establecimiento e implementacin de polticas de recursos humanos, financieros y de tecnologa de informacin necesarias para que la Organizacin pueda llevar a cabo eficazmente sus actividades. Este Departamento se ocupa de:
a) establecer e implementar polticas que garanticen una slida gestin financiera y del personal;
b) formular propuestas financieras y presupuestarias para su difusin a interlocutores internos y externos;
c) coordinar las polticas administrativas, de tecnologa de informacin, de personal y de finanzas; y
d) prestar asistencia al Director General en la toma de decisiones globales en materia de gestin. Las funciones de gestin de recursos financieros, humanos y de tecnologa de informacin se encargan colectivamente de las polticas administrativas de personal y finanzas de la Organizacin y asisten al Director General en la toma de decisiones administrativas globales. Este Departamento comprende las siguientes cinco divisiones y dos unidades: a) Divisin de Gestin de Recursos Humanos;
b) Divisin de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones;
c) Divisin de Contabilidad;
d) Divisin de Presupuestos;
e) Divisin de Tesorera;
f) Unidad de Servicios Comunes; y
g) Unidad de Coordinacin de Viajes del Personal. La norma ISO 9001 tiene los siguientes requisitos de obligado cumplimiento, para la organizacin: a.- determinar y proporcionar los recursos necesarios para implementar y mantener el sistema de gestin de la calidad, y mejorar continuamente su eficacia.
b.- determinar y proporcionar los recursos necesarios para aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. La norma ISO 9001 utiliza la palabra COMPETENCIA para describir la suma de educacin, formacin, habilidades y experiencia adecuada.
c.- determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afecten a la calidad del producto. d.- asegurar que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.
e.- mantener los registros apropiados de la educacin, formacin, habilidades y experiencia.
f.- determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto, como edificios, espacios de trabajos, maquinaria, software, etc...
g.- determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto, ergonoma, seguridad, control de la higiene, condiciones de los laboratorios, etc. La Provisin de recursos: la ISO 9001 aboga por una gestin eficiente y eficaz de los recursos con objeto entre otras razones de minimizar costes y satisfacer tanto a clientes como resto de las partes implicadas. La Provisin de Recursos se refiere a recursos tales como edificios, trabajadores, materiales, instalaciones, proveedores etc.
Los directores, departamentos, etc. solicitaran, preferiblemente por escrito (segn se especifique en el manual de calidad) las necesidades de recursos para poder cumplir con el SGC.
La Organizacin debe proporcionar los recursos que considere necesarios en dos frentes: Implementar y mantener el Sistema de Gestin de Calidad y mejorar continuamente su eficacia. Aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Provisin de Recursos: requisitos de los recursos.
La Provisin de recursos la Norma, ISO 9001, se refiere a:
- Personas con capacidad suficiente para el desempeo de sus funciones.
- Edificios y terrenos adecuados.
- Equipos y maquinaria con la tecnologa necesaria.
- Materias primas, consumibles, repuestos, gestionados de forma eficaz. Al referirnos en Provisin de recursos a personas con capacidad suficiente, debemos entender que tienen que tener los ttulos y formacin necesaria que el Sistema haya acordado para realizar una determinada tarea y esta formacin debe reciclarse. Si no tiene el nivel de formacin requerido la empresa debe procurrselo.
En el caso de que los recursos se refieran a proveedores, estos tendrn que cumplir los requisitos que tengamos establecidos y sern sometidos a una evaluacin peridica.
La optimizacin de costes en materia de Provisin de Recursos consiste no solo en dotar a la organizacin de todos los medios necesarios, sino en mantener y optimizar los procesos, para un consumo eficaz de los mismos adems de la gestin adecuada sobre los recursos.
Los recursos adscritos a ste captulo de la Norma ISO sobre Provisin de Recursos estn especificados en la Norma 9004:2000 y son los que a continuacin se relacionan:
-Recursos tangibles como las instalaciones o intangibles como la propiedad intelectual.
-Recursos y mecanismos para alentar la mejora continua.
-Gestin de la informacin y la tecnologa.
-Competencia del personal: formacin, reciclaje, educacin, aprendizaje.
-Desarrollo de habilidades de liderazgo y perfiles de los futuros directivos.
-Uso eficiente de los recursos naturales y el mnimo impacto ambiental.
-La planificacin de futuras necesidades de recursos.
