Aproveitando os Planos & Gerenciando os Riscos de forma Efetiva e Eficiente

Perseu Padre de Macedo

Gesto de Riscos em Projetos Professora: Caroline M. Mota
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Aproveitando os Planos

1. Introduo

Para aproveitar os planos, deve-se trabalhar com suas diferentes peculiaridades, ter cuidado em distingui-los e associar terminologias a eles; Planos de referncia (RP): enc0ntram-se no incio do SHAMPU, obtido na fase de definio. So definidos em termos dos 6Ws e ao longo do PLC para auxiliar o gerenciamento da incerteza; Planos estratgicos (EP): so os planos de referncia com respostas proativas as incertezas e outras mudanas que possam no projeto. Os RP so prottipos do EP. Planos tticos (TP): verses mais detalhadas dos EP, aperfeioam eles para ser possvel sua implementao; Planos de contingncia (CP): formas operacionais de respostas reativas que incluem gatilhos para iniciar elas; Planos de ao (AP): aes definidas a serem cumpridas em um prazo apropriado.
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1. Introduo
1.

Nesta fase til: Consolidar e explicar a estratgia: Documentar, verificar, avaliar e relatar a estratgia do projeto, associando ela as incertezas. Isso fornece um panorama do estado atual. Formular as tticas: Com a utilizao dos planos estratgicos e as incertezas que foram avaliadas, torna-se possvel desenvolver planos tticos e de contingencia, para serem acionados dentro um horizonte de ao estabelecido. Convencer e suportar: Explicar o porque da consolidao, formulao e tticas explicadas acima so eficazes e eficientes.
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2.

3.

2. Consolidando e explicando a estratgia: planos de referncia

Os planos de referncia refletem a descrio do projeto a um nvel estratgico na fase de definio do SHAMPU. So dinmicos; Conseguem capturar equvocos anteriores

No precisam ser credveis, dado a recente valorizao da incerteza do projeto; No precisam incorporar respostas proativas.
Porm no pode ser destitudo de informaes claras tambm, pois pode por em risco todo o gerenciamento. Palavra chave: Evitar constrangimentos desnecessrios desde que mudanas sejam feitas quando preciso. Isso evitar uma posio inibida e defensiva dos envolvidos no proje.to

3. Consolidando e explicando a estratgia: anlise das incertezas

A anlise de incerteza deve incluir no mnimo uma abrangente lista de ameaas e oportunidades avaliadas em termos das implicaes destas Deve prover recomendaes proativas e respostas reativas com as alternativas existentes.

A analise da incerteza deve ser documentada.

Pode ser feita de forma bottom-up ou top-down. Palavra chave: Comunicar essas perspectivas aos decisores para que possam avaliar os problemas relevantes para uma melhor tomada de deciso.

3. Consolidando e explicando a estratgia: anlise das incertezas

Exemplo: Implicaes dos diferentes preos de oferta.

Gerenciando os Riscos de forma Efetiva e Eficiente

1. Introduo

O gerenciamento efetivo dos riscos envolve fazer as coisas certas, de acordo com o Processo de Gerenciamento de Riscos (RMP), para que o projeto seja eficiente e os objetivos possam ser alcanados. Para realizar o RMP tem-se custos e a chave para amenizar isso assegurar um trade-off entre estes custos e a eficincia do RMP. A eficincia neste contexto significa atender os objetivos e limitaes do RMP. A simplificao pode reduzir a efetividade do RMP. A razo comum dos RMP no serem nem efetivos nem eficazes a falta de valorizao dos benefcios que podem ser obtidos, isso ocorre pela desvalorizao organizacional quanto ao tema e falta de investimento no gerenciamento de riscos. Palavra chave: as organizaes precisam de um RMP eficaz em termos do que ser feito no projeto e eficiente (custo-benefcio) em termos da entrega dessa eficcia.
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2. Aprendendo com as aplicaes iniciais

Ao implantar o RMP em uma organizao, a mudana ocorre a longo prazo e uma mudana na cultura organizacional necessria, os primeiros passos sero um aprendizado. Os benefcios comearo a vir com a decorrncia da aplicao, entre erros e acertos. Exemplo: planejando navegar em um iate pelo English Channel, de Southampton at Cherbourg pela primeira vez.

