Presenta:

Mtro. Javier Solis Noyola

Camara Nacional de la Industria y la Transformacin
Delegacin Gmez Palacio
OBJETIVO GENERAL DE APRENDIZAJE
(INFORMATIVO)
El alumno conocer y comprender los conceptos bsicos
de la administracin del tiempo con un enfoque de teora
de sistemas (enfoque sistmico).

OBJETIVOS FORMATIVOS:
Reflexionar sobre la importancia de transformar sus
paradigmas que no favorecen la productividad en el
tiempo.

Desarrollar sus actividades de aprendizaje con espritu
de colaboracin, participacin y responsabilidad
(individual y grupal).

Compartir experiencias o vivencias de su trayectoria
familiar, profesional y laboral que destaquen la
administracin eficaz y eficiente del tiempo.

PROGRAMA DE CONTENIDOS
Diagnstico Personal sobre el del Uso del
Tiempo.

Conceptos bsicos relacionados con la
Administracin del Tiempo.

Matriz del Tiempo.

Factores que no favorecen el uso adecuado del
tiempo.

El Enfoque Sistmico como estrategia integral
para Administrar el Tiempo.

CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES

16:00 a 16:15 Hrs.
Bienvenida y presentacin participantes.

16:15 a 17:25 Hrs.
Presentacin de los temas del Programa de Contenidos mediante la tcnica de la
Conferencia.

17:25 a 17:45 Hrs.
Anlisis del Video Paradigmas

17:45 a 18:00 Hrs.
Receso

18:00 a 18:35 Hrs.
Tcnica de Aprendizaje Colaborativo (equipos).

18:35 a 18:45 Hrs.
Plenario de Conclusiones

18:45 a 19:00 Hrs.
Entrega de Constancias y Agradecimientos.

Cmo manejo mi tiempo
Cuestionario tomado de:
Administracin del tiempo del autor Mauro Rodrguez Estrada

Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas?
A continuacin hay diez afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la
que corresponda a cada punto.

1.- Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo.
a) Casi nunca b) A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre

2.- Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre

3.- Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato
de manejarlos en ese orden.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre

4.- Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o
improductivas.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre


Cmo manejo mi tiempo
(Cuestionario tomado de: Administracin del tiempo del Autor Mauro Rodrguez
Estrada.)

5.- Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como
algo inesperado.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre

6.- Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre

7.-Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y
decidiendo sobre ella.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre

8.- Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre

9.-Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi
tiempo destinado a asuntos pendientes.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre

10.- En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones.
a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi
siempre



Cmo manejo mi tiempo
(Cuestionario tomado de: Administracin del tiempo del Autor Mauro Rodrguez
Estrada.)
Calificar como sigue:
* 4 puntos por cada Casi Siempre
* 3 puntos por cada Frecuentemente
* 2 puntos por cada A veces
* 1 punto por cada Casi nunca

Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y
tu resultado ser el siguiente:
Entre 10 y 25: Mal, debes preocuparte.
Entre 25 y 30: Bien, pero puedes mejorar.
Entre 30 y 35: Muy bien.
Entre 35 y 40: Excelente, sigue as.

Qu es el Tiempo?
Duracin de fenmenos.
Aspecto mensurable de duracin.
Duracin de cosas sujetas a
cambio.
El tiempo es la dimensin del
cambio.
Mauro Rodrguez Estrada
Administracin del Tiempo.
Editorial Manual Moderno
Caractersticas del tiempo
9
El ms importante de los recursos.
El recurso ms equitativo: todos tenemos el mismo.
Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que hagamos
se nos acaba.
Recurso inflexible: ni ahorrarse, ni acumularse, ni
prestarse.
El ms indispensable de los recursos: ninguna accin
humana puede realizarse sin tiempo.
Recurso insustituible.
Recurso inexorable: no lo podemos variar. Lo ms que
podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va
llegando.
Recurso Paradjico: Todos disponemos de Todo el tiempo
del mundo. Podemos quejarnos de cmo lo usamos, pero
nunca de no tenerlo.
Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras
acciones, pero no el tiempo.
Qu es la Administracin del
Tiempo?
Es el conjunto de tcnicas y mtodos que
contribuyen a aprovechar de la mejor manera el
tiempo.
Pasado presente
futuro
Lo que
sucedi
Lo que esta por suceder
Slo puedo describirlo
Puedo Administrarlo
CUATRO GENERACIONES DE LA
ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
Cada generacin toma como base la anterior y permite un
mayor control de la vida.


La primera se caracteriz por las notas y listas de tareas
que tendan a proporcionar cierto reconocimiento de los
mltiples requerimientos planteados.

La segunda consider el uso de agendas. Reflej el intento
de mirar hacia adelante y programar los acontecimientos y
actividades del futuro

La tercera sum la idea esencial de priorizar, clarificar
valores y comparar la importancia relativa de las actividades
sobre la base de su relacin con esos valores. Se centr en
el establecimiento de metas, objetivos a largo, mediano y
corto plazo hacia los cuales orientaban el tiempo y la
planificacin diaria del plan especfico para alcanzar las
metas y actividades a las que se atribua mayor vala

CUATRO GENERACIONES DE LA
ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
La cuarta no consiste en
administrar el tiempo, sino en
administrarnos a nosotros
mismos. La satisfaccin
depende tanto de la
expectativa como de la
realizacin.