Se denomina recursos humanos a las personas con las que una organizacin (con o sin fines de lucro, y de cualquier tipo de asociacin) cuenta para desarrollar y ejecutar de manera correcta las acciones, actividades, labores y tareas que deben realizarse y que han sido solicitadas a dichas personas. Los recursos humanos pueden aportar sus conocimientos tericos, operacionales, valor agregado, fuerza fsica, etc; que impactarn directamente en el desarrollo empresarial se tratar siempre que sea de manera positiva-. Las personas son la parte fundamental de una organizacin, y junto con los recursos materiales y econmicos conforman el todo que dicha organizacin necesita. Es por esto que, en la mayora de las empresas por ejemplo, se realizan exhaustivos anlisis y evaluaciones a los candidatos que desean ocupar un puesto de trabajo en la empresa convocante. Incluso, existen reas dentro de la empresa destinadas a la gestin de los recursos humanos y profesionales especializados en esta disciplina, que abarca desde conocimiento legal de contrataciones hasta principios de psicologa y desempeo actitudinal. En sntesis, podemos decir que estas reas se encargan de elegir al recurso humano ms apropiado para la empresa, de acuerdo no slo con sus habilidades y destrezas para desempear el trabajo requerido, si no tambin evaluando otras condiciones y actitudes personales que impacten o puedan impactar- de manera positiva en la organizacin: responsabilidad, compaerismo, respeto, honestidad, transparencia, etc. Tambin la empresa u organizacin debe ofrecer buenas condiciones laborales en principio, un correcto ambiente de trabajo que permita el desarrollo normal y cmodo de las actividades, y algunas otras condiciones que los futuros trabajadores siempre considerarn: posibilidades de progreso dentro de la organizacin, capacitacin permanente, premios por logros, incentivos, entre otras cosas. En este sentido, quienes gestionan el rea de recursos humanos, en contacto permanente con las personas que trabajan en la organizacin, deben ser capaces de vincular las inquietudes de los trabajadores y los intereses de la empresa a fin de lograr un beneficio y equilibrio laboral hacia ambas partes. Algunas de las empresas que inician en los procesos de certificacin e inclusive aquellas que estn en el proceso de transicin a la nueva versin de ISO 9000, se han encontrado con alguna dificultad para cumplir con el requisito de determinar y brindar formacin sobre competencias. La competencia es entendida como "una combinacin de educacin y entrenamiento apropiada o aplicable, as como habilidades y experiencia, que pueda ser demostrada". No es necesario que una persona tenga todas las cuatro, nicamente aquellas que son necesarias para una tarea en particular. Segn lo ha establecido en el apartado 6.2 Recursos humanos de la norma ISO 9001:2000, "el personal que realice trabajos que afecten la calidad del producto debe ser competente con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas" para lo cual toda empresa debe determinar la competencia necesaria para este tipo de personal, adems de proporcionar la formacin requerida y asegurarse de que este es consciente de la importancia del trabajo que realiza y cmo contribuye al logro de los objetivos de la calidad.
La normativa ISO 9004:2000 establece en cuanto a la participacin del personal, que si la direccin quiere mejorar la eficacia y la eficiencia del sistema de gestin de la calidad debe buscar la participacin y el apoyo del personal para lo cual debe:
- proporcionar formacin continua y la planificacin de carrera,
- definir sus responsabilidades y autoridades,
- establecer objetivos individuales y de equipo,
- gestionar el desempeo de los procesos y evaluar los resultados,
- facilitar la participacin activa en el establecimiento de objetivos y la toma de decisiones,
- mediante reconocimientos y recompensas,
- facilitar la comunicacin de informacin abierta y en ambos sentidos,
- revisar continuamente las necesidades de su personal,
- crear las condiciones para promover la innovacin,
- asegurar el trabajo en equipo eficaz,
- comunicar sugerencias y opiniones,
La direccin se debe asegurar que el personal cuenta con la competencia necesaria para la operacin eficaz y eficiente de la organizacin y analizar tanto las necesidades de competencia con que cuenta, as como las esperadas de acuerdo a las demandas futuras relacionadas con los planes y los objetivos estratgicos y operacionales.
Debe anticiparse a las necesidades de sucesin de gerentes y de la fuerza laboral (planificacin de carrera) as como a cambios en los procesos, herramientas y equipos de la organizacin. Otra forma de asegurarse de que el personal es competente es por medio de la evaluacin de la competencia individual del personal para desempear actividades definidas, (Debe incluir requisitos legales y reglamentarios y normas que afecten a la organizacin y a sus partes interesadas).