Leitura; Aperfeioar as tcnicas de navegao; Alvos e metas traados

Reconhecendo as incertezas

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3. Complexidade do modelo

O grau de complexidade do modelo empregado para realizar a anlise um aspecto fundamental do RMP eficaz Simples, flexvel, compreensvel, adequado, capaz de lidar com dados de baixa qualidade.

Simplicidade construtiva proposto por Ward (1989) descr a forma e o nvel de detalhamento do modelo, depois acrescentou mais ao seu conceito e aplicao sob vrios aspectos de incerteza.

Tornar a estimao mais fcil; Integrar a experincia; Clarear o que estimar e o que no; Prover compreenso sobre as alternativas de deciso e mais confiana com os problemas devidamente entendidos.

Quanto mais opes de modelagem se tornam disponveis, mais difcil de fazer escolhas adequadas, a menos que seja compreendido claramente quanto custa e os benefcios que esta pode trazer.
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4. Modelo estendido: estimando o custo de um contrato para a aplicao de tubulaes

Este primeiro modelo ilustra de forma minimalista o primeiro passo para alcanar a estimao e avaliao da incerteza de forma eficiente e efetiva.
A aproximao minimalista define os intervalos de incerteza para o impacto e probabilidade associada com cada recurso da incerteza. Em seguida os clculos revelam o valor esperado e as variabilidades da mensurao, enquanto explica o gerenciamento associado a vieses otimistas. Utiliza de histogramas da densidade de probabilidade ou distribuio de probabilidade convencional. Busca expor uma big picture da situao antes de prosseguir com a deciso.

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4. Modelo estendido: estimando o custo de um contrato para a aplicao de tubulaes

a. Contexto
b. Aproximao minimalista c. Primeira interpretao e antecipao dos outros passos

d. Escopo para automao

e. Gerenciando e formando expectativas f. Robustez da aproximao minimalista g. Objetivos da aproximao minimalista

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a. Contexto

Foi solicitado uma estimativa de custo por uma offshore de petrleo e gs, referente a construo de um gasoduto de 200km de tubulaes com base um preo fixo, que houvesse um retorno dessa informao em poucas horas para uma avaliao preliminar de custos. Modificaes dada para o estimador seriam negociados e a anlise seria refinada desde que fosse vivel, antes do prazo da licitao terminar. O estimador teve acesso aos especialistas da organizao e informaes, mas a organizao no tinha nenhuma experincia de gerenciamento de riscos.

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b. Aproximao minimalista

A aproximao minimalista envolveu 6 passos na primeira tentativa para estimar e avaliar a incerteza:
i.

Identificar os parmetros a serem quantificados

ii.
iii. iv. v. vi.

estimar de forma bruta de probabilidades e impactos

refazer as estimativas de probabilidades e impactos calcular os valores esperados e intervalos para os parmetros apresentar os resultados graficamente (opcional) sumarizar os resultados

Durante esses passos preocupa-se em evitar vieses na avaliao da incerteza e assegurar a simplicidade para prover claramente informaes ao gerenciamento da incerteza.
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i. Passo 1: identificar os parmetros a serem quantificados

Envolve preliminares que estabelecem parmetros bsicos da situao, a estruturao de composio e as fontes de incerteza associadas.

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ii. Passo 2: estimar de forma bruta de probabilidades e impactos

Envolve estimar intervalos para a ocorrncia probabilstica e tamanho do impacto dos problemas caso tenha chances de acontecer.

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iii. Passo 3: refazer as estimativas de probabilidades e impactos

Refazer as estimativas, a tabela reflete valores mais extremos de probabilidade e intervalos de impactos assumindo distribuies a eles associadas.

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iv. Passo 4: calcular os valores esperados e intervalos para os parmetros

O prximo passo calcula os valores esperados e os intervalos para os parmetros da primeira tabela (15.1) usando o intervalo e ponto mdio da tabela passada (15.3)

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v. Passo 5: apresentar os resultados graficamente (opcional)

Para as principais reas de preocupao, a representao grfica pode significar muito para a tomada de deciso, facilitando o entendimento por meio da visualizao dessas relaes.

