenta en forma grfica, usando uno o ms de los siguientes formatos: Diagramas de red Diagramas de barras Diagramas de hitos

CRONOGRAMA DEL PROYECTO EJEMPLOS GRFICOS

CONTROL DEL CRONOGRAMA

El control del cronograma implica: Determinar el estado actual del cronograma del proyecto Influir sobre los factores que originan cambios en el cronograma Determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado Gestionar los cambios reales a medida que suceden