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EVALUACIN DE PAQUETES CONTABLES

EVALUACIN DE PAQUETES CONTABLES


Cada empresa deber elegir el software que ms se adecue a su realidad. Una de las tareas ms difciles es determinar si un cierto paquete de software cumple con los requerimientos de la misma. La evaluacin se basa en un conjunto de requisitos que la empresa que implementar el software considera deseables dadas su situacin actual y sus perspectivas en un futuro cercano.

Aspectos a tener en cuenta en el proceso de seleccin


Se debe evaluar el software comercial a partir de demostraciones con datos de la empresa y examinar la documentacin que lo acompae. La necesidad de copias mltiples del software (para el uso de varias estaciones de trabajo) implica negociar con el vendedor una licencia de uso mltiple, de tal forma que los derechos del autor no se infrinjan al crear copias ilegales.

Aspectos a tener en cuenta en el proceso de seleccin


Hay distintos tipos de licenciamiento de software para ambientes multiusuario:
El

uso del software estar restringido a determinados equipos, esto significa que se podr utilizar exclusivamente en esos equipos. autoriza el uso a un nmero determinado de usuarios concurrentes.

Se

El proceso de decisin
Parte de la decisin de incorporar un software contable consiste en determinar si conviene emplear un producto estndar o uno a medida:

Relevar y listar las necesidades a satisfacer. Determinar las cualidades que debera tener el producto a incorporar, distinguiendo entre lo ideal y lo aceptable. Evaluar los productos estndar y a medida disponibles en el mercado. Calcular los costos demandados por cada alternativa. Decidir.

Relevar y listar las necesidades a satisfacer


Lo ms importante respecto de un paquete contable es la medida en que dicha herramienta permite obtener la informacin que la empresa necesita para la toma de decisiones, el control patrimonial y el cumplimiento de disposiciones legales. Con fines prcticos, y como parte del diseo del sistema contable, en cada caso conviene listar los datos aislados y los informes contables que se consideren imprescindibles; o que, sin ser imprescindibles, agreguen valor.

Determinar las cualidades que debera tener el producto a incorporar, distinguiendo entre lo ideal y lo aceptable

Ideal sera el producto que:


satisfaga todas las necesidades del usuario; brinde la mayor seguridad; y tenga el menor costo.

Ese producto no existe y los usuarios lo saben, de modo que se contentan con aplicaciones que satisfagan una parte importante de sus requerimientos (por ejemplo el 70%).

Junto con las caractersticas ideales de un producto hay que definir las aceptables.

Evaluar los productos estndar y a medida disponibles en el mercado


La evaluacin de productos estndar implica:

obtener informacin general sobre los que hayan sido (o parezcan haber sido) diseados para satisfacer las necesidades del usuario. evaluarlos (probar sus funcionalidades) para cada producto que no alcance a cumplir todos los requerimientos:

listar las tareas que no realiza; investigar si en el mercado hay productos complementarios disponibles que las realicen y de ser as, evaluarlos; determinar si es factible y prctico el desarrollo o la compra de aplicaciones complementarias diseadas a medida.

Evaluar los productos estndar y a medida disponibles en el mercado


Si no se hubiese decidido ya la compra de un producto estndar:

obtener y evaluar la informacin disponible proveedores de paquetes contables a medida;

sobre

requerir una o ms propuestas, basadas en las prestaciones del producto ideal, sin perjuicio de escuchar alternativas propuestas por los posibles proveedores y de evaluarlas para determinar si son aceptables;

evaluar la factibilidad de desarrollar necesario sin intervencin de terceros.

el

producto

Calcular los costos demandados por cada alternativa


Al evaluar los costos implicados por la decisin de adquirir o desarrollar una aplicacin contable deben considerarse los relacionados con:

la adquisicin o desarrollo del producto; su adaptacin a necesidades especficas del usuario, si fuere necesaria y posible, su puesta en marcha; la resolucin de problemas que requieran consultas al proveedor; la posible adquisicin de actualizaciones del producto;

el cambio total o parcial del hardware a utilizar, si fuere necesario.

Decidir
Luego de realizar todos los pasos anteriores, lo ltimo que resta es la decisin por un paquete estndar o uno a medida. Esta va a surgir luego de descartar las opciones que no se adecuen a las necesidades de la empresa.

Funcionalidades

Software amigable
Un sistema de software es amigable si un usuario humano lo encuentra fcil de utilizar. La interfaz de usuario es un componente importante de la amigabilidad. Un sistema de contabilidad deber contar con archivos de ayuda.

Agilidad en el ingreso de datos


Muchos programas cuentan con herramientas que le permiten el ingreso de la informacin en forma ms gil y segura. Algunas de ellas son: Asientos automticos, teclas de funcin para ingresar conceptos u otros datos. Tambin es posible ahorrar tiempo mediante el uso de ayudas, como por ejemplo, desplegar mediante una tecla de funcin o una combinacin de teclas el plan de cuentas si no se recuerda el cdigo de una cuenta.