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vi. Passo 6: sumarizar os resultados

Um custo esperado de $12 deve ser usado como base; Esse custo deve ser interpretado como uma estimativa conservativa porque assume alguns valores maiores que o necessrio.

Um custo na ordem de $50 to plausvel quanto o custo de $5. O intervalo de incerteza no est considerando riscos anormais. A organizao est considerando a incerteza baseada no preo fixado no contrato, porm algum risco pode estar alm disso.

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c. Primeira interpretao e antecipao dos outros passos

A tabela 15.2 ou 15.3 deveria tornar claro que os dias perdidos eram o principal fator da incerteza. Mesmo refinando os ajustes, a mudana de 7,12 para 7,25 foi visto com baixa prioridade, por causa do tamanho do ajuste associado a variabilidade. Porem ao representar a relao graficamente, este deveria ser o ponto a comear toda a interpretao, influenciando o resto da anlise. Avaliao das tabelas

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d. Escopo para automao

A abordagem minimalista foi concebida para ser feita manualmente de forma simples, sem o requisito de softwares de apoio. A questo se algum software pode fornecer apoio til. A dependncia dos intervalos e a variabilidade dos parmetros so de significativa importncia que podem ser estimados erroneamente. Softwares como o @Risk podem ser usados para tratar os dados de entrada e fornecer sadas ricas e de fcil interpretao. Um software especifico deve ser desenvolvido quando aps experincia v-se o tipo de analise necessria, este deve apropriar os dados para se chegar nas informaes necessrias.

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e. Gerenciando e formando expectativas

A aproximao minimalista usa de intervalos primrios para obter uma estimativa esperada do impacto em termos de custo ou tempo de forma simples, plausvel e livre de vieses. Essa aproximao foi destinada para ajudar a gerenciar as expectativas do estimador e suas analises em termos dos valores esperados. Um risco suportvel no significa que ele no seja desastroso. Essa postura pode contribuir para um posicionamento diferente do negcio.

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f. Robustez da aproximao minimalista

Como o estimador pode defender a aproximao minimalista para garantir uma estimao plausvel? i. Estrutura dos parmetros

ii. Problemas de estrutura

iii. Tratamento da baixa probabilidade e eventos de alto impacto iv. Menos que a correlao positiva perfeita v. Assumindo a funo de distribuio de probabilidade uniforme

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i. Estrutura dos parmetros

No exemplo foi ilustrado os parmetros em termos de 4 pontos compsitos (custo, durao, taxa de progresso e produtividade) e 4 pontos bsicos ( distncia, velocidade/taxa estabelecida, taxa de dias perdidos e taxa de custo) H uma relao entre esses parmetros que conduzem ao objetivo proposto de forma simples sem complicao. Mas no so poucos parmetros? O espirito da aproximao minimalista evitar introduzir complicaes que no gerem um beneficio claro.

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ii. Problemas de estrutura

Deve-se ter cuidado na escolha dos parmetros compostos, uma m representao pode prover variaes nas estimativas, subestimando a variabilidade. A decomposio nesta fase de identificao deve se aproximar o mximo da realidade.

Os diferentes contribuies podem: gerar troca de experincia e informao, diferentes respostas, melhor compreenso das partes.
Agregar e simplificar parmetros.

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iii. Tratamento da baixa probabilidade e eventos de alto impacto

Considerando a possibilidade um uma falha catastrfica no equipamento com uma probabilidade de 0,001/ms, pode-se esquecer suas consequncias, ou identificar e e quantificar o problema, mas isso o classificaria numa faixa constante conforme figura 15.2 Deve-se observar aonde essa falha impactaria mais ou teria relao com um dos problemas levantados (clima, fornecedores, equipamento ou curvaturas) e conhecer seu impacto diante o cenrio, podendo prever formas de evita-lo.