Para apoyar el logro de los objetivos de la organizacin y el desarrollo de su personal, la planificacin de la educacin y la formacin considerar
- la experiencia del personal, - los conocimientos tcitos y explcitos, - las habilidades de liderazgo y gestin, - las herramientas de planificacin y mejora, - la creacin de equipos, - la resolucin de problemas, - las habilidades de comunicacin, - la cultura y el comportamiento social, - el conocimiento de los mercados y de las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas, y - la creatividad y la innovacin.
Para facilitar la participacin activa del personal, la educacin y la formacin tambin debe incluir aspectos tales como:
- la visin de futuro de la organizacin,
- las polticas y objetivos de la organizacin,
- el cambio y desarrollo de la organizacin,
- la iniciacin e implementacin de procesos de mejora,
- los beneficios de la creatividad y la innovacin,
- el impacto de la organizacin en la sociedad,
- programas de induccin para el nuevo personal, y
- los programas para actualizacin peridica del personal ya formado.
Los planes de formacin deben incluir:
- objetivos,
- programas y metodologas,
- recursos necesarios,
- identificacin del apoyo interno necesario,
- evaluacin en trminos de aumento de la competencia del personal, y
- medicin de la eficacia y del impacto sobre la organizacin.
La educacin y formacin proporcionadas deben evaluarse en trminos de expectativas e impacto en la eficacia y eficiencia de la organizacin como medio para la mejora de futuros planes de formacin.
Una parte esencial de un buen plan es considerar quien hace qu. Las personas asignadas a las actividades deben ser competentes para poder hacerlo. Esto incluye tambin personas no directamente involucradas en la fabricacin del producto tales como compras, planificacin, servicio a clientes. En empresas pequeas todo mundo puede afectar la calidad de alguna forma.
En la planeacin de la asignacin del trabajo y la identificacin de competencias que necesitar para el trabajo, hay que considerar el entrenamiento como una opcin para lograr las competencias necesarias. Entrenamiento:
Comparando las competencias actuales del personal contra lo que se necesita, es lo que se conoce como anlisis de la brecha de competencias. La brecha se requiere reducir por medio de entrenamiento o adquiriendo competencias extra, a travs de reclutar nuevo.
Si decide entrenar a su propia gente, probablemente necesitarn tanto el entrenamiento como la experiencia antes de que puedan ser considerados competentes. INFRAESTRUCTURA Definicin Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para el funcionamiento de una organizacin o para el desarrollo de una actividad.
La organizacin debe determinar, suministrar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable: a) edificios de, espacio de trabajo y servicios asociados. b) Equipo para los procesos. c) Servicios de apoyo (tales como transporte, comunicacin, etc.).
Su organizacin debe contar con infraestructuras adecuadas (edificios, equipos, sistema de aire acondicionado y servicios de soporte y software) para asegurar que el producto cumpla con los requisitos.
Se deben llevar a cabo 3 tareas: 1) Identificar- averiguar si se han identificado los requisitos en planes estratgicos, planes de expansin, plan, procedimiento, instrucciones de trabajo u otra documentacin. 2) Suministrar- verificar si los equipos actuales, los edificios, el software y los servicios de soporte satisfacen los requisitos identificados. 3) Mantener- su organizacin tiene un programa de mantenimiento preventivo para los equipos. Ahora deber extenderlo para asegurar el mantenimiento preventivo necesario para el edificio, el hardware y las otras infraestructuras.
Mtodo para el mantenimiento de infraestructura. A fin de desarrollar un mtodo de mantenimiento de infraestructura que resulte de utilidad para la empresa, resulta conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos:
INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA Identificar los elementos que conforman esa infraestructura. Suele contener informacin sobre el cdigo del elemento, su descripcin, fecha de compra, y el mantenimiento que este debe recibir. DEFINIR LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO Establece: A)operaciones/tareas a realizar. B)forma de realizarlas. C)herramientas, materiales e insumos. D)responsabilidades para la ejecucin
La gestin de las infraestructuras es un requisito obligatorio de los sistemas de gestin de calidad. El correcto funcionamiento de los equipos y el perfecto estado de las instalaciones incide directamente en el desempeo de los procesos, y por lo tanto, en la calidad percibida por los clientes. 1. Identificacin de equipos e infraestructuras.