En lugar de encontrarse con
las cosas y el tiempo, las
expectativas de la cuarta
generacin se centran en
preservar y realizar las
relaciones de la persona y
alcanzar resultados; en
sntesis, en mantener el
equilibrio.


Conocimiento
Tierra
Trabajo
Capital
Agrcola
Industrial
Conocimiento
Fuentes de creacin de riqueza
(Paradigmas en el tiempo)
Fuente: Savage Ch. 1991.
Tiempo
C
a
m
b
i
o
Tiempo
C
a
m
b
i
o
Tiempo
C
a
m
b
i
o
Percepcin del tiempo
Soc. Agrcola Soc. Industrial Soc. del
Conocimiento
Matriz de la Administracin del Tiempo
(Stephen Covey)
I II
III
IV
URGENTE
NO URGENTE
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
IMPORTANTE Y URGENTE
Qu es lo importante?
Son las actividades que nos llevan a lograr
nuestros objetivos.


Qu es lo urgente?
Son las actividades importantes que no se
atendieron en su momento.

I II
Actividades: Actividades:
Crisis Prevencin
Problemas apremiantes Construir relaciones
productivas
Proyectos cuya fecha vencen Reconocer nuevas
oportunidades
Planificacin, recreacin
Aprendizaje

III IV
Actividades: Actividades:
Interrupciones, algunas llamadas Trivialidades, ajetreo intil
Correo, algunos informes Actividades no provechosas
Algunas reuniones improductivas Perdida de tiempo, llamadas
Actividades populares Correos irrelevantes, cartas,
etc.

I
m
p
o
r
t
a
n
t
e

N
o

i
m
p
o
r
t
a
n
t
e

MATRIZ DEL USO DEL TIEMPO
(Actividades)
Urgente No urgente
I II
Resultados: Resultados:
Estrs Visin, productividad
Agotamiento Equilibrio, pocas crisis
Administracin de crisis Disciplina, control
Siempre apagando incendios Adaptacin al cambio,
transformacin
Caos organizacional Aprendizaje continuo (C-H-A)

III IV
Resultados: Resultados:
Relaciones frgiles o rotas Total irresponsabilidad
Impotencia, excluido del control Despidos
Concentracin en plazos cortos Dependiendo de otros
Administracin de crisis Desequilibrar o colapsar la
organizacin

I
m
p
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N
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p
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n
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MATRIZ DEL USO DEL TIEMPO
(Resultados)
Urgente No urgente
I
II
Resultados:
Visin, productividad
Equilibrio
Disciplina, control
Adaptacin al cambio, transformacin
Aprendizaje continuo (C-H-A)
Matriz de la Administracin del Tiempo
(Cuadrante de la Administracin de Personal
Efectiva )
Actitud proactiva-preventiva
Primer Cuadrante
Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!
Segundo Cuadrante
Accionar Proactivo-Preventivo
tiempo
tiempo me quejo... me quejo... me quejo... me quejo...
me cuestiono... analizo... planifico... hago... disfruto...
me quejo...
2001 2013
FACTORES QUE NO FAVORECEN
EL USO ADECUADO DEL TIEMPO
EXTERNOS

Interrupciones del telfono
Interrupciones por visitas inesperadas
Urgencias
Incapacidad de los subalternos
Falta de informacin adecuada
Exceso de reuniones
Liderazgo deficiente
Trmites excesivos (burocracia)
Falta de motivacin, indiferencia
Sistemas de comunicacin deficientes
Desinters por el aprendizaje continuo
Percibir las cosas como aisladas y no
como un sistema.
Paradigmas Organizacionales muy
arraigados y estticos.


INTERNOS

No saber decir no
No saber delegar actividades
Indecisin
Aplazar, dejar las cosas para despus
Indisciplina en el cumplimiento de los
propios planes
Desorganizacin: confusin y desorden
Ruidos y distracciones visuales
Intentar demasiadas cosas a la vez
Tensin y preocupaciones
Obsesin por lo trivial
Inconstancia, hbito de dejar lneas
inconclusas
Desinters por el aprendizaje continuo
Percibir las cosas como aisladas y no
como un sistema.
Paradigmas personales muy arraigados y
estticos.