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iv. Menos que a correlao positiva perfeita

Essa correlao afetar a interpretao do valor esperado do ponto mdio das tabelsa 15.2 15.4 e da figura 15.2, curvas C2 C4, desenvolvendo uma forma de S. Por exemplo: na tabela 15.2 a probabilidade do evento dos fornecedores no ponto mdio (0,3+0,1)/2 = 0,2 e o impacto no ponto mdio (3-1)/2=2. Se essas 2 distribuies forem combinadas assumindo a independncia, o impacto esperado dos fornecedores deveria ser (0,2x2) = 0,4 (e a distribuio dos produtos no seria simtrica). No entanto, os impacto esperado no ponto mdio dos fornecedores 5, aumentando assim para 5.4 na tabela 15.3 Deve-se ter cuidado:

Relaes de independncia Tentativas para estimar a incerteza tendem a descobrir mais e mais incertezas particularmente importante na primeira aproximao ter um vis para o lado pessimista Simplicidade, ter cuidado com o refinamento
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v. Assumindo a funo de distribuio de probabilidade uniforme

Por envolver uma especificao inicial da incerteza, de forma bruta ainda, a distribuio uniforme indicada. aconselhvel por:

A primeira aproximao deve ser feita de forma conservadora.

Construir a incerteza , superando tendncias inerentes que subestimam o risco. Simplicidade, por meio da linearidade na probabilidade. Anlise mais clara

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g. Objetivos da aproximao minimalista

i. Objetivo 1: Entender a incerteza em termos gerais ii. Objetivo 2: Entender as fontes de incerteza e as respostas iii. Objetivo 3: Determinar o que quantificar apropriadamente iv. Objetivo 4: Gerenciar interativamente os processos de forma eficiente e eficaz

v. Objetivo 5: O primeiro passo minimalista para estimar e avaliar

vi. Objetivo 6: Evitar vis otimistas para gerenciar eficazmente as expectativas vii. Objetivo 7: Simplicidade com complexidade construtiva

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Objetivo 1: Entender a incerteza em termos gerais

Entender a incerteza precisa ir alm variabilidade e dos dados existentes. preciso entender a ambiguidade e incorporar isso a estrutura

Ter foco em fazer as melhores decises possveis em termos de informao, conhecimento e entendimento da estrutura

Objetivo 2: Entender as fontes de incerteza e as respostas

Um importante aspecto da estrutura a necessidade de entender a incerteza em termo de todas as fontes associados a elas.
As formas de gerenciar estas incertezas dependem das fontes e implicaes das respostas, para avaliar os impactos.
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Objetivo 3: Determinar o que quantificar apropriadamente

Distinguir entre o que til ser quantificado importante A probabilidade subjetiva o ponto de partida para quantificar as probabilidades. Basearse apenas nos dados, ir abordar uma parte da incerteza, porm o ajuste entre essa informao e a aplicao de uma viso subjetiva, torna-se necessrio para garantir um resultado de maior qualidade

Objetivo 4: Gerenciar interativamente os processos de forma eficiente e eficaz

Para facilitar a compreenso e aprendizado, a incerteza tem de ser abordada em termos de um processo interativo, que altera-se sucessivamente. Isso otimiza o tempo e outros recursos durante o gerenciamento de riscos, porque inicialmente onde h incerteza, no h uma forma exata de trata-la. Uma abordagem linear simples irremediavelmente ineficiente
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Objetivo 5: O primeiro passo minimalista para estimar e avaliar

A aproximao minimalista para estimar e avaliar inicialmente afim de otimizar o processo global do problema critico Sua estrutura quantifica os dados necessrios mesmo com a falta de informao e utilizao de probabilidades subjetivas.

Objetivo 6: Evitar vis otimistas para gerenciar eficazmente as expectativas

Quando as aproximaes das estimativas so tratadas de forma otimista, ao gerenciar o risco apenas nesta base, h vieses otimistas que podem surpreender no resultado real Quanto mais sofisticado o processo utilizado, mais vieses podem surgir e afetar a credibilidade do gerenciamento de riscos.
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vii. Objetivo 7: Simplicidade com complexidade construtiva

A simplicidade um importante ponto a ser destacado, no significa algo negativo, mas amplia claramente e de forma profunda o entendimento do problema. No entanto o nvel de complexidade (complexidade construtiva) tambem importante por algumas razes:

Ter um balanceamento entre a estrutura e o processo Habilidades que podem ser desenvolvidas por meio da aprendizagem

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5. Exemplo estendido: estimando e a subjetividade racional