La organizacin debe identificar los equipos e infraestructuras que tengan incidencia en la calidad de la empresa. La propia norma ISO 9001:2008 identifica las siguientes tipos de infraestructuras: Edificios, espacios de trabajo y servicios asociados. Equipos de procesos, incluyendo tanto el hardware como el software Equipos para servicios de apoyo como transporte, comunicacin o sistemas de informacin. Definicin de operaciones de mantenimiento para cada infraestructura. Para cada equipo o infraestructura es til disponer de una ficha en la que se refleje la identificacin inequvoca de cada equipo las operaciones de mantenimiento a realizar con cada una de ellas y la frecuencia con la que se realizan las tareas de mantenimiento.
Estas tareas de mantenimiento pueden realizarse por personal de la propia organizacin o por personal subcontratado.
Plan de mantenimiento anual de infraestructuras
Para llevar un control de las tareas a realizar es til disponer de un plan anual que resuma las operaciones de mantenimiento y el momento del ao en el que deben realizarse las mismas.
Registro de las operaciones realizadas.
A medida que se realizan los mantenimientos correspondientes a cada equipo o infraestructura es necesario que las operaciones queden registradas documentalmente para evidenciar as la realizacin de los trabajos y para favorecer su anlisis posterior.
Es necesario distinguir que adems de los mantenimientos preventivos planificados pueden existir mantenimientos correctivos no planificados. Los mantenimientos correctivos deben ser registrados y distinguidos de los preventivos para su posterior anlisis. Revisin y actualizacin de los planes
Finalizado el periodo de mantenimiento previsto en el plan, es necesario analizar el grado de cumplimiento del mismo, el porcentaje y el coste de las operaciones de mantenimiento correctivo y la posibilidad de generar cambios en el plan para disminuir los costes de mantenimiento y las intervenciones correctivas. 2.6.4 Ambiente De Trabajo Lo habitual es vincular el ambiente de trabajo a las relaciones humanas. Si un trabajador se lleva bien con sus superiores y con sus compaeros, se dice que se desempea en un buen ambiente de trabajo, donde los conflictos y las discusiones no son frecuentes. En cambio, si el trabajador suele pelearse y confrontar con el resto de las personas que trabajan en su mismo entorno, el ambiente de trabajo ser malo.
Las condiciones de seguridad e higiene tambin forman parte del ambiente de trabajo. Este tipo de circunstancias estn reguladas por diversas leyes y convenios que hacen a la relacin entre el empleador y el empleado.
La empresa determinar y gestionar el ambiente de trabajo para lograr la conformidad a los requisitos del producto. Nuevamente, esto se considera ledo. No hacen falta pruebas documentales, pero cuanto mayor es la empresa, ms importancia adquiere este plano y ms estricto ser su organismo de certificacin.
Qu diferencia hay entre este requisito y el de las instalaciones? El Ambiente de Trabajo se aplica no tanto a las instalaciones, los equipos y los servicios de soporte previstos por la clusula anterior, sino al ambiente fsico y humano. Existen procesos que permiten a los empleados producir un producto conforme? Esto incluira la ergonoma, los dispositivos de proteccin, la temperatura, la humedad y otras condiciones.
Accin: El punto fundamental en la elaboracin de esta clusula consiste en recordar que el ambiente de trabajo que usted se esfuerza por obtener debe permitir la realizacin de un producto de calidad. Los requisitos no conciernen la satisfaccin de los empleados con respecto a su ambiente de trabajo; el punto focal es cumplir con los requisitos del producto. Con respecto al ambiente de trabajo se le pedirn dos cosas.
Bajo la denominacin Ambiente de Trabajo, ISO 9001:2000 agrupa un conjunto de variables de las condiciones de ejecucin de los procesos que no pueden ser catalogadas como elementos de infraestructura, y que son en muchas ocasiones tanto o ms determinantes que stos para proporcionar un producto que cumpla los requisitos.
El enunciado de los requisitos para la gestin del Ambiente de Trabajo es extraordinariamente sinttico. Literalmente la Norma dice:
La Organizacin debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto.
Debemos acudir a la Norma ISO 9004:2000 si queremos obtener ms informacin que nos ilustre sobre la naturaleza del ambiente de trabajo. All se explica que el ambiente de trabajo comprende una serie de variables como:
metodologas de trabajo creativas y oportunidades de aumentar la participacin activa para que se ponga de manifiesto el potencial del personal,
reglas y orientaciones de seguridad, incluyendo el uso de equipos de proteccin, ergonoma, la ubicacin del lugar de trabajo, interaccin social, instalaciones para el personal en la organizacin, calor, humedad, luz, flujo de aire, e higiene, limpieza, ruido, vibraciones y contaminacin.