ENFOQUE SISTMICO
COMO ESTRATEGIA INTEGRAL
PARA LA ADMINISTRACIN DEL
TIEMPO
TEORA DE SISTEMAS
SISTEMA:
Es un conjunto organizado, formando un todo, en
el que cada una de sus partes est conjuntada a
travs de una ordenacin lgica, que encadena
sus actos a un fin comn (objetivo).
CARACTERSTICAS DE LOS
SISTEMAS
SISTEMA
Estabilidad
Adaptabilidad Eficiencia
Sinergia
ESTABILIDAD
La estabilidad es la cualidad por la cual el
sistema permanece en funcionamiento eficaz,
frente a las acciones de los factores externos e
internos del mismo.
ADAPTABILIDAD
La adaptabilidad es la cualidad que debe poseer el sistema,
mediante el cual es capaz de evolucionar dinmicamente con
arreglo a su entorno, de manera que atraviese diferentes
estados en los que conserve su eficacia y su orientacin al
objetivo que constituye su finalidad.
EFICIENCIA
Podemos sealar la eficiencia como la cualidad por la
cual el sistema atiende a su objetivo con economa
de medios (recursos), poniendo en juego procesos
que le permitan ser adaptable y equilibrado.
SINERGIA
La sinergia es la cualidad por la cual la capacidad
de actuacin del sistema es superior a las de sus
componentes sumados individualmente.
Productividad = Resultados =
Eficacia
Entradas
Eficiencia
Economa
de
Recursos
E S
Proceso de
Transformacin
Medio Ambiente externo
P R O DU C T I V I D A
D
Pensamiento Sistmico
1234
5678
Izquierdo Derecho
Pensamiento
Lgico
(Convergente)
Pensamiento
Creativo
(Divergente)
Mano derecha Mano Izquierda
CREATIVIDAD E INVENTIVA
El filsofo y cientfico Thomas Kuhn dio al paradigma su
significado contemporneo cuando lo adopt para referirse
al conjunto de prcticas que definen una disciplina cientfica
durante un perodo especfico de tiempo.

Es un modelo o esquema fundamental que organiza
nuestras opiniones con respecto a algn tema en particular.

Una forma de general de interpretar al mundo.

Es la forma bsica de percibir, pensar, evaluar y hacer,
asociado con una particular visin de la realidad.

Paradigma
s
Qu ves?
Mira bien el dibujo...que ves?
Lee la explicacion que estan a la derecha.
Las investigaciones han
demostrado que los nios
pequeos no pueden diferenciar
esta pareja, ya que ellos en su
memoria aun no tienen esta
informacion asociada a nada.
Los nios pequeos solo ven 9
delfines!!

Moraleja
Si en el transcurso de 3 segundos
no encuentras los delfines, te
daras cuenta que clase
asociaciones tiene tu cerebro...
Elementos de un paradigma
personal
Paradigma
Valores
Emociones
Costumbres
Creencia
s
Hbitos
Conocimientos
Habilidades
EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS
ORGANIZACIONALES
MISIN
VISIN
FILOSOFA
(paradigmas)
MISIN
La misin es un elemento del proceso de
evolucin de un sistema, esta es la actividad que
realiza el conjunto de personas que integran al
sistema empresarial. (Que hacer)
FILOSOFA
Es un conjunto de principios, herramientas,
valores humanos que promueven la
competitividad de una organizacin con eficacia y
eficiencia.
VISIN
La visin es la proyeccin del crecimiento y
desarrollo de la organizacin (como me quiero
ver en el futuro).
ESTRATEGIAS CON ENFOQUE SISTMICO QUE
FAVORECEN LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
Capacitacin Continua e Integral (conocimientos, habilidades y
actitudes).
Trabajo en equipo
Comunicacin efectiva (escrita y oral).
Planeacin de actividades (laborales, personales, familiares,
recreativas, descanso, etc.)
Pensamiento Sistmico (Pensamiento: lgico y creativo).
Mejora Continua (Evaluacin-control)
Delegacin por responsabilidades (Empoderamiento).
Establecimiento de relaciones productivas.
Uso responsable de las tecnologas de la Informacin y la
comunicacin (bsqueda de informacin til, tele-trabajo, comercio
electrnico, educacin en lnea, etc.)

Todo lo anterior promover el uso eficaz y eficiente de nuestros recursos,
entre ellos el tiempo, y favorecer la productividad organizacional; pero
sobre todo, favorecer la administracin personal del tiempo.
EL DESAFIO DEL CAMBIO

Solamente cambiar mi vida si cambio mis
percepciones (paradigmas).

Soy producto de cmo pienso (paradigmas).

La prctica produce hbito, por eso , practique bien.

CONCLUSIONES
El tiempo es un recurso o insumo en las
empresas.
La Administracin efectiva del tiempo exige
administrarse a uno mismo.
Los modelos mentales o paradigmas favorecen o
desfavorecen el uso adecuado del tiempo.
El Enfoque de sistemas favorece la
administracin efectiva del tiempo, ya que se
centra entre el orden e interaccin de las cosas
para el cumplimiento de objetivos con eficacia y
eficiencia.
Cada quien en lo individual debe establecer su
propio plan de mejora continua para incrementar
su productividad.



REFERENCIAS INFORMTICAS DE ESTE CURSO:


OConnor, Joseph y McDermott Ian. Introduccin al Pensamiento
Sistmico. Editorial Urano. 1998.

Rodrguez Estrada Mauro. Administracin del Tiempo. Editorial Manual
Moderno, segunda edicin. 1999.

R. Covey Stephen. Los Siete Hbitos de la Gente Altamente Efectiva.
Editorial Paids. 2003.
Gracias!
Mtro. Javier Solis Noyola
Correo electrnico del Instructor: jsnoyola@hotmail.com