O exemplo anterior ilustrou um numero de consideraes mas envolveu a perspectiva do contratante em um contexto complexo. Agora ir ser considerado sobre a perspectiva do cliente num contexto mais simples, para prover um balano entre as informaes j expostas. a. Contexto do exemplo b. Aproximaes convencionais c. Abordagem construtiva simples d. O fator cubo para avaliar e interpretar estimativas e. Um outro objetivo

f. Eficincia simplificada
g. Ambiguidade e viso holstica da incerteza
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a. Contexto do exemplo

O gerente de projetos deseja estimar quanto ir durar para obter uma aprovao da central para uma mudana no design que possui implicaes quanto as despesas. Trata-se de um projeto de sistemas de armas. O gerente est ciente que h um tempo padro da central para tais aprovaes, 3 semanas.

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b. Aproximaes convencionais

Basicamente estimou (3+7+6+4+15)/5 = 7 semanas como a melhor estimativa esperada para a espera. O projeto que durou 15 semanas pode ser considerado um outlier, logo (3+7+6+4)/4=5 semanas. Em algum outro contexto de planejamento de projetos, alguns usam a tcnica PERT assumindo a mdia como (b+4m+h)/6, (3+4*6+15)/6 =7 e o desvio padro como (h-b)/6, (15-3)/6=2. No se portanto mais como uma distribuio normal, mas como uma distribuio beta. A aproximao normal pode ser importante, mas desconsiderando o outlier, que uma varivel anormal, comete-se um erro, esta muito mais importante de ser entendida e gerenciada para evita-la. Depender de como quer se abordar a situao.
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c. Abordagem construtiva simples

Pegando a estimativa mais pessimista e a estimativa mais otimista da tabela 15.5, obtem um valor esperado de 9 semanas na tabela 15.6. Tomando as especificaes por um modelo estocstico, tem-se a tabela 15.7, que envolve estimativas subjetivas relacionadas com a durao da situao anormal e a probabilidade desse ocorrer.

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d. O fator cubo para avaliar e interpretar estimativas

Se alguma estimativa envolver suposio de algo que no seja verdade, a condio natural estimar em termos de dependncia que seja verdade, para evitar informaes falsas.

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e. Um outro objetivo

Objetivo 8: Evitando uma objetividade irracional

A cultura corporativa pode conduzir as pessoas a mostrar uma objetividade irracional. Ou seja, um objetivo por presso. Esta deve ser neutralizada atravs da subjetividade racional.

muito fcil fazer suposies e em seguida perde-las de vista.

Deve-se buscar uma relao entra o fator Fk, que fora a integrao das implicaes explicitas, do fator Fu, que fora as hipteses implcitas, e o fator Fb, que integra qualquer vis.

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f. Eficincia simplificada

Em relao ao objetivo 7 (simplicidade), h uma ilustrao que demonstra essa notao, a curva da eficincia simplificada.

A-B = nvel ineficiente de compreenso

B-D = fronteira eficiente e eficaz

B-C = intervalo de primeira passagem para o modelo C-D = intervalo de ltima passada do modelo quando maior compreenso til. E = aproximao ineficiente

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g. Ambiguidade e viso holstica da incerteza

Ambiguidade est associada com a falta de claridade por causa da falta de informao, de detalhes, estrutura para considerar os problemas, hipteses empregadas, fontes de vieses e ignorncia sobre quanto esforo deve ser empregado para clarear a situao. Ela alerta sobre a falta de ateno das partes no processo decisrio, incluindo a estimao e a avaliao. Falhar em reconhecer a ambiguidade pode comprometer uma concluso eficiente. A aproximao construtiva simples designada para neutralizar essas presses.

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CONCLUSO

O problema central quando considera o gerenciamento de riscos so os trade-offs entre a efetividade desse gerenciamento com o seu custo. A eficincia por meio da simplicidade, representada na figura 15.4, o ponto central do gerenciamento dos trade-offs. uma parte do conceito do risco eficiente. A eficincia do gerenciamento de riscos um conceito complexo que avalia e exige um entendimento da eficincia dos riscos em termos dos criterios relevantes.

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Obrigado pela ateno.

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