Validacin de datos
Los datos que se ingresan al sistema deben validarse, para evitar o al menos detectar, los errores, voluntarios o involuntarios, que pudieran cometer los usuarios. Una primera validacin de datos se realiza en el mismo momento en que se ingresan los datos al sistema.

Validacin de datos: Controles


El control del tipo o composicin verifica que los datos que se ingresan correspondan al tipo de campo definido. El control de la longitud correcta del campo. El control de exactitud contable no permite que se ingresen asientos que no cuadren o balanceen. El control de imputaciones existentes exige al sistema darnos aviso en el caso que se operaciones que existan y que no concuerden.

Validacin de datos: Controles


Los controles de identificacin validan datos puntuales o discretos comparando los datos de las transacciones con archivos maestros o tablas constantes. Los controles de rangos o verificacin de lmite o racionalidad admiten varios valores posibles dentro de un determinado rango. El control de verificacin de secuencia.

Parametrizacin
Esta caracterstica del programa es de mucha importancia porque nos va a indicar que tan adaptable es el programa a la realidad de las diferentes empresas. La posibilidad de parametrizacin de un programa muchas veces es medular para la toma de decisiones (o debera serlo) a la hora de adquirir un software.

Parametrizacin
Lo importante es que no se adquiera una aplicacin que incluya rigideces incompatibles con las necesidades del usuario, como las siguientes:

a) los importes se informan siempre con la misma cantidad de decimales (sea: cero o dos), no pudiendo ser expresados en mltiplos (sea: en miles); b) la codificacin de las cuentas a emplear slo puede basarse en reglas preestablecidas que no son modificables; c) la diagramacin de los informes importantes (cabezales, mrgenes, lneas por pulgada, lneas por pgina, etc.) es rgida y adems inadecuada.

Flexibilidad
La flexibilidad es la posibilidad de realizar cambios al cdigo del programa ante nuevas situaciones o de adaptarlo a las necesidades del usuario. El software flexible es en general ms valioso que un programa que es totalmente inflexible. Sin embargo, no es deseable la flexibilidad excesiva. Las reas donde se desea flexibilidad son el almacenamiento, los reportes y sus opciones, la definicin de parmetros y la captura de datos.

Respaldo y recuperacin de datos


El respaldo es la obtencin de una copia de los datos, de tal modo que a partir de dicha copia es posible restaurar el sistema al momento de haber realizado el respaldo.

Este respaldo se podr realizar en el propio disco duro del PC como tambin en otros medios magnticos (CD-ROM, cinta, ZIP Drive, DVD, Pen Drive, etc.).
El sistema adems de permitir que se respalden los datos debe permitir la restauracin de los mismos.

Asientos y comprobantes
El ingreso de asientos y comprobantes es el punto crtico de todo sistema.

Teniendo presente esto un programa de contabilidad debe permitir que la entrada de datos sea lo ms gil, sencilla y segura posible.
Se logra minimizar errores por ejemplo con la posibilidad de que, mediante cdigos ingresados por el digitador. Tambin agrega agilidad la definicin de teclas abreviadas para el ingreso del concepto del comprobante

Asientos y comprobantes
Asientos en lnea: el registro de comprobantes se ingresa en una lnea en la planilla de asientos. Asientos en formato clsico: el registro de comprobantes se ingresa de la misma manera que se registrara en un libro manual, uno por lnea. Asientos tipo: con esta herramienta es posible tener ingresados como lotes determinados asientos tipo que la empresa deba registrar con frecuencia.

Multiplicidad
Este concepto se refiere a que el programa acepte en determinados tems mltiples variantes posibles; los tems fundamentales son:

Multiempresa: esta caracterstica es fundamental cuando estamos hablando de un estudio contable que maneja varias empresas. Multimoneda: un sistema multimoneda permite ingresar informacin en distintas monedas, y luego, independientemente de la moneda origen de cada comprobante, re-expresar los informes contables en cualquier otra moneda o unidad de medida. Multiusuario: son las aplicaciones que pueden correrse desde una red, de modo que distintas personas puedan acceder a los mismos archivos simultneamente. Mltiples ejercicios econmicos: este concepto implica que el software admita trabajar varios ejercicios econmicos

Seguridad y Auditora
La seguridad tiene tres objetivos principales:

Confidencialidad: prevencin de divulgacin no autorizada de los datos. Integridad: prevencin de modificaciones no autorizadas de los datos Disponibilidad: prevencin de interrupciones no autorizadas de los recursos informticos

Para alcanzar estos objetivos la empresa debe contar con procedimientos de seguridad de la informacin adecuados, formalmente definidos y ampliamente divulgados.

Seguridad y Auditora
Para

una mejor exposicin del tema trataremos el mismo en los siguientes aspectos:

Seguridad de la aplicacin Seguridad del sistema operativo Seguridad de la base de datos Uso de bitcora de transacciones Seguridad para evitar copias ilegales del programa

Importacin Exportacin
Es la posibilidad de exportar datos hacia planillas de clculo, bases de datos, procesadores de texto y a otros programas de contabilidad. Cuando hablamos de importar nos referimos tanto a importar datos de otros paquetes de contabilidad, como a importar en el caso de paquetes contables, asientos de software de gestin.

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